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1、word第六章 EXCEL在审计中的应用1第一节复制粘贴在审计中的应用4第二节排序、筛选、分类汇总在审计中的应用10第三节Excel的“公式审核功能在审计中的应用12第四节Excel在审计抽样中的应用16第五节Excel在审计复核中的应用20第六节Excel在审计制表中的应用22第七节Excel的数据保护功能在审计中的应用24第六章 Excel在审计中的应用电子表格软件Excel以其强大的功能在处理数据、排序、筛选、汇总、计算形成工作底稿方面发挥了很大的作用，成为审计人员的有力助手，在审计工作中得以广泛使用。第一节 复制粘贴在审计中的应用复制和粘贴是各种审计数据资源相互传递的根本途径，是各种软
2、件之间数据利用的有效方法。复制粘贴的根本操作步骤如下：选定要复制的内容；单击鼠标右键选择“复制，或单击“编辑菜单下“复制命令，或按Ctrl+C键；将光标定位到要插入的位置；单击鼠标右键选择“粘贴，或单击“编辑菜单下“粘贴命令，或按Ctrl+V键。本节主要讲述的是在审计过程中涉与到的复制粘贴的其他用法。一、复制复制是Excel中最常用的操作，灵活运用各种不同的复制方法，可以显著提高审计效率。下面介绍几种不同的复制方法：1原样或全部复制已经编辑好的单元格内容。选中要复制的单元格，然后执行“复制命令，再选择目标单元格，单击“粘贴实现复制，或执行单元格拖动即可。2复制单元格中的局部特性。选中要进展复制
3、的单元格，单击“复制命令，然后将鼠标移动到目标单元格，单击“编辑菜单下的“选择性粘贴命令，弹出如图7-7所示的对话框。图7-7 选择性粘贴选择所需粘贴的内容或其他选项，如只复制格式，如此选中“格式，单击“确定按钮即可。3工作表的复制。在一个工作簿中，通常需要进展工作表之间的复制操作，如果仅在表格数据区进展选择，执行“复制、“粘贴命令后，只能复制其单元格数据，而结构、格式、属性并没有复制过来。要解决此问题，可以采用以下方法：使用菜单复制工作表。用鼠标右键单击要复制的工作表标签，弹出如下列图的菜单条选择“移动或复制工作表。图7-8 移动和复制工作表或单击“编辑菜单下的“移动或复制工作表弹出如图7-
4、9所示的对话框：图7-9 指定工作簿选定目标工作簿与在工作簿中的位置，选择“建立副本，单击“确定按钮，新的工作表就建立了。2拖动鼠标复制工作表。这种方法仅限于同一工作簿内复制工作表。方法是单击要复制的工作表标签，同时按下Ctrl键，拖动鼠标到目标工作表标签处松开，就会产生一X完全一样的工作表，新工作表标签为“工作表2，将其重新命名即完成一X工作表的复制。Word。审计数据通常以表格或报表的形式反映出来，而审计报告中常常要用到表格或报表的数据，如果表格的数值发生变动，必然要修改报告中的数据，如果数字被屡次修改或修改的数字很多，很可能在报告中发生遗漏，而且非常麻烦。将Word与Excel结合起来使
5、用，如此可以解决这一问题。当报告中需要数据时，可以从Excel表格中过来；当Excel表格的数据发生变动时，Word中的数据会被自动更新。具体操作如下：分别打开要进展的Word和Excel文件，在Excel表格中，选中要复制的单元格，单击“编辑菜单下的“复制命令；切换到Word文档，再要输入数据处单击鼠标，然后单击“编辑菜单下的“选择性粘贴命令，弹出如图7-10所示的对话框。图7-10选择性粘贴在“选择性粘贴对话框中，选择“粘贴，在“形式备选框中选择“无格式文本，单击“确定按钮，Excel表格中的数据就复制到Word文档中了，当Excel表格中的数据发生变动时，报告中的数据会同时作相应变动。如
