房地产档案与房地产档案管理

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1、房地产档案与房地产档案管理本章提要房地产档案是在房地产管理活动中直接形成的，具有保存、查考价值的文字、图簿册、图像视频等不同形式的历史记录。本章着重阐明了房地产档案的定义、特点、种类和作用等理论问题。介绍了房地产档案管理的基本规则、内容和方法，其中包括：房地产档案的归档、房地产档案的分类与组卷、房地产档案的鉴定、以及房地产档案的利用服务等房地产档案的管理方法。17.1房地产档案概述17.1.1房地产档案的定义房地产档案是在房地产管理活动中直接形成的，具有保存、查考价值的文字、图簿册、图像视频等不同形式的历史记录。这一概念可以包括以下内涵：1. 房地产档案是房地产管理活动中,形成的真实历史记录。

2、产生于房地产特定的专业活动，具有专业性强的特点。2. 房地产档案是房地产管理的日常活动中形成的。在房地产管理中，会产生大量的文字资料、图表等在日后的工作中仍需要用到的有效信息。房地产档案就是这些资料、图表中具有保存价值，并且具备成为档案条件的文件。具体的档案条件如下：（1）办理完毕的房地产资料才能成为档案。在办理完毕之前，是现行文件，不能看做档案。（2）在日后的房地产管理活动中，仍具有价值，有可能会查考到的文件材料。（3）按照档案的标准和要求进行保存的文件材料才算是房地产档案。3. 房地产档案的形式多种多样。随着社会的发展，档案的载体形式也向多样化方向发展。房地产档案的载体也除了纸张之外，还包

3、括胶片、光盘、磁盘等。另外，在档案的表达方式上，也包括声音、图像、视频等多种形式。4. 房地产档案是房地产管理活动的原始记录。档案是由房地产管理专业主管部门在管理活动中产生的资料转化而来的，是当时管理活动的原始记录，它不是随意编造和收集的。因此它具有原始的凭证作用，这是房地产档案区别于一般房地产图书资料的重要特点之一。17.1.2房地产档案的特点1. 房地产档案政策性强。房地产业是国民经济的支柱产业，房地产业的发展始终是在国家的方针政策指导下进行的。在房地产业的发展中，征地、开发、拆迁、补偿，以及建设、安置、交易、管理等各项工作中，都必须严格按照国家的方针政策进行操作。比如征地要执行“土地法”

4、，动迁要执行“动迁法”，房屋买卖要执行“房屋交易管理办法”，房屋租赁要执行“房屋租赁管理办法”，房屋管理要执行“物业管理办法”。这种很强的政策性反映在房地产档案管理上，就使得房地产档案具有更多的政策性内容。这样的特点，使得在房地产档案的管理过程中，要有政策头脑，及时补充政策依据，使得房地产档案具有更高的质量，从而发挥更大的价值。2. 房地产档案专业性强。从某种意义上说，房地产是一门专业且体系庞大的学科。从房屋建设来看，包括国家建房、集资建房、房产商建房。从房屋市场来看，包括买卖、继承、分割、担保、抵押等。这些看似分支很强，实际上又属于房地产的极具专业性的问题，在实际操作中，会形成大量的具有严肃

5、证据价值的档案。这就使得房地产档案的管理，要求档案管理人员必须了解房地产方面的专业知识，方能使房地产档案真实切详的记录下应有的信息。3. 房地产档案地域性强。房地产档案的最重要组成部分就是房子和土地。房子和土地总要坐落在某地，这就是房地产档案地域性的体现。因此，根据房地产档案地域性强的特点，在形成档案时要从专业管理角度掌握以下几点：（1）房子和土地的坐落地点必须明确，绝对不能莫能两可。（2）过去的和现在的地名、门牌号等详细信息均要记录详尽（3）如果房屋具有特殊标识，也要记录清楚。4. 房地产档案时效性强。随时间的推移及社会的发展和变化，过去的政策不一定适合于现在的情况，同样用现在的政策也难以解

