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1、行政办公室管理制度第一章总则一、为了加强办公室管理，明确管现所内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范 化，结合实际情况，特制订本制度。二、本制度适用于管理所所有成员并严格遵守各项规定。三、切合管理所实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章 可循、有法可依，保证管理所的办公事务有效开展。四、办公室人员应明确各项工作职责，简化办理流程，做到每周有计划、每月有总结的工作目标。第二章职责范围一、办公室管理人员直接受行政人事主管领导，在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字
2、工作。三、负责管理所文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作，保证各项 事务有序开展。四、协调各部门之间的行政关系，为各部门工作开展提供相应的服务。五、负责管理所对内、对外公共关系的维护和改善，做好来客接待和管理所的各项文化宣传等工作。六、收集各部门反馈信息和外部资讯，上传下达各种指令，及时做出整理，当好领导参谋。七、协助其他部门工作，完成上级交代的其他工作，第三章工作规范一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，按照相关规定执行。二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。第四章办公室事务管理一、文书管理制度文件是文书的重要组成部分，文
3、件特指上级各级各部门下发的各类法规、指令、政策规范及管理所内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。（一）文件管理制度 第一条管理要点1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项 工作中的指导作用。2、文件管理的范围包括：上级下发文件、管理所各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、 各类合同文件等。3、制度类文件按照管理所文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明管理所全称及文件性质 正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息 ；措辞规范
4、，表达无歧义。4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备 查阅。第二条制度规范1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。2、管理所上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送 正式文件。3、管理所对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门 校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。4、凡寄至管理所的文件、图文传真等，由办公室签收并做好相应记录。5、机密文件由行政人事
5、部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相 关报表提交给部门主管。6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人 事主管审批，总经理批准后方可借阅。7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存 档备案。半年一小清，年终一大清。9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理 制度进行处理。第三条文件管理流程设计1、内部文件管理流程：起草文件一审查编号一审批、签发一打印文件一下发文件一文件存
6、档2、外部文件管理流程：外部收文一文件送领导阅批一文件整理一文件存档一清退一文件存档一文件 销毁3、借阅流程：提出申请，办理手续一批准一借阅一清退一文件存档一文件销毁（二）文书管理制度 第一条管理要点1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证管理所内部资料的安全性、完整性，促进与 提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。2、文书管理范围包括：一般性文书（通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编）、行政人事部发 文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关管理所的重大事项文书资 料。3、除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内
7、容可根据文书具体内容 进行调整。4、根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。第二条制度规范1、根据管理所实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。2、按照文书管理范围，行政人事部的发文根据需要填写发文簿，所有文书原稿均由行政人事 部分类存档备查。3、行政办公室发出的学习文书，需附上学习进度表；阅读者需认真学习并签名备注。4、按时间、内容等降序排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清 单。5、根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁 ；须上级审批同意，方可销毁。6、办公室负责人为第一责任人，若发现文书丢失
8、，办公室人员必须查明原因，如实向主管部门报 告，若未查明原因，则由办公室负责承担。7、违反以上规定者按照相关规定予以惩处。第三条流程设计起草文书一填写发文簿（需要时）一张贴一存档一更新目录（纸质档与电子档）一借阅一清退一审 批一销毁（三）档案管理制度第一条管理要点1、为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传 递文书资料，提高档案管理质量与效率。2、档案管理范围：管理所各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。3、根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案 文件柜保管。第二条制度规范1、应归档的文件、材料
9、由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。2、所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上 标签。3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。4、各部门需借阅相关档案，须由行政人事部主管签字，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或 借出。5、档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、管理所图片等主要资 料的保管，确保档案安全与完整。6、档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。第三条流程设计根据文件、文书目录整理需要归档的档案一排序整理，编制编目一存档一借阅一清退二、办公用品管理制度第
10、一条管理要点1、为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。3、办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。4、办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。第二条制度规范1、管理所办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。2、办公用品购置应遵循以下程序：每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室，行政办公室 根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主 管批准，财务部签
11、字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经部门 主管批准。3、根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库 时间等，做到账物相符。4、各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须 及时补填。5、任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。6、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。7、办公室建立管理所固定资产总账，每年进行一次汇总普查。8、管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。第三条管理流程设计编制需求计划表 审批采购入库登记发放编制需求计划统计申购情
12、况月末清算汇总出库登记三、图书管理制度第一条管理要点1、为了让大家有一个良好的借阅环境、快捷的办理手续，规范图书管理工作。2、图书管理人员严格按照制度中规定准时到岗，服务到位，保证借还流程有序进行。3、根据图书类别，对图书进行编号，并制作目录卡以备员工查阅。第二条制度规范1、各部门可根据实际工作需要，申请申购图书。2、按照各部门的实际需求申购图书，办公室每季度负责采购图书1-2次。3、对所有图书进行分类整理，贴上类别标签并编号登记，注明购进日期、作者、出版社及其他有 必要的项目。4、按照规定时间借阅图书、归还图书；借阅期满，未按时办理续借手续经通知仍未还书者，按照规 定进行惩处。5、借书人员妥
13、善保管好图书，不得在书中圈点、画线、涂写，如严重损害或丢失图书，需做出相 应的赔偿，丢失图书者全额赔偿。6、图书管理员定期对图书进行清点，如遇图书丢失，查明原因，报部门主管，按指示行事。第三条管理流程设计1、申购流程：填写申购单一审批一采购一图书入库登记2、借还流程：查阅图书目录卡一填写借阅单一图书卡签字一图书借阅一续借图书，再次填写图书借 阅单四、会议管理制度 第一条管理要点1、为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而规范会议管理。2、根据管理所实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。3、清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精，讲究高效原则。4、会议负责人有效的控制会议，明确会
14、议召开与否的界限；提高会议主持人控制会议进程的能力与 水平，保证会议实效。5、按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。6、会议组织者审时度势，明确会议要点，做好一切准备工作。第二条制度规范1、收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。2、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行政专员负责做好相应的会议记录。3、行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整理好会议记要或者会议决议，打印并张 贴。4、按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。5、会议记录为管理所的机要档案，保管人员不得擅自外泄。如需
15、查阅应严格按照文书管理制度规 定执行。第三条管理流程设计会前：确定议题、会上所需资料准备、通知一会中：积极参与，做好会议记录一会后：整理会议记录一 张贴一归档整理五、清洁卫生管理制度第一条管理要点1、为了营造一个良好的工作环境，树立管理所形象，保证清洁卫生管理工作顺利进行。2、按照规定，清洁人员完成所有规定项目，并达到相应洁净标准。3、办公室管理人员为第一责任人，管理所有清洁项目并不定时对卫生进行保持与维护。第二条制度规范1、清洁区域包括：办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域。2、按照排班安排，轮流打扫清洁，行政人事部人员负责卫生检查工作。3、清洁卫生实行卫生责任制，办公室管理人员负责管理办公室所有区域的清洁卫生，当日值日生 按时做好所有的清洁，监督者及时做好相应的督察。4、由办公室管理员不定时对清洁卫生进行维护，保证地面整洁，茶水供应，洗手间的整洁和卫生 纸供应等工作。5、值日生在规定时间内做好所有清洁项目，填写清洁卫生值日表，监督员认真核实，并填写 清洁卫生