6、果要把Excel表格整体复制到Word文档中，在“粘贴时，选择“带格式文本，单击“确定按钮即可。二、粘贴复制和粘贴是不可分的，在谈复制时，要用到粘贴；要进展粘贴，首先要复制，这里主要讲一些在复制中没有说明的问题。1粘贴数值。在审计工作中，经常会遇到这样的问题：如何将原来表格中的格式复制到现有工作表中？如何将计算结果保存到另一X工作表，而不将公式带过去？这就需要适用“选择性粘贴来完成。例如：将图7-11的D1的结果复制到另一个工作簿的C1中。操作如下：选择要复制的区域D1，单击“编辑菜单下的“复制命令；切换到目标工作簿的目标单元格C1，单击“编辑菜单下的“选择性粘贴命令，弹出如图7-12所示“选
7、择性粘贴对话框，选择“数值，单击“确定按钮即可。如果执行“粘贴命令，其结果如图7-13所示，其差异显而易见。C1单元格只有数字，而D2单元格复制的是公式，所以其结果为0。图7-11选择性粘贴数据源图7-12 选择性粘贴命令窗图7-13 选择性粘贴结果2运算后粘贴。审计人员在导入被审单位的报表时往往其金额是以元为单位的数据，而审计中往往用的金额单位是万元，这时就需要运用“选择性粘贴功能，将金额单位改为万元。具体操作如下：在选定表格的空白单元格输入10000，并将其复制。选定需要更改数据的X围，单击“编辑菜单下的“选择性粘贴命令，在“选择性粘贴对话框中选择“全部、“除，如图7-14所示，并单击“确
8、定按钮，此时被选X围内的数据均由元改为万元，同时删除在空白单元格输入的10000结果如图7-15所示。图7-14选择性粘贴命令窗图7-15 选择性粘贴执行结果此操作也可以用公式法完成，结果虽然一样，但采用“选择性粘贴计算的结果是静态的，即计算结果与D4单元格无关，而采用公式法计算结果是动态的，假如删除D4单元格数值，如此会出现错误信息。两种方法可以根据实际工作需要选择使用。 3粘贴转置。在审计工作中还会遇到一个问题，就是要进展汇总的数据行和列正好相反，要处理这类问题，使用的就是“选择性粘贴的粘贴“转置功能。图7-16 选择性粘贴命令窗4粘贴连接。在复制中已经介绍了在Word中粘贴，其实，更常用
9、的“粘贴是在工作簿或工作表之间的，建立的方法是在“选择性粘贴时，选择“粘贴。图7-17 选择性粘贴命令窗另外，在Word中引用的粘贴过来的数据，假如想知道其具体情况，这时可以采用建立“粘贴为超级的方法，方法是：单击“编辑菜单下的“粘贴为超级命令。建立后，就可以从Word到所引用的工作表的源数据处，如果为了使用更方便，也可以建立一个对，这样对象就可以互相切换了。利用这种方法，可以将一套互相独立的工作底稿组合成互相引用、互相切换、自动化程度较高的实用程序。第二节 排序、筛选、分类汇总在审计中的应用排序、筛选和分类汇总是Excel中利用比拟多的功能，在审计实务中运用也非常广泛。它可以快速、有效地帮助
10、审计人员整理和分析审计资料，科学合理的按照某一标准确定抽查样本。一、排序使用Excel提供的排序功能，可以对数据按设定的排序字段按照升序或降序排序。选择“数据中“排序命令，打开“排序对话框，如图7-18所示，在排序对话框中设定排序的主要关键字、次要关键字和第三关键字。排序的顺序可以是递增的也可以递减。要注意的是如果数据中有标题行，在排序时应选择“有标题行选项，排序时Excel就会将数据中的第一行作为标题行放置在最上端，否如此就会和其他数据内容在一起进展排序了。图7-18 排序命令窗审计实务中，排序功能可以应用很多方面。如对往来账户的审计，对“业务招待费的审计、对票据的审计等都可以应用该功能。1
