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1、QG/SHCZ 03101-2008(A/0)沧州分公司企业标准体系文件管理系统管理规定QG/SHCZ 03101-2008 (A/0)1 范围本标准规定了体系文件管理系统运行和应用的要求。本标准适用于沧州分公司体系文件管理系统的管理。2 职责和权限2.1 企业管理部是体系文件管理系统的归口管理部门，负责设置系统管理员、法规管理员、各单位文件管理员，制订本规定，并负责改进该系统及有关事宜的实施。2.2信息中心设系统维护员，负责服务器和网络的维护、服务器数据定期备份工作。确保系统稳定运行，体系覆盖范围内各用户能正常使用。2.3各单位设一名文件管理员，负责本单位体系文件管理系统文件和资料的管理。相
2、关职能部门设一名法规管理员，负责法律法规的识别登记、导入；符合性评审报告的登记、导入。3 管理内容与控制要求3.1用户注册3.1.1用户分为四种：系统管理员、文件管理员、法规管理员、一般用户。3.1.1.1企业设系统管理员一位；各单位设文件管理员一人；各职能部门设法规管理员一人；文件管理员和法规管理员可兼任；一般用户的数量不限。每位使用系统的专业技术人员、经营管理人员应注册个人身份，禁止数人共用一个身份，禁止一人拥有数个用户名，真实姓名相同的用户应在姓名后加注。3.1.1.2一般用户a）负责起草文件、送审批、提出本单位文件更改申请；b）相应职能的领导干部还负责提交的文件、更改申请、更改通知、作
3、废申请的批复,并负责本人的审批意见设定。3.1.1.3文件管理员a）负责起草文件、送审批、提出本单位文件更改申请；b）负责本单位文件的收文、传阅、再次传阅工作，确保文件受控有效；c）负责办理其他单位的文件在本单位的会签工作；e）负责办理相关单位提交的归口文件的更改申请单；f）负责新发布文件的编号、版本号的设定；负责本单位的标准化培训，确保本单位起草文件符合标准化要求。g）负责办理填写文件更改申请单，提请修改外单位文件；h）负责办理填写本单位文件作废申请单；i）负责补发收文；j）负责查阅已作废文件，其他类别权限人员则无此权限，以防作废文件误用； k）负责注册本单位用户，定义 “一般用户”身份，不
4、可有遗漏，并做好培训，使一般用户会使用本系统，确保本单位人员都能及时获得企业的相关信息；l）负责在系统“批复人设置”中设置本单位的审核人、批准人；m）经理办公室文件管理员负责公司管理层的文件传阅工作。n）企业管理部文件管理员负责本企业管理标准的发文工作。o）负责宣传、贯彻、执行本管理规定。3.1.1.4系统管理员负责单位设置、注册文件管理员、文件流程定义、文件类型定义等工作，拥有所有权限。3.1.2每一位新注册用户应由本单位文件管理员组织学习本管理规定。3.1.3用户调离本单位后，由调出单位文件管理员负责删除该人员身份，之后及时通知调入单位，由调入单位文件管理员负责注册身份，并通知本人。3.1
5、.4用户注册，须如实录入以下信息：用户名、真实姓名、尊称、性别、密码、确认密码、职务、用户类型等，管理上有如下要求：a）用户名，是用户独立唯一标识，注册用户后，此标志不可更改，用小写英文字母及阿拉伯数字组合标识，禁止使用全角符号；用户名注册规则为，用户名第一个字为全拼，后面的字取第一个字母，如有重复，则第二个字改用全拼；仍有重复，则用户名后加注，如“-2”、“-3”；b）真实姓名，与身份证上名字一致，用户注册完成后，真实姓名和密码用户可自行修改，但要求必须使用当前的真实姓名，以实现追溯；c）尊称，常用的日常称呼，如“李主任”、“周高工”等通俗叫法，用于“即时提醒”；d）密码、确认密码，由文件管
