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1、 行政公文管理办法 第一章 总结第一条 为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作效率和公文质量，特制定本办法。第二条 本制度对公文种类及使用范围、公文格式、行文规范进行了明确规定。第三条 人力资源部是公司处理的归档部门。第四条 本办法适用于对公文的管理第二章 公文种类及适用范围第五条 公文的种类主要有：(一)决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。(二)通告：适用于公布各部门应当遵守或者周知的事项。(三)通知：适用于批转下级部门的公文，转发上级领导和不相隶属部门的公文；传达要求下级部门办理和需要有关部门周知或者执行
2、的事项，任免人员。(四)通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。(五)报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级的询问。(六)请示：适用于向上级请求指示、批准。(七)批复：适用于答复下级的请示。(八)意见：适用于对重要问题提出见解和处理方法(九)函：适用于不相隶属部门之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。(十)会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。第六条 公文按行文方向可分为：上行文、下行文和平行文。（一）上行文是指下级向上级请示报告工作、反映问题所用的公文，文种有“请示、报告”等。（二）下行文是指上级向下级部门下发的公文，文种有“通知、通报、决定、批
3、复”等。（三）平行文是指没有奴隶属关系的部门间用于商洽工作、询问和答复问题的知照性公文，文种有“函”等。第七条 公文按来源分为外来公文和内部公文，内部公文分为公司级公文和部门级公文。（一）外来公文是指政府部门、行业协会、外部企业单位等发给公司的公文。（二）公司级公文是指以公司名义发布的，是公司内部最具权威性的文件，对公司各部门都具有普谝的效力：部门级公文是指以中心名义（部门）发布的公文，只对本中心（部门）本职能范围具有效力。 第三章 公文格式第八条 公文格式包括问头、正文、文尾三部分第九条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送、正文、附件说明、成文
4、日期、印章、附注、主题词、抄送、印发单位和印发日期等部分组成。(一)秘密等级和保密期限。涉及公司秘密、本项目秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识保密期限，标识方法与秘密等级相同，秘密等级和保密期限之间用“”隔开，如不标保密期限，秘密等级两字之间空1字距离。“绝密”、“机密”公文应在公文首页左上角标明份数序号。如不标识保密期限，就等同于“绝密”二十年，“机密”为十年，“秘密”为五年。（二）涉及公司秘密的公文应当标明保密等级，公文保密等级分为绝密、机密、秘密三钟，其它为普通公文。公文的保密等级由发文单位的主管领导根据公文
5、内容及如下原则文件类别泄密影响适用范围（不限于）可传阅范围绝密文件重大销售政策、客户档案、分配政策、产品定价调价方案、综合报告、年度经营计划和财务预算方案、销售合同等总监及以上人员，相关人员;机密文件较大重大机构和人事调整报批文件、发展战略规划、经营分析综合报告、年度经营计划和财务预算方案、销售合同等。公司部门经理级以上秘密文件一般行政工作总结计划、新产品开发计划、投资计划、市场推广计划、财务报表、销售报表、工资报表、质量报表、重要会议记录、一般机构和人事调整报批文件。职能部门及相关部门负责人。普通文件一般性管理、技术等规章可公开的文件（如员工手册、会议通知、一般事务性公文经验介绍、企业宣传资
6、料等）公司范围内公开(三)紧急程度。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如需同时标注秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心左上角第2行。(四)发文部门标识。由发文部门全称或规范化简称后加“文件”二字组成。对一些特定的公文可标识发文单位全称或规范化简称。联合行文，主办部门名称排列在前，“文件”二字置于发文部门名称右侧，上下居中排布；如联合行文部门较多，必须保证公文首页显示正文。发文部门字体使用小标宋体字，用红色标识。各发文单位标识一律用统一式样(联合行文除外)套红印刷。各单位发文标识用
7、字规格应小于20mml4mm(高宽)。平行文或下行文发文单位标识上边缘至版心上边缘为25mm，即发文单位红头上缘至上页边为372562mm。上行文发文单位标识上边缘至版心上边缘为80mm，即发文单位红头上缘至上页边为3780117mm。如需标识公文份数序号、秘密等级和保密期限以及紧急程度，可在发文单位标识上空2行向下依次标识。(四)发文字号。由所在部门代字、文种代字、年份和序号组成。如人“力资源”发文字号为：“【（公司名称）人(所在部门代字)2005(年份)1号(序号)】”。发文字号一般在发文单位标识下空2行，用3号仿宋体字，在红色反线之上4mm处居中排布。函件的发文字号置于武文线下一行版心右
8、边缘顶格标识。上报公文的发文字号在红色反线之上4mm处，居左空一字。联合行文，只标明主办单位发文字号。所在部门代字应使用规范化简称。如人力资源部发文字号中的所在部门代字一律使用“人”。文种代字一般用“发”(上行、平行、下行文件)和“函”(平行、下行文件)2种。也可根据需要增设其他1种至3种。年份一律采用公元纪年全称用六角括号“”括起，如2005，不得使用05之类的简称。序号为每年同一文种按发出时间顺序编流水号，序号不编虚位(即1不编001)，不加“第”字。(五)签发人。各单位上报的公文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人(应为主办部门的具体承办人员)的姓名和 。签发
