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1、会议的筹划与管理第一模块：开会之前元素一：会议策划者1、对会议策划者的要求。会议筹划者的角色是多面的，他们要负责去做各种各样的工作。具体来说，他们应具备以下特点：序号特点是否具备1善于与人共事；2善于解决问题；3善于注意小节 ；4善于与人协商 ；5能够管理会议财务事宜；6熟悉酒店运作；能够安排恰倒好处的菜单；7能够熟练操作电脑；8能够熟练地与视听服务公司打交道；9能妥善接待贵宾和外国客人；10熟知各种礼仪；行事果断、执着。2、会议筹划者的任务一般来说，会议策划人需要做以下工作：制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标 ；制定会议议程；了解可供使用的场所和设施情况；选择或
2、提议合适的场所；检查并比较各项设施；安排交通事宜 ；协调会务工作人员的活动；招收、培训会务人员和广告人员；制定可行预算或按既定预算安排有关工作；确定各项工作的时间安排；视察选定的场所和设施；与各有关方面进行接洽（运输公司、旅行社、视听服务公司）；确定印刷公司；安排食品、饮料有关事宜；讨价还价；同会议发言人和各位贵宾进行联系；3、会议策划项目 会议策划应该包括以下项目：主题；标志和横幅；会场装饰方案；休息室装饰；视听效果；演示方案；现场指导排练；开幕式媒体；闭幕式媒体；礼品；会议通知；邀请信；会议文件编制；节目脚本准备；物品运输；技术支持；人员和供应商协调；制作安装；会务组织；会址选择；代表注册
3、；饭店预定；服务商协调；申请许可；餐饮；住房分配；娱乐；休闲活动；会前会后旅游；特殊活动；车辆导游；机票预定；会间旅游；专业参观。4、会议策划步骤预计召开会议的日期会议预计召开几天打算在什么地方召开会议会议形式或者程序是什么需要多大的会场以前开过这样的会议吗？结果如何将有多少人到会会议预算是多少与会者对费用开支很在意吗打算选用什么级别的酒店和设施打算选用最高级的房间标准是什么谁来制作会议邀请函会议需要向与会者打印相关材料吗会议的发言人有哪些会议需要什么样的视听设备需要食品、饮料的酒会、招待会有几次与会者可以携带家属吗打算为与会者安排一些特别活动吗/打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗 是否打
4、算为与会者的家属安排一些特别活动吗 谁来承担这些活动的费用 、元素二：会议的几个要领一、明确会议的目标。1、会议目标的设定的要求。会议目标必须用书面列明。会议目标必须切合实际。会议目标必须具体而且可以衡量。2、确定会议目标。3、就会议目标达成共识。4、对会议目标进行评估。二、选择合适的与会者。1、谁该参加会议2、与会者的选择。对会议目标实现有潜在贡献的人。能够因参与会议而获得好处的人。与会者的构成与结构。三、会议日程的安排。1、会议日程要充分考虑会期、会议议程以及拟用的选举方式。2、根据议程的具体内容、要求，合理安排日程。3、大会日程的编制要明确具体，使人一目了然。时间、内容、地点和主持人。四
5、、详细的会议进程时间安排表序号内容注意事项时间1订客房和会议室会前3周考察，会前1周确定2确定会务组 注意事项a、会议必须确定一个总负责人，如有多个要明确分工。B、动员一定要充分，必须服从统一安排。C、会务组人员要提前处理好自己的工作）会前1周（会前45天）3召开会务组动员会a、个人任务分工要明确b、讨论并多建议。C、会务组每人都要有一个会务组及相关工作、联系电话通讯录，可随时取得联系。D、要有一个每日安排表，以时间为顺序，包括事务、负责人等，发放到每个人手中。会前46天4客人情况了解会前415天5确定就餐的酒店初选48确定256录象摄影师确定会前27天7会前物品准备A、 礼品、资料、记录本、
6、矿泉水等B、会议日程表和会议须知的准备C、会议条幅、参会证、指引牌、人名牌、会议接待处、会议通知等。会前110天8会场设计与摆设A 、由会议主题及与会人员来设计全场B、注意是否有大宗物品的陈设与展示，要备有劳务人员电话，临时也可用搬家公司应急。C、注意与会嘉宾和领导的座次设计57天摆设会前1天9现场设办公室会前12天10接站A、根据接站表统一安排，特殊客人特殊对待。B、会务人员安排。在火车站、飞机场、汽车站，由司机开车接站或者和领导接站。在宾馆，重要客人来到，领导要接站。财务人员收费。C宾馆发放房卡，工作人员开房间、发房卡。接待人员接待签到，发放礼品资料。宾馆入住要引导，由接站人员兼任，签到，
7、入房间向导帮拿行李。会前1天11早到客人的安排12摄影录象A选择会中休息或散会时拍照，这样人员整齐，时间紧凑。B提前选择好照相地点，注意照相地点是否有车等13票务要在会议须知中体现，让其早订票，可让宾馆票务负责14会议通讯录和合影15送站随时16会后总结元素三、开会地点一、列出会场清单，及早预定。（1）会场清单。1、商务型酒店和度假型酒店。2、会议中心3、大学和学院4、轮船5、疗养地和主题公园6、公司内部的会议地点 （2）及早提前预定二、多方兼顾，综合考虑（1）地点。1、会议地点与会议举办者及参会者所在地的距离。2、会议地点与会议前后的旅行有何关系3、会议期间，会议地点的气候怎样（2）历史 1
