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1、四、归档文件的分类 分类：是指全宗内归档文件的实体分类，就是将归档文 件按其来源，时间、内容和不形式等方面的异同，分成若干 层次和类别， 构成有机体系的过程。 分类包括选择分类方法， 制定分类方案、文件归类等具体内容。对归档文件进行合理的分类，不但能有能效地揭示出归 档文件之间的内在联系，使全宗成为一个有机整体，便于系 统地提供利用，而且对排列、编目等后续工作的开展，以后 将来馆室的系统化管理都有重要的意义。一基本分类方法（通用的）分类方法也称为“分类标准”、“分类特征。”合理选择分类方 法，很大程度上决定了分类的质量。 归档文件整理规则 选择年度、组织机构（问题）和保管期限作为通用的分类方
2、法，是因为这 3 种分类方法在各级单位档案部门使用率最高， 并且反映了基本规律和要求。1、年度分类法。年度分类法，就是根据形成和处理文 件的年度对归档文件进行分类。年度分类法是运用最广泛的 分类方法。归档文件按年度将特征分类，可以反映上一个机 关单位每年工作的特点和近年发展变化的情况，并且，同现 行机关以年度为单位将文件整理归档的制度相吻合。不同年 度的文件不能混全归类。运用年度分类灵法时，要正确断定文件的日期并归入相 应年度。需要注意以下几个问题： 文件有多个时间特征的判定 一行文件往往有多个时间特征，包括成文日期，签发日 期、批准日期、会议通用日期、发布日期、发文日期和收文 日期等等。分年
3、度时，一般为说应以文件签发日期（即落款 日期）为准，以此来判定文件的所属年度。 对于计划、 规则、 总结等内容涉及不同年度的文件，规则取消了原有的按 针对年度归档的做法，统一规定按文件落款日期（即签发日 期）判定文件的所属年度，以进一步简化分类中的要领和操 作。例如： 2000 年形成的从 2001 2005 年的工作规划 应归入 2000 年度； 2003 年形成的 2002 年工作总结， 应归入 2003 年； 2002 年制定、 2003 年生效的法律法规， 应归入 2002 年。跨年度形成文件的判定 机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件 等等，可能会跨年度形成文件。这样的文
4、件往往统一在办结 年度归档，分类时也都归入办结年度。如 2002 年 12 月 30 日召开的全市经济工作会议， 2003 年元月 2 日结束，两个 年度形成的会议材料，统一在闭幕年归档，即 2003 年整理 归档（过去是按召开会议的年度进行归档的，与现在的归档 年度有区别， 请大家注意），分类时这些文件材料都归入 2003 年度；跨 2002 年、2003 年两个年度处理的案件形成的文件 材料，统一在闭幕年归档，即 2003 年整理归档，分类时这 些文件材料也都归入 2003 年度；下级单位 2002 年 12 月写 的请示，上级单位 2003 年元月收到，该请示应连同办理过 程中形成的其他
5、文件一起归入 2003 年。 、几行文件作为一件时“件”的日期的制定 正本与定稿，原件与复制件，来文与复文等也可作为一 件时，这时制定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的 日期为准。 具体地说， 正本与定段为一件， 以正本为准确性； 正文与附件为一件， 以正文为准， 转发文与被转发文为一件， 以转发文为谁；来文与复文为一件，以复文为准。 、没有标注日期的文件的判定 在归档案时，往往遇到有些单位的内部文件（白头文 件），没有标注日期，这时，需要分析文件内容，制成材料、 格式、字体以收各种标识，来考证和推断文件的准确日期或 近似临时日期，以便按年度合理归类。 、有专门年度的分类方法。 如果立档
