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1、销售管理制度一、订货整理第一条 当接受的订货已确定，必须将客户的订单及公司内的生产委托做成四份，一份当做副本备用，其他三份各自交给工务科、常务董事、经管（财务）部。内容包括品名、数量、单价、所需日程、交货日期、交货地点、包装及运送方法等等。第二条 营业部已确定所有的订货时，应将接受订货的要项记入订货单里，记录项目包括生产委托、进行、检查、交货及其他经过等等。第三条 营业部将生产委托单交给工厂部门时，应要求工厂也做好生产工程的工作准备表，并提交一份给营业部。第四条 采购科应随时调查原料及材料的进厂情况，并与采购的厂商进行交涉，做好材料进厂的预定表，交给工务科及销售部门。第五条 采购科应针对生产委
2、托单及库存表进行检查，并与采购的厂商进行交涉，做好材料进厂的预定表，交给工务科及销售部门。二、通知书信第一条 对于交易上的通知，应在一日内迅速发文回复。第二条 交易上的回复书信等，原则上应以印刷或誊写为主，内记各项要项，寄送给交易客户。第三条 已决定接受订货的交易资料，应依照客户分类记入编号，整理为已交货及未交货之类。三、交货、检查、配送第一条 对于已接受订单的工程，工务科应做好相关的生产日报，使工程的进行程序得以明确，并应于适当的机会，通知给发出订单的客户知道。第二条 当生产接近完成时，应与工务科协议，选择指定交货日前的适当日，通知交货对象。如交货有迟延之虑时，也应事先通知对方，求得其谅解。
3、第三条 在进行产品的检查时，应将结果做成测试成绩表等等的相关资料。第四条 产品的发送是依倨出货传票来进行的，另外，每次发送货品时，应将其要项记入发送登记簿中。四、销售额的计算及收款第一条 在缴交预先产品时，应将交货单的副本交给会计科。会计科再将这些资料记入销售账中。第二条 如已经从客户处收取订金或预付金时，应将此内容也记入销售账中。第三条 财会部门于每月的25日，依据销售账的资料算出每位客户的未付款项明细表（包括前月余额、本月销售额、应收账款），送交营业经理。第四条 营业经理可命令各负责人员在应付款项明细表的收款栏中记入预付金，经过调查后，再决定营业部的收款预定额，然后呈报常务董事签核。第五条
4、 常务董事应先查阅营业部所呈的收款预定表，如有必要征求经管经理的意见，则由营业经理做说明后，裁定收款的预定计划。第六条 收款业务原则是是由营业部门负责,但有时也可委托经营(财会)部门的人员去进行。第七条 有关款项的催收是由销售科负责督促，销售科必须把相关资料记入收款预定表中。五、客户管理第一条 对于客户管理,则应依其分类，决定例行月份的拜访及预定次数。另外，在开拓新客户方面，应设定每月的开拓预定数，进行有计划的业务拓展活动。第二条 在接获定单时，要特别留意这些方面的首要、次要等工作，尽快设法交涉联系，使业务能迅速进行。第三条 对于旧客户及新客户的订货及估价，须迅速、秘密地探听清楚，尽早做好交涉
5、工作。第四条 对于同行业者的预估内容及出货实绩须经常探究、调查，借此总结自己在接受订货方面难易。另外，也可依此发觉自己在预估上的疏漏原因，借此修正生产技术及营业方面的缺陷。第五条 营业部门应就各方面的下列情况，进行广泛的调查，使各项销售活动的资料完备，并将资料交给相关人员阅览。如（1）经济杂志及其调查。（2）经济日报的剪贴整理。（3）工程新闻的记录等。第六条 对于旧客户及预定客户方面的资料，则应建立客户资料卡，记录下列所规定事项，并随时注意修正其内容：（1）资产、负债及损益。（2）产品的种类项目、人员、设备、能力。（3）销售情况、需求者的情况。（4）付款实绩、信用状况。（5）过去的客户与交易情