6、释过去的问题。这就是我们在档案管理中，常常提到的政策时效性。由于房地产档案的政策性特点鲜明，房地产业受党和政府的政策影响十分显著，使得时效性在房地产档案中体现得非常突出。比如2008年年末，伴随全球经济危机，中国房地产业陷入了巨大的寒冰期，出现了“量价齐跌”的不利局面。党和政府先是拿出四万亿救市，以拉动内需。而后推出个人首套房贷利率七折的刺激政策。这种政策的时效性十分明显，在房地产档案的管理中一定要格外注意。另外，房地产业自身也具有很强的时效性。以首都北京2009年2月至2009年9月的房地产开盘均价为例。2009年2月，北京开盘项目14个，开盘均价为13570元/平方米。3月开盘项目37个，

7、开盘均价为11115元/平方米。4月开盘项目30个，开盘均价为12168元/平方米。5月开盘项目68个，开盘均价为13925元/平方米。6月开盘项目44个，开盘均价为15764元/平方米。7月开盘项目45个，开盘均价为14628元/平方米。8月开盘项目81个，开盘均价为16165元/平方米。9月开盘项目35个，开盘均价为16294元/平方米。如图17-1所示。北京2009年2月至9月，仅仅八个月时间，房地产的开盘均价最低点（11115元/平方米）和最高点（16294元/平方米），就相差了5183元/平方米。 17.1.3房地产档案的种类房地产档案分为权属档案、建设工程档案和使用管理档案。1.

8、房地产权属档案：指在房地产权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是城市房地产权属登记管理工作的真实记录和重要依据，是城市建设档案的组成部分。2. 房地产建设工程档案：是指在新建、改建、扩建、翻建和维修改造的工程项目建设过程中形成的文件材料。3. 房地产使用管理档案：是指房地产在分配、调整及使用等日常管理过程中形成的文件材料。17.1.4房地产档案的作用1. 有利于政府对于城市进行良好的规划。 房地产业离不开土地，土地的使用是一个城市规划的重中之重。房地产档案是旧城改造、开发企业投资决策的基本依据。以北京为例。在20

9、15年，北京将开通地铁总里程561公里，实现“三环、四横、五纵、七放射”的轨道交通网络。这样的城市规划，必须牵扯到大量的城市居民拆迁问题。比如地铁10号线二期的拆迁成本达到80多亿。个别区域，每平方米拆迁资金高达30多万元。这些拆迁补偿金额的制定，如果力求做到对每一名拆迁户公正公平，同时又最大限度的合理利用资金，就要摸清拆迁范围内的房产数量，分析具体位置的具体价值。这些都需要利用房地产档案。如果没有相关房地产档案，无论是政府还是开发商，都根本无法进行投资预算，拆迁补偿工作则会举步维艰。2. 有利于政府宏观调控房地产业发展，规范房地产建设。 房地产档案管理部门，在房地产建设的过程中，可以提供大量

10、的基础数据。是政府宏观决策所需的统计数据，是各项工作决策的科学依据，是推进房地产管理工作完善化的重要参考依据，是建立房地产管理工作规范性的可靠理论依据。巩固档案工作基础，重视档案工作建设，拓展档案工作深度，有利于政府规范房地产建设，宏观调控房地产工作发展。3. 有利于维护社会公平，保障民生。随着社会主义法制建设的不断完善和群众法制观念的提高，人们运用法律武器维护自己的合法权益，要求解决房产纠纷的民事诉讼和行政诉讼越来越多。某些特殊案件，由检察机关、纪委立案，涉及干部贪污受贿，非法占有房产等方面的问题，必须从产权归属方面取得证据才能定论。比如2008年在党风廉政建设中引起轩然大波的上海“炒房区长

11、”康慧军就是一个典型。其在2001年至2007年之间，以自己及家属名义购买住房超过20套，截至案发时，其妻子和儿子持有房产12套。这些巨额的来源不明的财产，成为其量刑的重要依据。房地产档案是合法有效的证据来源渠道，初始登记时的档案是最具权威性的证据，维持了社会公平，是党风廉政建设的好帮手。17.2房地产档案的管理17.2.1房地产档案的集中归档一、归档范围（一）房地产权属档案中华人民共和国建设部令第101号城市房地产权属档案管理办法，将房地产权属档案归档范围归纳如下：1. 房地产权利人、房地产权属登记确权、房地产权属转移及变更、设定他项权利等有关的证明文件： （1）房地产权利人（自然人或法人）

