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1、太平人寿保险有限公司佛山中心支公司筹建工作专项审计报告太平寿 审计字20034号2003年8月15日共12页审计报告起草:黄频/张新丽 审计报告审阅:于滨 审计报告批准:李涛 2003年上半年我司11家新设分支机构在总公司领导的直接指导下，圆满结束了新设机构筹建工作，并顺利通过当地保监办的正式开业验收。为了维护公司的形象，体现筹建工作的规范、效率和质量，审计部根据总经理室的要求和部门工作安排，对佛山中心支公司营业职场的租赁，营业职场的装潢，办公家具、办公物品的招标、采购，广告宣传，单证、非单证印刷等以及各项内控制度的建设工作进行专项审计，佛山中心支公司总经理室和相关部门对此次审计检查工作非常重
2、视，并给予了极大的支持。一、 审计基本情况1、 审计目的： 审查职场租赁、装潢，广告制作及发布，办公家具、大宗物品、电脑设备采购，印刷品项目采购，加强财务费用支出管理，维护公司利益 审阅职场租赁、装修；办公家具、大宗物品、电脑设备招标、采购；广告制作与发布、印刷品等事务的审批权限，防止新设分支机构未经授权自行操作 审查筹建期间各项费用的发生，确保费用发生的合理性、合规性 审阅内控制度的建设和执行情况，确保内控制度符合保监会、总公司的要求2、 审计时间：2003年8月11日至2003年8月13日3、 审计小组人员及分工情况：张新丽负责审查职场租赁、职场装修、广告宣传等黄 频负责审查办公家具、电脑
3、设备验收、实物领用管理；自购大宗物品、办公用品、单证印刷等招标采购；筹建期间各项费用的发生，财务记账；内控制度；产品报备工作等二、 被审计单位总体情况佛山中心支公司位于佛山市汾江南路38号东建大厦26楼。佛山中心支公司于7月28日正式开业，截至7月31日，保费收入为32,141元，营业费用支出为1,604,321元，固定资产支出981,857元。通过检查我们认为佛山中心支公司总体筹建工作情况良好，没有发现违规违纪行为，但是在具体的基础工作和管理细节上还存在一些不够完善的地方，以下将此次审计检查情况汇报如下。三、被审计单位具体情况（一）营业职场租赁为了维护公司形象和业务拓展的需要，佛山中心支公司
4、营业职场，地处佛山市的繁华地段，东建大厦是佛山市的标志建筑物，大厦所在地又是佛山市主要商业集中地。公司职场租赁建筑面积共计1,814.06平方米,租赁期限为五年。职场租赁过程较为规范，佛山中心支公司筹建组人员，对佛山市主要商业写字楼进行考察后，确定租赁东建大厦，经过价格谈判，最后以月租金加管理费每平方米37元签订合同，并免除4个月租金；合同是以总公司统一的租赁合同为准；合同中附有职场面积文件、房屋租赁许可证、当地消防管理部门的验收合格证书等文件；合同是经过总公司机构发展部审核后以总公司名义签订；租赁押金经总公司财务部核实后支付。存在主要问题如下：1、职场租赁过程中,缺少出租方完备的书面报价材料
5、和我方的谈判记录；2、所租房屋未参加财产保险。建议：1、在以后所属营业职场租赁过程中，对一些主要谈判过程和讨论情况等要进行记录并予以保存；2、向出租方建议所租房屋参加财产保险，以保障租赁方权益。（二）营业职场装潢佛山中心支公司职场装潢费用总额为343,914元，其中职场装潢费用为244,606元；网络布线工程费用为58,755元；机房装修费用26,355元；消防系统改造及增加中央空调出风口费用14,198元；费用总额均在总公司批准的预算之内。工程以招标形式确定中标单位，成立招标小组，邀请具有资质的共5家单位投标，最后由招标小组讨论确定中标单位，招标过程较为规范；招标结果报总公司批准后，再与中标