6、单位相当一部分工作是按照专门年度进行的， 如教学年度等，采用年度分类法时，对这部分工作形成的文 件，就应按专门年度进行分类。例如，学校以学年为单位进 行工作，即 2001 年 9 月至 2002 年 8 月为一个教学年度， 形成的文件按教学年度分类，其他文件仍按一般年度分类。2机构（问题）分类法。机构（问题）分类法是现行机关常见的一种分类法。按3层机构或问题分类时，不以过多设置分类层次，一般2即可。制定分类方案时，机构分类与问题分类法不能同时采 用，而应根据机关归档文件的实际情况选择其中一种。 机构分类法。机构分类法，就是按本单位内部机构 所形成和处理的文件进行归类。按内部机构分类，在一定程
7、度上集中反映了某一方面工作内容的文件，便于按照一定的 专题查找和利用档案。如：档案局，党支部、办公室、业务 指导科、档案管理科。农发行：党组、纪委、党办、办公室、 从事科、计划信贷科、财务会计科，稽核科、工会等等。采用机构分类法时，一般来说，一个机构就没一个类， 内部机构名称就是类名各类的次序按照本机关机构序列表 的规定或习惯上的顺序来排列。一般是领导机构、综合机构 排在最前面，再依次排列各业务部门。例如：酒泉市档案局 内部机构可排列为党支部、办公室、业务指导科，管理科。 类名及排列顺序依次进行排列（再如地区农发行）。采用机构分类法，区别上以哪个机构名义发文的文件就 归入哪个机构的类中。有些文
8、件是由几个机构共同处理的， 可根据具体情况而定：有主办者的一般归入主办机构；以机 关名义发出的文件，视为职能划归入有关机构类中。业务部 门起草、以机关或办公室名义发出的，如果内容属该部门职 责或业务，则应归入负责起草文件的机构类中，文件内容不 明显的确实看不出是哪个科室业务的可归入负责发文的综 合机构（收文：原则是那个科室办理的归入那个科室；不能 形成是办公室收的文，都归入办公室这个机构内）。机关单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类， 形成的归档文件归入该类保存。有的临时机构是与该立档单 位某一内部机构合署办公，那么形成的文件应归入该内容机 构类中。问题分类法。问题分类法就是按照文件内容
9、所反映 的问题归档文件分类。此方法适用于不设内容机构或内部机 构较少、分工较粗、文件数量少的单位。在实际工作中，使 用问题分类法的单位，大多数参照本单位内部组织机构的职 能性质来设置类别。例如：将党支部、工会、共青团、妇联 等机构形成的归档文件划为“党群类”，行政后勤等部门形成 的归档文件为“综合类”或“行政管理类”业，务部门形成的归档 文件划为“业务类”等等。如果立档单位小，也没设内部机构。 产生的文件数量少，可将党、团、妇、工会职能活动中形成 的文件划为党群工作类，行政和其他业务活动中形成的文件 划为行政管理类。问题分类法主观性较强，应慎重采用，特别是不要轻易 打乱组织机构而先按问题分类。
10、同时，要注意按照机关单位 的基职能来设置类别，类目体系力求简明，合乎逻辑。3、保管期限分类法。保管期限分类法就是根据划定的不同保管期限对照 档 文件进行分类。也就是，将文书档案划分为永久、长期、短 期三种不同保管期限，将不同期限文件归入相应的类别中， 将同一期限的归档文件集中排列在一起。采用此方法，能够 将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够 有针对性地采取整理和保护措施，同时为档案的系统管理， 档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作了方便。二 、复式分类法与分类方案 在实际工作中，单纯采用一种分类方法的情况是比较少 见的，较多的是将几种分类方法结合使用，称之为复式分类 法。通常所
11、说的年度、保管期限、机构（问题） 3 种分类方 法，可以组合成多种复式分类法。根据市县区的实际情况，采取以下两种复式分类方法较 多适宜。但一个单位归档文件的分类，可视具体情况，只能采取 其中一种。1、“管期限年度机构”分类法。 此方法适用和内 部机构较细、 文件数量多的单位。 具体操作方法是： 第一步， 把归档文件按保管期限分开；第二步，把同一保管期限内的 文件按年度分开，其中跨年的会议，事件、临时性工作等类 似情况形成的文件材料，放在会议、事件、临时情况工作等 类似情况结束的年度，前面已年详细介绍，不再重复。第三步，把同一保管期限内各年度的文件按单位的内部机构分 开。（板书、示范下一页和本局
