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1、 档案管理是一项很重要的基本管理工作，是一种公司的窗口。档案在公司的生产经营中发挥着愈来愈重要的作用。但是，档案管理在一般公司管理中还是没能引起足够的注重。杭州朝日(股份)有限公司（如下简称XX公司）档案管理状况如何？与否足够注重？存在什么问题?我们带着这些疑问,从管理征询的角度对X公司的档案管理状况进行了一次问卷调查，成果如何呢？ 意识较强，知识欠缺，注重不够 本次调核对象为XX公司全体员工，但考虑到人数较多,对广大基层工人采用了抽样调查，其他部门,特别是后勤管理部门采用了全员调查(不涉及出差人员)，基本上波及了公司所有部门。我们记录的调查问卷共238份,有效问卷35份。其中,高层人员人，占
2、1%；中层20人，占9%;基层1人，占8%。研究生及以上学历的只有1人，大专以上的114人，约占49%;其他0人为大专如下，占51%。在有些问题的回答上,有的人并没有选择,导致了每题答题人数的不一致，这并不影响调查的有效性。 纵观调查成果,让我们惊喜的是公司员工整体素质较高,档案意识还是比较强的。当问及“您觉得档案有多大用处？”时,有61%人觉得作用很大，27%的人觉得一般,只有49%的人觉得没什么用处。调查显示,64.9%的人觉得档案工作是全体员工的事情,而觉得是档案员和公司领导的分别占.2%、5%。485%的人觉得档案工作有点难,44.1%的人觉得一般，7.4%的人觉得很轻松。在谈及档案的
3、作用时，觉得最重要的,参照作用、凭证作用、为决策服务分别占7.5%、33.5%和29%。觉得档案能否发明效益，有7.9%的人觉得能，9的人表达否认,13.1%的人表达不清晰。对于档案工作是一种什么样的概念,9%的人觉得档案无非是把资料装订起来保存，33.6%的人觉得需要专业知www.网络.o识,是一门学问，4。4%的人觉得是一种管理活动,觉得既是一门学问又是一种管理活动的还是占了大多数,占581%。从数据显示看,员工的档案意识普遍较高,对档案的概念、价值、作用及工作性质，结识还是比较对的的，因而她们对档案工作的态度也是积极肯定的，对档案规定进行严格管理,实现档案管理规范化、现代化和原则化的人占
4、.4%,觉得只要用届时能找到就行的人只占18.5，而抱无所谓态度的人仅占4.1%。 虽然大部分员工的档案意识比较强,但是从调查反映出的成果看,员工对档案知识的理解却是十分匮乏。曾经接触过档案法的只有6.9%，0.%的人没学过，.3%的人甚至觉得国家主线就没有颁布过档案法。可见档案法的宣传力度十分缺少,这也是部分员工档案意识不高的因素之所在。员工自觉得十分理解档案的占3.6%,一般理解的占68.9%,不理解的也占27.。为此我们特意对员工的档案基本知识进行了考察，规定在“文献、奖杯、图纸和磁盘”中选出同样不属于档案的是哪项，成果觉得所有都是档案的人只有352%，对的率比较低。 公司对档案究竟有多
5、注重呢?在员工眼里,只有30%的人觉得很注重，而61.4%的人却觉得一般，8.6%的人觉得不注重。可见,公司对档案的注重限度尚有待提高。 档案管理是强,还是是弱？据我们所知,X公司建有综合档案室,配有专职档案员，各项规章制度比较系统完备,该成立的档案组织机构都已成立。但档案管理水平究竟如何呢？经我们公司和杭州市档案局检查,在档案整顿上存在着杂乱的状况，许多资料堆放在档案室内,还没有整顿。档案管理作为公司一种独立的管理系统,它的运作状况如何呢?经调查，人们对档案的管理制度还是不太理解,这种人占8.1,不理解的也占了26%，只有15的人觉得自己理解。觉得对本部门的档案收集范畴不太理解的人有9.3%
6、,不理解的有19.1%，而理解的只有2.6%。对于档案管理制度执行,觉得较好的占154%,一般的占78.6%,觉得几乎没执行的占6%。 在档案管理的实践中,我们的经验是:档案的收集工作是最基本和核心的一环,也是档案管理工作的难点。但在职工眼中，档案的收集与整顿的重要限度似乎差不多,两者所占的比例分别是33%和38.3%。我们基本表达赞同。通过调查,我们理解到员工对于收集工作的态度还是比较支持。当问到自己在解决完毕一种文献后,该怎么办时，觉得会积极交给档案部门的占了66.4%，而但愿自己保管的占2.8%,无所谓放哪儿的占.8%。觉得做好档案收集工作重要制度保证的也占了大多数,占64%,觉得靠档案
7、员收集的占53%，觉得靠领导注重、督促的占20.。至于档案收集工作为什么如此困难,员工的分析是：平时没有档案收集的意识,忘了的也许性最大,持这种观点的人占38.%。觉得不懂得要收集什么是收集难的因素的人占28.4%。而觉得工作态度的因素的,如“这是档案员的事，与我无关”的占185%。觉得责任心的问题的，如“档案是公司的,又不是自己的,管它呢”的占14.4。 其实,员工对档案管理工作的态度是积极的、支持的。在问到“您觉得档案统一管理有必要吗？”，回答“很有必要”的占83.4%。“您觉得对员工进行档案培训有必要吗?”,回答“十分必要”的占68%。“您觉得档案人员有无必要参与公司的重大活动？”,回答
