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1、*/房地产有限公司 质量体系程序、制度文件汇编 第D版 第0次修改24文件管理程序1 目的及范围：建立公司文件制作、审核、批准、发放、回收及更新、保存等程序，确保公司文件得到及时准确的处理和安全有效的运转。该程序适用于以上环节所涉及的相关部门及个人。2 职责：2.1 总经理室负责公司文件管理的总协调及总监督，并受理各部门有关文件延误的投诉；2.2 各部室资资料员负负责文件件管理的的具体工工作，即即收发、登记、传递、用印、立卷、归档和和销毁等等。3 工作流程程：3.1 文件件分类：3.1.1通用用文件：指公司司在生产产经营活活动中普普遍使用用的文件件，分为为内部文文件、外外来文件件和外送送文件。
2、 AA. 内内部文件件：即公公司制作作的只在在公司内内部使用用的文件件。如请请示单、报告、工作联联系函、通知、会议文文件、周周记、制制度文件件等B.外来来文件：即公司司收到的的由外单单位制发发的文件件。如法法律法规规、政府府来文、供方来来文、顾顾客来文文、公共共事业单单位来文文等C. 外外送文件件：即公公司制作作的对外外发出的的文件。如对政政府、供供方、顾顾客、公公共事业业单位发发出的文文件等 33.1.2 专用文文件：指指只在公公司一定定工作部部门或业业务范围围内使用用的专门门文件。分为技技术文件件、财务务文件、人事资资料、合合同文件件和签价价单和决决算资料料等。A 技术文件件：即以以图纸为
3、为核心的的工程建建设专用用文件。如报批批文件、标准图图集、内内业资料料、图纸纸等。B 财务文件件：即在公公司会计计工作中中形成和和使用的的会计核核算专业业材料。如会计计凭证、帐簿、报表及及相关的的财务报报告等。C 人事资料料：即公公司员工工在应聘聘、转正正、考评评等人事事活动中中形成的的反映个个人基本本情况、工作表表现的个个人资料料。D 合同文件件：即在公公司生产产经营活活动中与与外单位位签定的的具有法法律效力力的文件件。如各各类工程程合同、设计合合同、售售楼合同同等。E 签价单：即审计计核算部部在签价价认价时时专用的的文件。 FF决算算资料：即审计计核算部部在办理理工程结结算审核核过程中中产
4、生的的文件。 33.1.3 记录：即公司司各项质质量活动动留下的的记录，是一种种特殊类类型的文文件。如如合格供供应商名名录、培培训记录录、各类类签到表表、登记记表等3.2 总总要求：3.2.1 文件处处理必须须做到及及时、准准确、安安全。3.2.2 内外行行文要求求做到格格式统一一、要素素完整、文号分分明。对对外行文文采用国国家公文文格式，内部行行文按公公司惯例例采用英英文格式式。（格格式及具具体规定定详见第第三层次次文件*集团团文件处处理办法法之第第二章“文件格格式”）3.2.3 各部室室资料员员为公司司文件流流转的进进出口，文件不不允许由由拟写人人直接送送领导者者个人，因特殊殊情况必必须越
5、过过传递的的，应于于事后按按程序补补办登记记。3.2.4各部部室资料料员要做做好文书书立卷工工作。每每年年初初，根据据以往本本部门文文件的运运转情况况，预计计当年可可能形成成的文件件，拟制制或修订订立卷类类目。3.2.5各部部室资料料员要建建立本部部门的文文件清单单。即根根据3.2.44订立的的立卷类类目，将将空白的的文件清清单置于于该类目目的最前前面；随随时将已已发放完完毕的文文件按已已编好的的类目归归入卷内内，并按按文件收收进顺序序填写文文件清单单。3.2.6 文件的的管理一一般要经经过如下下几个环环节：A 编制：文文件由相相关部门门或个人人拟写，所在部部室资料料员进行行编号登登记；若若以
