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1、第五章 账簿管理的详细设计第一节 账簿管理的总体设计 一、账簿管理的功能模块划分 企业发生的经济业务，经过制单、审核、记账等处理，就形成了正式的会计账簿。对企业发生的经济业务进行查询、统计、分析等操作时，都可以通过“账簿管理”功能完成。查询账簿是会计工作所必须的工作内容。除了前述现金和银行存款总账和日记账查询之外，账簿管理还包括基本会计科目的账簿查询和输出，以及各种辅助核算账簿的查询与输出。在账簿管理中，不论是查询还是打印，都必须指定查询或打印条件，系统根据指定的条件显示或打印账簿。在账簿管理中，处处可以方便地实现总账明细账凭证的联查。账簿查询提供未记账凭证的模拟记账功能，使企业能随时了解各科
2、目的最新情况，对部门、往来、项目、外币信息反映及时，费用控制更加有效。自定义多栏账可根据实际管理的需要将不同科目、不同科目级次有机地组合起来，生成多栏账，以满足多科目、多级次的综合管理。账簿管理的功能模块划分如图5-1所示。图5-1 账簿管理的功能模块划分图 二、账簿管理的数据存储设计账簿管理所涉及到的数据基表，绝大多数在系统管理和凭证管理中已经设计，账簿管理中需要设计的只有多栏账格式基表，其基表名称为Dlzgs。在Dlzgs基表中存储各账套、各种多栏账的格式定义信息，包括各栏栏目定义信息、栏目对应的科目信息、栏目分析信息等，该基表的作用是在生成多栏式明细账时，系统按该基表中的有关多栏账的定义
3、信息生成多栏账。多栏账格式应设计历史数据基表，在查询以前年度的多栏账时，可根据多栏账格式的历史数据基表生成。Dlzgs基表的数据结构如表5-1所示。表5-1 多栏账格式基表的数据结构列 名含 义数据类型长度主键完整性约束Zth账套号字符型2组合主键非空Dlzkm多栏账科目字符型20组合主键非空Dlzmc多栏账名称字符型40非空Lmxh栏目序号数值型2组合主键非空Lmkm栏目科目字符型20非空Lmmc栏目名称字符型20非空Lmfx栏目方向字符型2非空Lmfxfs栏目分析方式字符型4非空Lmnr栏目内容字符型4非空Fxlwz分析栏位置字符型4非空三、账簿管理中通用功能设计1、我的账簿“我的账簿”是
4、为了方便用户录入账簿查询条件而提供的账簿查询工具，它可将用户常用的查询条件加以保存，以便在下次查询时可直接调用查询。此功能类似于凭证管理的“输出”和“引入”功能。以明细账为例，如果要查询生产成本科目的月份明细账，则需进行以下操作：选择“明细账”选项，选择生产成本科目下的起始科目和终止科目，选择“包含未记账凭证”的选项，选“确定”功能。如果将这些查询条件保存成名为“生产成本明细账”的“我的账簿”，那么，每次查询该科目明细账时只需用鼠标选择“我的账簿”，然后再选中该账簿双击或选“确定”功能即可。每一个条件查询窗都由两部分组成，左边为“我的账簿”，右边为查询条件，如图5-2所示。在“我的账簿”中，系
5、统根据文件扩展名，将文件扩展名与当前运行的功能编号相同的文件列示出来以供选择。“我的账簿”实质上是一个目录，其路径为：服务器公共目录操作员专用目录我的账簿目录，在该目录下存储此操作员的各种查询定义信息，包括凭证、账簿等各种查询定义信息，该目录是在操作员设置时，由系统自动建立或删除。图5-2 我的账簿 （1）在“我的账簿”中增加查询账簿 在图5-2中输入完查询条件后，用“增加”功能，屏幕显示“我的账簿”名称录入窗，录入账簿名称后，选“确定”功能，即将当前的查询条件以文本文件格式保存成“我的账簿”目录下的文件了，其文件名由所输入的名称后叠功能编号扩展名组成，在“我的账簿”中不显示文件扩展名。用鼠标