6、单位签订合同。工程竣工后，办理了验收手续和工程决算书，确立了原合同价为工程决算价；5%余款作为质押金尚留在公司其他应付款帐上。存在主要问题如下：1、发出招标邀请时，只是以口头的方式把装修工程的意向、工程相关资料提供给投标单位，没有形成书面的招标文件；2、装修工程的进行是在公司筹建初期，由于人员尚未到位，办公条件比较艰苦等原因，整个招标和评标过程缺少完整的会议记录或书面记录；3、早期筹建组的成员即为招标小组成员，招标小组中缺少专业人员组成。建议：1、在以后营销服务部的职场装潢中，招标小组人员应准备正式的招标文件，如招标目的、程序，评标方法，装潢要求，工程量、最高限价等；完善招标和评标程序；对招标
7、过程和评标过程及一些重要的会议讨论结果要进行记录并保存；评标小组人员中应有专业人员组成。2、对装潢过程中形成的文件、资料要进行整理、归档，以备日后查询。（三）办公家具、电脑设备的购置各家分公司主要办公家具、电脑设备采购由总公司机构发展部、电脑部统一规划，统一通过招标竞价向厂家购买，再统一分配给分公司，费用也先由总公司财务部支付，然后再向各分公司分摊，新设分公司主要负责对办公家具、电脑设备资产的验收、领用、管理等方面。除此之外，分公司根据新增二级机构资产预算说明，自行购买了一些电子类、非电子类设备。佛山中心支公司由总公司统一购买办公家具247,521元，自行购买36张外勤桌（经总公司签报同意）和
8、两个演讲台共16,573元。电脑类设备由总公司按预算要求统一配置，佛山中心支公司并无自行购买电脑类设备。存在主要问题如下：1、由总公司统一配置的两台HP打印机未及时办理资产验收单，造成管理明细台帐和实物相差2台打印机。建议：1) 建议资产实物运抵公司后，办完验收手续后应该及时填制资产验收单，并由相关人员签字确认；资产验收单一式二份，其中一份必须及时交送到财务部门，及时更新财务明细台帐。2) 建议今后电脑部或行政部向总公司申请统一配置资产设备时，该申请需得到中心支公司财务部门的审核和批准，有利于财务部门对资本性支出和费用预算的控制和管理。2、我们在审计中发现由于总公司未确认付款事宜，总公司财务部
9、门无法及时用往来划拨单下划垫付购买资产设备款，造成佛山中心支公司已实际开始使用2个月的固定资产仍无法入账。建议：中心支公司财务部对尚未下发划拨单的固定资产也应该登记明细台帐管理，并定期或在年底对总公司财务部尚未下划的资产设备款予以估计入账，以保证会计核算的准确性和真实性。同时建议总公司相关部门及时确认付款事宜，便于中心支公司财务部入账。（四）大宗物品、办公用品采购、单证及非单证印刷项目佛山中心支公司自行购买了一系列办公设备和电器设备，价值共18,373元，主要设备如下：佛山中心支公司自行购买大宗物品附表资产名称数量是否在预算配置内复印机1台是彩电1台是照相机1套是票据装订机1台是DVD机3台是
10、音响3套是传真机1个是电话交换机和电话机1台交换机；2个电话机否除此之外，佛山中心支公司已按总公司要求成立招投标管理委员会，对大宗物品、办公用品、单证及非单证印刷的采购由需求部门提出申请，招投标管理委员会成员询价，核价，最后以签报形式上报总经理批准决定。我们认为佛山中心支公司在大宗物品、办公用品采购、单证及非单证印刷项目的集中采购工作较好，由于中心支公司所购物品数量少，价值低，基本采用竞争性谈判的招标方式确定应标单位，但中心支公司招投标管理委员对各供应商提供的设备和物品的报价都有书面的记录，并进行公开价格比较，包括性能、品质的比较，形成书面的签报文件报总经理批准。存在主要问题如下：1、我们在审