12、的分类）酒市档案局文书档案分类方案（略）2、“保管期限年度问题”分类法。 此方法适用内部机构较少、分工较粗、文件数量少的单 位。其具体操作方法是： 每一步把归档文件按保管期限分开； 第二步，把同一保管期限内的归档文件按年度分开，其中跨 年度的会议、事件、临时性工作类似情况结束的年度；第三 步，把同一保管期限内各年度的文件按问题分开。（板书、 示范、一页减二）。各县市财险公司文书档案分类方案：“保管期限年度 问题”分类法示意图永久200年党群类123.30行政人事类 30.31.32.33.55计财类 56.57.58.59 .60业务类 61.62.63 802003 年党群类 81.82.8
13、3 90行政人事类 91.92 95计财类 96.97.98 110业务类 111.112.113 1202002年党群类12320行政人事类21.22.2328长期计财类 29.30.31 40 业务类 41.42.43 502003 年党群类 51.52 58行政人事类 59.60.61 66计财类 67.68.69 .75 业务类 76.77.78 902002 年党群类 123 15 行政人事类 16.17.18 30 计财类 31.32.33 .40 业务类 41.42.43 552003 年党群类 56.57.58 60 行政人事类 61.62.63 75 计财类 76.77.78
14、 90 业务类 91.92.93 1153、分类方案。在选定分类方案的基础上，应结合本单位的实际情况编制出分类方案。分类方案就是在确定的分类 方法的基础上，标列各级类目名称，固定全宗内分类体系的 分类纲要。一个单位归档文件整理时，必须先制定出分类方案。分 类方案是机关档案室工作的基础。是档案室规范化管理的起 点（是给每一份文件指定一个归宿地点，如同单位办公室的 划定，小张在 1 楼 1 号，小李在 1 楼 2 号，小王在 2 楼 1 号， 小赵在 2 楼 2 号，小张上班来就到 1 楼 1 号去办公， 不要跑 到 2 楼 1 号去了，你去了小王到哪儿去）。因此任何一个单 位的档案室都必须具备切
15、合实际的分类方案。方案确定之 后，要保持相对稳定。不宜大动。即使机关职能了生了大的 变化，确需调整分类方案时，最好从一个新的阶段开始，对 已整理好的归档文件不再重整。并对分类方案的调整情况， 应在全宗介绍说明。以便档案管理前后工作的衔接。分类方案的制定，一定要注意科学，实用、符合单位的 档案工作实际，不要太繁锁，层次、类目太多，也不要太简 化，层次太多，类目太多了，每个类目内，归档的文件材料 太少，很难形成一盒或几盒， 很可能是一盒装着 2-3 份文件； 在简化了，使有的文件不知道往那个类目内归档。不管怎样 制定的，分类方案，必须使本单位的全部文件材料都有指定 的归宿地。 分类方案制定的是否科
16、学、 合理， 检验的标准是： （1 ）本单位每份归档文件都有归宿点；（ 2）需归档的文件 只有一个归宿点。五、归档文件的排列归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根 据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。这样，可以进 一步体现出最低一级类目内归档文件之间的有机联系，便于 检索利用（因为市县机关内部机构少，机构内再没有分支机 构，所以市县区机关归档文件排列时只在机构这一类目内进 行排列）。（一）、归档文件排列的原则归档文件排列的原则：即“事由原则”，就是同一事由的 相关文件应当排列在一丐。这里的事由是一个比较原则性的 概念，可以是指一件具体的事，或者一个具体的问题，或一 须较紧密的工作过
