企业办公自动化论文精

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1、企业办公自动化随着网络技术和软件技术,特别是internet/intranet的出现及其相关技术的迅速 发展，带来了全球范围市场竞争的日益加剧，对传统的办公和生活方式产生了巨大 的冲击，所有的企业都面临着严峻的挑战，企业内的员工作为一个团队能否及时交 流、获取各种相关信息，从而高效地协同工作，把握转瞬即逝的机会，将成为在激烈 的市场竞争中取胜的关键，面对这 样的形势,越来越多的企业打算或正在将 计算机 网络技术引入到日常经营管理上来，改变过去单纯的手工办公方式，以便在企业内 实现信息共享、协同工作乃至 科学的管理和决策，从而提高效率、增强企业的竞 争力。一.国内外办公自动化发展的趋势1. 传统

2、办公模式传统的办公模式主要以纸介质为主进行大量文件的处理，多指文字处理系统、轻印刷系 统、文档管理系统。这种模式无法实现信息的共享、交换、传递；无法实现单位、企业内部 的协调;难以对非文本的如声频、视频、图形、扫描对象等多 媒体信息、超文本信息进行有 效的处理。同时,传统的电子邮件没有对办公过程 中的工作流提供良好的支持，难以根据不 同的情况、不同的工作状态采取不同的措 施,更好的跟踪事务的处理过程。部门之间的交流 往往通过电话和传真来实现。信息的交流和共享，以及团队的协同运作等无法完美的实现，极大地限制了工作的效 率。2. 办公自动化办公自动化是近年来随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公

3、室自动化英文原称office automation,缩写为0A,办公室自动化系统一般指实现办公室内事 务性业务的自动化，而办公自动化则包括网络化的大规模信息处理系统等。一个企业实现办公自动化的程度也是 衡量其实现 现代化管理的标志。3. 网络办公模式网络办公就是采用internet/intranet技术,基于工作流的概念,使企业内部人员方 便快捷地共享信息，高效地协同工作；不仅兼顾个人办公效率的提高，更重要的是可 以实现群体协 同工作。改变过去复杂、低效的手工办公方式，实现迅速、全方位的 信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。由于网络的存在，这种交流与协调几乎可以在瞬间完 成,

4、并且不必担心对方是否在电话机旁边或是否有 传真机可用。4. 办公自动化的发展趋势随着三大核心支柱技术：网络通讯技术、计算机技术和数据库技术的成熟，世界 上的0A已进入了新的层次，在新的层次中系统有四个新的特点：(1集成化。软硬件及网络产品的集成，人与系统的集成，单一办公系统同社会公 众信息系统的集成，组成了 无逢集成”的开放式系统。(2智能化。面向日常事务处理，辅助人们完成智能性劳动。如：汉字识别，对公文内容的理解和深层处理，帮助决策及处理意外等。(3多媒体化。包括对数字、文字、图象、声音和动画的综合处理。(4运用电子数据交换(EDI。通过数据通讯网，在计算机间进行交换和自动化处 理。办公自动

5、化的趋势，要求企业使用由综合数据库系统所提供的信息中，针对所 需做出决策的课题,构造或选用决策数字模式，结合有关内部和外部的条件，由计算 机执行决策程序，作出相应的决策。二.目前企业办公自动化的现状及问题1. 目前企业办公自动化的现状近年以Intranet为基础的0A构造出了人与系统和谐的办公环境,实现了内外 信息传递、工作日程安排、小组协同工作、工作流应用自动化等等，极大地改变 了传统办公室以人工为主的工作方式，提高了管理水平和工作效率，节约了办公空 间。据Cisco网络公司介绍，以网络为基础设施的OA系统比没有网络的OA系统 提高工作效率50%以上。IBM在丹佛的分支机构，公司给销售、市场

