办公自动化实用技术

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1、办公自动化实用技术办公自动化（Office Automation,简称OA）是指办公人员利用先进的科学技术，不断使 人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某种 目标的人机信息处理系统，以达到提高工作质量、工作效率的目的。了解办公自动化就要熟悉一些常用的办公设备与办公软件的使用，下面简单的介绍了一 些办公设备与办公软件的使用：办公设备的使用一、打印机常见故障与解决办法1、墨盒中产生气泡故障现象：供墨系统已正常工作几个月，而现在不能打印了。每天在正常打印前要执行很多遍清洗命令。打印的测试线总是有不固定的断线。刚开始打印的测试线正常，但在打印几页后就出现断线。打

2、印总是缺一色（通常是黑色）外置墨盒放在低位已经很长时间，现在输墨管线不进墨了解决办法：把供墨系统从打印机上拆下来，拆除后，打印墨盒不要倒置，要放在与外置墨盒相同的水 平面上。对于不带芯片的墨盒，由于出墨口不带阀门。因此墨盒位置要高于外置墨盒高度。 在打印机上安装一个新的或正在使用的原装墨盒，这个墨盒必须是未开过孔、未注过墨、标 签未损坏的原装墨盒，正品的原装墨盒在测试时能保证正确的测试结果，这一步必不可少。打印墨车归位后，打印机会执行自然清洗一次，请执行喷嘴检查打印测试线。可以再重复 执行清洗与打印测试线 3 次，直到测试线完全正常。然后打印四色或六色色块测试图（视 您的机型而定，打印设置在3

3、60DPI/普通纸方式），色块测试图必须连续打印35张，同 时观察打印机工作是否正常。如果打印有异常，可重复以上步骤。如果执行了 912 次的 清洗后，打印机仍然不正常，可让打印机休息12 小时再测试。多数情况打印机可以恢复正 常。2、管路堵塞 故障现象： 多次执行抽墨过程时，注射器抽力需要很大，而且抽出来的多数是空气。有一色完全断线（通常是黑色）解决方法： 以下是几种导致管路堵塞现象的情况及其处理方法，请按顺序检查并排除故障。出墨口堵塞。 检查方法：将外置盒上面密封塞塞好，倒置。从内置墨盒出墨口用注射器抽出墨水，此时导 墨管中应会进空气。排除方法：用注射器的针头插入出墨口抽出墨水，即可疏通。

4、注墨弯头堵塞。 检查方法：将注墨弯头从墨盒上拔出，检查是否堵塞。排除方法：用清水将弯头清洗干净，用注射器疏通即可。输墨管线堵塞。检查方法：在确保出墨口与注墨弯头都没有堵塞的情况下，用注射器从墨盒出墨口抽墨，如 果外置墨盒中的墨水液面不下浮，可推断是输墨管线堵塞。排除方法：先检查输墨管线两端是否有异物造成堵塞。如果有短小的结晶或异物，可用拉直 的曲别针将它剔除。外置墨盒的空气过滤器是否堵塞。 检查方法：在以上三种可能都已排除的情况下，可判断是外置墨盒的空气过滤器堵塞。 排除方法：清洗空气过滤器，甩干水，即可。3、墨水自流现象 故障现象： 打印时纸上出现小的墨点。 打印时纸上经常出现大的漏墨斑点。

5、 不论用什么纸打印，纸的边沿总有一些剩墨。 打印机进纸滚轮上总是有些墨渍。 打印的测试线总是有断线，并且有颜色互串的现象。 以下情况会导致墨水自流现象导致打印不正常： 第一，外置墨盒抬高第二，打印墨盒注墨量太多 第三，外置墨盒抬高 第四，外置墨盒放低，空气会从打印喷头进入打印墨盒，此时打印就会出现断线、颜色互串 等非常严重的情况。如果您的打印机出现上述故障，请先检查是不是因为外置墨盒抬高或放低引起的故障。 警告：供墨系统在使用时要求外置墨盒必须与打印机放置在同一水平面上 ！ 解决方法： 排除以上第一、三、四种情况引起的故障的方法很简单：将外置墨盒放置在与打印机放同一 水平面上，等待 2 小时后

