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1、农业科研档案管理存在的问题及对策专家论坛啬诛菇工作研究农业科研档案管理存在的问题及对策柴树桔李萌杨林刘英杜凡(山尔省潍坊市农业科学院261061)摘要:本文从分析农业科研档案管理的重要性入手,指出了只有正视农业科研档案管理过程中现存的问题,并积极地探索解决对策,才能允分发挥出农业科研档案在农业科研工作中的科学性和前瞻性:农业科研档案主要是农业科研T作者在科研活动过程中形成的具有保仔价值的各种史宁,表声像,载体材料的总称,其主要包括课题从立项,中报,总结,成果鉴定等一系列过程中形成的各种档案材料,如科研档案课题项的中请书,合同书,实验调查记录,科研过程中的照片以及科研人员在该项研究中撰写的论文等
2、.加强农业科研档案管理的科学化,规范化建设,能直接提高农业科研管珲工作的效率,也能直接反映农业科研院所的学术水平,对于进一步加强农业科研的F1主创新力和可持续发展有着重要的意义.因此进一步加强农业科研档案管理工作,及时思考和分析农业科研档案管理过程中存住的问题,并加以调整和改进,才能允分发挥农业科研档案住农业科研T作中的科学性和前瞻性.1农业科研档案管理存在的问题1.1农业科研档案T作得不到应有的重视.由于科研项目的申请,科研计划的落实和科研成果的申报等工作能够直接给单位和个人带来直接利益,往往受到农业科研单位领导和科研人员的重视,而农业科研档案丁作并不能带来立竿见影的成效,因此得不到应有的重
3、视和监督,尤其是对科研档案形成的中问环节重视不够,造成了科研档案流失和不完整.1.2对农业科研档案管理人员f作性质不够重视.有些农业科研单位档案T作尢分管领导,档案人员被削减或兼职,甚至把档案管理部门当作安排单位闲散人员的机构,并且人员更换频繁,使科研档案管人员经常处于新手上岗的局面,有的单位虽然名誉上有专职档案人员但与其他部门合署办公经常安排其他lI:作,档案反而处于次要位置,其档案管碑秩序也就可想而知.1.3有些科研人员对农业科研档案的归档不积极.有些成果的研究人员受经济等利益的影响,想将职务发明据为己有,同时单位也没有具体的制度对他们进行约束,有的科研人员为了自己使用力便,因此不愿意归档
4、.1.4借阅档案程序繁锁.有些单位借阅档案需要层层申批,借阅手续复杂.科研人员体会不到科研档案给他仃J带米的研究卜的方便,因此研究人员为了维护自身的利益不愿意将研究成果的核心技术归档.1.5有些人员不注意科研文件的平时积累.科研文件是科研档案的前身,它们记录了科研成果的研究过程,具有很高的指导和再利用的价值.由于科研人员和档案管理人员平时的疏忽,待归档时很难将科研文件收集完整,造成不可挽回的损失.1.6农业科研档案内容不完整:有些科研单位虽然对大多数农业科研成果进行了归档,但内容不完整,归档手续不齐全是农业科研档案T作中存在的普遍现象,主要表现在:科研文件缺失;核心内容不准确或缺少;归档手续中
5、缺少相的文件和签宁盖章:1.7农业科研档案管理人员业务水平低=农业科研档案管碑人员普遍文化水平低,其中,档案专业管理人员更少,并日_很多人员只是兼职管理档案,这势必影响档案的收集,管理和利用.随着现代农业的发展,农业科研对科研档案提”越来越高的要求,科研案管理人员的现状很难适应目前现代科技飞速发展的需要,也很难以色的工作效果使科研人员信仟和理解,科研人员很难体会到科研档案给他们带来的方便和效益:1.8农业科研档案硬件设备差.很多档案窒的设备还停留在传统的一个防盗门儿组铁皮柜的水平防j匕,防火,防尘,防潮,防盗,防霉,防虫,防有害气体的条件差,严重影响了档案的使用寿命和后续开发利用的价值2加强我
6、省农业科研档案管理措施2.1设立科研档案专机构.调动档案管理人员的上作积极性.农业科研单位往重视行政档案而忽见科研档案,强凋农业科研项目的研发而放松农业科研资料的储备.要改变这种状况,首先应加大宣传,使单位领导和科研人员认识剑科研档案上作的重要性:其次,提高科研档案管理工作的”硬件”和”软件”.设立科研档案专机构,由档案专业人员专负责.完善激励机制,重视档案管理人员的劳动成果,在保证他们和科研人员受到同等的尊重和待遇,增强他们的主人翁责任感.2.2建立监督机制,做好农业科研档案鉴定工作:农业科学研究是一门复杂庞大的行业学科,有着与其他行业不同的研究特点:一是研究对象是有生命活力的生物体,如各类
7、农作物,畜牧,水产,林果等.二是研究对象有周期性.农业科研由于受到自然气候,生态环境,海拔及作物生长规律等因素影响,因而具有周期性.所以,有相当一部分农业科研档案在新的形势下已失去J,利用价值,也失去了保存的必要:因此,应在主管科研T作的领导下,由行政和科研管理等相关部J组成鉴定小组,全面审定科研档案的保管期限和密级,并进行鉴定清理来减少库容,提高储备档案的质量,并为进入信息化,规范化管理奠定基础.同时,应加强流动人员技/f之资料的归档管理,人事部门住办理人员流动的手续时,对掌樨和熟知技术秘密的人员,要有研制单位和档案部门具该流动人员的技术资料归档证明.此外,对科研档只有合作,才会成功吉林蔬菜