9、人姓名一律在红色反线之上居右空1字，签发人用4号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用4号楷体字标识签发人姓名。(六)公文标题。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文部门。公文标题中文种部分必须符合法定行文关系，必须与公文的内容性质相吻合。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题在红色反线下空2行，可分一行或多行居中排列；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。(七)公文正文。主送单位名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字和年份不能回行。正文要简明扼要，层次清楚。(八)附件。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字
10、标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如：“附件：1、XXXX”)；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。公文如有附表，对于横排A4表格的页码，应将页码置于表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码横表表头在订口一侧，双页码横表表头在切口一侧。如需附A3表格时，该表格应处于封三之前位置，而不应将表格帖在封四上。(九)成文日期。成文日期以负责人签发的日期为准，
11、联合行文以最后签发部门负责人的签发日期为准。并用汉字将年、月、日标全，“零”写为“”。单一部门或两个部门联合制发的公文在落款处不署发文单位名称，只标识成文日期；3个以上机关联合行文，必须在落款处署发文机关名称，避免出现空白印章，防止伪造公文。(十)印章。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，一律加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应加盖印章。加盖印章要端正、居中。印章加盖分两种情况：一是印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；二是印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心压在成文日期上。联合行文时，不管个别印章适合哪种加盖方式，只能采用
12、同种加盖方式，以便印章排列整齐。(十一)附注。公文如有附注(需要说明的其他事项)，如“此件以 形式发出”、“此件不登报”等，应居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。 (十三)抄送单位。指除主送部门外需要执行或知晓公文的其他部门，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送单位在主题词下1行；左右各空1字，用5号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送单位依上级部门、平行部门、下级部门次序排列，抄送部门间用逗号隔开，在最后一个抄送部门后标句号。 (十六)公文用字。文字从左至右横写、横排。批语用3号楷体字，公文标题用2号小标宋体字，正文用4号仿宋体字，公文页码用4号半角阿拉伯数码标识在版心下边缘之下一
13、行，数码左右各放一条一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。(十七)公文用纸。一般采用国际标准A4型(210mm297mm)，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。（十八）公文按办文时间要求分为特急、紧急、普通三类：特急公文随到随办：紧急公文，一天内办理完毕：普通公文，三天内办理完毕。第十一条 发文字号（一）重要方针政策、规章制度、管理办法等的发布适用：“字”。（二）机构设置、人事任免、奖惩通报、工作布置、活动安排、事项通知（会议通知、知会性通知除外）等的发布适用：“发”。（三）发文编写规则：1、公司级公文按“贵阳红谷+
14、字或发（年度）+当年顺序号”规则编号：2、部门级公文按“贵阳红谷+部门简称（1个字）+字或发（年度）+当年顺序号”规则编号；3、发文编号详见了发文字号编码表字体名称公文应用小4号仿宋体正文、发文字号主送机关、附件、成文时间、附注、抄送、印发机关、印发时间4号黑体字小标题（或）秘密等级保密期限、紧急程度主题词4号楷体字签发人姓名红色小标宋发文部门2号小标宋公文标题小4号小标宋小标题、主题词词目4号页码页码第四章 行文规则第十二条 行文应当确有必要，注重实效。第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。有隶属关系的单位应当遵循逐级行文的原则，一般不得越级请示和报告。因特殊情况必须越级行文时，应当
15、说明原因并抄送被越过的上级单位。第十四条 各单位内设机构除办公室外不得对外正式行文，与相应的其他单位进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。第十五条 向下级单位或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级单位。第十六条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。第十七条 除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。第十八条 受双重领导的单位向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单位。上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送其另一上级单位。得将代拟文稿直接送领导同志个人或同时送给几位领导同志签批。第十九条 公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合规定等。第二十条 以本单位名义制发的上行文，由主要负责人或主持工作的负责人签发；以本
