公文处理的程序与要求

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1、公文处理的程序与要求一、公文的概念、类别和功能1、公文的概念公文是党政机关、社会团体、企事业单位和其他社会组织在公务 活动中，为行使职权所制作的文件。公文是文件的一个主要门类，它具有其他文件（主要是私人文件） 所不具备的一些特点。第一，公文的制作者是依法成立的组织；第二，公文具有特定效力，用于处理公务；公文具有由行文机关 赋予的特定的效能和影响力；第三，公文具有规的结构和格式。2、公文的类别为了更好地认识公文、使用公文，可以按照不同的标准，从多个 角度对公文的类别进行划分：（1）根据具体公务活动领域的不同，可以把公文分为通用公文 和专用公文两类。（2）根据容性质的差异，可以把公文分为：规性、领

2、导指导性、 公布性、述呈请性、商洽性、证明性公文等六类。（3）根据公文涉及秘密的程度，可分为：对外公开、限国公开, 部使用、秘密、绝密公文等六类。（4）根据对公文办理和传递时间方面的限制和要求，公文一般 可分为：平件、急件、特急件三类。（5）按照国家行政机关公文处理办法行政机关的公文种类 主要有： 命令适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人 员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 公告适用于向国外宣布重要事项或者法定事项。 通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 通知适

3、用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公 文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任 免人员。 通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民 代表大会常务委员会提请审议事项。 报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 请示适用于向上级机关请求指示、批准。 批复适用于答复下级相关的请示事项。11意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。12函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。13会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。3、公文的功能公文的

4、功能在于它可以打破时间和空间的限制，有效地传递权威 性、凭证性的公务信息。二、公文处理的基本任务公文处理的基本任务就是及时、准确、有效地拟制、办理、处置、 管理公文，为公务活动提供适用的信息。其具体容主要有：第一，拟制公文。由从事公务活动的机关对有关的信息材料系统 的收集、加工、整理，创造出适用的信息，然后将其记录下来撰拟成 文稿，再进行核校、修改、完善。第二，办理公文。公文办理分为收文办理和发文办理。第三，处置办毕公文。即根据一定的标准分别对办理完毕的不同 公文的归宿作出安排：立卷归档、清退、销毁、暂存。第四，管理公文。即为使上述任务能有效完成，而对公文所实施 的科学、系统的保管料理措施：公

5、文的清理分类，建立检索体系，提 供查阅；对公文运转过程的组织与监控，以及对公文安全的维护等。三、公文处理规则1、公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷、归档等一系列 相互关联、衔接有序的工作。2、公文处理应当坚持实事、精简、高效的原则，做到及时、准 确、安全。3、公文处理必须严格执行国家法律、法规和其他有关规定，确 保国家秘密的安全。公文办理是公文处理工作的主要容和关键性阶段，分为发文办理 和收文办理两个部分。发文办理一、发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、 签发、复核、缮印、用印、登记、分发和存档等程序1、草拟。根据领导指示，学院办公室或有关业务部门，按照业务工作职责， 草

6、拟文稿。拟制公文，对涉及其他部门职权围的事项，主办部门应当主动与 有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主 要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方 理据，提出建设性意见，报请上级机关协调或裁定。拟文稿纸要贴在 所发文件的前面，随文件运转和归档。草拟公文应当做到：九个方面（1）符合国家的法律、法规及其他有关规定。（2）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚， 直述不曲，字词规，标点正确，篇幅力求简短。（3）公文的文种应当根据行文目的，发文机关的职权和与主送 机关的行文关系确定。（4）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确 定紧急程序

7、。（5）人名、地点、数字、引文准确。引用公文应当先引标题， 后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、 月、日。（6）结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”，第三层 为“1”，第四层为“（1）”。（7）应当使用国家法定计量单位。（8）文使用非规化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译 名。（9）公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和在词、 词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使 用汉字外，应当使用阿拉伯数字。2、审核。公文文稿负责人签发前，应当由办公室主任进行审核。 审核的重点

8、是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合 行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合国家行政机 关公文处理办法和本实施细则的规定等。文稿的文字表述是否简 明、通顺，是否符合语法、逻辑规，标点符号的使用是否正确，文字 有无错漏，文稿的段落、条款之间是否有相互矛盾、前后不一致以及 重复交叉等现象。审核完毕，应在拟稿部门意见栏相应的栏目填写审核意见，并签 注与日期。经审核后，修改较多的文稿应交拟稿人誉清后再送领导签 发。重要文稿应由办文部门的负责同志负责初审，文秘部门负责复 审，办公室分管公文处理的负责同志三审。审核把好“三关”即行文关、 政策关和文字关。3、签发。文稿审核后，交由学院领导签

9、发。以本机关名义制 发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发。以本机关 名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者经授权的其他负责人 签发。签批公文，主批人应当明确签署意见，并写上和日期。其他签 批人圈阅，应视为同意。非特殊情况，机关负责人一般不接收和签发 未经办公室审核的文稿。4、复核。经负责人签发后的文稿，正式印制前，办公室应当进 行复核。复核的重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是 否齐全，格式是否统一、规等。经复核需要对文稿进行实质性修改的应按程序复审。5、登记。经复核后的文稿，交办公室登记、编号、标引主题词, 按照发送围确定印制数量，必要时应对文稿作技术处理,再造单送印。