11、对“应收账款等往来账户进展审计，可以利用电子数据，按金额大小、账龄长短等进展分类排序，以分析其结构、性质，并抽取重点样本进展延伸审计。2在“业务招待费的审计中，可按类别、对象、经办人、金额等进展分类排列，不仅能摸清其全貌，从繁杂的经费支出中理出头绪，找出规律，分析其合理、合法性，同时也是发现审计线索的重要渠道。3在票据审计中，对税收发票、行政事业收费凭证、内部自制凭证等，选定目标，按编号排序，能得知票据短缺情况并进展追查；按金额排序，有利于选择重点抽查对象进展审查。4在货币资金审计中，对现金、银行存款等项目确定抽样X围后，按笔次、金额大小进展排序，可找出重点、疑点进展审查。在其他很多方面，也都
12、可以利用“排序功能达到审计目标。二、筛选Excel提供的筛选功能包括两类：自动筛选和高级筛选。自动筛选可以在数据中通过使用同一数据列中的一个或两个比拟条件来查找数据行中的特定值。高级筛选可以根据一列中的多个条件、多列中的多个条件和作为公式结果生成的条件作为检索依据，查找数据行中的特定值。使用自动筛选可以在选定数据清单任一单元格后，直接选择菜单“数据的“筛选命令下的“自动筛选子命令，数据中各列标题的右侧均出现一个下三角按钮，单击按钮即可进展操作。使用高级筛选可以在数据清单下方建立条件区域，单击菜单“数据的“筛选命令下的“高级筛选子命令，弹出“高级筛选对话框，在对话框中输入“列表区域和“条件区域中
13、的单元格引用，单击“确定按钮即可显示出高级筛选后的结果。图7-19高级筛选命令窗但在审计实务中对数据进展筛选时，由于一些表格的表头常带有标题、合并单元格等内容，结构比拟复杂，因此在进展数据筛选时，常常会遇到计算机无法识别字段名的问题，使操作无法正常进展。要解决这一问题，可以采用将数据区域与表头区域分开的方法，即在表头和数据之间插入空行，然后再进展筛选。具体操作如下：鼠标单击第一行要进展筛选的数据，单击“插入菜单下的“行命令，插入两行，然后把第一行隐藏使用拖动或“格式菜单下的“隐藏行命令实现，在第二空行中输入“1、2、3、作为字段名，或输入更有助于识别的其他字段名，如要进展筛选。单击数据区内任意
14、单元格，然后打开“数据菜单，执行“筛选下的“自动筛选子命令即可。三、分类汇总Excel提供了分类汇总功能，使用该功能可以对表中数据进展分类统计。统计方法包括：汇总、计数、求平均值、求最大值、求最小值、乘积、标准偏差、总体标准偏差、方差、总体方差等。在数据清单执行分类汇总功能之前，首先应对数据清单中要进展分类汇总的字段排序。然后再单击“数据菜单下“分类汇总命令，弹出如图7-20所示对话框。在“分类汇总对话框中确定需汇总的内容，包括“分类字段、“汇总方式、“选定汇总项，再根据需要选择“替换当前分类汇总、“每组数据分页和“汇总结果显示在数据下方，假如不选第三项，如此汇总结果显示在数据上方。单击“确定
15、按钮即可出现结果。图7-20 分类汇总命令窗第三节 Excel的“公式审核功能在审计中的应用在Excel中的“工具菜单下有一个“公式审核命令，利用“公式审核功能可以帮助审计人员在处理Excel工作表时，查找单元格的引用或从属单元格，圈释无效或重要数据等。下面讨论如何运用“公式审核 功能。一、追踪错误在审计过程中，无论是在符合性测试阶段还是实质性测试阶段都经常利用到公式，比如在进展分析性复核时，为了确定被审单位的会计数据的变化程度和方向与被审单位的业务趋势，就会运用公式来计算各种分析指标。但是在输入公式的单元格里，有时会出现#DIV/0！、#VALUE！、#NAME？、#N/A！、#REF！、#NUM！、#NULL!等错误标识。这些标识的涵义是指：1使用错误的参数或运算对象类型时，就会产生错误值“#VALUE！；2当公式被0除时，会产生错误“#DIV/0！；3当公式中产生不能识别的文本时，将产生错误值“#NAME？；4当在函数或公式中没有可用数值时，将产生错误值“#N/A！；5当单元格引用无效时，产生错误值“#REF！；