6、选择“我的账簿”中的账簿名称，此时系统根据选择的文件，将其内容读出并赋给右边查询条件的各对应数据项，选“确定”功能，系统将按此条件进行查询。 （2）在“我的账簿”中修改查询账簿在图5-2中，用鼠标选择“我的账簿”中的账簿名称，此时右边查询条件显示该账簿的查询条件，此时可直接对查询条件进行修改，修改后用“保存”功能，系统提示“此账簿查询条件已存在，是否覆盖旧的查询条件？”，选“是”，则将新的查询条件保存到原“我的账簿”目录下，选“否”则此次修改作废，原账簿查询条件内容不变。（3）在“我的账簿”中删除查询账簿在图5-2中，用鼠标选择“我的账簿”中的账簿名称，此时右边查询条件显示该账簿的查询条件，此
7、时可直接选“删除”功能，系统提示“此查询账簿将被删除是否真正删除？”，选“是”，则将此查询账簿从“我的账簿”中删掉，选“否”，则此查询账簿没有被删除。（4）无论是用“我的账簿”输入查询条件，还是直接输入查询条件，只要选用“确定”功能则系统将按此条件进行账簿查询。 2、锁定摘要列 在查询明细账、日记账等账簿时，账簿栏目可以左右滚动进行查看。在滚动查看时，日期和凭证号两列基本信息是锁定列，不跟着滚动。由于摘要列较宽，若将其锁定，会影响对其他列的查看，因此，系统默认该列不被锁定。若想锁定摘要列，可用“锁定”功能锁定摘要列，锁定后摘要列将一直在屏幕左边显示，而不会随光标左右滚动。但是一旦锁定摘要列，就
8、不能再调整该列宽度。若想调整摘要列的宽度，可先按起“锁定”按钮取消摘要列锁定，然后用鼠标拉动列宽，再按下“锁定”按钮锁定摘要列即可。第二节 总账和科目发生额与余额表的功能设计 一、总账功能设计总账不但可以输出各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可输出明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。在输出总账时先要输入查询条件，总账查询条件输入窗口如图5-3所示。也可将查询条件保存在“我的账簿”目录下，或直接调用“我的账簿” 目录下的查询条件，按此条件或对查询条件进行必要的修改后，按设定的查询条件显示或打印账簿。 1、显示总账或打印总账选择：在单选组中选择显示总账或选择打印总账。
9、 2、账簿格式：在下拉列表框中选择账簿格式，账簿格式具有金额式、数量金额式、外币式、外币数量式和空五个可选值，其默认值为金额式，当选空时，系统按科目字典中，各科目的账簿格式设置来显示或打印总账。 3、科目选择：可输入起止科目范围，为空时，系统认为是所有科目。4、级次：在确定科目范围后，可以按该范围内的某级科目，如将科目级次输入为1-1，则只输出一级科目，如将科目级次输为1-3，则输出一至三级科目。5、末级科目：如果需要输出末级科目数据，则用鼠标选择“末级科目”即可。6、包含未记账凭证：若想输出结果包含未记账凭证，则用鼠标选择“包含未记账凭证”。7、科目无年初余额，本年无发生额也输出：若选此项则
10、可能会输出一些无用总账账页。对于无年初余额和本年无发生额的科目可将其删除。8、科目有年初余额，本年无发生额也输出：对于有年初余额的科目，在总账输出时应该可以输出。对于有年初余额，但本年无发生额的科目应进行必要的分析。9、输出账簿格式设置与所选账簿格式相同的账簿：用于选择所输出的账簿格式，系统提供四种账簿格式供用户选择，即：金额式、数量金额式、外币式、外币数量式。当选择此项时，则系统只输出科目字典中账簿格式设置与所选账簿格式相同的科目账簿。10、所选科目按所选账簿格式输出：当选择此项时，则系统将所选择的科目全部按所选账簿格式显示或打印。图5-3 总账输出条件输入窗口总账输出条件定义完成后，选“确
