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1、 . 百家福购物采购手册第一章 前言企业若想生存,靠的是市场竞争力,而这种竞争力则往往代表着一家企业独有的特色。采购体系在零售行业的众多经营管理模式里,起到50%以上的企业驱动力,是连锁零售企业的核心,是决定企业命脉的关键环节,是打造企业特色的唯一法宝!目前,我们公司没有任何竞争力可言,已到岌岌可危的地步,提升采购能力、完善采购流程已经刻不容缓!当下零售行业的竞争已趋于白日化,要想冲出重围必须靠企业独有的特色,而“商品的鲜度管理”则是竞争力最重要的组成部分,这就要求我们的采购部,对所有的采购工作必须“抢鲜一步”。“鲜”不仅是生鲜商品的生命,不仅是商品的生产日期,也代表该商品第一时间进入我们的卖
2、场,第一时间销售给我们的顾客。每个新品都是厂家呕心沥血的结晶,我们应该毫不犹豫地第一时间引进。要做到“别人没有的我有,别人可以有的我先有。”只有“新商品”、“差别化”的商品才能体现出我们的特色,才会让我们的卖场充满诱惑力!可以毫不夸地说采购强则企业强!我们的抢“鲜”第一步:一、二线品牌的新品免收进场费!第二章 营采权责的划分1、目的:1) 界定营(门店)、采(采购)双方在各自工作岗位中所担当的角色,使营、采双方了解各自的权限和责任;2) 了解双方共同的目标与前提;3) 以满足客户一次性购足为目标;4) 以保证公司整体利益为前提。2、 工作要求:1) 双方负有相同的销售指标任务,应该合作,密切沟
3、通,共同完成目标,规避“互掐”中伤推卸责任,出现问题应习惯换位思考并积极主动寻找解决问题的办法,严禁任何人因推卸责任任意问题耽搁而影响工作;2) 采购确定的商品品项,门店必须全部列;3) 采购必须及时设法解决门店缺、断货现象;4) 采购应及时设法解决门店新商品的引进需求;5) 门店根据市调情况及店促销变价要求,采购应严格审核并及时回复;6) 门店对于采购提供的端架、地堆商品,应及时予以配合,及时列;7) 采购对于门销售不佳的端架、地堆商品,应紧密跟踪并及时予以调整商品品项;8) 门店应及时提供采购可供销售的端架、地堆位置及数量;9) 双方沟通中存在的问题,与营运总监或副总协调解决。3、工作容:
4、1)、门店的基本工作:A. 商品的续订货、自采商品和新品的建议订单;B. 商品的列与组合;C. 销售业绩的追踪;D. 商品库存数的盘点及控制损耗;E. 快讯、惊爆商品的促销;F. 店促销的品项选择及计划;G. 商圈的市场调查分析;H. 人员的掌控与管理、培训;2) 、采购的基本工作:A. 负责公司自采商品的统采工作,多渠道提供给门店科学合理的商品组合,监督门店的日常补货;B. 收集网络、市场信息,提供给门店具有竞争力、销售潜能的商品,定期更新商品组织结构表;C. 合理的商品品质及包装要求;D. 正确的供应商基本资料讯息:帐期、最小订货量、退换货条件;E. 提供给门店专业的业务培训计划及容;F.
