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1、档案管理培训讲义培训目的：通过培训,提高各单位档案管理人员的专业知识水平和档案解决工作效率，规范各级档案管理流程，为公司建立规范化、科学化的档案管理体系夯实基本。培训要点:一、 档案管理的基本知识二、 公司档案管理的内容及规定一、档案管理的基本知识1、什么是档案？ 国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的多种形式的历史记录。2、什么是档案工作?管理档案和档案事业的活动。3、什么是档案记录？对反映和阐明档案及档案工作现象的数量特性进行收集、整顿和分析的活动。、什么是归档？办理完毕且具有保存价值的文献经系统整顿交档案室或档案馆保存的过程。、什么是案卷？由互有联系的若干文献构成的档案保
2、管单位。6、什么是档案整顿?按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。7、什么是档案立卷?将若干文献按形成规律和有机联系构成案卷的过程。、什么是档案实体分类?根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特性对档案实体进行的分类。9、什么是档号?以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。、什么是文献？国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或解决事务中形成的多种形式的信息记录。11、什么是文本?同一文献由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、多种文字文本等。12、什么是归档文献?在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案
3、保存的多种纸质文献材料。13、什么是归档文献管理?将归档文献以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。4、什么是全宗号?全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。、什么是全宗指南？简介和报道立档单位及其所形成档案状况的一种档案检索工具。是向运用者简介和报道全宗构成者(立档单位）及其所形成档案状况的工具书。、什么是专项指南?简介和报道某一专项档案状况的一种档案检索工具。、什么是检索工具?检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。18、什么是索引?索引是指明档案或目录的某种特性，以一定顺序编排并注明相应出处的档案检索工具。19、什
4、么是编目?按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。2、什么是案卷目录？案卷目录是以全宗为单位登录案卷的题名及其她特性并按案卷号顺序编排而成的一种档案目录。21、什么是全引目录?全引目录是以全宗为单位将案卷目录与卷内文献目录相结合按一定顺序编排而成的一种档案目录。22、什么是分类目录？分类目录是依所分类表按照分类标记以一定顺序编排而成的一种档案目录。二、公司档案管理的内容及规定.档案管理的范畴我司所有需要归档的文献资料,涉及:公司在经营活动中形成的行政事务、党群工作、公司管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务等有保存价值的原始材料,在生产经营管理上形成的经营决策、筹划工作、记录
5、工作、物资管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备管理等方面有保存价值的原始材料。2档案的管理部门 公司各职能部室为档案管理的职能部门,按业务范畴负责公司档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整顿和归档。各部门根据工作需要配备专(兼)职档案管理人员，负责档案进室前的收集、整顿和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范畴,定期向档案管理部门移送档案,确因工作需要继续使用的文献资料,原件移送档案室，使用部门留存复印件。接受档案必须认真验收,并办理交接手续,维护档案的完整与安全,使档案更好地为公司各项工作服务。3.档案的分类 根据公司实际状况,将所波及的档案划分为九大类：(）行政
6、管理、(B)人事管理、（）财会档案、（）生产经营管理、(E）技术质量安全管理、（F）外来文献、(G）声像档案、(H）实物档案、（I）其她档案。财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、帐簿、报表等有关资料的收集、整顿、归档。实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。以上九类档案中，每一大类档案内容又要根据需要及实际状况提成若干小类进行管理。4归档规定4.1归档的文献材料要完整、系统、精确。4.归档的文献材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文献材料,应留复印件,并将复印件与原件一起存档，并加以阐明。4.3存档的文献、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷规
7、定特性及文献内容进行科学分类、立卷和编目编号。44档案名称的填写要注意内容精确，文字简洁通顺,构造完整,必须揭示卷内文献的内容和成分，并辨别保管期限。卷内文献应按问题或文献形成的时间系统地排列,按顺序编号,填写“卷内目录”。目录各项必须填写清晰（一律使用黑色中性笔填写)，笔迹工整、清晰，装订整洁。4.5档案盒（袋）内文献的排列:档案袋内文献应辨别不同状况进行排列,密不可分的文献依序排列在一起,即章程、批文在前,筹划、总结在后；正件在前,附件在后；印件在前,定稿在后;案件材料中结论性材料在前，根据性材料在后。其他文献按文献的重要限度或形成时间先后排列。4.6文献归档份数:一般归档份，重要的和常常
8、使用的文献归档2份或3份。对无保存价值和重份文献，需要办理销毁手续。47归档时间：部门或负责人应于有关工作结束后立即(最迟一周内)应将立卷归档的文献整顿立卷,向公司档案管理部门移送归档。5.档案的查阅和借阅5.1查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料,阅后及时归还。.2查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊状况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门领导签订意见后方可复制。5.原则上我司内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门领导签名承认。借出档案时应注意档案的密级规定以及借阅人的有关权限。
9、借阅档案时应做到如下几点：5.3.1借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找;5.按规定办理登记手续，定期归还,确因工作需要不能准时返还的,需办理续借手续,否则按管理规定停止借阅；53.要爱惜档案,不得丢失,并注意保密，不得擅自转借她人;.3.4所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写；5借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案管理员和借阅者当面核对清晰;5.3.档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任;.7调离本单位的工作人员,必须清理移送档案文献后方可办理调离手续。6.档案的移送档案移送必须办理移送手续，填写移送清单，经移送人签字,接受方核对签收。7.档
10、案的保管要 做好 档 案 的 防火、防 虫、防盗、防 尘、防 阳 光 直 射“五 防”工 作。档案 柜所在 办 公室 严禁吸烟。档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及时向领导报告，并采用补救措施。对于不易继续保存的档案资料,应及时予以复制；对于已破损的档案资料应及时予以修复。为做好档案的提供和运用工作，所有文献资料均应按照其分类组卷，并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。档案管理人员要做好档案资料的保密工作，档案管理部门除外,其她各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。8.档案的销毁公司对各类档案每二年进行一次鉴定。对超过保管期并经鉴定无保存价值的档案做出销毁解决意见,报总经理批准后予以销毁9.责任有下列行为者,将 根 据公 司 有 关规 定 和 国 家法 规，给 予责 任 行为人行政、经济惩罚,情节严重的，予以解雇直至追究法律责任。9.1擅自涂改档案。9.未按规定办理档案登记，擅自拿走档案。9.3未按规定向她人提供档案。9.4导致档案漏掉、损毁、丢失的。