12、的身份（资格）证明、法人代理人的身份证明、授权委托书等； （2）建设工程规划许可证，建设用地规划许可证，土地使用权证书或者土地来源证明，房屋拆迁批件及补偿安置协议书，联建或者统建合同，翻改扩建及固定资产投资批准文件，房屋竣工验收有关材料等； （3）房地产买卖合同书、房产继承书、房产赠与书、房产析产协议书、房产交换协议书、房地产调拨凭证、有关房产转移的上级批件、有关房产的判决、裁决、仲裁文书及公证文书等； （4）设定房地产他项权利的有关合同、文件等。 2. 房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图；房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图等。 3. 房地产产权登记工作中形成的各种文件材料，包

13、括房产登记申请书、收件收据存根、权属变更登记表、房地产状况登记表、房地产勘测调查表、墙界表、房屋面积计算表、房地产登记审批表、房屋灭籍申请表、房地产税费收据存根等。 4. 反映和记载房地产权属状况的信息资料，包括统计报表、摄影片、照片、录音带、录像带、缩微胶片、计算机软盘、光盘等。 5. 其他有关房地产权属的文件资料，包括房地产权属冻结文件、房屋权属代管文件、历史形成的各种房地产权证、契证、账、册、表、卡等。（二）房地产建设工程档案根据GB/T 503282001建设工程文件档案整理规范,房地产建设工程档案的归档范围如下:1. 综合性文件。包括项目建议书批复及项目建议书(立项报告)、建设用地系

14、列材料、征地拆迁安置等有关协议、用地申请报告、国有土地使用权出让合同、工程地质及水文地质勘察报告等。2. 土建、安装质量保证资料。包括开工报告、竣工工程申请验收报告、钢材质量证明单、单位工程质量竣工验收记录、主体结构分部工程质量验收报告、安装材料与设备合格证、试验单汇总表等。3. 土建工程竣工文字材料。包括图纸会审记录、工程定位测量资料、地基处理记录、材料(钢材、水泥等)的出厂证明文件及检测报告、土壤各种试验报告、商品混凝土出厂合格证、隐蔽工程检查记录等。4. 给排水、电气(强电、弱电)、消防、通风、空调、电梯、装修(装饰、幕墙)等工程文字材料。包括开工报告、竣工工程申请验收报告、设备(或产品

15、)质量合格证、各专业隐蔽工程检查记录、工程质量事故处理记录等。5. 竣工图。分为综合图和各专业竣工图。综合图包括建筑、建筑小品、水景、照明、道路、绿化等平面布置；各专业竣工图包括建筑、结构、给排水、电气(强电、弱电)、消防、通风、装修(装饰、幕墙)等工程。6. 建设工程声像档案。7. 电子文档。（三）房地产使用管理档案1. 办公与业务用房使用管理档案：（1）调配申请及批文；（2）使用协议；（3）物业单位招投标文件、物业管理合同、日常运行维护记录；（4）设施设备运行、维修、维护、改造等记录。2. 住宅使用管理档案：（1）住房申请、临时入住通知单、腾退旧房协议、调配通知单、集资建房协议；（2）职工

16、住房档案；（3）周转住房的装修、制度设立及分配方案；（4）物业管理合同、费用支付单据、物业公司变更资料、物业管理工作的年度测评报告；（5）职工住房配售办法、相关会议纪要及最终配售方案；（6）住房的各类证明或信函。二、归档时间由于房地产都是按项目来完成，一个项目的房地产档案，又主要由权属档案、建设工程档案和使用管理档案这三种差异性很大的档案组成的。所以，房地产档案的时间延续性不是很明显。在归档的时间上，应该首先执行随时归档的归档办法。即当一种房地产档案完成并使用完毕之后，就及时进行归档。在一个房地产项目完成的时候，也将其所有具有归档价值的档案进行归档。这既可以保证房地产档案的完整保存，又可以保证一份档案在房地