沟通协商管理程序

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1、沟通协商管理程序1目的与范围1.1 通过明确公司沟通、协商和参与的机制安排，规范公司对内、外的沟通渠道，理顺执行 程序和沟通程序，组织、引导员工积极参与企业的各项管理，使内、外部信息能够准确、快 速传递，确保公司各项工作高质量、高效率的完成。1.2 本办法适用于公司质量管理和职业健康安全管理体系建设运行中内部、外部协商与交 流管理。2 规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适 用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。2.1职业健康安全管理体系要求及使用指南GB/T 45001-2020/IS0 45001

2、:20182.2质量管理体系 要求GB/T 19001-2016/IS0 9001:20152.3EHS管理手册2.4 质量管理手册3 术语和定义3.1 内部沟通具体内容如下：（1）管理体系文件相关要求、法律法规和其他要求的相关内容及其执行情况、内审、 外审、管理评审结果、管理体系绩效情况、不符合与纠正措施实施情况/效果、相关培训情 况、流程制度执行情况、应急准备与响应、职业健康安全员工代表和管理者代表相关信息、 员工参与职业健康安全安排、方针、目标和方案、工作场所安全与危险源等方面的沟通；（2）让公司各级管理人员，及时了解员工的期望与困难，合理解决问题，解答疑问， 并有效落实员工的知情权，参

3、与权，反映民意，群策群力，促进公司发展。（3）让员工及时了解公司日常运作的相关信息，如：公司的安全、生产、质量、销售 等方面的信息；市场形势和经营环境的变化以及公司的重大计划、新的业务政策和有关要求。（4）让各级员工及时了解上级对自己工作的评价：包括取得的成绩、进步、不足之处、 努力方向和措施。3.2 外部沟通外部沟通的对象：如服务的顾客、供应商/承包商、上级行业主管单位、各级政府以及 相关的政府职能机构、社区、新闻界等；沟通的内容：公司需要定期或不定期通报或汇报的内容、来源于相关单位文件的执行与 落实情况，顾客和相关方的投诉处理等。4 职责4.1 管理者代表 负责公司系统质量和职业健康安全管

4、理体系的内部协调和外部沟通。4.2 各职能部门 依其职责负责与政府主管部门和行业主管部门的信息的接收、传递和处理，负责与外部 其他单位进行信息交流。负责做好本部门外部与内部交流工作，对重要的协商交流形成记录。4.3 工会 负责与其上级主管部门的信息交流及内部员工反映问题的协调处理与反馈工作。4.4 员工代表 参与讨论公司涉及员工利益的有关事项，向全体员工负责并报告工作。 听取公司工作 报告，监督公司的工作。5 管理内容与方法5.1 内部沟通5.1.1 沟通途径 上传沟通的一般途径是：员工-部门负责人-分管领导-总经理。 下达沟通的一般途径是：总经理-分管领导-部门负责人-员工。 不适宜采用以上

5、两种程序的，可按照实事求是的原则越级或横向沟通。5.1.2 沟通原则具体内容如下：（1）沟通的途径可以是口头、书面、电子媒体，以及其他一切可以利用的形式。（2）沟通的信息内容应准确可靠，传递及时，不得无故推诿，对不属于本部门/岗位办 理事项，应及时将相应信息反馈至相关部门。（3）公司鼓励全体员工运用本文件所列的各种沟通形式，通过合适的沟通防范充分表 达自己的意见。（4）各级管理人员要充分认识到沟通的重要性，灵活运用各种沟通形式和沟通技巧， 达成良好沟通。（5）必须做到沟通时机适当，形式妥当，地点适宜，注重时效，信息准确、全面，做 到应知尽知。（6）注意保密，保密的内容按规定程序只传达给指定的人

6、员。（7）以上沟通以信件形式的鼓励用真实姓名。（8）党政办公室每年对公司的整体沟通情况进行评估总结，项管理者代表/总经理做出 汇报，提出改进措施。5.1.3 内部沟通形式及适用内容序号形式沟通周期适用内容记录1电话、各类信件、面谈等随时员工有个人疑问、困难、工作建议等自定2恳谈不定时员工有进步、工作出色，上级应及时通 过恳谈做出表扬；员工达不到要求，上 级应及时通过恳谈告知,并指出努力方 向，共同探讨提高。自定3自动化办公系统不定时公司员工的任何问题、建议，包括职业 健康安全的建议、意见。信箱、OA4电子公众号不定时公司的市场形式、经营环境的变化；安 全、生产、质量、销售等方面的信息。公众号、