8、、主办者以前是否在这个地点主办过会议 2、他人以前是否在这个地点主办过会议（3）服务设施1、会议地点时候有汽车租赁2、会议地点时候有商店（4）公共区域及设施1、是否有足够多的电梯供与会者使用2会议地点时候设有欢迎与会者的标志3、走廊和公共区域是否干净整洁4、是否有足够多的公共卫生间，这些地方是否干净且设施齐备。（5）费用1、会议地点的收费情况怎样2、会议地点的收费是否有淡季折扣3、会议地点对附加收费有哪些规定（6）景点1、当地的景点是否在会议地点附近。2、与会者是否对这些景点感兴趣（7）安全1、会议地点是否设置了可用的火灾警报系统2、会议地点是否有一支保安队伍3、会议地点距离最近的急救中心有多
9、远。三、仔细斟酌，实地考察开会场地（1）彻底视察开会场地1、检查考虑中的全部会议室或场地2、随意抽查一个单人房间、一个双人房间和一个套房的设备3、检查登记，会议管理以及其他后勤所在地4、检查膳食供应5、假如被指定的房间不在同一层楼，则须检查电梯的服务情况6、检查可得到的服务项目、营业时间和社交与娱乐活动的费用7、确定来往于会场及社区有无交通及停车便利(2)现场参观注意事项（3）亲临现场实地考察1、要会见能作决策的人。2、不要出于个人原因再次参观酒店，不要随带家属通往3、考虑另一家酒店备选。四、签订租赁会议场所的书面合同（1）、合同的目的和内容（2）、应注意的细节1、确定全部会议场地2、确定保证
10、的客房间数，房费表等3、确定由旅店提供的免费商品和服务元素五、后勤工作一、按照流程，有序运作（1）、会前服务工作。1、实地考察工作2、及时准确掌握机票、船票、酒店信息3、准备会议所需的音响、灯光、摄影等设备4、提供平面立体、AV设计5、报名处理、翻译服务、纪念品制作、传媒联系、新闻稿撰写、记者会安排、文选材料印刷、资料分发、人力支持的准备工作。6、确定会议的报道日期、会议名称、会议用水牌和布标、到会的大致人数、使用会议室的日期和会议室的摆放方式。7、准备会议所用相关用具。（2）会议报道前酒店准备工作1、布置好所有房间和会议室2、详细了解本会议所用场所的位置3、相关会议使用设备的准备情况（3）会
11、中服务1、提供专业外语翻译、摄像、礼仪公关和文秘服务2、提供经验丰富的接待人员全天协助会务工作3、会议期间可为贵宾提供特殊照顾和服务4、向参会人员提供全市范围内机场、火车站接送服务5、提供会议期间后勤保障工作和外围的协调服务6、财务管理（4）会后服务二、准备好所需要物品设备，全面保障会议进行（1）视听设备1、放映机与录音机2、提示板和黑板架3、投影仪（2）辅助设备：麦克风、指挥棒等（3）其他支持手段和工具（4）检查可用设备的工作状况三、会场布置有序，座位安排有别（1）会场布置的排列方式。教室型、圆桌型（2）座位排列 1、排列座次的几种规则 按公布名单先后；按选举得票多少；按姓名拼音字母 2、排
12、列座次的几种方法 横排法，从左到右依次排列。 竖排法 左右排列法 3、现场审查四、接送服务（1）往来接送服务（2）会议报到（3）特别提示：车内是否有空调，卫生间等。五、餐饮是否使人感觉好（1）餐饮活动的形式 早餐 会场休息期间的茶歇；午餐；正式晚餐；招待会（2）招待会（3）宴会（4）选择菜单（5）饮用酒水的场合六、住宿舒适，体现宾至如归（1）房间的选择（2）尊重代表的职务级别（3）住宿名单七、提供便利交通，满足合理要求（1）选择交通服务提供商（2）实地旅行、旅游和观光八、身份特殊、服务有别（1）谁来决定哪些人是贵宾（2）是否应有专人负责联络贵宾（3）可能需要为每位贵宾采取哪些特殊的保密措施（4
13、）会场是否有保安人员和安全程序（5）在贵宾会面或使用的房间是否要控制人员进入九、劳逸结合，会中会后娱乐项目不可少（1）寓“会”于乐，事半功倍（2）了解与会者身份，适合不同口味（3）做好组织安排元素六、讲求实效，节省开支，要做好会议经费预算一、成本核算：会议经费预算的基点（1）会议的时间成本（2）直接的会议成本（3）效率损失成本二、列出费用明细，明明白白才是真（1）、会议的不变成本投影、音响、演说者的各种保障、设台、灯光、工作人员、费用及保险金、邀请过程、活动场所及合同、后勤辅助费、准备工作费用（2）会议的可变成本陪同人员接待、计算机服务、合同服务、娱乐活动及观光、展览、实地旅行、酬劳、地面交通及停车费、翻印人员、现场工作人员、与会者手册、名卡、其他便利、与会者材料包、奖品和纪念品、公共关系、保安、其他开支。（3）准备应急预算，以防意外开支。（4）制定预算方案，各项支出有节有据。（5）费用控制，少花钱多办事。预算控制和支出控制。第二模块：开会之中元素一、秘书工作一、秘书服务，让会议进行更高效（1）确认日期、时间、地点（2）确认参加人数（3）设备准备与调试（4）发送会议通知（5）会场服务二、会议文件早准备，待到用时全到位（1）会议所需文件类别（2）会议文件的撰写（3）.准备并检查会议文件的准确性（4）整理文件三、提前发放会议通知、与会者及早准备（
