文员的日常工作及文员面试常见问题

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1、文员是公司的基层职员，一般从事文件处理工作，也有许多的公司从薪金上划分员 工/文员/职员的级别，但有些公司对文员的要求很高，也赋予一些权力。也有可能 是踏入管理阶层的第一步。办公室文员的工作内容办公室文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责1. 接听、转接电话；接待来访人员。2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。3. 负责总经理办公室的清洁卫生。4. 做好会议纪要。5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。6. 负责传真件的收发工作。7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。8. 做好公司宣传专栏的组稿。9. 按

2、照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。13 社会保险的投保、申领。14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。16. 接受其他临时工作.行政文员职位说明书岗位名称行政文员任职人所在部门企管部岗位定员 直接上级 企管部经理主管签字执行日期应具备的条件和要求.一、学历：中专以上文化程度； 二、工作经验：有文件管理工作经验；三、应具备的知识：1

3、、文秘知识；2、文件 管理知识；3、会做账表；四、具有强烈的责任心与团队意识；工作内容及方法简述 一、负责公司各类文件及外来文件的收集、发放、存档、借阅工作；二、负责起草 公司行政会议及其他例会的会议纪要；三、负责各类文件的拆封、登记、传阅、催 办等工作，做好公司各类档案的接受、整理、保管和统计工作，实行集中统一管理； 四、负责各类文件档案的入库工作并做好统计；五、负责档案的借阅、复制和利用， 根据需要，编制必要的检索工具和参考资料，注意信息反馈，为公司各部门的档案 查阅提供方便，认真做好使用记录；六、及时收集各类档案，做好平时的立卷工作， 并做好整理、修复、装订、编目和归档工作；七、负责归档

4、文件的验收、鉴定，做 到归档文件完整、签署齐全、装订整齐、分类科学、使用方便；八、负责定期清查 档案，及时催讨借出的档案，做到账物相符；九、每天做好档案室的清洁工作和温 湿度记录，落实防盗、防火、防尘等安全措施，对损坏或变质的档案，及时进行修 补和复制；十、完成部门经理临时交办的相关任务。责任一、对文件数据的准确性 负责；二、对所保管的文件安全保密负责；对工作程序的执行效果负责。权利有权 拒绝不符合公司要求的部门或人员查阅文件 行政前台文员工作职责1、接待工作：访客进入接待厅，应抬头行注目祀您好，请问找谁?”,并请访客入坐, 请示后引入相关区域，在一分钟内端上茶水，并负责加水、更新烟缸；2、卫

5、生清洁工作：烟缸不得超过五个烟蒂，访客离去后，三分钟内清洗好烟缸、 茶杯；3、总机服务工作：铃响三声内必须接听，“您好，XX公司。”；若自动转拨，三 分钟内必须转为人工；来电找“总经理”，判定是广告类，不应直接转入，应问清何 事后转接相关部门；4、传真信息必须在五分钟内送达相关人员；5、负责收发管理报纸、信函；6、安全工作：下班前检查复印机关机，关闭所有电源，负责关好门窗；7、接受行政助理安排的其它工作。人事文员的工作就是协助主任做好日常管理工作。树立为领导服务、其它部门服务 的思想。办公室文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责1. 接听、转接电话；接待来访人员。2

6、. 人员的到职和离职的相关手续的办理。3. 负责公司员工薪资异动的人事基本资料的提供。4. 员工调休假、请假、日出勤稽查统计表并及时将其异常状况江报於上级。5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。6. 负责传真件的收发工作。7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。8. 做好公司宣传专栏的组稿。9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。12. 接受其他临时性工作。13. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。14.

7、社会保险的投保、申领。15. 统计每月考勤并交财务做帐，留底。16. 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。1、人事管理工作：招聘、辞退手续，人员培训等。2、人事事务处理，员工档案编档与管理有序化。3、办公室工作：文档打印、收发传真，日常考勤办公室文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责：1. 接听、转接电话；接待来访人员。2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作3. 负责总经理办公室的清洁卫生。4. 做好会议纪要。5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。6. 负责传真件的收发工作。7. 负责办公室仓库的保

8、管工作，做好物品出入库的登记。8. 做好公司宣传专栏的组稿。9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。13 社会保险的投保、申领。14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。16. 接受其他临时工作.作都是慢慢做出来的，你可以看看该怎么说 文员的主要工作是：1、协助执行公司的各项规章制度和维护工作秩序；2、负责公司员工的考勤管理；3、

9、负责公司全体员工的后勤保障工作，包括发放办公用品、印制名片、办理餐卡、 定水、定票、复印、邮寄等事务；4、负责接待来宾，接听或转接外部电话；5、负责与工作内容相关的各类文件的归档管理；6、完成上级安排的其他工作任务。不同的公司可能有不同的要求，因此对计划的制 定也是因地制宜的，结合公司实际和参考的工作职责进行合理安排计划是必要的。助理1合同的整理,存档.2合同款项到帐后的登记3客户信息的监侧4竞争对手的信息检测5还有一些合同的制定方案的制定客户电话的接听6各大小会议的记录整理7销售总监年季度总结的初步撰写8经营计划的撰写整理等9一些小型方案的制定10广告的排期方案的制定 11各个季度销售情况的

