《档案管理常见80个问题》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案管理常见80个问题（8页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、档案管理常见80个问题24 .特殊载体档案在录入的时候都录入哪些必须字段？答：这得看你们的软件设置了那些。一般录入年度，档号，保管期限，题名，起止和终止日期。25 .基建档案如何整理？答：一、整理原则1 、遵循基建档案的自然形成规律，保持档案材料之间的有机联系，便于保管和利用。2、充分利用原有的整理基础。3、区分不同项目，保持各工程项目文件的成套性。同一工程项目内，应包含工程的前期准备、设计、施工、竣工验收、管理使用、维修、扩建、改建的全过程。二、整理方法与步骤一般分两个过程完成：1 、文件材料形成之后，由基建部门或基建人员在本单位综合档案室档案员的协助下进行整理组织保管单位进行基本编目向综合
2、档案移交归档；2、移交之后，由本单位综合档案室档案人员对保管单位进行排列、编制档案分类目录以及零散文件的补充整理。基建档案的整理工作包括以下步骤：对文件材料的鉴别、分类、组织保管单位编目、装订、排列编号等。1、对文件材料属性的鉴别文件材料属性的鉴别就是将基建文件同其它文件，如房地产权文件（包括房改文件）、党务政务文件、设备文件、科研文件、教学文件及科技资料等区分开来。应注意：凡与某项目基建工程联系密切的管理性文件材料，应纳入该项工程与相关文件材料一并整理归档。关于基建、设备的一般管理性文件，如不涉及具体工程项目或设备，应纳入文书档案整理，有关基建项目的诉讼材料应纳入文书档案。完整性的鉴别项目文
3、件材料应严格依照归档范围收集齐全、完整成套，在一套工程项目文件材料内不能缺项，在一份文件材料内不能缺张少页。准确性的鉴别档案的准确性指档案的内容真实反映工程竣工时的实际情况和建设全过程。保存价值的鉴别目录确定保管期限，依照基建文件材料保管期限表进行。2、分类单位基建项目少，形成的文件材料也少，只设基建档案大类，可与房地产权档案合并称基建房产档案。如果基建项目较多，且工程复杂，形成的文件材料较多，在大类下按工程性质或项目设置二级类目。编码：大类采用汉语拼音字母法。基建档案-J；二级类目采用阿拉伯数字。大类与二级类目代码一律连定，如J1、J2。类目代码与案卷号在同一行书写的，其间一律用”隔开，如J
4、-5、J1-3；分成两行书写的不使用间隔符号。3、组卷方法按子项工程分别组卷。如主档与裙档、土建与水电安装、装饰、消防、人防、排污工程等分别组卷。按阶段组卷。主要分为建设前期（立项、规划、征地、基建计划、报建、招投标、工程承包及水文地质勘探等）、设计院（初步设计与技术设计或扩大初步设计、施工图设计）、施工（工程施工全过程）、竣工验收、管理使用5个阶段，每一个阶段视文件材料数量多少组成一卷或多卷。按问题组卷。适用于管理性文件。例如征地拆迁补偿问题，土地登记发证可组成专卷。按专业性质组卷。一般可分建筑、结构、给排水、电气照明、采暖、通风空调等。不同专业分别组卷。如施工图、竣工图。按名称组卷。如工程
5、预、决算专卷、产权、使用权证专卷。3、卷内文件材料的排列单项工程文件材料少仅组成一个保管单位的，按以下顺序排列：依据性材料-基础性材料-设计文件-施工文件-竣工验收文件。图样材料的排列 有图样目录，按目录顺序排列； 无目录的，一般按图纸内容的主次关系编排。如基本图在前，详图在后；总体图在前，局部图在后；主要部分在前，次要部分在后；布置图在前，构件图在后。一般的排列顺序是：总体布局图一系统图-平面图（立面图、剖面图）一大样图。文字材料的排列 按问题排列：区分不同问题，按问题重要程度、因果关系排列。 按时间顺序排列：同一个问题形成的文件，按时间先后顺序排列。 按逻辑关系排列：密不可分的文件材料应依
6、序排列在一起。如批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。图文混合材料的排列一般文字在前，图样在后。但若文字材料是对图样材料进行补充或局部性的一般说明，则文字材料应排在图样材料之后。三、编目内容包括：编写件号、页号；填写卷内文件目录、备考表、封面、脊背。1、文件及装订的保管单位内每份文件（单张图纸视为一份文件），必须按顺序编写件号，逐件编写小流水页号；单页文件（单张图纸）不编页号。每份文件须加盖档号章，一般盖在每件首页的右上方，首页如不适宜盖的可加盖在次页或背面适当位置。2、案卷及装订的保管单位按卷内文件顺序编写大流水页号，不需编写件号和盖档号章。3、页号编写：不论采用哪一种