8、杂志,圆您致富之梦!?77?椿蔬专家论坛案尤其是保密技术档案的调阅使用要有严格规定,既要管好,又要用活这些无形资产,在保护好本单位知识产权的前提下,最大限度地发挥这笔财富的作用.2-3建立激励机制,搞好农业科研档案收集工作.根据农业科研的主要特点,农业科研档案的收集范围主要包括立项课题,归档课题,品种审定(备案),鉴定成果,申报奖项等几个不同的阶段.各个阶段的数据记录,报告,往来文件,书写材料,图纸,照片,声像等均是农业科研活动的直接记录,都应该及时收集,保存.为促进农业科研档案材料全面,完整,各单位可根据实际情况,制定切实可行的考核奖惩制度:首先,在科研成果鉴定验收前,要先查验课题档案材料是
9、否完整,系统,经科研档案管理人员确认后,才能进行课题的鉴定.其次,科研材料的归档应纳入科技人员的岗位责任制,科研项目结束后,科研人员有义务,有责任将该项目的科研文件材料完整,系统地移交档案室,这是科研的最后一项工作.归档是否系统完整,还要成为科研人员技术业务考核内容之一,对归档质量好的科研人员给予一定精神和物质奖励.2.4建立互访与定期交流制度,做好管理人员与科研人员的沟通.科研档案学是一门实践性很强的学科,决定了科研档案学的研究必须深入联系实际.一方面,科研档案人员与T作在科研第一线的科研工作者之间缺乏必要的沟通与交流,直接或间接地阻碍了科研档案材料形成的规范化与档案人员业务素质的提高.另一
10、方面,科研档案管理人员与科研实践尚有一定的差距,如果能建立科研档案管理人员与科研人员的互访与定期交流制度,必将增强科研人员的档案意识,从而加强科研人员对科研材料的收集,也必将增强档案管理人员对农业科研的了解,从而加强档案管理人员对科技材料的整理与分类;同时,有利于加强科研档案的规范化管理,有利于加强知识产权的保护,促进我国农业科研工作健康有序地发展.2.5全面提高农业科研档案管理人员的综合素质:新时期的农业科研档案管理T作,不仅需要档案管理人员具有认真负责的工作态度,也要求他们精通档案业务,具有现代管理技能和意识,这是现代档案管理所必需的.全面提高农业科研档案管理质量,一是提高档案管理人员的文
11、化素质和专业素质.加强科研档案人员的专业培训,除了学习档案知识,计算机应用知识与技能,网络技术知识外,还要掌握党和国家在科研方面制定的各项方针政策,相关的科研基础知识,熟悉本单位科研工作的任务等二是完善档案管理制度.根据本单位的实际情况,建立可操作性很强的规章制度,使单位职工在档案收集和利用等方面有章可循,使档案管理工作有序,有效地进行.2.6农业科研档案工作应实行规范化管理.科研档案的规范化管理包括两方面的内容,一是科研档案本身的规范化.归档以前,根据科技文件材料的形成规律,按照科技文件材料的形成,积累,进行分类建档,统一规范管理.从对科研材料的书写,质量,格式,形式,程序到对科技材料的整理
12、,加工,最后到案卷的格式等,均应按照统一标准集中规范管理.二是科研档案管理工作的规范化.从制定分类方案,整理,保管,利用,鉴定,借阅,统计,保密,销毁和移交等有关规章制度到人员,设备的配备等亦要统一规范管理.?78?欢迎刊发广告.欢迎种业界商家朋友赞助,协办2.7加强农业科研档案工作信息化管理.完整的农业科研电子档案系统是进行远程档案管理的信息平台,也是现代农业科研单位对内,对外进行科研交流不可缺少的条件.随着电脑网络等科技的发展,农业科研档案的管理与服务必将发生更加深刻的变革,使农业科研档案以丰富的内容,便捷的服务促进我国农业经济和科研的发展.2.8开发利用农业科研档案信息资源.要把直接查阅
13、和编研工作结合起来,在查阅的基础上搞好编研,开发利用中应思考的几个问题:一是档案管理人员要以高度的事业心和责任感,注意平时农业科研文件材料的收集整理,保证农业科研档案材料的齐全完整保管.二是按照国家农业部部颁标准对农业科研档案,进行科学分类,着录,标引,检索,提高利用效率._三是针对有效性和实用性,有计划有步骤地进行编辑.四是加强农业科研档案的保密工作,对档案信息资源的开发既要积极开放,又要稳妥进行.五是向深度和广度进军,从更深层次去研究农业科研档案信包资源开发,使档案息资源更好地为社会和科技服务.六是发挥网络作用,将农业科研档案内容进入微机管理,实行资源共享,提高办事效率.总之,只要农业科研院所高度重视农业科研档案管理工作,不断完善管理制度,重视体制机制创新,加大人才培养力度,农业科研档案工作一定能不断取得新成效,对农业科技成果起到创新,活化,应用推广的作用.参考文献1梅盈沽,邱俊荣,刘军,等.加强农业科研档案管理提高农业科研管理水平J.农业科技管理2011,30(2);1517.2陈明,吴敏,杨华,等.农业科研档案信息化建设分析J.中国论文下载中心网.