11、认”功能即可进行总账输出，总账输出包括总账查询和总账打印两个功能，其功能与出纳管理中现金和银行存款总账的功能完全相同，但总账输出的会计科目不仅仅是现金和银行存款科目，而是科目字典中的所有会计科目。在查询过程中，可以用鼠标点取科目下拉框，选择需要查看的科目。用户可以用账簿格式下拉框选择账簿格式，系统自动根据科目性质列出账簿格式可选项，显示所选科目的数量、外币总账。用工具栏中的“明细”功能，可联查当前科目的明细账。但是当“期初余额”或“上年结转”所在行为当前行时，不能联查明细账。总账的生成过程如下。 1、创建总账屏幕显示对象，其数据项包括日期、凭证号、摘要，本位币：借方（数量、金额）、贷方（数量、
12、金额）、方向、余额（数量、金额）、汇率、外币：借方（数量、金额）、贷方（数量、金额）、方向、余额（数量、金额）共18个数据项，并定义对应的列标题，年份填入系统参数中的当前核算年份（历史数据查询时根据年份选择填写）。 2、按选择的科目编号，从科目字典中读取该科目的科目余额方向和1月份该科目的月初余额（数量、金额），如果此科目为外币科目，则还要读取外币科目发生额与余额基表中1月份该科目的外币月初余额，将其分别填入总账第一行的本位币方的“方向”和“余额（数量、金额）”栏，以及外币方的“方向”和“余额（数量、金额）” 栏，同时将该行的日期的月份填入“01”，摘要填入“上年结转”。 3、按选择的科目编号
13、，从科目字典中读取1月份该科目的借方发生额（数量、金额）、贷方发生额（数量、金额）、累计借方发生额（数量、金额）、累计贷方发生额（数量、金额）、月末余额（数量、金额），如果此科目为外币科目，则还要读取外币科目发生额与余额基表中1月份该科目的外币借方发生额、贷方发生额、累计借方发生额、累计贷方发生额、月末余额，在总账中追加一行，将本位币借方发生额（数量、金额）、贷方发生额（数量、金额）、月末余额（数量、金额）分别填入新增行的本位币借方（数量、金额）、贷方（数量、金额）、方向（按已读出的科目余额方向填写）、余额（数量、金额）栏，将外币借方发生额（数量、金额）、贷方发生额（数量、金额）、月末余额（数
14、量、金额）分别填入该行的外币借方（数量、金额）、贷方（数量、金额）、方向、余额（数量、金额）栏，同时，将摘要填入“本月合计”。再在总账中追加一行，将本位币累计借方发生额（数量、金额）、累计贷方发生额（数量、金额）、月末余额（数量、金额）分别填入新增行的本位币借方（数量、金额）、贷方（数量、金额）、方向、余额（数量、金额）栏，将外币累计借方发生额（数量、金额）、累计贷方发生额（数量、金额）、月末余额（数量、金额）分别填入该行的外币借方（数量、金额）、贷方（数量、金额）栏、方向、余额（数量、金额）栏，同时将摘要填入“本年累计”。 4、在凭证基表中，按选择的科目编号统计1月份涉及到该科目的凭证个数，
15、统计时将相同的凭证号按一个凭证计算，即统计不同凭证号的个数，将统计得出的凭证个数分别填入“本月合计”行和“本年累计”行的凭证个数栏。 5、重复第3、4步，再读取并填入2月份的本期发生额、余额和本年累计发生额，统计并填入2月份凭证个数和1、2月份凭证累计个数等等，直至当前月份为止，若选包括未记账凭证，则当前月份的本期发生额、余额和本年累计发生额还要将未记账凭证数据计算在内。6、将总账数据全部填列完成后，如果所选科目是外币科目，则要根据总账各行的余额，或发生额，或累计发生额计算汇率。7、按照选择的账簿格式显示总账，若选金额式则借、贷、余只显示金额；若选数量金额式则借、贷、余分别显示数量、金额；若选外币式则需显示本位币借、贷、余，汇率和外币借、贷、余；若选外币数量式则需显示本位币借、贷、余的数量、金额，汇率和外币借、贷、余的数量、金额。 二、科目发生额与余额表功能设计 科目发生额与余额表用于查询统计各级科目的本期发生额、累计发生额和余额等。传统的总账，是以总账科目分页设账，而余额表则可输出某月或某几个月的所有总账科目或
