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1、 办公室如何更好地做好服务 办公室主任处在承上启下、沟通内外、联系左右、兵头将尾的特殊位置，具有非常重要的作用。面对新形势、新要求、新挑战，如何当好对上的“秘书”、对下的“领导”、对外的单位工作“大管家”、对内的单位事务“牵头人”的角色？在此，本人谈一些看法和体会。一、加强学习熬炼，提高综合素养办公室主任应从政治素养、品德素养、心理素养、学问素养等方面，加强自身学习和岗位熬炼，不断提高综合素养。一要政治牢靠，做到志向信念坚决，在思想、行动上与上级保持高度一样，在大是大非面前保持坚决立场，不该说的话不说，不该做的事不做。二要品德优良，做到光明正大，忠实醇厚；听从组织，顾全大局；关切他人，助人为乐
2、；公道正派，虚心谨慎；严以律已，廉洁奉公。三要心理过硬，做到急而不躁，怒而不形，喜而不亢；随和而不盲从，自信而不固执，忍让而不献媚，直率而不粗暴，多思而不多疑，谨慎而不圆滑。四要学问渊博，做到熟知邓小平理论和“三个代表”重要思想等的理论学问，驾驭科学发展观的思想内涵和精神实质；具有办公室工作的专业学问，成为一个“行家里手”；了解法律法规、经济、科学学问等的基础学问，使自己成为一个学问宽广的人。二、仔细履行职能，讲究工作艺术办公室主任的主要职能就是为领导的科学决策和决策的正确执行服务，大体分为参谋、服务、管理和协调四大基本职能。办公室主任应在仔细履行职能的过程中，讲究艺术技巧，留意方式方法。(一
3、)参谋超前。参谋职能指办公室主任在协助领导决策过程中所应有的职能和应尽的责任。办公室主任在履行参谋职能中，要找准位置，不以言轻而金口难开，不以位低而随声附和，不以好恶而固执己见，不以阴晴而见风使舵，不以理直而气壮如牛，不以无关而缄默寡言，做到到位而不越位、尽职而不失职。一要把握宗旨，谋之有为。一是谋大事，不要搞“鸡毛蒜皮”。谋大事就是要抓住加快发展、维护稳定这个关键，围绕中心，擅长站在全局的高度相识问题、分析问题，提出建设性的、切实可行的、领导感爱好的建议。假如事无巨细，大事小事都参谋，成天在领导身边婆婆妈妈、唠唠叨叨，就会事倍功半，甚至影响领导的工作。二是围绕领导意图，不要我行我素。只有紧紧
4、围绕领导意图，才能做到参在点子上，谋在关键处。要有超前意识，留心视察领导所关注的问题，力求做到领导未谋即有所思；要努力贴紧领导的思路，做到想领导之所想，谋领导之所虑，抓住领导关注的问题出办法、想方法。假如离开领导决策意图，固执己见，我行我素，参谋活动就会背离正常的轨道，就会导致失败。二要出于公心，谋之有度。一是出好办法，不要人云亦云。办公室主任要常常为领导献上策，出良谋，不能人云亦云，泛泛而谈。要加强调查探讨，擅长分析形势，增加参谋工作的预见性和科学性；要充分发挥办公室的集体才智，广开言路，集思广益，提高参谋工作的整体效能；要学会比较，遇事常思多种可能，打算几种方案，做到多算于前，少失于后。二
5、是敢于直言，不要察颜观色。做好参谋工作要做到坚持原则、实事求是，不掩盖冲突、回避问题，做到听从不盲从。对于领导同志尚未意识到或者相识不尽完善的状况和问题，就要刚好提示或提出建议；当领导决策明显失误时，就要以对党和人民高度负责的看法，勇于“犯颜直谏”。三是做到“慎言”，不要掺杂私人感情。参谋工作的动身点应是对工作、对发展有利，对领导、对同志有利，切忌从个人的好恶或小团体利益动身，带着私心杂念视察分析问题。特殊是在对人的看法上，不能搞远近亲疏，更不能泄私愤、图报复，趁给领导出办法的机会“奏一本”。三要驾驭分寸，谋之有方。一是因人而异。在出办法、提建议时，对于熟识状况、作风坚决、水平较高的领导，一般
