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1、KS-ERP/K6业务流程规划指导书V5.0 科思KS-ERP系统实施指导系列文件 KS-ERP业务流程规划指导书广州市科思电脑系统有限公司编制2003.02.08KS-ERP业务流程规划指导书5第一章 中小企业业务流程概述5一、企业的经营过程5二、业务流程规划61、业务流程的定义62、业务流程规划6第二章 业务流程规划7一、KS-ERP的业务总流程7二、KS-ERP的资金流总流程7三、KS-ERP业务流程规划的步骤8第三章 采购业务流程10一、采购业务流程综述10二、采购订单流程(一)101、目的102、适用范围103、部门职能104、业务流程115、单据流程116、流程图12三、订单采购流
2、程(二)121、目的122、适用范围123、部门职能134、业务流程135、单据流程136、流程图14四、采购退货流程151、目的152、适用范围153、部门职能154、业务流程155、单据流程156、流程图16五、供应商管理办法161、目的162、适用范围163、部门职能174、要点17第四章 销售业务流程18一、销售业务流程综述18二、销售订单处理流程(一)181、目的182、适用范围183、部门职能184、步骤195、涉及单据196、流程图20三、销售退货流程201、目的202、适用范围203、部门职能204、步骤205、涉及单据216、流程图21四、客户关系管理办法221、目的222、
3、使用范围223、要点22第五章 库存业务流程23一、库存业务流程综述23二、货品调拨作业流程241、目的242、适用范围243、部门职能244、步骤245、涉及单据24三、其它发货流程251、目的252、定义253、使用范围254、部门职能255、步骤256、涉及单据25四、其他收货流程261、目的262、定义263、使用范围264、部门职能265、步骤266、涉及单据26五、存量控制办法271、目的272、适用范围273、部门职能274、ABC货品分类275、存量基准设定276、用料差异反应及处理28六、盘点管理办法281、目的282、适用范围283、部门职能284、实施时间285、盘点前准
4、备及相关注意事项286、盘点实施287、盘点后的工作29七、过期及报废货品管理办法291、目的292、适用范围293、定义294、部门职能305、作业程序30KS-ERP/K6业务流程规划指导书第一章 企业业务流程概述ERP就是关于流程与数据的系统,ERP系统就是用计算机程序实现企业的业务流程。KS-ERP的整套系统都是为实现中小企业的业务流程而设计,为达到企业的经营目的而设计。管理的首要任务就是业务沟通,企业内部的业务沟通不良或不通畅,管理成效势必逊色。业务的沟通,在KS-ERP中是通过单证、单据的执行过程来实现的,业务沟通的方式可有两种:即审核流程的沟通和无审核流程的沟通,是否需要审核,依
5、据该业务的重要性、对后续业务影响的程度由企业决定。企业中经常发生例行公事,为了提高效率,一般都会订立标准作业程序,明确管理、决策的业务过程,人人依照既定的游戏规则做事,不会有所争议。在传统的工作中,就是通过电话、联络单、会签单、单据签名等方法实现,电话的缺点是不能留下记录,联络单的缺点就是速度慢,要经过空间的运动,而且归集、存档、查阅都是低效率的,但是,它毕竟完成一种业务流程的规则,使企业能有条不紊的运作。这些手工的做法,企业中的领导、干部、员工似乎没有一点疑义,运作的很正常、很习惯,可是当进入ERP管理,进入KS-ERP系统中实现很类似的这种业务流程管理时,往往企业就很难适应,甚至不知所措,
6、或者认为很难执行,其原因就是,人工审核流程带有很多的不规范性,随意性与灵活性,而在ERP中,这种业务流程比较规范,流程更加严密,控制更加科学,因此,和传统做法发生很大的冲突。正因为如此,笔者认为详细的描述在ERP环境下,如何妥善、科学的实现业务流程是重要的。并着重以KS-ERP为实例来讲述,中小企业如何设计自己的业务流程。一、企业的经营过程企业的经营过程是由一系列相关任务组成,这些任务按照企业的管理规章和业务流程顺序执行或并行执行,最终完成企业的经营目标,如提供一种产品和服务。根据不同的需求,经营过程可以分为销售过程、采购过程、库存过程、生产过程、结算过程、产品发运过程等。一个经营过程是为了实
7、现企业某个经营目标的一个过程,它在部分或者全部组织机构和人员的参与下,利用企业资源(包括所需的物料、货品、仓库、资金、客户、供应商、单据、信息、数据、设备、软件等等),按照预先确定的规则,在参与者和组织机构之间进行文档、信息、任务的传递、处理、审核、统计,从而实现预定的经营目标。对企业整个业务流程进行优化管理,降低成本,提高效率,精益生产与效益,进行事先计划,事中控制,事后追踪。科思KS-ERP在电脑化管理的基础上,用新的管理模式和业务流程改造企业原有的管理模式与业务流程,是对企业所有的资源与活动进行优化配置与效率管理。二、业务流程规划1、业务流程的定义业务流程就是按照一定的商业规则、业务关系