11、计中发现，佛山中心支公司自行购买了一套电话交换机，和若干外线电话，用于外勤人员需要。根据总公司电脑部相关规定（太平寿发2003144号），严禁分支机构自行采购传统电话交换机。但据中心支公司解释，该购买行为发生在该项规定发布之前。建议：佛山中心支公司就购买电话交换机的情况，书面上报总公司相关部门予以批准，否则进行改正。（五） 广告制作与发布佛山中心支公司的广告发布较为简单，共发布两次广告，一次是招聘广告，另一次是开业后的专题广告；广告发布手续规范，合同、预算均经总公司批准，价格合理，在原价的基础上打4.55折。存在主要问题如下：与媒体进行价格谈判时，缺少谈判记录。建议：1、随着公司的发展，必然会
12、有户外广告或其他较大的广告发生，这些广告一般都需招标方式和招标程序确定中标单位，因此公司应成立广告发布小组。2、价格的谈判或一些谈判的会议需进行记录并保存。（六）筹建期间费用截至2003年7月预算报表，佛山中心支公司固定营业费用1,951,791元（其中人力资源费用579,116元）,变动费用（包括提奖、手续费支出、佣金支出）16,800元。1、费用预算执行情况佛山中心支公司整体的预算执行率较好，除了移动电话费、茶水费、外勤培训费略有超过预算,以及车改政策发生的保险费、购置附加税也超过原先预算外，其余的费用基本控制在预算范围内。各项费用经过各级授权人的审批，按真实、有效结算单据进行结算，并按科
13、目要求进行归集并编制分录。2、我们在审计中发现公司筹建初期，由于人员较少，一些员工借款单上出现借款申请人、批准人、出纳付款、签收人均为同一人的现象。建议：鉴于内部控制管理的要求，应该执行不同职责岗位互相分离的规定，在借款事项上起码做到两人以上处理该项事情。同时建议财务部对该事项进行相关手续的补办，今后避免发生类似的情况。3、我们在审查凭证时发现，筹建期由于不能启用印有中心支公司名称的图章，造成所有费用凭证都未盖现金付讫或转账付讫专用章。建议：建议中心支公司财务部制作临时用的现金付讫或转账付讫专用章，对所有费用凭证进行补齐相关手续。4、我们在审计中发现佛山中心支公司先后分别向两名高级业务经理各提
14、供个人借款40,000元，用于临时资金周转的困难。我们由审阅了公司内部签报，第一位业务经理的借款事宜得到总公司相关领导的签批同意。另一位业务经理江雨宏7月10日的借款事宜未向总公司上报。建议：由于总公司未有任何相关规定关于对代理人提供个人借款事项，故属于通融、特殊的事项，鉴于公司承担的风险较大，建议中心支公司今后对该类事情应及时向总公司上报，得到总公司批准后再行办理。5、我们在审计中发现新设机构车辆配置方案的通知中规定应记入工资总额发放的购车补贴，佛山中心支公司采取了以发票报销形式支付现金。建议：建议中心支公司统一按照总公司相关规定，发放购车补贴。6、我们审阅了中心支公司所有的内部工作签报，发
15、现一些内部工作签报遗漏了财务部负责人的审核和签字，经询问，表示由于财务部负责人出差在外或疏忽而遗忘了。建议：财务部负责人对中心支公司发生的所有费用应该进行事前的审核和预算控制。另外，建议中心支公司总经理室成员签批内部工作签报时，凡涉及到费用发生的各项事宜，要求经办部门必须经过财务部门会签后，总经理室才予以批准。（七）内控制度1、佛山中心支公司根据总公司要求制定了一系列内部管理制度，如招投标管理委员会管理细则、办公用品管理办法、财务制度汇编、会计基础工作标准等。但我们发现这些内部管理制度均未正式的以红头文件形式发稿。建议：建议中心支公司按照总公司要求正式以发文形式下发有关内部管理制度及实施细则等，便于公司员工理解和执行。（八）