6、应运用“提纲式”方法，宜粗不宜细；对于新任职或者思维比较缜密的领导，应实行“方案式”方法，把状况尽量说得细一些；对擅长倾听下属看法的领导，要畅所欲言，大胆提出自己的观点和主见；对于特殊有主见的领导，则要多供应背景材料，供领导参考。二是选择时机。在出办法、提建议时，须要捕获到一个恰到好处的时机。当决策者处于冷静状态的时候，正在思索相关问题的时候，在和自己闲聊的时候，都可视为是“恰到好处”的时机。三是讲究方法。在出办法、提建议时，要看法恳切，语言委婉，讲究确定的方法和艺术，既不为让领导接受建议而“言”高盖主，也不因领导不接受建议而垂头丧气。(二)服务到位。服务职责指办公室主任为领导、基层和群众服务
7、方面所应有的职能和应尽的责任。办公室主任在履行服务职能中，应细致周到，抓住重点、分清主次，又要统筹考虑、兼顾一般，做到侧重不失重，在被动中求主动，赤胆忠心为领导服务，使领导更加信任；诚意诚意为基层服务，使基层更加满足；真心实意为群众服务，使群众更加亲近。一要正确处理“两个关系”。开展好服务工作，须要处理好两个关系。一是处理好全面服务与重点服务的关系。办公室服务工作繁杂琐碎，大体上可分为政务服务与事务服务。办公室主任要把主要精力放在政务服务上，抓大事，努力在为领导当好参谋助手上下功夫。同时，在加强办公室工作的支配性上做文章，落实责任制，发挥办公室整体功能，以实现工作的“零差错”为目标，高标准、严
8、要求地处理好每一件事情。二是处理好对上服务与对下服务的关系。为领导服务是办公室主任义不容辞的责任，领导交办的事不仅要不折不扣地完成，并且要为其分忧解难。但是为领导服务的动身点和落脚点还是为群众服务，这就要求办公室主任多与基层、群众接触，加强调研与督查，发觉问题刚好分析，超前预料，为领导决策发挥参谋作用，也为领导服务群众供应更加有利的条件。二要当好“三种角色”。为了供应优质服务，办公室主任在工作中要增加服务意识，创新服务方式，当好“三种角色”。一是当好主动不被动的角色。各项工作都要主动谋划，超前介入，化被动为主动。对为领导层集体决策和领导个人、上级部门交办事项的服务，事前重点在调查探讨上下功夫，
9、驾驭工作主动权；事中重点在分解立项、督办落实上下功夫，增加工作的针对性、实效性；事后在刚好反馈上下功夫，做到事事有着落，件件有结果。对为基层和群众的服务，大力发扬主动协调、主动协作、主动服务的工作作风，变更那种坐家等服务，为走出去有重点、有目的地进行跟踪服务，全面、精确、实事求是地向上反映“下情”，设身处地为基层和群众着想，急基层和群众之所需，办基层和群众之所盼。此外，组织办公室人员在信息、文稿起草、重要会议、重要活动工作中提前筹划，刚好上报，努力避开被动应付。二是当好用权不越权的角色。要擅长运用赐予的权力去开展工作，不能瞻前顾后、缩手缩脚。但是，也要留意自己的职权范围，做到用权不越权，不能随
10、意干涉其它部门的工作，更不能“拿着鸡毛当令箭”，动辄颐指气使、不可一世。三是当好坚决不武断的角色。对日常性、周期性及规律性工作，要严防事无巨细、四平八稳的做法；对突发性、临时性的工作，要培育自己快速反应的实力，当发生突发性事务须要紧急处理，领导又不在时，应当机立断，不能有丝毫的迟疑和模糊，否则就会贻误工作。但是，这种决断必需建立在符合客观实际的基础上，不是脱离现实的武断。(三)管理有方。管理职能指办公室主任在对行政事务进行管理方面所应有的职能和应尽的责任。办公室主任在履行管理职能中，应提高“两种艺术”，努力使管理有方、工作顺畅。一要提高处理人的艺术。处理人际关系是办公室主任的本能，包括争取领导
11、的重视支持、充分调动干部的主动性和创建性等方面的艺术。一是留意处理好与领导之间的关系。对领导要做到敬重和听从，主动主动，尽量随叫随到，承办领导交代的事情要适当超前，对领导要多请示、多汇报、多反馈，千万不要遗忘领导交代的事项，千万不要主动与领导套近乎，千万不要在领导之间传闲谈。二是留意处理好与下属的关系。要关切下属，常常过问下属的政治进步、生活待遇等状况，该解决的问题要刚好解决，短暂有困难的要创建条件解决，该向上反映的问题要向上反映。要爱惜下属，对下属出现一些差错，不应一味求全责怪，而要确定其工作主动性和成果，对问题善意指出，并提出改进方法，使下属心悦诚服。要培育下属，对下属品德上要严格要求，业
