《办公室文员需掌握的必备知识》由会员分享，可在线阅读，更多相关《办公室文员需掌握的必备知识（6页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、-一、红头文件的制作及标准 1、进行页面设置选择文件”页面设置”选择页边距”附签，上：3.7 厘米 下：3.5 厘米 左：2.8厘米 右：2.6 厘米。选择版式”附签，将页眉和页脚”设置成奇偶页不同”,在该选项前打”。选择文档网格”附签，字体设置”，中文字体”设置为仿宋”；字号”设置成三号”，单击确定”按钮，选中指定行网格和字符网格”；将每行”设置成28”个字符；每页”设置成22”行。然后单击确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页 22 行、每行 28 个汉字的国家标准。2、插入页号选择插入”页码”，位置”设置为页面底端（页脚）”，对齐方式”设置为外侧”。然后单击格式”按钮，数字
2、格式”设置为全角的显示格式，单击确定”按钮，再次单击确定”按钮完成页码设置。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成四号”；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。3、发文机关标识制作选择插入”文本框”横排”菜单项，鼠标将会变成”，在 Word 2000 版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键设置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。选择颜色和线条”附签，颜色”设置成无填充颜色”。选择大小”附签，高度”设置成2cm”；宽度设置成15.5cm”。注：用户可根据实际情况调节尺
3、寸。选择版式”附签，单击高级”按钮，水平对齐：对齐方式”设置成居中”，度量依据”设置成页面”；垂直对齐：-绝对位置”设置成页边距”，下侧”设置成2.5cm”平行文标准，8.0cm”上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击确定”。选择文本框”附签，左、右、上、下都设置成0cm”，单击确定”完成。文本框属性全部设置完成，单击确定”按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设置成红色”，字体设置成小标宋简体”，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为 155mm、高为 20mm、距上 25mm 的红头制作完成。4、红线制作首先将视图”工具栏”绘图”选中，单击绘图”工
4、具条的直线工具，鼠标会变成十”字形，左手按住键盘上的 Shift 键，右手拖动鼠标从左到右划一条水平线，然后选中直线单击鼠标右键，选择设置自选图形格式”，红线的属性在这里进行设置。选择颜色和线条”附签，颜色”设置为红色”；虚实”设置为实线”；粗线”设置为2.25 磅”。选择大小”附签，宽度”设置为15.5cm”。选择版式”附签，单击高级”按钮，水平对齐：对齐方式”设置成居中”，度量依据”设置成页面”，垂直对齐：绝对位置”设置成页边距”，下侧”设置成7cm” 平行文标准，13.5cm”上行文标准，注：用户可根据实际情况进行调节。单击确定。5、文号制作平行文文号：文号三号仿宋、居中显示。上行文文号
5、：文号三号仿宋字体、左空一个字的距离；签发人三号仿宋字体；签发人姓名三号楷体、右空一个字的距离。注：文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法：选择插入”符号”符号”附签，找到六角符号后，将光标置于准备插入的地方，单击插入”按钮即可。6、主题词制作选择表格”插入”表格”，选中表格，单击鼠标右键表格属性表格”附签，对齐方式”设置为居中”；然后单-击边框和底纹”按钮，在预览”窗口中将每行的下线选中，其它线取消，在表格中填写具体内容：主题词用三号黑体；主题词词目用三号小标宋；抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。7、保存成模板文件单击文件”保存”，保存类型”：选择文档模板（*.dot）”；文件
6、名”：给模板命名；保存位置”：模板所在路径（一般不做，默认即可）。至此，模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板，直接进行公文正文的排版。要对该模板进行修改，可以调出相应模板，方法是：选择文件”打开”，找到相应的模板路径，若模板保存时按系统默认设置的，然后单击打开”按钮调出模板即可进行修改。二、公文正文排版 1 依据模板建立新公文：选择文件”新建”常用”附签，选中所需模板，单击确定，调出模板。2 制作公文正文内容：正文内容根据用户的实际需求，可以直接录入文字，也可以从其它软件中将文字复制进来，但必须遵循以下国家标准：标题二号小标宋字体，居中显示；主送机关三号仿宋字体，顶格，冒号
7、使用全角方式；正文三号仿宋字体；成文日期三号仿宋字体，右空四个字的距离，”和六角符号的输入方法一致，不能使用字母 O”或数字 0”代替。文号、签发人、主题词按照模板定义的字体填写完整。最后，将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好办公室文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责：1. 接听、转接电话；接待来访人员。2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。3. 负责总经理办公室的清洁卫生。4. 做好会议纪要。5. 负责公-司公文、信件、报刊杂志的分送。6. 负责传真件的收发工作。7. 负责办公室