6、况。（6）电话、往来银行、代表者、负责人员。（7）公司内部下单手续的过程。（8）付款的手续过程。（9）行业的景气状况。（10）组织薪资、人员。第七条 经常与旧客户保持密切的联系，探寻订货情况及其公司的需求，并设法延揽交易。关于以上各项，可于必要时召开研究会或联谊会，以促进其成。第八条 旧客户的经营者或主要负责干部有庆吊之时，应以适当的赠礼表达敬意。第九条 在与对方进行交易磋商时，如需一起用餐，提供茶点、香烟时，应适时提供，尤其是外出餐厅的用餐预算，应取得常务董事的认可。第十条 交易成立时，如需提供谢礼或礼金给斡旋者或相关人员时，应事先取得常务董事的认可。第十一条 在拓展重要工种交易时，应与相关
7、人员相互协议对策，制定方针计划，同时需邀请与此有关的对象,设法开拓以前尚未成交的新交易。第十二条 在拓展交易时可经由旧客户之手来进行。即委托旧客户从中斡旋及根据过去彼此之间的交易，设法开拓目前尚未成立的新交易。第十三条 在进行估价时，应尽快调查情况与事前交涉，有恒心且周密地研究出估价方法，以利进行双向磋商。六、广告、宣传第一条 在做广告时可利用下列各种方法：（1）营业介绍；（2）目录；（3）报纸与杂志的报告；（4）产品照片；（5）广告卡；（6）问候卡（包括贺年卡）；（7）在报纸、杂志上刊登的要闻。第二条 在实施前项所列广告时，应于各年度终了前，制定明年的计划来执行。但营业介绍、目录及产品照片则
8、随时视情况必要时制作。第三条 营业的内容包括公司的机构、设备、能力、技术、信用、生产额、营业产品的种类等等。第四条 较详细的目录寄发给大公司、批发商、代理店、较简单的目录则寄发给交易较多的客户或潜在的客户。如果有交易意愿者希望能够得到目录时，除了目录之外，应另附公司的计划介绍寄送给对方。第五条 如利用新闻、杂志媒体者，可将广告刊登于各大报或相关业界的杂志。第六条 广告信函或问候卡要事先以标准文体印刷好，随时或有计划性地送寄给潜在客户或以往的客户。第七条 对于有必要对外广泛宣传的特殊产品或工程，应与经济新闻、业界杂志等的记者联络，将之刊登于世。至于其谢礼则另做考虑。七、书信的制作及资料整理第一条
9、 营业书信资料通常包括下列六项：（1）书信、电报（发文、订单），（2）估价单、订购单、请购单、规格明细单，（3）交货单，（4）请款单，（5）收据，（6）备忘记录。第二条 交易上的发文资料，原则上都须复印并制成副本保存。另外，发文资料上盖契印或负责人的印章。第三条 所有的书信资料，都应编列收受号码，并记入受信簿中，盖上收受日期印章。第四条 处理中的文件，应依照下列方式加以分类、归档：（1） 估价文件资料将交易客户与自己公司方面的估价资料，依照发生的顺序，归类或存档。（2） 订购资料依照顺序将契约书、请购单归档。（3） 有档资料。第五条 参考方面的资料，可按下列分类方式加以整理：（1）市场资料，（
10、2）成本计算，（3）同业的目录，（4）交易资料。八、报告及会议第一条 营业部必须将每日的活动及业务处理状况记入日报表，经由科长、经理向总经理提出。第二条 销售科应根据每月及上个月订单量、转拨余额、本月接受订货的总额、本月的交货额、生产额、未收款项余额、各项接受订货的产品内容等等制作成月报表，并经由经理审核后转呈报告给总经理。第三条 每月或每月月初，营业部与工厂方面，应召集经理、厂长、科长及其他负责人员举行生产、销售联络会议。第一条目的。本规则用来规定本公司的销售相关业务处理方式。第二条适用范围。本规则的适用范围除直接从事销售工作者外,凡与此有关连者,一概包含在内。第三条销售活动。销售活动须积极