6、公司司名义对对外行文文则由总总经理秘秘书编号号。B 批准：文文件内容容和发放放范围由由相应的的批准人人审核签签发；需需要多个个部门批批准的，须进行行会签，签发时时须注明明签发时时间；应应用软件件的使用用权限需需报送总总经理批批准。C 登记：收收发文（除便条条、介绍绍信、回回执等）应登记记在相应应的收文文发文登登记本上上或直接接在文件件上签收收并及时时整理文文件目录录。来图图加盖受受控分发发号。D 用印：公公司印章章由总经经理秘书书保管，部门公公章由各各部室资资料员保保管。用用印时，应以相相关部门门主管签签发的文文字或经经部门经经理签字字的盖章章联系单单为依据据。E 发放：各各部室资资料员根根据
7、批准准的发放放范围进进行分发发。制度度文件换换版时，由总经经理室或或相关部部门根据据发放清清单发出出新版文文件。F 传阅：分分为张贴贴传阅和和传递传传阅。张张贴传阅阅指知晓晓性文件件由发出出部门的的资料员员在公司司布告栏栏上予以以张贴，各部门门资料员员在所在在部门布布告栏上上张贴；传递传传阅指需需要传阅阅的文件件由资料料员加盖盖阅文章章，填写写需传阅阅人员名名单，传传阅人员员阅毕签签字。G 更改：技技术文件件需要更更改时，应由发发布该文文件的个个人或部部门提出出，并填填写文文件更改改申请单单，通通过资料料员报原原审批人人批准，并由原原文件发发布部门门按原发发放范围围下发，同时作作好登记记。H
8、版本公布布：制度度文件换换版时，由总经经理室主主任编制制最新版版本号；总经理理室于每每年6月份汇汇总各部部室上交交的法律律法规清清单及制制度文件件版本情情况并给给予公布布。I 回收：文文件持有有人因离离职或工工作调动动不再符符合持有有资格时时，所在在部门资资料员负负责及时时收回。J 归卷：各各部室资资料员要要做好平平时归卷卷和定期期归卷工工作。平平时归卷卷即随时时将发放放完毕的的文件按按事前编编制的立立卷类目目归入卷卷内；定定期归卷卷即一个个较长时时间段后后，对手手头的所所有文件件进行清清理，对对无存档档价值的的文件材材料可备备文件夹夹单独存存放。联联合办理理的文件件原件由由主办部部门归卷卷，
9、其他他部门保保存复印印件。涉涉及付款款的合同同和请示示单原件件由财务务计统部部保存。K 借阅：文文件需要要借阅或或复印时时，借阅阅人应填填写文文件借阅阅登记表表或图纸借借阅登记记表。公司文文件不外外借给其其他单位位，如遇遇特殊情情况，需需经部门门经理批批准。L 保护：文文件不管管处于使使用或是是保存状状态，都都要注意意保持字字迹清晰晰、份数数完整。归卷时时，复写写件、圆圆珠笔书书写件或或传真件件等均应应重新复复印。M 归档：各各部室按按规定的的归档时时间将整整理过的的有保存存价值的的文件向向图书档档案室移移交，无无归档或或存查价价值的文文件，经经鉴别和和主管部部门领导导确认后后销毁。3.2.7
10、 在文件处处理时限限方面，一般文文件2个个工作日日，加急急文件11个工作作日（加加急文件件可加盖盖加急章章）。若若超过时时限，必必须先通通知文件件发出部部门，并并说明原原因和预预计文件件处理完完结时间间。牵涉涉到较大大审核工工作量的的文件在在审计核核算部、财务计计统部等等控制性性部门的的处理时时间可根根据实际际需要合合理延长长，但必必须将延延长的时时限告知知文件发发出部门门。部门门之间也也应加强强横向联联系，发发文部门门应对已已明显延延误的文文件进行行追踪。3.2.8 在文件处处理权限限方面，部门经经理和副副经理之之间因应应进行合合理分工工。在正正职经理理出差或或病假或或因其他他原因未未能及时