7、邮箱5宣传栏不定期公司的重大计划、新的业务政策和有关 要求。自定6紧急情况不定按应急准备和响应流程要求实施沟 通。自定7决策咨询不定时制定政策者必须保证受政策影响的员 工有代表参加了决朿咨询。自定8横向沟通不定时日常工作中，业务相关的统计通报情 况。自定9各类型会议会议周期及会议内容按会议管理制度执行。如生产 专题会议、销售、质量专题会议，党群工作会议， 民主生活会、职业健康安全会议等。会议记录5.2 外部沟通序号沟通对象事项1政府主管部门或职能机构提交政府职能机构（如省市、区政府）的文件或材料，由主管领 导签发文本，由责任部门提交。政府各职能机构（如省市区）发来的各类文件或材料，由党政办 公

8、室接收，并做记录，由主管领导批复，公司对应的职能部门按 批复的内容落实，原件进行归档。发生安全事故、紧急情况时，按应急准备与响应程度事故（事件）管理程序逐级上报。4新闻机构公司内部需要向外部新闻机构提交的各类高剑，由党政办公室负 责组稿，由主管领导签发；必要时提交办公会议讨论。外部新闻机构所发布的与公司有关的各类新闻，由党政办公室负 责收集，对于其中需要采取对应措施的新闻，由党政办公室负责 提交相关分管领导审核处理，并负责组织落实措施。3客户1. 由公司市场销售部、质量部、分别制定销售与服务方面的工作 文件，定期主动征求客户对服务工作的意见。2. 公司各部门负责处理相对应相关方的抱怨与投诉。4

9、供应商/承包商1公司生产运营部、米购部组织实施各项生产、工程、物资米购 等供方的信息沟通。2. 行政后勤部做好办公用品、物业服务等供方及时信息沟通。3. 人力资源部做好与劳务公司、社保服务等外部信息交流。4. 财务部做好外协审计等单位的沟通。5. 生产运营部做好运输等供方的沟通。6. 安全管理部组织做好职业健康安全、消防等方面的沟通交流。 7信息化部做好信息系统供方的沟通。5.3 职业健康安全事项的沟通5.3.1 公司应确保在职业健康安全管理体系覆盖范围内的工作人员在管理体系中的协商和 参与，并为协商和参与提供必要的机制、时间、培训和资源。5.3.2 在工作人员无法直接或全部执行协商和参与时，

10、由员工代表全权代表执行协商和参 与的所有职权。5.3.3 公司职业健康安全管理体系建立后，应及时向员工代表发布体系受控文件，并在体系 运行中及时向员工代表提供相关的职业健康安全管理体系信息。5.3.4 安全隐患的重要信息的沟通 应由发现部门以书面形式立即向安全管理部门传递或员工通过举报电话、网络反映；主 管部门负责组织处置，需报告领导的，应有书面报告。涉及员工权益的安全信息，应由接收部门以书面形式立即向安全管理部和工会报告。5.3.5 员工参与和协商安全事项规定具体内容如下：1) 参与和协商的内容应包括：(a) 重点/重要危险源的辨识、风险评价和控制措施的制定；(b) 职业健康安全方针和目标的

11、建立与评审；(c) 商讨影响其职业健康安全的任何变化；(d) 安全管理文化的评审；(e) 职业健康安全管理体系的管理评审会议；(f) 对劳动保护用品的监督管理；(g) 节假日的日常职业健康安全检查；(h) 事件的调查和处理；(i) 法律法规要求和其他要求(合规义务)并开展合规性评价；(j) 其他需与员工协商的事项。2) 员工参与和协商的要求：每年至少应有一次以上协商活动，并保持纪录；重大安全 事项形成决议后应以适当的形式告知相关员工。5.3.6 工会、员工代表对安全的监督5.3.6.1 安全监督职责应符合下列要求： 公司工会组织内应明确负责安全和劳动保护监督职责的人员，明确规定职业健康安全员工

12、代表名单；公司的工会安全和劳动保护监督负责人员和员工代表名单，应向员工公示。5.3.6.2 职代会、工会的监督管理应符合下列要求：具体内容如下：1）职代会或工会代表会，应听取、审议安全工作 相关报告和安全重大事项，并形成书 面意见。2）工会代表应监督对女员工的妇女病体检等保护是否符合国家和地方相关规定的要求3）公司分管安全工作的领导及安全管理部对职代会或工会代表会的意见，应认真研究， 并作出书面报告。5.4 沟通记录具体内容如下：1）外部沟通需要答复时应及时回复，内部与外部沟通产生的记录按记录控制程序 整理并保存。2）安全管理部和工会应保存相关安全信息沟通、参与和协商的资料和记录。3）各部门根据需要建立安全记事本（或会议、培训记录等）记录有关日常安全信息协 商沟通的会议、培训、处置情况等。6 检查与考核6.1由EHS部负责对本制度落实情况进行检查监督。6.2对未落实执行本制度的部门和各类人员，按公司EHS奖惩管理制度有关规定实施考 核。7 附件无