11、进行,务使其结果能贡献公司业务的进展。第四条销售人员须知。从事销售工作的人员,除应透过公司所规定的组织,在所属主管的监督指导之下,与同事彼此亲和、互相协助,在维持工作部门的秩序之外,对外方面,亦不可有失作为一个公司人员的气度。第五条各种规则的遵守。公司人员除本规则及其他规定外,对于公司临时发出的传达或命令,也应视同本规则遵守。第六条连带保证制度。对于从事销售业务人员,应尽快设立连带保证制度。第七条事前调查。从事销售业务人员,对于对方的付款能力等,应做事前调查,并衡量本公司的生产能力是否能依对方的订购内容作配合后,再行决定是否受理订货。第八条调查事项。从事销售工作人员,应随时做好下列四项的调查,
12、并将内容报告给所属主管:1.预定下订单的机关、企事业单位、学校的概况。2.调查与下订单者有交易关系,并为本公司竞争对象的同业者、设计事务所、建设业者。3.下订单的对方与本公司的关系及以往的订货实绩、付款情况。4.如为第一次交易者,应就其经历、负责人、性格、资金、往来银行、从业人员数目、每月生产能力及交易能力、有无与本公司的竞争同业交易、业务内容等进行调查。第九条订货情报。订货情报应尽快取得,并在所属经理的指导之下,尽快展开有效率的销售活动。第十条 估价单的提出。在提出估价单时,应先取得所属主管的裁决认可后,方得提出。第十一条严格遵守价格及交货期。在受理订货时,除了应遵守公司规定的售价及交货期外
13、,对于下列五项规定也应确实遵守:1.品名、规格、数量及契约金额。2.具体的付款条件:付款日期、付款地点、现金或支票、支票日期、收款方式。3.除特殊情况以外,从订货受理到交货之间的期限,一般以三个月为主。4.交货地点、运送方式、距离最近的车站等等交货条件。5.安装、运转及修理等所需的技术派遣费的协定。第十二条契约书的提出。如前述条件已具备,应将订货受理报告书连同订购单及契约书等证明订货事实的资料,一起提出给所属的主管。第十三条注明新旧客户1.订货受理报告书中对于订购者是新客户或者已有往来的客户须注明清楚。2.如果是旧客户,应依据交货日期记明目前的未付款项余额。另外,尚需注明交易前或交易中是否有意
14、外事故发生。新客户则重新处理,旧客户如曾有不良记录者予以标示。第十四条契约上的留意点。在受理订货或订立契约时,应先确认工程现场及相关施行范围、规格设计等事宜。第十五条在受理订货或订立契约时,应依照下列四项条件选择交易公司、缔结付款条件:1.对于已往一向忠实履行付款条件的旧客户,可依照惯例认可本交易,但仍必须规定在六个月内收回货款。2.与新客户的交易,原则上在交货时必须同时收取现金。3.即使是旧日即已往来的客户,仍应依照其付款能力的好坏,采取由交货处代理受领或直接契约的方法。4.对于过去曾发生过支票不兑现或不信守契约行为的客户,一概不接受代理受款以外的订货方式。第十六条免费的追加补货。交货后,若
15、基于客户的要求或其他情况的需要,必须免费追加机械器具或零件等物品的话,须事前提出附有说明的相关资料给总经理,取得其裁决。第十七条损失负担。因前项而发生损失的责任归属问题,则另订条文规定。第十八条报告。从事销售业务人员对于本规则第八条所规定的内容,应提出下列资料,并经由所属主管直接向董事长报告:1.每日的活动情况(每日)。2.三个月内的订货受理内容报告(每月最后一日)。3.收款预定(每月最后一天)。第十九条报告的检查。根据前项提出的报告,管理科进行检查后,设立三个月的营业方针计划,并对成果进行调查。第二十条订货确认、变更的通知1.管理或生产部门针对生产能力进行评估,再依据订货受理报告书中的条件及内容,做好确认之后,迅速发出订货确认的通知或变更通知给负责人员。2.负责受理订货人员在收到前项变更通知后,须立即与订货者联络,并设法努力与订货人交涉,使订货条件符合规定。第二十一条管理科。管理科应针对订货