5、 提供给门店促销计划及惊爆的销售价格;G. 对商品进行清楚的核价及合理的杀价办法;H. 新品的引进、滞销商品的淘汰;I. 商品价格的确定;J. 端架、地堆费用的收取;K. 门店广告位的销售;L. 门店损耗较大商品的补损。3) 、采购与门店沟通事项:A. 商品包装规格;B. 供应商供货的状况;C. 商品最小的订货量;D. 供应商品送货行程表;E. 商品缺货的提前通知;F. 商品退换货的约定;G. 商品促销计划通知;H. 商品价格的制定;I. 退/换、调货的通知;J. 提供门店专业知识的协助训练;K. 门店端架、地堆商品列的通知;4) 、门店与采购的沟通事项:A. 提供新商品引进建议;B. 商品价
6、格变更请求;C. 商品促销的方式建议;D. 市场调查的汇总及反馈;E. 商品的品质要求;F. 新商品的到货通知;G. 供应商特殊状况的通知;H. 商品缺货的通知;I. 损耗较大商品补损请求;J. 端架、地堆商品销售情况反馈及建议;K. 新商品及滞销商品销售情况反馈及建议;L. 快讯商品销售情况反馈及建议。第三章 采购部岗位职责1、 采购部的职能1) 选择、保持丰富的品种,尽可能满足顾客的一次性购物;2) 在众多同样的商品中,尽量选择超值的商品,并保证商品的售后服务;3) 争取最有利的供货条件,尽量选择“总代理”、“总经销”的合作伙伴;4) 监督门店的日常补货,对门店经营提出建议或意见,及时引进
7、新品和淘汰滞销品;5) 制定合理的价格政策,以低价形象吸客的同时,保证完成公司的毛利指标;6) 创造商品的最大化销售,控制最合理的库存,实现最高的业绩和利润;7) 多途径了解流行商品的销售情况,把握实体店、网店、供应链、顾客购物习惯等市场的变化及趋势;8) 根据商品的销售单价、库存单价、市调分析、顾客需求等,定期更新各机构的商品组织结构表;9) 根据商品部的促销计划及时完成相关商品的准备工作;10) 不断完善供应商的购销合同,多途径增加营业外收入的同时,不能偏离公司的“合作双赢”的经营方针,避免过度压榨或乱抬门槛,导致明星促销品的缺失和新品上架的滞后。2、 采购人员基本要求1) 灵敏的市场嗅觉
8、,做商品的领跑者,不甘做跟随者,把所有商品的“鲜度”管理放在首位;2) 所有的采购前提必须站在顾客的需求角度考虑;3) 采购前对商品的预估销售会“精打细算”,避免滞销;4) 具有良好的沟通技巧,谈判时能准确地掌握对方的心理变化;5) 有良好的个人信誉,无不良行为记录;6) 有一定的学历,熟练使用计算机,了解财务知识;7) 熟悉超市的整体工作,有销售、订货工作的经验;8) 有良好的沟通和谈判能力;9) 商品知识丰富;10) 有较强的敬业精神;11) 有良好的身体素质,二十五周岁以上的年龄。3、 采购部部门经理岗位职责直属上级:副总/营运总监下 级:本部门采购员1) 执行公司的各项规章制度,建立与
9、采购部门有关的作业流程与制度,完成公司年度/季度/月份考核指标和工作指标;2) 负责本部门购销、联营、租赁等经济合同的审批、监督,制定本部门商品采购及促销的年度计划,报上级批准后组织实施,确保各项采购任务完成;3) 负责、指导本部门商品品类、商品组织结构表的更新和完善,每季度每中类新品引进不得少于12个,并执行“进退”原则,每少一个,罚本部门采购员20元,采购主管级以上人员50元。每季度新品数量独立计算,不允许夸季填补,数据由信息部统计;4) 负责、指导本部门购销合同、促销堆头、订货政策的谈判及签订。5) 依据快讯品项分配表、列表负责本部门快讯与促销商品的选项及建议表的提交、讨论、落实、快讯制
10、作、调价、列安排等工作。6) 指导、监督本部门促销商品、季节性商品、特殊付款条件及货源紧商品的订货、销售等情况。7) 定期分析本部门商品的需求及销售情况,熟悉各种商品的供应渠道和市场变化情况,指导、监督、培训、管理下属开展业务,不断提高业务技能,确保公司的合理采购量;8) 审核、指导年度或特殊节日各采购员呈报的采购计划,统筹策划和确定采购容,减少不必要的开支,以有效的资金,最低的费用,保证最合理的供应;9) 要熟悉和掌握本部门所需各类商品的品牌、名称、型号、规格、单价、用途、产地和订货周期,完善系统商品信息档案;10) 根据商品属性,灵活、合理地定价,根据采购工作的需要,合理、准确地分类,严禁
