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1、 招标内容及技术要求 1、库藏档案数字化项目建设背景 近年来，公安部着力加强以信息化为主导的档案利用体系建设；全国公安机关积极开展档案信息化工作，截止2011年底，只在县级以上公安机关使用了单机版档案管理软件，不能实现与业务信息系统和全市范围的档案信息共享，数据存储也存在极大的安全隐患；档案信息量最大的基层派出所库藏档案基本上沿用传统手工方式管理档案。 2009年，公安部下发公安部档案局关于印发2009年公安档案工作要点的通知（公办档20092号）。文件要求各地在实施档案信息化工作时要“立足于保存具有真实性的电子文件，立足于在线收集、在线利用和信息共享，立足于采取自上而下的设计规划和统一的管理
2、模式。公安数字档案馆的建设要依托现有的公安计算机信息网在金盾工程的框架内进行。” 2010年，公安部档案局召开了档案信息化的专题会议。在此次会议上颁布了公安档案信息管理代码GA/T589.1-2005、公安档案信息数据结构GA/T590-2005、公安档案信息数据交换格式GA/T7492008三个标准，为公安档案信息化的发展奠定了基础。 2015年，省厅下发了关于加快推进公安机关传统载体档案数字化建设的意见，意见明确要求全省各级公安档案部门2016年年内室藏重要档案30%的扫描加工任务，有条件的单位年内争取完成50%的扫描加工任务，并明确将此项工作纳入年底重要考核指标，从我局实际来看，传统纸质
3、档案管理工作一直处于全市龙头地位，目前馆藏档案年代久、珍品多、种类全、数量巨，对于此次库存纸质档案数字化加工市局对我局也提出了重点要求，要求我局发挥优势，率先起步，力争在全省创优，从尊重保护盒传承分局历史的高度看，档案的数字化加工时一项功在当代、利在千秋的功业，对分局整个发展史的全记录起到了无可比拟的作用。 目前，传统的档案管理手段与日益增长的档案管理和利用需求之间形成了巨大的矛盾，已严重阻碍档案工作的顺利开展，全面推行档案管理信息化已迫在眉睫。2、库藏档案数字化项目总体内容 1）实现馆藏档案资源数字化建设，需对我局馆藏历史库藏档案进行扫描加工处理。主要包括两部分：（1）库藏档案整理：在扫描之
4、前，要求对库藏档案实体进行前整理，包括对案卷内情况进行登记、扫描文件选择、目录数据校对及补录等工作环节。对于需要调换的卷内目录、卷皮、卷盒由供应商负责提供。（2）库藏档案数字化加工内容：对库藏档案进行数字化加工，均按A4幅面计算（所涉及的A3及以上幅面档案，按比例折算成A4幅面）。3、库藏档案数字化项目需求 3.1档案数字化加工技术参数及要求 本项目中档案数字化加工范围主要是公安库藏档案，根据全市机关档案(不包含派出所)统计需扫描加工的档案超过276万页，录入30万页，其中约有加工总页数1%的历史档案需要进行修复（档案修复工作需根据项目实际情况确定）。 3.2库藏档案数字化加工业务流程要求 库
5、藏档案数字化加工流程根据此项目的工作性质设置，主要包括：档案接收、档案整理、档案扫描、扫描校对、图像精细处理、图像质检、光盘制作、数据备份及备份检查、档案恢复、质量监控和检验、安全管理、报表打印、数据统计、档案归还、提交成果数据光盘、数据导入管理系统等主要加工环节。 3.3库藏档案数字化工作要求 库藏档案数字化加工要求在公安指定地点内进行，采购人提供场地。供应商需使用采购人提供的数字化加工全部设备（计算机、软件、扫描仪、打印机、光盘盘片、耗材、桌椅等），组织项目部人员进行档案的搬运工作（运输工具、包装箱等）、整理、扫描、录入、数字化加工等服务，并按采购人的保密、安全要求进行档案处理工作，以及数