11、时履行处处理、签签发文件件职责时时，由副副经理替替代，必必要时可可通过电电话向正正职经理理请示，有若干干个副经经理的部部门应明明确指定定常务副副经理。3.2.9 总经理室室指定专专人将正正式合同同与会签签的合同同草案进进行核定定并签认认，以省省略各部部室二次次重复会会签的环环节。（具体做做法参见见合同同管理制制度）。3.2.10 总经理室室负责对对文件的的传递、执行情情况进行行督查，受理各各部室有有关文件件延误的的投诉，并定期期向总经经理汇报报；3.2.11 各部室可可根据实实际需要要制定各各类表单单，但必必须根据据本程序序提供的的相应表表单样式式及要素素进行调调整；若若需要增增设程序序以外的
12、的表单，在部门门内部使使用的需需经部门门经理审审批同意意，涉及及其他部部门的需需经涉及及部门主主管同意意并报总总经室。3.2.12 电子邮件件及传真真收发时时应进行行登记和和存盘，如需要要电话确确认的应应在备注注栏做好好确认记记录。3.3 分分类管理理：3.3.1 通用文文件： A 内部部文件： a请示单单：即各部部室请求求总经理理指示意意见或批批准事项项时使用用的陈述述性文件件，以固固定的表表单形式式出现。经办人人有时限限要求的的需在文文中注明明，各级级审批人人无法实实现的需需及时向向经办人人反馈。各部室资料员分发给经办人各部室资料员交部门经理审阅总经理秘书分发给各部室资料员总经理签发总经理
13、秘书登记相关部室会签或所在部室经理签发所在部室资料员编号登记经办人拟写报告：即即各部室室向总经经理汇报报工作情情况时使使用的陈陈述性文文件，在在我司，可视为为请示单单的补充充形式。 a) 知晓性性报告：相关部门或个人拟写总经理审阅签发总经理秘书登记该部室资料员登记该部室经理审核签发 b）执行性性报告：部门经理安排执行相关部门或个人拟写总经理秘书盖章（必要情况下）部门资料员签收、存档总经理审阅签发总经理秘书登记该部室资料员登记该部室经理审核签发通知：即即总经理理室或人人力资源源部要求求全公司司或相关关部室了了解或办办理事项项时使用用的文件件，一般般公司层层面的、指示性性质的通通知由总总经理室室发
14、出，周知性性通知由由人力资资源部发发出。总经理秘书登记编号总经理委托相关个人拟写总经理或办公室主任签发总经理秘书公布并存档 a）总经理理室发文文：人力资源部经理拟写或委托相关个人拟写b）人力力资源部部发文：人力资源部资料员登记编号人力资源部经理签发人力资源部资料员公布并存档d工作作联系函函：即公司司部门之之间进行行的一般般日常工工作联系系时使用用的告知知性函件件。有反反馈需求求的，须须在文末末写明此此种需求求和反馈馈时限。如有抄抄送部门门，对方方反馈时时应同时时将反馈馈情况函函告抄送送部门。部门资料员发给对方部门资料员，并存档一份部门经理签发部门资料员登记相关个人拟写对方部门资料员交部门经理审
15、阅相关人员根据经理意见反馈或执行e会议议性文件件：即记载载公司经经理例会会、专题题例会、工程监监理例会会等会议议的主要要精神、主要情情况及议议定事项项的一种种文件。文件流流程详见见会议议制度。f 周记：即即各部室室每周的的工作总总结及计计划、存存在问题题的文字字记录。部门资料员自存一份，送交总经理室四份部门资料员登记部门经理签发部门经理拟写或委托相关人员拟写总经理室编制当前版本号并根据批准的范围发放给各部门。总经理或管理者代表审核签发总经理室组织相关人员评审，并拟定发放范围总经理室组织人员编写或修改g 制度文件件：即公司司对某项项工作或或某一方方面活动动所制定定的要求求，具有有约束力力。制度度文件作作为一种种规范，其编制制、批准准、发放放、评审审、更改改、