11、商品信息错误或窜类;11) 定期查询商品库存是否符合要求,对本部门商品的周转和质量标准负有主要责任;12) 认真监督、检查、跟进各采购员的采购进程和价格控制;13) 遵守和监督采购人员在从事采购业务活动中,要遵纪守法,讲信誉,不索贿,不受贿,与供货单位建立良好的关系,在平等互利的原则下开展业务往来。4、 采购员岗位职责1) 监督并执行商品政策,根据门店主力消费群体的定位,量身打造合理的商品组织结构,采购方向不得盲目偏离。定期运用思讯系统的2070原则来诊断中类商品结构是否达标,分析小类商品的平均销售售价和平均库存售价的价格结构是否平衡,分析小品类的价格带是否合理,发现异常应立即调整,以便及时校
12、正各门店的经营方向;2) 根据商品属性,灵活、合理地定价,根据采购工作的需要,合理、准确地分类,严禁商品信息错误或窜类;3) 分解、跟踪销售任务,把握、调控商品库存,及时与各门店沟通解决,共同达成经营目标;4) 维护重点商品的库存与价格形象;5) 负责本部门购销、联营、租赁等经济合同的商谈、拟订、申报。6) 负责本部门供应商的谈判与管理,取得更好的交易条件、费用与促销支持。7) 执行本部门新品、新供应商引进,滞销积压商品及绩效差的供应商的淘汰工作。8) 负责本部门商品变价、退货的拟订、申报。9) 依据快讯品项分配表、列表负责本部门快讯与促销商品的选项及建议表的提交、讨论、落实、快讯制作、调价、
13、列安排等工作。10) 执行本处促销商品、季节性商品、特殊付款条件及货源紧商品的订货、销售等情况。11) 监督、指导新商品的导入,确保商品信息和归类的准确,并及时淘汰滞销品;12) 确定并及时上报供应商业务合作的方式;13) 服从管理,遵守制度,按时按量完成销售计划及采购计划。14) 定期进行市场调研,做到知己知彼,面对竞争对手情况,制定更具有针对性的竞争方案和采购计划;5、采购部工作流程1) 保证与公司合作的各供应商、联营商证件齐全合法,监督、协助品质管理员根据相关执法部门的要求及时进行更新质检报告,其他证件在相关部门要求上交时间前索取合格证件,若因主观原因造成的商品质量或台账问题造成被执法部
14、门问责,罚相关责任人20100元;2) 将销售任务分解至每天并跟踪,分解的任务指标包括:来客数、客单价、部门销售金额、部门销售占比、部门毛利、部门库存及周转天数,上班第一时间统计昨天所有指标的销售达成情况,总结原因,及时补漏;3) 每天统计各中类促销品的销售金额、毛利、占比、库存,良好的促销销售占比为25%,能打动顾客的促销差价应降10%以上。若促销效果不佳,或促销达标而毛利额没能增长10%,说明选品或列有问题;4) 每天查看本部门销量排前100名的商品和A类商品的库存,并能保证它们的安全库存;5) 每天查看并协助解决本部门的负库存、负毛利等异常情况;6) 每周查看信息部统计的周报表,及时调整
15、异常指标,对销量排后100名的商品作出分析调整;7) 每周必须进行市调工作并及时制定打压、赶超对手的策略,对门店提交的市调报告中,调价方案必须当天完成,其他差异在三天完成并将所有市调报告上报营运总监或副总,否则罚接单采购每次50元;8) 每月仔细检查本部门的系统商品档案,发现信息不符或窜类立即通知信息部调整,否则罚该类采购负责人每个单品2元(窜类包括:商品属性不同类、供应商商品围不符、供应商资料与原件有误等);9) 商品的汰换:每月查询分析总部和门店30天不动销商品的库存并查看其列位置,严格控制库存在最小围;统计小品类3个月销售、销量、毛利倒排3名的商品,约谈供应商让利、换货或退货;统计6个月不动销、零库存(或停产、过季、下架等)确定不再进货的商品,通知信息部作停购处理,统计18个月不动销、零库存确定不再销售的商品,通知信息部作淘汰处理;各采购针对各机构的系统商品信息,对不再购进和销售的商品必须作“停购”的状态处理,并统计成商品状态变更申请表,每月15日前上交营运总监审核交由信息部