10、 发文登记一般使用簿册式，一般以年度为单位，每年度使用一册。即 收发的发文登记簿。登记的容一般有：文号、标题、密级、份数、成文日期、主送机 关、发送围、承办人、审核人、签发人、传递方式等。6、缮印。经办公室登记后的文稿，应送文印室缮印。缮印要讲 求时效，急件、特急件应按时限要求承印。缮印必须保证质量，做到 字迹清晰，版面整洁，庄重大方。缮印过程中应注意做好工作，不得 让无关人员随意翻阅原稿和印制的文件。7、用印。缮印好的文稿，交由办公室用印。用印前，要检查签 发人与使用的印章权限是否相符；发文机关标识与印章名称是否一 致。用印要求上不压正文，下骑年盖月；印章必须端正、清晰。8、分发。缮印好的公

11、文，由办公室统一分发。分发前，办公室 应通知承办人从容到格式进行最后复核，确认无误并签字后，方可照 单分发。要做到急件随到随发。分发时，各部门要在文件发放登记 表上签字，秘密、紧急公文应标明密级和紧急程度，随文填写发文 通知单。公文发出后，经办人要清点剩余份数，及时检查收件单位的 签名，经过复核，在分发单上签字后，余件入柜暂存。收文办理收文办理指学院对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、 拟办、批办、承办、催办和文件归档。1、签收。公文一律由机关文秘部门签收，按程序办理。机关负 责人一般不受理未经办公室签收的公文。学院其他各部门收到的公文、统一交由院办公室签收。2、登记。公文签收后，由办

12、公室逐件拆封核查，分类登记。登 记中要将办件、阅件和简报等分开，避免该办的文件漏办。形式有簿 册式、联单式和卡片式三种。即收发在收文登记簿登记，填写文 件处理单送办公室主任拟办，文件处理单要贴在所收文件的前 面，随文件运转和归档。登记后的文件必须加盖收文编号章，以示区 分。3、审核。收到下级部门上报需要办理的公文，办公室应当进行 审核。审核的重点是： 是否应由本机关办理； 是否符合行文规则； 容是否符合国家法律、法规及其他有关规定； 涉及其他部门的事项是否已协商、会签； 文种使用、公文格式是否规。4、拟办。对需要办理的公文，办公室应当及时提出拟办意见。对属于要求解决具体问题的来文，应当按照职权

13、围，直接转有关 部门处理。拟办意见力求准确、恰当，把握不准时，要主动征询业务 处室或有关部门意见。对紧急、重要公文应提出办理时限；对需几个部门承办的公文， 需明确牵头主办单位。拟办意见可填写在文件处理单的“拟办意见” 栏，并签注拟办人的及拟办日期。5、批办。对需请领导批办的公文，办公室要及时送领导批办。 经负责同志批办过的公文，办公室登记后，转有关业务处室或部门办 理（凡需两个以上部门共同办文的还要指定一个主办部门）。批办意 见写在文件处理单的“批办意见”一栏，并签注批办人的和批办日 期。6、承办：有关部门接到交办的公文，应当逐件登记，注明领导同志指示容、公文运转过程的处理结果，并抓紧办理。（

14、各级政府应 实行办文限时制，提高办文效率。市委机关一般公文在3日办结，涉 及人财物及其他需要协调解决问题的公文，应力争在5个工作日办结。 确有困难，应予以说明。对不属于本部门职权围或不适宜本部门办理 的，应在2日退回交办单位并说明理由。）7、催办。要建立健全公文催办制度。由办公室呈领导批示后交 有关部门办理或者由办公室直接交办的公文，办公室应负责催办。紧 急公文跟踪催办，重要公文及负责人批示的公文重点催办，其他公文 每半个月普催一次。催办过程要及时记录，并根据催办记录，定期通 报公文办理情况。并督促承办部门及时将办理结果反馈给批办领导。8、公文归档：公文办理完毕后，及时整理（立卷）、归档。（1

15、）公文办理结束后，应将2份公文正本连同领导人签批的底 稿、公文形成过程中的附件整理（立卷）。绝密公文办结后应当及时 整理（立卷）。一般应于每年第一季度，将上年公文案卷集中向机关 档案室移交归档。个人不得保存应当归档的公文。（2）归档围的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等 组卷，并保证归档公文的齐全、完整，能正确反映公文的形成过程和 本机关的主要工作情况，以便保管和利用。（3）联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷、归档，其 他机关保存复制件或其他形式的公文副本。（4）本机关负责人兼任其他机关职务，在履行所兼职务职责过 程中形成的公文，由其兼职机关整理、归档。（5）归档围的公文应当确定保管期限，并按照有关规定定期向 档案主管部门移交。（6）草拟、修改和签批公文，不可使用铅笔或圆珠笔，所用墨 水应符合存档要求。文稿左侧装订线外，不得签批和修改。9、销毁不具备归档的存查价值的公文，经过鉴别并交办公室负责人批 准，可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不 漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。公文管理密码电报不得翻印、复制，