8、“有必要”的占72.8。对档案员的收集工作持支持、配合态度的占74.4%。 但是,员工对查档案效率的问题,大部分觉得一般，约占68.5%,觉得不久的只占1.5%,觉得很慢的也有2%。 在档案的运用问题上,我们得到的信息是：不够抱负！常常到档案室查档案的只有16.1%,较少的占42.1%,几乎不去的占4.8%。而档案室常常查不到的状况还好，只占.5%，有时查不到的状况较多,占57.5。 此外,员工也对公司目前的档案工作提出了许多问题,如：“档案不够齐全，有时查不到工作所需的安装、改建图纸、资料,影响了工作效率。”“一、人员局限性;二、没用的档案资料诸多,档案管理人员不清晰与否有用。”“管理手段较
9、落后,电脑使用限度较低。”“目前我司有的档案管理还只是初步的,还不是很系统，制度也不够严格。”“档案管理制度不明确，需重新修订，并认真有效地执行。” 加强管理是普遍呼声从我们的调查状况看，员工对加强档案管理的呼声普遍比较高。当我们问及目前公司的档案管理水平与公司发展与否相适应时，只有38%的人觉得“适应”，而觉得“不太适应”、“不适应”的人占了63。对公司在档案的投入方面,觉得“不太多”和“很少”的人占了5.3%。当问及公司目前的档案工作有无必要提高时,有8.1%的人持肯定和支持态度。当问及档案工作有无必要加强时，有821人觉得“需要”。人们对于把档案工作纳入考核的态度也是比较赞同,占了61.
10、2%，仅有.5的人反对,323的人抱无所谓态度。因此,争取员工对档案管理工作的支持和理解是十分必要的，特别是那部分持无所谓态度的人还是比较多,要做好这部分人的思想工作。 建议和对策 员工对公司档案管理工作还是比较关注的,许多员工都提出了自己的观点、意见和建议，典型的几条摘录如下: -外文图纸及文字阐明要配中文释文；-加强对借出档案的管理；-建立计算机查询系统,像图书馆查阅图书、资料那样,输入核心词,就可显示出你要查找的资料档案; -1）、提高公司员工的档案工作的结识，以制度化来保证档案的收集、整顿和保管工作； 2）、集中一段时间，对既有档案工作进行一次认真地清理、整顿工作； 3）、档案工作的目
11、的是为了公司的经济工作服务，为此但愿通过清理、整顿后，把公司的档案工作做得更杰出;-公司档案是公司发展的生命线，能否保管好公司各阶段 的档案，与公司发展息息有关。管理好公司的档案需有 一定的文化素质及专业知识。档案能为公司提供技术、 生产服务，提高经济效益。加强档案管理,严格按照制 度执行; -建立一套档案管理程序,由计算机直接操作,只要打开 电脑，就能一目了然理解档案资料； -多进行档案法及档案管理的培训,使全体员工具有 档案知识,制定完善的制度并严格执行; -档案管理的重要性没有体现，许多员工要查资料一方面想到的不是档案室。建议档案管理透明化一点，使员工认 识档案的内容,以便工作能运用;
12、-我觉得公司的基层人员对档案要归档的意识淡薄,这部分的工作尚有待加强； -加大投入，加强管理，提高业务水平，为公司和员工服务；-)、加强宣传、教育，提高全员的档案管理意识，增强部门和管理员的自觉性,特别是中层级； ）、从制度上保证，强制性规范归档内容和规定、时间。特别是在次年一季度是重点时期,一年的材料必须归档,再由管理员整顿、分类、归档。如常常查阅的可以复制一份备用; 3）、加强档案管理员的责任心和提高工作水平、服务意识，积极协调、沟通和收集，进一步基层部门。 针对X公司档案管理上存在的问题,综合各方面的意 见和建议，我们提出如下主张：一、对公司原有档案管理制度进行一次修订，增强操作性、系统
13、性。 二、对原有的档案管理组织机构成员进行调节，以适应目前的组织构造和业务流程。 三、对原有档案进行重新规范整顿，实现原则化管理。四、加强计算机现代化管理,对由本来的档案管理软件进行升级，建议采用网络版。并逐渐实现档案数字化。五、把档案管理纳入考核范畴，特别是各部门负责人、档案管理机构构成人员及专职档案员，要与她们的工资、奖金挂钩。六、加强档案管理措施,特别是收集工作,对拒不交出档案的人员以及提供不出基本资料的人员予以惩罚。对到外开会或采购所带来的或形成的资料,应及时交档案室归档，报销单凭档案室盖章,方能到财务部门报销有关费用。 七、对档案管理组织机构人员进行系统的档案培训,并组织考试，凡不及格者,应进行一定的惩罚。有必要时,可以组织档案知识竞赛。 八、档案网络小组要每季召开一次会议,讨论公司档案管理问题，并协商解决。 九、档案工作年初要有筹划，年末要有总结。 十、加强对档案库房建设,规划新建档案室，档案装具使用密集架。 十一、档案整顿工作每年可以交给专业档案公司完毕，不仅可以使档案工作有一种延续性,又能保持更规范的水平，同步可以大大减少成本。十二、加强档案的信息开发及记录工作,为领导决策提供资料。
