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1、宝鸡市市级机关企事业单位档案管理系统V1.4使用方法及数据录入格式以microsoft excel 2003、2007为例说明，其他版本excel，启动系统过程类似。一、使用microsoft excel 2003打开软件方法：第1步：须将microsoft excel 软件“宏”安全设置为“中”，设置方法见第5步；第2步：打开microsoft excel软件，通过excel “文件”“打开”,将“宝鸡市市级机关档案管理系统”找到并打开，此时将出现图1；（图1）第3步：选择“启用宏”，将出现图2，通过三角下拉菜单选择用户名，并输入密码，用户“系统操作员”默认密码为“123456”；（图2）第
2、4步：选择“进入”按钮，则显示图3，选择“确定”后则进入软件。（图3）第5步：先打开microsoft excel 2003，请选择“工具”“宏”“安全性”，设置为“中”。二、使用microsoft excel 2007 打开软件方法：第1步：须将microsoft excel 软件“宏设置”安全设置为“启用所有宏”，设置方法见第4步；第2步：点击左上角图标“”“打开”，找到“宝鸡市市级机关档案管理系统”文件并打开，此时将出现图4；通过三角下拉菜单选择用户名，并输入密码，用户“系统操作员”默认密码为“123456”；（图4）第3步：选择“进入”按钮，则显示图5，选择“确定”后则进入软件。（图5
3、）第4步：打开microsoft excel 2007，请选择 “开发工具”选项卡的“代码”组中，单击“宏安全性”。（如果未显示“开发工具”选项卡，请单击“Office 按钮” ，单击“Excel 选项”，然后在“常用”类别中的“使用 Excel 时采用的首选项”下单击“在功能区显示开发工具选项卡”。）在“宏设置”类别中的“宏设置”下，设置为“启用所有宏”。)三、数据录入格式1、执行按件整理归档文件目录2015年标准仅示例部分单元格录入数据格式：档号：0001-WS2016-Y-BGS-0001（全宗号-WS年度-保管期限-机构问题代码-件号），没有“机构问题”不用输入。全宗号：0001；归档
4、年度：2016；件号：0001；序号：1；机构问题：办公室。单位没有分“机构问题”不用输入；机构问题代码：BGS;保管期限：Y、D30、D10；文件形成日期：2016-01-01；文件页数：12；密级：秘密；关键词：涉及本单位的人员奖励、职务任免等事项，录入人员姓名；档案门类代码:WS;原文：与档号一致；2、执行按件整理归档文件目录2007年归档文件目录数据录入仅示例部分单元格录入数据格式：档号：0001-2007-永久-办公室-0001（全宗号-年度-保管期限-机构问题-件号），没有“机构问题”不用输入，“0001”代表的是室编件号；全宗号：0001；归档年度：2007；馆编件号：0001室
5、编件号：0001；机构问题：办公室。单位没有分“机构问题”不用输入；保管期限：永久、30年、10年；文件形成日期：2007-01-01；文件页数：12；密级：秘密；关键词：涉及本单位的人员奖励、职务任免等事项，录入人员姓名；原文：与档号一致；3、按卷整理案卷目录仅示例部分单元格录入数据格式：案卷档号：001-1-0001；全宗号:001;案卷目录号：1、2；（1对应永久，2对应长期）案卷号：0001归档号：1保管期限：永久；起始时间：1999-01-01；终止时间：1999-12-31；总页数：120；总件数：15；原文：与档号保持一致；4、按卷整理卷内文件目录仅示例部分单元格录入数据格式：卷内文件级档号：001-1-0001-0001；全宗号:001;案卷目录号：1、2；（1对应永久，2对应长期，3对应短期）案卷号：0001页（张）号：0001顺序号：1保管期限：永久、长期、短期；文件形成时间：1999-01-01；页（张）数：12；原文：与档号保持一致； / 文档可自由编辑打印
