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1、. 客户询盘： 一般来说 , 客户在下正式的 PurchaseOrder 之前，都会有相关的 OrderInquiry 给业务部，做一些细节上的了解。二 . 报价：对于出口产品的报价主要包括：产品的质量等级、产品的规格型号、产品是否有特殊包装要求、所购产品数量的多少、交货期的要求、产品的运输方式、产品的材质等内容。比较常用的报价方式有：FOB“船上交货”、CFR“成本加运费”、CIF “成本、保险费加运费”等形式。业务部应及时回复客户查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，并发出 ProformaInvoice 给客户做正式报价。三 . 订单 / 签约订货
2、：贸易双方就报价达成意向后，买方企业正式订货并就一些相关事项与卖方企业进行协商洽谈，双方协商认可后，需要签订购货合同。在签订购货合同过程中，主要对商品名称、规格型号、数量、价格、包装、产地、装运期、 付款条件、 结算方式、 索赔、 仲裁等内容进行商谈， 并将商谈后达成的协议写入 购货合同。这标志着出口业务的正式开始。通常情况下，签订购货合同一式两份由双方盖本公司公章生效，双方各保存一份。四.下生产订单：得到客户的订单确认 (PurchaseOrder) 后，给工厂下订单，安排生产计划。五 . 业务审批： 业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计
3、费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批。合同审批之后，将PO成销售订单，交给部门进程员跟进。六 . 落实付款方式（信用证）比较常用的国际付款方式有三种，即汇付付款方式、托收付款方式和信用证付款方式。1. 如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。TT付款方式是以外汇现金方式结算，由 客户将款项汇至公司指定的外汇银行账号内，可以要求货到后一定期限内汇款。2. 如果是放帐的客户，或通过银行D/P， D/A 等方式收汇等，需经理确认。3. 如果是 L/C
4、 付款的客户，通常是在交货期前 1 个月确认 L/C 已经收到，收到 L/C 后 业务员和单证员应分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客户改证。这里着重介绍信用证付款方式 , 落实信用证通常包括催证、审证、改证三项内容：1、催开信用证，如果在出口合同中买卖双方约定采用信用证方式，买方应严格按照合同的规定按时开立信用证，这是卖方履约的前提。但在实际业务中，有时国外进口商在市场发生变化或资金发生短缺的情况时，往往会拖延开证。对此为保证按时履行合同，我方有必要在适当的时候，提醒对方按合同规定开立信用证，催促对方迅速办理开证手续。特别是大宗商品交易或买方
5、要求而特制的商品交易，更应结合备货情况及时进行催证。必要时，也可请我驻外机构或中国银行协助代为催证。2、审核信用证，要着重审核信用证中的装运条款信用证是一种银行信用的保证文件，但银行的信用保证是以受益人提交的单据符合信用证条款为条件的，所以，开证银行的资信、信用证的各项内容，都关系着收汇的安全。为了确保收汇安全，收到国外客户通过银行开立的信用证后，应立即对其进行认真的核对和审查。信用证是依据合同开立的，信用证的内容与合同条款应该一致。但是在实际操作中，往往会出现开立的信用证条款与合同规定不符，为确保收汇和合同的顺利执行，银行及出口企业收到国外客户通过银行开立的信用证后，应立即对其进行认真的核对
6、和审查。银行着重审核开证行的资信能力、付款责任、索汇路线等方面的内容。出口商则着重审核信用证内容与买卖合同是否一致。 出口方在收到信用证后， 应认真审核信用证的中的有关条款，如装运期、装运港、目的港、结汇日期等等，尤其应注意某些特殊条款，如是否可分批装运，是否可以转船等等，要根据货物出运前的实际情况决定对信用证中的有关运输条款是否接受、修改或拒绝。3、修改信用证，是对已经开立的信用证中的某些条款进行修改的行为。信用证的修改可以是开证申请人提出，也可以由受益人提出。在实际业务中，出口企业在对信用证进行了全面细致的审核以后，当发现问题时，通常还应区别问题的性质进行处理，有的还须同银行、运输、保险、
7、检验等有关部门取得联系共同研究后，方能作出适当妥善的决策。一般说来，凡是属于不符合我国对外贸易方针政策，影响合同履行和收汇安全的问题，必须要求国外客户通过开证行修改，并坚持在收到银行修改信用证通知书认可后才可装运货物； 对于可改可不改的， 或经过适当努力可以做到的，则可酌情处理，或不作修改，按信用证规定办理。在一份信用证中有多处条款需要修改的情形是常见的。对此，应做到一次向开证人提出，否则，不仅增加双方的手续和费用，而且对外影响也不好。其次，对于收到的任何信用证修改通知书，都要认真进行审核，如发现修改内容有误或我方不能同意的，我方有权拒绝接受，但应及时作出拒绝修改的通知送交通知行，以免影响合同
8、的顺利履行。为防止作伪，便于受益人全面履行信用证条款所规定的义务，信用证的修改通知书应通过原证的通知行转递或通知。如由开证人或开证行径自寄来的，应提请原证通知行证实。对于可接受或已表示接受的信用证修改书， 应立即将其与原证附在一起， 并注明修改次数，这样可防止使用时与原证脱节，造成信用证条款不全，影响及时和安全收汇。七 . 下达生产通知 / 备货：备货，是出口公司根据合同或信用证规定，向厂家或仓储部门下达订单，要求其按订单对货物进行清点、核对、加工整理等。业务部在确定交货期后，满足上述情况可下达生产通知 , 通知工厂按时生产：备货的主要核对内容如下：1 、货物品质、规格，应按合同的要求核实。2