8、仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。8. 做好公司宣传专栏的组稿。9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。12. 管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。13 社会保险的投保、申领。14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。16. 接受其他临时工作.行政文员职位说明书岗位名称行政文员任职人所在部门企管部岗位定员 直接上级企管部经理主管签字 执行日期 应具备的条件和要求.一、学历
9、：中专以上文化程度；二、工作经验：有文件管理工作经验；三、应具备的知识：1、文秘知识；2、文件管理知识；3、会做账表；四、具有强烈的责任心与团队意识；工作内容及方法简述一、负责公司各类文件及外来文件的收集、发放、存档、借阅工作；二、负责起草公司行政会议及其他例会的会议纪要；三、负责各类文件的拆封、登记、传阅、催办等工作，做好公司各类档案的接受、整理、保管和统计工作，实行集中统一管理；四、负责各类文件档案的入库工作并做好统计；五、负责档案的借阅、复制和利用，根据需要，编制必要的检索工具和参考资料，注意信息反馈，为公司各部门的档案查阅提供方便，认真做好使用记录；六、及时收集各类档案，做好平时的立卷
10、工作，并做好整理、修复、装订、编目和归档工作； 七、负责归档文件的验收、鉴定，做到归档文件完整、签署齐全、装订整齐、分类科学、使用方便；八、负责定期清查档案，及时催讨借出的档案，做到账物相符；九、每天做好档案室的清洁工作和温湿度记录，落实防盗、防火、防尘等安全措施，对损坏或变质的档案，及时进行修补和复制；十、完成部门经理临时交办的相关任务。责任一、对文件数据的准确性负责；二、对所保管的文件安全保密负责；对工作程序的执行效果负责。权 利有权拒绝不符合公司要求的部门或人员查阅文件 行政前台文员工作职责、接待工作：访客进入接待厅，应抬头行注目礼您好,请问找谁”,并请访客入坐，请示后引入相关区域，在一
11、分钟内端上茶水，并负责加水、更新烟缸；、卫生清洁工作：烟缸不得超过五个烟蒂，访客离去后，三分钟内清洗好烟缸、茶杯；、总机服务工作：铃响三声内必须接听，您好，*公司。”；若自动转拨，三分钟内必须转为人工；来电找总经理”，判定是广告类，不应直接转入，应问清何事后转接相关部门；、传真信息必须在五分钟内送达相关人员；、负责收发管理报纸、信函；、安全工作：下班前检查复印机关机，关闭所有电源，负责关好门窗；、接受行政助理安排的其它工作。人事文员的工作就是协助主任做好日常管理工作。树立为领导服务、其它部门服务的思想。办公室文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责：1. 接听、转接电
12、话；接待来访人员。2. 人员的到职和离职的相关手续的办理。3. 负责公司员工薪资异动的人事基本资料的提供。4. 员工调休假、请假、日出勤稽查统计表并及时将其异常状况江报於上级。5. 负责公司公文、信件、报刊杂志的分送。6. 负责传真件的收发工作。7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。8. 做好公司宣传专栏的组稿。9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。-10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。12. 接受其他临时性工作。13. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借
13、档手续。14. 社会保险的投保、申领。15. 统计每月考勤并交财务做帐，留底。16. 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。1、人事管理工作：招聘、辞退手续，人员培训等。2、人事事务处理，员工档案编档与管理有序化。3、办公室工作：文档打印、收发传真，日常考勤。现代社会，礼仪是塑造个人形象和企业形象的灵魂，即体现员工对企业的基本态度，更反映一个企业的水准和档次，已经成为提高企业形象的必要条件，成为现代竞争的附加值。一、服装与举止1、员工必须仪表端庄、整洁头发要经常清洗，保持清洁。指甲不能太长，应经常注意修剪。胡子：出特意蓄须外，胡子不能太长，应经常修剪。口腔：保持清洁，上班前
14、、拜访客户前不能喝酒或吃有异味的食品。女员工化妆应给人清新的印象，不宜浓妆艳抹，不宜用气味浓烈的香水。女员工切忌在办公室化妆，如需要化妆或补妆，可到人少处或者在洗手间进行。2、在工作场所员工应保持优雅的举止和姿态站姿：两脚脚跟着地，腰背挺直，两臂自然，不耸肩，身体重心在两脚中间。坐姿：应尽量端正，双腿平行放好，不得傲慢地向前伸。移动位置时，应先把椅子就位，然后再落坐。打招呼：在公司里对上司和同事要讲礼貌，您好”早安”再会”之类的问候用语要经常使用。对上司态度要礼貌尊重，应称其头衔，以示尊重。出入房间的礼貌：进入房间，要轻轻敲门，听到应答再进。进门后，回手关门不能大力、粗暴。进入房间后，如对方正
15、在讲话，要稍等静候，不要中途插话，如有急事要打断说话，要准时机，并且说：对不起，打扰一下”。递交文件：要正面、文字朝向对方；递交钢笔时，要把笔尖朝向自己；递交刀剪刀等利器，应把刀尖朝向自己。3、在工作场所员工应保持优雅的举止和姿态在走廊里要放轻脚步，不能边走边大肆谈笑，更不得唱歌或吹口哨等。遇到上司或客户要礼让，不能抢行。在办公室里无论是打电话还是同事讨论，一定要注意控制声音，不能忘乎所以。员工之间讨论以两人听见为宜，不要影响其他员工的工作。较大范围的讨论，应该选择在会议室进行。控制情绪。不要把情绪带到办公室，尤其是情绪不好时，容易影响工作效率，甚至和别人发生冲突。每个人都有情绪不好得时候，有想发泄的冲动，但请尽量控制。上司或客人走到座位面前与你交谈，