6、理员初步设置，注册后直接通知用户，用户第一次登录后必须进行修改，鉴于此密码代表个人权限，不得告知他人；e）职务，有“公司领导、中层干部、一般员工”可选；f）用户类型，有“一般用户、文件管理员”可选；g）为排序检索方便，允许以班组编号为名称注册公共身份的用户，如：“炼油一部一班”，但用户账号、口令须授权至现场最高管理者管理，并且可根据“交接班日志”实现追溯。3.2批复人设置3.2.1由文件管理员负责在系统“批复人设置”中设置本单位的审核人、批准人。3.2.2文件管理员在本单位的用户基本注册后，进行批复人设置。只有管理员已设置的批复人，用户起草的文件才能送到相应人员处进行审核、批准。当用户需要新的
7、批复人时，可联系文件管理员添加。3.2.3机构调整或人员调动后，须及时调整相关批复人。3.3 外出设置各级用户出差或休假，必须在“事务”模块中的“外出设置”中设置代理人，以便及时处理相关工作文件。3.4 批转要求3.4.1 文件管理员在收到需要处理的文件后，必须在1个工作日内转到相应人员。3.4.2 审核人收到需要审核、会签的文件后，应在5个工作日内完成审核、会签。3.4.3 批准人在受到需审批的文件后，应在5个工作日内完成审批。3.4.4 文件起草人应随时关注文件的流转过程，如遇停滞，应及时提醒相关人员处理。3.5 提醒3.5.1即时提醒是个小程序，开机后驻留内存，显示提醒图标；即时提醒将按
8、预定的提醒间隔时间访问服务器，当查询到设定用户有“待办文件”时，会自动在屏幕的右下角跳出蓝底窗口，显示“您好：您有个待处理文件”。3.5.2用户点击该窗口后，系统将自动打开一窗口并自动登录，显示“待办事项”供用户操作。3.5.3非公共计算机的用户必须安装“即时提醒”功能。该安装程序可从“体系文件管理系统”主页（网址：10.132.1.138）“办公信息即时提醒软件下载”点击下载，安装时需设定登录用户名与密码，可调整“提醒间隔时间”。3.6 其他要求3.9.1本系统允许上传的文件格式限定常用的文件格式：doc、pdf、xls、chm、zip、rar、txt文件，禁止上传php、asp、asa、c
9、dx等活动服务器文档或可执行文件，确保其他用户能顺利打开上传的文件，禁止上传音频、视频文件。3.6.2访问系统的客户端需安装在线防毒、杀毒软件，并能及时更新病毒代码，文件上传人应确保文件不携带任何病毒或不良代码。3.6.3系统信息的备份3.6.3.1为保证系统安全，需定期备份数据库和文件库。3.6.3.2信息中心需每日备份数据库和文件库。3.6.3.3企业管理部需每周两次备份文件库，每两个月将文件库及数据库刻录光盘，标识并保存。3.6.4数据保密，对于从本系统中发放的文件，各收、发单位要做好保密工作，任何人不得随意对外传送或拷贝。当外单位人员需要查看该系统中的文件时，需到文件归口部门处并征得其
10、领导同意。否则追究泄密人的相应责任。3.6.5使用即时提醒的计算机要确保他人不能使用该台计算机。3.6.6公共用户的口令、账号管理者应确保将文件内容传达至所在区域的相关人员。4 检查和考核4.1 文件管理员未定义 “一般用户”身份，有遗漏，或未对一般用户进行必要培训，造成信息传输不畅，或工作停滞者，视情节扣50元或以上。4.2 各级用户出差或休假，未设置代理人，造成工作停滞，视情节扣50元或以上。4.3 各级用户在收到需要处理的文件后，未在相应的时限内处理，视情节扣50元或以上。4.4 未尽事宜，参照以上条款进行扣罚。5 附则5.1 本标准解释权归企业管理部。附加说明：本标准由沧州分公司提出。本标准由企业管理部负责起草。本标准主要起草人：高向阳第 5 页 共 5 页