6、字化加工中的软硬件及网络的维护工作。为了保证档案实体和档案信息的安全及扫描质量，供应商要有必要措施保证一支相对稳定、技术熟练的扫描队伍，扫描人员要严格遵守采购人的保密、安全各项要求。为便于采购人管理，要求供应商的加工工作在采购人的正常工作时间内进行，节假日照常休息。 3.4安全保密要求 要求供应商建立档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全；根据采购人提出的保密要求，提出保证档案实体和档案信息的安全的具体措施和承诺。（具体要求详见附件十三所示内容）4、库藏档案数字化加工要求1.档案接收对库藏档案进行分批接收，在接收过程中进行详细登记，建立电子/纸质接收登记和入库登
7、记本，不出现漏登记或重复登记，记录资料的缺、残、漏、损、重、页码混乱等状况，对所接收的库藏档案进行两人以上交叉核对、检查，与采购人进行书面交接并签字确认，要求纸质档案扫描工作流程表（见附件十五）随同档案一起交接。库藏档案接收是数字化加工流程的第一步。为了保证档案接收过程中，档案数目无误，档案实体的安全，要注意以下几个问题：l实体记录：档案的物理位置（库排架位置）、档案的数量，档案年代、全宗号、案卷号、目录号、档号、存放箱号等信息。l实体安全：配备专门的安全防火等用具，保证实体安全。l 人员组织及安排：接收人员、时间的安排。每周接档一次。l交接验收：确定档案的验收方式、采购人的电子文件等。l计算
8、机辅助管理：接收全过程用计算机人工记录管理，为采购人建立档案的库房管理与档案的统计台帐；接收采购人的电子目录与电子文本、电子图像；档案的数量形态。l质量管理措施：根据采购人的电子或纸质的档案目录清单与采购人的下架接收清单进行比对，如发现有误打印出勘误表由采购人签字确认。（1）流程控制方式：档案接收工作的最大的难点就是档案的清点工作，如果清点环节出现差错，就会造成档案数目不清、混乱，甚至造成档案的丢失。因此采用软件技术辅助统计管理的方式进行全程控制。通过采购人提供的管理系统将档案的全宗号、目录号、档号、箱号、批次等信息通过软件详细记录，并将接收信息整理统计打印出详细的接收清单供采购人比对并签字。
9、（2）遵循的质量标准：保证档案实体原版原貌，原有逻辑结构顺序不变。每批交接档案的清单要一式两份，一份放在每个档案运输箱中，一份由接收负责人按顺序持有，出库时和档案处库房管理人员交接签字确认，在入现场加工库入库时和库管人员对单清点。确保档案卷数、件数数目无误，不出现错点、漏点、多点等清点错误，在后续加工过程中档案资料不离箱，同时做到档案资料防水、防压、防火的运输安全，减少对资料的破损，杜绝丢失。2.档案前处理在扫描之前，由采购人对档案进行鉴定；并以年度为依据对原始档案进行分类；把已经按照年度整理的档案再按照组织机构进行详细划分；按照机构整理后的档案再以档案的类别划分；将最终划分好类别的档案进行组
10、件或组卷；根据需求将整理好案卷和文件目录分别以纸介质和电子介质两种方式存储。明确全宗卷的整理要求，档案接收后按照档案全宗号将档案分类保存到库房接收区；档号编制原则，由采购人提供档号章，也可以由采购人协助中标供应商制作档号章；案卷目录号编制方法，确定案卷号以及目录号的字段长度以及对应关系；卷内文件目录格式，明确采购人卷内文件的目录项；卷内文件目录填写方法，顺序号、页号、日期等字段的长度、格式。（1）档案排序、编页码档案排序：根据采购人的档案资料分类对档案进行排序的校验工作，核对档案的资料顺序和记录档案的物理状况（纸张状况、照片页、图表页），包括资料的缺、残、漏、损、重、页码混乱等状况，建立电子/
11、纸质档案资料分类接收清单和出库登记本。编页码原则：以卷为扫描最小文件夹单位，每卷按页编页码。即对每个需要扫描页以每卷文件为单位，页码都是从“1”开始，依次编码，页码写于每页文件的正面的右上角，反面的左上角。确保页码位置统一、整齐。此工序可保证加工中档案顺序一致，并方便质检人员质检图像及保证档案原件完整归还。每件文件的相对页码顺序在扫描后的看图详细著录中由计算机扫描系统自动给出。（2）页面修整破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)，破损的进行裱糊，标注后再进行平板扫描。（3）档案整理登记制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登