6、、技术和行政 人员配备了电脑、打印机、 Modem等设备，可以在任何地方办公，得以将办公大楼 从9层减少成4层;美国第二大 会计 公司安达信公司，实施网络OA后将办公面积 减少了一半。这种在任何地方都可以办公的虚拟办公室已经风靡 全美。我国的办公自动化建设经历了一个较长的发展阶段，目前企业的办公自动化根据发展程 度可以划分为以下四类：(1起步较慢，还停留在使用没有联网的计算机，使用,ms office系列、wps系列 应用软件以提高个人办公效率。(2已经建立了自己的intranet网络,但没有好的应用系统支持协同工作，仍然是 个人办公。网络处于闲置状态，企业的投资没有产生应有的效益。(3已经建

7、立了自己的intranet网络，企业内部员工通过电子邮件交流信息，实现 了有限的协同工作，但产生的效益不明显。(4已经建立了自己的intranet网络:使用经二次开发的通用办公自动化系统；能 较好地支持信息共享和协同工作，与外界联系的信息渠道畅通；通过in ternet发布，宣 传企业 的产品、技术服务；intranet网络已经对企业的经营产生了积极的效益。现 在正着手开发或 已经在使用针对业务定制的综合办公自动化系统，实现科学的管理 和决策,增强企业的竞争 能力，使企业不断发展壮大。我厂的办公自动化系统经过几年的发展，已经属于第四类。2. 企业实现办公自动化面临的问题我国从80年代开始,尤其

8、是进入90年代,办公自动化发展迅猛。随着计算机技术的发展,办公自动化系统从最初的汉字输入、问题处理、排版编辑、查询检索 等单机应用软件逐渐发展成为现代化的网络办公系统，通过联网将单项办公业务系 统联成一个办公系统。再通过远程网络将多个系统联结成更大范围的办公自动化 系统。建立企业内部网(intranet ,企业外部网(extranet，已经成为办公自动化发展的 必然趋势。目前，在实现办公自动化的进程 中还有以下问题需要注意：(1效率。办公人员大都非计算机专业人员，他们的计算机知识尤其是计算机操 作系统及硬件知识的缺乏，导致办公效率的降低，也造成系统管理员工作量的增大, 如系统维护 及软件升级。

9、计算机技术的发展可谓一日千里，软硬件的升级换代将更 加频繁,这就意味着 系统后期成本居咼不下。(2安全性。人们对信息的价值有了更深的认识，因而对信息的存储和保密也就 更加重视，而今，病毒的破坏、黑客的入侵都将对系统信息以致命的打击。3. 企业实现办公自动化的要求办公自动化已经成为企业界的共识。众多企业认识到尽快进行办公自动化建设,并根据 领先地位，将有助于保持竞争优势，使企业的发展形成良性循环。办公自动化的实施应该考虑企业的实际情况，主要是企业的 经济实力。按照上 述分析，四类企业办公自动化应区别对待：(1第一类企业进行办公自动化建设就需要较多投入,既要搭建企业intranet网络,又要开发办

10、公自动化系统，需要企业有较强的经济实力才能完成。(2对于第二、第三类企业，由于企业intranet网络已经存在，只是没有或没有好 的办公应用系统,所以只须投入比网络投资少的资金，即可开发通用办公自动化系统， 产生较高的投资回报。即便一步到位开发综合办公自动化系统其投资也要比网络 投资少,而产生的经济 效益更高。(3对于第四类企业，由于其办公自动化基础好，只须较少的投资即可达到目前办 公自动化的最高水平。三怎样实现办公自动化1. 实施办公自动化的原则在实施办公自动化的过程中，我们必须遵循以下几项原则：(1实用性原则(2先进性及成熟性原则(3可靠性原则(4开放性及安全性原则(5标准化原则(6可扩充

11、性原则(7可维护性、可管理性原则(8节约性原则2. 实施办公自动化的环境人是系统第一因素，即现在的办公室除了传统办公室的角色外，还需要增加部分 管理设备的专业技术人员，例如，计算机工程师,设备维护人员等。现代办公自动化对工作人员的素质提出了很高的要求。新形势新环境意义下的政治思想和职业道德是当然的基本素质。精业务懂管理、有经济头脑、熟悉规则遵守法律、具备现代人意识是更高的素质要求。而必须具备的最基本的素质 是能操作计算机，要求达到：(1具备计算机硬件、软件常识(2熟练掌握一种汉字录入方法(3 了解计算机上的目录和文件的基本概念(4网络软件的基本操作：会收发Email、文件和传真，会用浏览器(5