9、 、货物数量：保证满足合同或信用证对数量的要求。3 、备货时间：应根据信用证规定，结合船期安排，以利于船货衔。八 . 包装 / 刷口麦根据货物的不同，来选择包装形式（如：纸箱、木箱、编织袋等）。不同的包装形式其包装要求也有所不同。1 、一般出口包装标准：根据贸易出口通用的标准进行包装。2 、特殊出口包装标准：根据客户的特殊要求进行出口货物包装。3 、 货物的包装和口麦头 （运输标志） ： 应进行认真检查核实， 使之符合信用证的规定。九 . 验货1. 在交货期前一周，要通知公司验货员验货。2. 如果客户要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。3. 如果客
10、户指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。十 . 制备基本文件：按照PO以及工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。十一 . 商检 / 报验：办好申请报验和领证工作. 凡列入商检机构规定的“种类表”中的商品以及根据信用证贸易合同规定由中国进出口商品检验局检验出证的商品，均需在出口报关前填写“出口检验申请书”申请商检 . 在货物备齐以后， 就应向商检局申请检验， 只有取得商检局发给的合格检验证书，海关才准放行，凡检验不合格的货物，一律不准出口。应
11、注意在给工厂下订单时要说明商检要求. 提供出口合同， 发票等商检所需资料。 而且要通知工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。十二 . 租船订仓和配载1.如果跟客户签订的合同是FOB CHIN原款，通常客户会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（SHIPPINGORDER,通常在开船一周前可拿到定仓纸。2. 如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等
12、。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客户。开船前 两周书面定仓，程序同上。3. 如果货物不够一个柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求等内容。4. 向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。5. 查看船期表，填写出口货物托运单。即可向货运代理办理委托订舱手续。6. 货运代理根据货主的具体要求按航线分类整理后，及时向船公司或其代理订舱。当船公司或其代理签出装货单，定舱工作即告完成，就意味着托运人和承运人之间的运输合同已 经缔结 .十三 . 投保货物订妥舱位后，属卖方保险的
13、，即可办理货物运输险的投保手续。在履行CIF 出口合同时，卖方在装船之前，应按照买卖合同或信用证的规定及时办理投保手续。出口商品的投保一般都是逐笔办理的，在投保时，应将货物名称、保额、运输路线、投保险别等一一列明。保险公司接受投保后，即签发保险单或保险凭证。通常双方在签定购货合同中已事先约定运输保险的相关事项。常见的保险有海洋货物运输保险、陆空邮货运输保险等。其中，海洋运输货物保险条款所承保的险别，分为基本险别和附加险别两类：( 1)基本险别有平安险( Free from Paricular Average-F.P.A )、水渍险(With Averageor With Particular
14、Average-W.A or W.P.A) 和一切险( All Risk-A.R. )三种。( 2)附加险别。附加险别有一般附加险和特别附加险两种类型。十四 . 安排拖柜：1. 货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书 / 放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等2. 传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号
15、、车牌号以及司机联 系电话。3. 要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际 装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封 条。十五 . 集中港区洽妥船舶或舱位后，货方应在规定的时间内将符合装船条件的出口货物发送到港区内的指定的仓库或货场，以便顺利装船作业。当船舶到港 , 装货计划确定后， 按照港区进货通知并在规定的期限内， 由托运人办妥集运手续，将出口货物及时运至港区集中，等待装船，做到批次清，件数清，标志清。要特别注意与港区，船公司以及有关的运输公司或铁路保持密切联系 .向港区集中时，应按照卸货港的先后和货物积载顺序发货，以便按先后次序装船。对出口大宗货物，可联系港区提前发货。有船边现装条件的货物，也可按照装船时间将货物直送港区船边现装，以节省进仓出仓手续和费用。对危险品、重大件、冷冻货或鲜活商品、散油等需特殊运输工具、起重设备和舱位的，应事先联系安排好调运、接卸、装船作业。发货前要按票核对货物品名、数量、标记、配载船名、装货单号等项，做到单、货相符和船、货相符。要注意发货质量，发现有包装破损或残损时，应由发货单位负责修理或调换。十六