10、统计监测还有一些更加琐碎的事情,例如:发票的申领人员 的报销等等办公室文员的工作内容第一条传达事务1、接待来访：来访者不同，事有大小，文员要区别对待。对应该会见的人，应直接 转达对方的意图，并引其进入会客室或告知各部门接洽人，不论对方要求见面还是 预约。对不宜会见的人，在请示相关人员后以“不在”、“正在开会”或“工作很 忙”等为由，拒绝对方或是将个人意见报经理后接受答复。2、接听电话：接听电话时一定要先声明“这里是XX公司”，然后记下对方的姓名、工作单位等，根据对方情况，不妨碍时可明确回答，但一般不说总经理是否在。3、转达：需要转达时要正确听取对方的身份和要转达的内容，并准确、迅速地转达。4、

11、文件的收发及分送：收到的邮件或送来的文件首先要区别是直接呈送办公室主任 的，还是需文员再进行处置和整理的，或者是私用文书（这些区分的范围需事先请 示主任）。需主任办理的要直接送主任，主任不在时如果有于之人直接有关的留言、 电报、快递，可用电话告知。第二条 日常运转工作1、日程的设计及其安排：对所确定的应由主任处理的事项如会见、出席会议的日期 和时间进行记录整理，并随时进行调查，协助主任制定出日程表。日程计划应记入 每月日程表，必要时在上面记下预定内容和变更情况。2、准备及安排：有些工作需要特别的准备和安排，这些工作通常都有一定的时间限 制，因此必须提前做好适当的准备。第三条 用品的整理文员应将

12、主任工作中所需要的文件资料、各项用品及备用品事先准备齐全。1、在办公室内：平常经常使用的物品及备用品，应在合适的地方放置合适的数量， 为此，应设计一张用品及备用品的明细表，在上面记下品种和一月或一周所需数量 以及补充的数量和补充日期。2、主任外出时：主任外出时需使用的钢笔、铅笔等，每天都应该注意事先做好准备 好一定数量，需要收入提包内的物品也要做同样考虑。这些需要准备的物品应在询 问过主任后制做一张明细表事先贴好以防遗漏。3、文件、资料的准备：首先要弄清楚那些文件是重要的，如果不明白。要详细询问， 以便将可能会用的文件材料一并准备齐全，然后画一张文件明细表以方便使用。第四条 文件整理业务 1、

13、为使主任处理完毕或正在使用的文件不丢失、散乱，并且随时可以提用，需要对 文件进行整理。整理工作首先要根据主任的意见将文件分类，并放入固定的装具和 内容器内，使用中还要经常整理，做到很容易查到文件。2、整理工作的关键是分类项目的确定和保管及整理文件用品的选择与整理、借阅手 续的完善。3、业务用的文件分为正在处理的文件、正在运行的现行文件和已处理完毕的文件， 此外还有机密类的文件。根据应用情况还可以分为每日必用、常用和不常用的三种。4、经过整理后，对文件进行装订，并给每一个文件集合体以一定的户头名称。应在 听取合租人意见后再制作一张文件分类的明细表，将表贴在保管场所或保管人的桌 子上以便于参照。第

14、五条 整理清扫工作1、清理桌面：台历每天调整日期，桌子要擦抹干净，常用品要准备好，并按要求备 齐数量，将前一天取出的图书、文件放回原处，有破损和污染的物品要清扫更换。2、室内的物品要放在固定的地方。第六条 代行业务1、参加庆典、丧礼等仪式留心服装和服饰品及行为以表达得体，同时还要十分讲究 寒暄、应酬的用语。2、转达主任意见或命令：表达主任意见要完整、准确，注意简洁迅速。有时根据情 况还要将对方的答复向主任汇报。第七条 会计实务该项事务是指由经理直接使用的几种账目的管理，包括各项物品的购入及发放、次 产的调配及运用、现金收入及支出等方面的账目记录及管理。1、关于次产状态及收支情况要制作明细表，至

15、少一个月要制作一张月报表。在特殊 情况下，要随时根据经理及副经理发要求拿出报表。2、处理资产状况还应注意以下几点：（1）支持及收入可以根据原始凭证将其发生额记下现金出纳账中。现金出纳账中与 先进余额的数额应保持一致。票据上要有经手人和秘书的印章以明确责任。将这些 收据汇总后让经理过目。（2）日常的现金支出应限定一定的数量，若有特殊项目，应申请特别支出的资金或 开出支票。（3）开具支票需有收据或其他凭证，并在支票上记下用途，由经理盖章。（4）资产分为土地、建筑物、有价证券备用品及各种家具杂物的押金等。应设立各 种资产的台账及有价证券薄，详细记录各种资产的内容、单价、数量及现有额及出 入额等。（5）银行存款及邮政储蓄要设存款底帐，接受款项者应按名称分别立帐并明示账额。3、各种物品的购入和发放应注意有无使用申请、手续是否齐全，并及时入帐，以免 遗忘和推迟记账。第八条 协助调查公司的调查通常分为任命调查和一般性调查两类。公司在开展各种调查调查时办公 室秘书需做好协助工作。1、进行调查工作时，秘书应选择合适的专家、顾问进行委托或将他们列为调查委员， 并与之保持联系，需要时提出调查课题请他们完成。2、有些专家事项的调查，秘书也可以亲自听取专