12、 了解数据库检索、查询、统计和分析的基本概念(6其它关于硬件、应用软件、系统安全、网络系统、决策支持系统、病毒概 念、数据 备份等等，当然是多多益善。技术设备、计算机是系统重要因素。设备中有各种机器，如计算机、复印机、电话机、传真机、路由器、服务器、光盘机等等，这些设备也要维护、更新。各种信息设备中还需要有管理设备的软件，例如,计算机的操作系统、网络操作 系统、文字处理软件、专项工作程序软件等等。此外，还需要构建一个良好的网络环境，保证系统的运行畅通。3. 实施办公自动化的步骤第一，在组织内部构建通信平台，工作人员之间建立网上信息交流和初步的网上 协同工作。第二,在组织内部人员的计算机应用水平

13、得以普遍提高，基本建立起网上协同办 公的意识之后,考虑在办公网络内进行一些日常工作流程如公文审批、通知纪要、 会议管理、信息 采集审批与查询，以及各部门的日常业务处理等。在这一阶段，基本实现组织内部办公自动化。第三，在in ternet上建立公用网站，进行信息采集、发布，部门间公文交换乃至简 单的电子贸易等，将办公自动化的范围进一步扩大大跨地区、跨省市。在以上过程中，网络信息系统的安全性、稳定性自始至终都是十分重要的。是否建立起强大的网络信息安全防范系统，在某种程度上决定着信息化建设的成就。4. 我厂办公自动化的实施我厂实施的rj-eflow全网络办公自动化系统基于internet/intra

14、net技术开发，通过 统一的信息共享与发布平台，实现传统0A的公文运转与 企业内部管理信息的协 调统一,达到信息的高度共享与管理，集成了企业的各种信息系统的应用，是新一代 基于知识管理的办公自动 化系统。它改善了无纸化办公环境，提高了工作实效，为 领导及时决策提供支持信息，同时,各职能部门实现信息共享。 根据我厂办公及业 务的特点将系统分为个人办公、部门办公、公 文管理、机关事务以及公共信息等 栏目。四.对企业办公自动化的几点思考1什么样的企业适合使用办公自动化系统？绝大部分企业都适合使用办公自动化系统，但不同企业使用的目的性会有所不 同,具体体现在：(1信息化尚未入门的企业。由于没有信息化的

15、应用基础 ，先上办公自动化，0A 有着近乎100%的成功率，有利于提高企业各级人员的基本素质与 计算机方面的实 际操作能力，有利于今后业务领域企业信息化工作的开展。(2信息化失败或者严重缺乏信息化工作信心的企业。信息化失败 ，特别是大型 业务管理系统失败，例如ERP给企业方面的信心打击是十分沉重的，为了重塑信心 或者一开始 就回避一下风险,选择办公自动化不失为一种选择。(3缺少信息化资金准备的企业。信息化投入一般比较昂贵，在没见到实际效果的时候,多数企业会犹豫不决。因此，对于谨慎型的企业或者资金不充裕的企业，先上 办公自动化，有利于企业逐步了解企业信息化及其作用，减少今后信息化工作的盲目 性。已拥有业务管理系统还需要进一步改善行政办公与内部信息交流环境的企业。 办公自动化与业务管理系统互为补充，可以丰富并完善企业信息化工作的形式与内 容。2. 办公自动化并不代表办公 无纸化”有人认为实现办公自动化就是实现无纸化办公，实现无纸化办公就是在日常事 务中不再 需要纸张,这种想法是错误的。无纸化”办公从信息处理角度上讲，是办公自动化的基本要 求或者说是办公自动化的直接效果。改革传统办公模式，开展电子政务,使业务办公、公文 流转和管理过程电子化、信息化，让文职人员从长期繁 杂的办公事务中解放出来，通过统一办公规范,提高工作效率，降低行政成本。但在 一些必要的时候，纸张仍然是必不