12、务上要悉心指导，着力提高下属的综合素养，为党的事业、社会主义事业造就可用之材。要信任下属，对下属要赐予充分信任，多确定少指责，以增加下属的自信念，放胆放手干工作。要激励下属，擅长运用表扬这一手段调动下属的主动性，使下属常常以一种昂扬向上的精神状态投入工作。二要提高处理事的艺术。处理事是办公室主任的本职，包括统筹全局、驾驭工作重点、拟定实施方案、支配工作程序、制定操作规程、建立责任制度等方面的艺术。一是擅长化繁为简。在众多的工作和冲突面前，要通过分析、比较，抓住重点，理清思路，有所为而有所不为，才能获收纲举目张、以简御繁之效。二是勇于删繁就简。要切实端正工作指导思想，围绕重实际、求实效抓工作、搞
13、服务，删掉“花架子”、“虚套子”，对于上级和领导部署的各项工作，把精神实质与办公室的实际状况结合起来，把多项工作统一起来，把工作重心明晰起来，把详细措施简洁起来，在统筹兼顾中抓出特色、成效，保证上级支配和领导要求的真正落实。三是坚持众繁我简。要完善制度规范事，明确责任，分解任务，逐级负责，分工合作，形成众人挑重担的工作格局。要优化机制运用人，量才用人，放手用人，做到抓大局放小节、抓原则放详细、抓结果放过程。(四)协调有术。协调职能指办公室主任在联系内外关系、沟通上下左右等方面所应有的职能和应尽的责任。办公室主任在履行协调职能中，应把握原则，讲求方法和艺术，使协调工作取得实效，各方面关系理顺，达
14、到事半功倍的效果。一要把握原则，找准综合协调的切入点。要把握“三个结合”：一是指令性与协商性相结合，要立足于领导的权威，明示领导的意图，向协调对象交代清晰；同时，要以商议为主，看法要谦和，语言要平和，讲究说话的技巧，努力创建一个宽松和谐的环境。二是原则性与敏捷性相结合，一方面要以大局为重，按党的方针政策办事，按规章制度办事。另一方面，要敏捷善变，讲究策略，广泛听取各方面的看法特殊是反面看法，并从中吸取其合理的看法和要求；依据新的状况，擅长修正原有的设想。三是程序性与时效性相结合。一般按固定程序去搞好协调，但是可以简化程序，对能办得通的事的协调，能简化尽量简化，以保证时效；可以逆程序而行，对那些
15、特殊紧急事项的协调，因找不到或来不及向领导请示，可以依据状况进行妥当处理，然后再将处理结果和事务动态向领导报告。二要驾驭方法，找准综合协调的着力点。一是驾驭会议协调、走访调研协调、口头或书面沟通式协调、转单阅签式协调、支配支配式协调等协调方法，提高协调效果。二是找准综合协调工作的着力点。首先要搞好上下、内外关系的协调，对上要敬重而不盲从、服务而不奴婢，待下以礼、以诚、以情、不欺下瞒上，对外求支持协作，待内求团结向上，既敢于牵头，当好主角，又擅长协作，当好配角。特殊要搞好领导成员之间的协调，当班子中看法不一样、甚至出现对立状况时，多做促进统一相识的工作，切忌火上浇油或拨弄是非；要搞好单位或部门之
16、间的协商，当遇到发生“扯皮”的状况时，应全面了解状况，找有关人员进行协商，将看法汇合、归纳，呈报给领导，以利于主要领导作正确的确定，保证工作的正常运转。其次在处置事务中出现一些超出预见、难以料理的事情时，要讲品质，在关键时刻，就应当代领导冲锋陷阵；要讲艺术，既讲原则，又讲敏捷，不能一个面孔、一个腔调、一种方法；要讲精神，敢碰硬，否则协调苍白无力、处事优柔寡断，什么事也办不成。三、坚持内外兼修，树立良好形象 办公室主任除了提高综合素养、充分履行职能外，还应从外在形象和内在形象方面，加强自身修养，树立良好形象。一要留意“外美”。讲究行为美，做到行动合乎法纪、合乎道德、合乎人情，敬重别人，决不能傲岸自大、粗暴蛮横，或者卑躬屈膝、阿谀奉承。讲究语言美，做到讲话文明、简洁、有情感，切忌庸俗下流、粗声粗气、啰啰唆唆、官腔洋调。讲究仪表美，做到衣着素雅整