7、装订形式，均以有书写内容的页面编写页号，单面书写的编在右下角，双面书写的，正面编在右下角，背面编在左下角。4、案卷封面、卷内文件目录（原有图样目录除外）、卷内备考表不编写页号。5、如原来编有页号又需重新编号时，应在原编号上画斜线以示原页号作废。6、填写档号章内容，编写页号，一般用铅笔。附：基建档案整理方法、分类及保管期限表26 .关于同一问题的请示与批复,如果形成年度不一致,整理时应将他们归到请示所属的年度,还是归到批复所属的年度?答：批复所属年度。27 .一般单位为了便于文件的传阅,往往在收文上附加一个阅文卡。请问,文书处理人员应将其粘到文件上还是订到文件上?答：一般以上2种方法都可以。可以
8、询问档案人员整理档案时，是否有将传阅单取下或者另作处理。如在归档时，将文件订书钉取下用档案卡单件装载归档，建议文书处理人员处理收文时采用订传阅单/卡，而不是粘贴。28 .整理归档文件时,标有密级文件如何整理?答：是否归档，不取决于有无密级，而是文件本身内容的价值。在归档整理过程中，有密级和无密级的文件，可以根据内容联系，放在一起归档整理，在档案目录备注栏中注明密级，以便借阅利用时做好保密工作；如果文件密级很高，利用不方便的，也可以机密文件单独归档保管的，但这种方法大部分单位不采用。29 .全宗卷内的文件如何整理?答：全宗卷内的各种文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，我们
9、可预设9个全宗卷盒（或九个类），依次排列为：全宗介绍、大事记、档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理，把全宗管理中产生的文件材料，归入相应的卷夹（类别）内。整理组卷时，注意鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。卷内文件材料按问题时间进行系统排列，即按预设的9个全宗卷盒的问题分类，以时间先后为顺序排列文件材料，并编制卷内目录。卷内文件材料要逐件加封面、封底、编件号，装订后装入卷盒。30 .公司接收的传真怎么归类整理？答：传真如果是重要文件，又是热敏纸就复印一份放在热敏纸的前面。如果不是就按照文件的重要程度去分类保存。跟别的文件一样。怎么归类
10、主要取决于传真内容的重要程度。31 .我们公司这几年分分和和，名字也换了好几个，会计档案这一块儿，那一块儿的，怎么整理啊！按年份一块排呢，还是各自分块整理呢？答：1、先按年份整理出来；2、再按会计档案类别整理；3、然后首先归档隔年度会计档案，比如今年你就应该归档2011年度的会计档案。4、一年一年往前推着整理吧。32 .文件归档时，如外来文件收文，收文处理单是排在第一页吗？还是正文排在第一页？那发红头文件时，存档时，发文处理单是放在最后一页吧？答：在群内有看到这个问题，收文和发文的处理单都应该是最后一页。不是很确定。33 .叠图都用些什么样的小工具啊？答：叠图板或者A4大小杂志也可代替直尺。我
11、平时就是用这。34 .一般档案盒上的单位名称盖印章用红色还是蓝色？答：一般用的是红色。企业很少用印章。而这种印章档案局比较常见。35 .一套图纸需每页都盖归档章还是只在首页？如果是每页都盖是右上角还是图纸标题栏上下？每页都编序号吗？答：图纸右上角每一页都盖归档章。序号是这一卷图纸的流水号。页码就不需要了。一般一件图纸都是一页。比如有十件那么就从001-010.每一件都盖归档章如果借出有丢失也便于立即发现。36 .请教会计档案保管期限问题。会计档案的保管期限分为永久、定期两类。其保存期限为：a）凭证类：原始凭证、记帐凭证15年；银行存款余额调节表、银行对帐单3年；b）帐薄类：现金、银行存款日记帐
12、25年；日记帐，明细帐、总帐15年；辅助帐、备查帐15年。c）会计报表类：主要财务指标报表3年；月、季度会计报表3年；年度会计报表永久；统计报表10年，年度以上统计报表永久。d）其他类：各种契约、重点工程决算资料、发票存根、验资报告、财务会计制度、主要财务会计文件、合同、协议、会计记录本永久保存；会计档案保管清册及销毁清册永久保存；会计档案移交清册15年；财务预算3年；其他会计档案按其使用价值由各单位自定保管年限。上面是我们公司的会计档案的保管期限，大家看有什么问题没？就是发票存根、审计报告、验资报告、合同等需要永久保存吗？发票存根（公司开的增值税发票保存的存根联）算是哪一类，收款收据的存根联算哪一类？出库单和入库单算哪一类？答：建议发票存根、收款收据存根联归原始凭证类，出库单和入库单物资管理类；审计报告、验资报告是永久，合同要看内容和合同范围定年限。37 .资金负债表放会计档案吗？答：不放，任何的标准里都没有见到归档资金负债表的。38 .公司财务部门除了会计档案之外还有什么需要归档的资料？答：会计档案包括年度决算报告，凭证，日记账，总帐，明细账，银行对账单，月、季度财务报告，会计移交清册、会计档案保管