12、记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。对于装订成册、不便拆装的档案做好档案的登记和记录，以便扫描时直接用专业不拆卷扫描仪直接扫描。计算机自动生成档案页码。3.拆卷对影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物（资料及档案内的成册材料不能拆），拆除装订物时应注意保护档案不受损害。档案拆分原则：在数字化加工全流程中，为避免档案的错、乱、丢、毁，档案盒内的资料不离盒，不进行详细的拆分和组包。档案随盒、盒随工序进行数字化加工。每道加工工序结束后，将档案放回原盒原位，始终保持档案的物理位置和逻辑位置的原版原貌。对档案进行拆分整理，清除档案资料中的金属物，避免扫描时金属物损坏扫描仪。拆分后按原顺序放
13、回盒内，保证分类档案不离盒，以免造成资料混乱。4.档案扫描档案扫描是数字化加工流程中的重中之重，是实现纸介质向数字存储介质转换的最重要的环节。扫描仪的选择扫描操作员将整理好的档案，根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪，具体对不同纸张档案扫描的处理工艺如下：根据不同的纸张质地状况和档案采取不同的处理方式。普通纸张：采用平板扫描仪进行扫描。较薄纸张易碎（如信纸、便笺纸）：在纸张下加入白色打印纸作衬，采用平板扫描仪进行扫描。字迹较浅或模糊（如铅笔字）：如采用黑白二值扫描应调节扫描临界值（阈值），拉大字迹与原稿的反差，效果不理想则采用灰度扫描。脏乱、字型弯曲、版面较偏的纸张：应采取清理、纠偏、
14、纠斜等措施，以保证图像字迹清晰，不失真。底色较深的纸张（如草浆纸、油印纸）：如采用黑白二值扫描应将扫描对比度及亮度适当调低，调节效果不理想则采用灰度扫描。不规则纸张：纸张幅面较长但幅宽不超过A3，可采用扫描仪长纸扫描功能，根据纸张状况设定合适的扫描幅长即可。如纸张幅宽超过A3，采用宽幅扫描设备进行扫描。不拆卷档案：对于不能拆卷的档案采用非接触式冷光源不拆卷扫描仪，节省档案拆装时间，扫描软件自动生成页码，防止档案错乱。灰度、彩色页：采用平板扫描仪，调整具体模板参数，保证扫描质量。补扫页：补扫的文件除不拆卷资料外，一律采用平板扫描仪。扫描图像标准确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，
15、减少后期处理可能带来的图像失真。对于档案中的“报表”，应当平摊开后进行整幅扫描。图纸、表格等应整页扫描。超长页进行分页扫描后，使用软件进行拼接。按采购人要求对其有其他要求的档案资料进行扫描，扫描影像生成后，涉密、非涉密数据必须分类扫描及存放，具体区分正确率达100%；对不宜拆卷的成册材料，需采用不拆卷扫描仪进行扫描。使用A3幅面扫描仪进行扫描，扫描时绝对保证档案载体的安全。扫描后的电子图像清晰，黑白对比度适中，无扭曲现象。扫描图像要完整，整洁、无歪斜、无黑边。扫描质量标准扫描影像的顺序与计算机的著录顺序一致，与纸质档案的案卷和文件的顺序排列一致，不可颠倒；不能有漏扫和重页，保证电子影像的完整齐全。扫描后的影像文件保持字迹清晰、不失真、不留文字版面外的暗影、无干扰信息，黑白对比度适中，有利于排版、建库处理。扫描后的影像文件页面要端正，无扭曲。扫描流程控制档案数字化工作由数字化加工管理软件辅助管理控制：管理员认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描档案的页数、色彩模式、分辨率等。扫描完成后，质检员核对每份文件的实际扫描页数与档案整理登记单时填写的文件页数是否一致，发现漏扫或错扫时应及时补扫，并在登记表上注明原因和处理方法。根据采购人提供
