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1、公文格式要求为了使公文处理规范化、制度化，公司公文（含正式发文和MEMO）的 制发，需符合以下格式要求：。一、关于正式发文的格式要求。1、正式公文包括：决定、决议、公告、通告、通报等类别。2、公文一般由发文单位标识、发文字号、标题、主送单位、正文、附 件说明、成文日期、印章、附件、主题词、抄送报单位、印发日期、秘 密等级和保密期限等组成。3、公文用纸一般采用国际标准A4型（210mmx 297mm）,左侧装订。张 贴的公文用纸大小，则根据实际需要确定。公文首页应当使用本单位专用 发文稿纸公文签呈/签收单。4、公文排版与要求：5、红头文件发文格式：（一）排版规格 公文用纸上边距为2.75厘米、下
2、边距1.92厘米；左 右边距 2.8 厘米；页眉为 1.5 厘米、页脚 1.75 厘米。（二）发文机关标识 用红色45号（或根据实际情况作适当调整）黑 体标识。（三）发文字号 由发文机关代字、年份和序号组成。位于发文机关标 识下，用小三号（或四号）宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标 识，用Times New Roman小三号字；年份应标全称，用直角括号“”括 入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。发文字号之下1mm 处印一条与版心等宽的红色4 .5 磅分隔线。（四）公文标题 在红色反线下空1 行，用 3 号宋体字，可分一行或 多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称
3、，间距恰当。（五）主送机关 标题下空1行，右侧顶格用 4号宋体字标识，回行时 仍顶格；有多个主送机关时，相互之间用全角顿号分隔，最后一个主送机 关名称后标全角冒号。（六）红头文件发文正文 在主送机关名称下一行，每自然段左空2 字， 回行顶格。用4号宋体字。（七）用印 公文都必须加盖公司公章，公章盖在公司落款名称上，如 果公文多页，则除了盖落款章外还应加盖骑缝章。（八）主题词 用 4号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用 4 号小标宋体字；词目之间空1 字；此排用下划线标识。（九）抄报与抄送 如果有抄报与抄送机关时，则在主题词下一行；左 空 1 字用 4 号宋体字标识，后标全角冒号；回行时
4、与冒号后的抄送机关对 齐；在最后一个机关后标句号；此排用下划线标识。（十）拟稿与签发 拟稿人、核稿人和签发人，位于抄送与抄报下一行 左空 1字用4号宋体字标识，后标全角冒号；此排用下划线标识。（十一）印发份数和印发时间 位于抄送/抄报机关之下（无抄送/抄报 机关在主题词之下）占1行位置；用4号宋体字。印发机关左空1字，印发 时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。6、正式发文正文格式：（一）排版规格 公文用纸上边距为3.85 厘米、下边距 2.20 厘米； 左右边距 2.54厘米；页眉为1.5厘米、页脚1.75厘米。（二）公文标题居中，用小二号仿宋GB2312字。正文结构
5、层次序数， 第一层为“一、用加粗四号仿宋GB2312字，第二层为“ 1、，第三层为（一），第四层为“（1）,第二层至第四层用四号仿宋GB2312字。（三）正文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。（四）正文中的单位应当使用国家法定计量单位。（五）正文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、 惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外， 应当使用阿拉伯数字。二、关于 Memo 的格式要求。1、Memo格式的公文分为“内部”和“外部”两个版本：使用内部Memo 格式的公文有：请示、申请、报告、通知、知会、协办等日常内部流转的 公文；使用外部Memo主要用于对外
6、的公文，如函、传真等。2、Memo 一般由Memo标识和类别、公司品牌标识、行文类别、受文单 位（TO）、抄送单位（CC）、发文单位（From）、日期（Date）、主题（Re）、 标题、正文、签批意见等组成。3、Memo 的排版要求（一）Memo标识用35号Arial Black字体，靠左顶格，Memo类别分 别有“internal（内部）”和“external（外部）”两种。其中英文部份用四 号Arial Black字体，中文部份用四号宋体字。（二）行文类别用 5 号宋体字，并用“【】”括入，靠左顶格。可根据 行文类别进行选择，并标注“”（三）公司品牌标识靠右顶格，大小为3.18CM*2.1
7、CM.。（四）受文单位、抄送单位、发文单位、主题等，用5 号仿宋字体， 并加粗；日期用五号 Verdana 字体，并加粗，以上全部居左顶格，分别用 粗黑线和细黑线其将与文件头和正文隔开。（五）正文可使用五号或小四号仿宋字（正文标题需加粗），行距固定 值18 磅，段前0.3行/段后0.3行，数字或英文字母，可使用 Arial/Vendana 等显示清晰的字体，“Date”用YYYY-MM-DD格式（例：2009-12-19）。行距和段落可根据实际情况进行适当调整。（六）内部MEMO如行文属“请示”、“申请”还需在正文下面增加签批 意见栏。用虚线将正文和签批意见栏隔开，其他行文保留“签发”“签收” 即可。（七）在页脚设置页码，页码格式为“PageXofX”，使用小五号Arial 字体，居左顶格。