8、及其先后顺序,依照规定的审批程序,逐一实现经营过程的每一个业务环节的执行过程,业务流程一般都是跨部门、跨专业、跨时间的业务执行过程。2、业务流程规划业务流程的规划,就是确定商业规则,确定业务关系,明确业务的目的、流经的部门、流程要经过哪些单据、单据有哪些执行过程,哪些环节需要审核,谁审核等。并且要回答: 这个业务执行过程要做什么?即其目的或想达到的目标是什么? 这个业务执行过程是如何完成的,有哪些任务并经过哪些步骤完成? 这个业务执行过程有谁参与完成,有哪些部门参与? 这个业务执行过程用了哪些方式或手段来完成?业务流程规划图示:第二章 业务流程规划一、KS-ERP的业务总流程二、KS-ERP的
9、资金流总流程三、KS-ERP业务流程规划的步骤KS-ERP的业务流程通过设定单据核准机制、单据的操作、单据的审核、单据的执行过程来实现的,具有一整套科学的业务流程控制和完善的业务流程实现方法:1、 确定各部门的职责;2、 确定公司的业务流程;3、 确定各系统必须录入的单据;4、 确定各部们负责的单据,确定每个单据的负责人;5、 确定单据的下级单据,从而确定单据数据来源及流向;6、 确定哪些单据需要打印,打印的份数,要分发的人员或部门;7、 确定哪些单据必须审核,审核人,审核时间;8、 确定当审核人外出时,如何进行代理审核的程序;9、 确定需要定期打印的报表,打印的份数,分发的人员;比如哪些每日
10、打印一份,哪些按周打印,哪些按月打印等;10、确定月结日期,月结前各部门如何核查、如何检查数据;业务流程规划步骤图示 EMBED Word.Picture.8 第三章 采购业务流程一、采购业务流程综述二、采购订单流程(一)1、目的为使公司采购作业有所依循,货品有所控制,达到提供适质、适量货品采购职能,确保公司采购产品均能符合要求的条件,制定本程序。2、适用范围适用于货品周转量大、品种多之生产货品等有形物的采购管理注:非订单采购可直接进入本流程的步骤3。3、部门职能采购部门:生产货品的采购经办单位货品部门:货品需求计划、货品请购计划的制定及审核。仓库:所有有形货品的数量验收。质量部门:货品品质验
11、收。4、业务流程1) 请购货品部门根据生产计划计算货品毛需求计划,再比对在库库存,拟定货品请购计划,经过部门主管理审核批准后,提交给采购部门。2) 订购采购部门在接到请购计划后,拟定采购订单,选择供应商(签订供货合同),下达订单,同时将货品采购订单输入系统并打印输出。订单一式三联,第一联采购部门留存;第二联,加盖印章后发送给供应商;第三联,传递给货品部门,以备收货时核查。3) 接货货品达到达后,货品部门的收货人员必须依订单内容核对供应商送来的货品名称、规格、数量,确认无误后输入计算机。若非订单之采购,货品部门收货人员必须依据经过审批后的申请办理入库。4) 检验质量部门的检验人员对进入待检区的货
12、品按相关规定进行质量检查,如果判定为全部不合格,拒收来料并作废已输入的收货单据。如果判定部分合格,修改或冲红相应拒收货品。经检验合格的货品,检验人员于物品包装上贴合格标签,以示区别。5) 收货单处理来料通过质量验收后,打印收货联单。收货单一式三联,第一联货品部门留存;第二联,随货品一同到指定的仓库办理进仓手续;第三联加盖签章交给供应商以备结算时核帐。6) 进仓仓库管理员核对货品与收货单明细,确认无误后输入进仓单并打印输出进仓单。进仓单一式三联。第一联,仓库留存;第二联,交财务部门供核帐之用;第三联,交采购部门,跟踪订单完成情况。7) 采购发票处理采购发票是对采购收货的确认,此单只能由经过审核的
13、采购收货单自动生成,不允许手工输入,但用户可以对发票明细进行修改。系统在此同样提供一张采购发票处理多张采购收货单,以及一张采购收货单分开几张采购发票处理的功能。 录入采购发票 审核采购发票 采购付款。5、单据流程1) 采购订单采购订单是确定采购物资的数量、单价、送货日期、运输方式,付款方式等要素的单据,也是以后采购收货环节,按订单验收商品材料的依据和汇总有关采购订货报表的基础资料。2) 采购收货单在实际发生采购业务时,处理收到采购货品的验收单据。用户可以采用两种方法填制采购收货单:一是按采购订单填制,如果企业与供应商开具了采购订单,在制作收货单时,应选择已审核过的采购订单由系统自动生成采购收货单;二是按实际收到的票据及货品资料手工编制采购收货单。系统提供了一张收货单同时处理多张采购订单,或一张采购订单分批验收并分别填制采购收货单的功能。采购收货单经过审核后,是制作进仓单和采购发票的依据。3) 采购进仓单4) 采购发票采购发票是对采购收货的确认,此单只能由经过审核的采购收货单自动生成,不允许手工输入,但用户可以对发票明细进行修改。系统在此同样的供一张采购发票处理多张采购收货单,以及一张采购收货单分开几张采购发票处理的功能。6、流程图三、订单采购流程(二)1、目的为使公司采购作业有所依循,货品有所控制,达到提供适质、适量货品的采购职能,确保公司采购产品均能符合要求