6、再打印就自然正常。而对于第二种情况引起的故障，可执行以下 步骤予以排除： 把注墨弯头从打印墨盒上拨出，放在高处，注意，不要放低了，墨水会从弯头处流出。 让打印机开始工作，打图片 A4 5-10 张，再将弯头插入到打印机墨盒中即可，注意不要 插错颜色。如果有必要，再执行应用程序中的清洗及打印测试程序，将打印机调试正常。 如果进纸通路中有很多不易擦去的残墨渍，可以找一张彩喷纸，用酒精把纸面打湿，再按打 印机上的进纸键，让这张浸有酒精的纸反复进出10 遍，可以起到很好的清洁作用。4、墨盒漏气 故障现象： 正常使用中，一条输墨管线出现了整段的空气。 正常使用中，每条的输墨管线都充满了空气段。 解决方法

7、：。如果是一条输墨管线出现了整段的空气，请检查注墨弯头与打印墨盒接口处的密封情况。可 以把注墨弯头拆下来检查一下，再重新插上就好。如果是每条的输墨管线都充满了空气段， 请检查打印墨盒是否漏气并更换墨盒（多数情况是墨盒标签不密封）。5、安装故障 故障现象： 打印进行中红灯亮。打印过程中输墨管线与打印机两侧的机壳边缘摩擦。管线架上的背胶粘不牢。解决方法： 输墨管线不宜太长。请调整从管架到打印墨盒的管线长度，至最佳位置。如果管架到打印墨盒的输墨管线长度太长，就会造成输墨管线在打印中与打印机两侧机壳 的磨擦。应该收回到最佳长度。办法是执行打印的过程中拔掉打印机电源，手动拉动墨车到 最左侧、再到最右侧，

8、在保证打印墨车行程的前提下将这段墨管线调至最短。如果管线架到打印墨盒的输墨管线长度太短，也会造成打印进行中红灯亮。应按照上一步 骤的调整办法将其调整至最佳长度。 打印 过程中 输墨管 线 与 打 印 机两侧 的 机壳边缘摩擦的 情况多发生在EPSON780/790/810/820/830/C61 等机型上，这些机型都有共同的特点：机壳上部两 侧是弧形的。虽然采用更细和更软的输墨管线可以避免这种摩擦，但细而软的输墨管线容易 出现堵塞、供墨不畅等现象，因此不符合供墨系统要求。管线架上的背胶粘不牢时，可更换新的背胶，再重新粘贴。6、墨水故障故障现象：自动供墨系统在初装时或正常使用一段时间后，打印测试

9、页总是有一种或几种颜色断线， 而其它颜色正常，反复清洗测试的结果相同。使用中发现某些颜色（比较固定的颜色）经常出现堵塞管路、堵塞喷头和断线。 打印的色彩与原稿相比偏色很大，或黑色不够黑，或灰色偏绿、偏红。打印人像照片时层次不够细腻、不够丰富，出现“戴头套”现象。 从外置墨盒中经常能看到墨水中有沉淀物。解决方法： 以上故障是由于墨水选用不当而引起的，应选用品质好的墨水。7、清洗故障故障现象： 打印墨盒下方出现积墨，文稿开始的打印部分有杂色。 执行清洗命令时发出异样的响声。无人干预的情况下，打印机有时自动执行清洗命令。 打印机面板上的红灯与电源绿灯交替闪烁。解决方法： 更换打印机内部的废墨盘，并将

10、墨水保护计数器清零后才可以正常工作。所以打印机使用中 要尽量避免太多的清洗，清洗次数太多，清出的部分墨水会渗到打印墨盒下方，出现积墨而 影响打印质量。有些打印机还会在清洗时发出异样的声音。此时应停止清洗，用纸巾将积墨 擦干净，放置30 分钟后再继续工作，问题自然消除。而对于墨水保护计数器，如果您的打印量很大的话，建议您每次使用完一组600 毫升的墨 水后进行清零维护。二、扫描仪常见故障与维修1、开启扫描仪时出现“SCSI card not fo提示”SCSI 卡上设置了保险丝，当遇到不良电路状况（电压不稳或短路等）会自动断开，待线路 良好或测得温度降低后会自动连接。我们避免不良电路状况对扫描仪

11、造成的损害。2、找不到扫描仪确认是否先开启扫描仪的电源，然后才启动计算机。如果不是，可以按 “设备管理器” 的“刷新”按钮，查看扫描仪是否有自检，绿色指示灯是否稳定地亮着。假若答案肯定，则可 排除扫描仪本身故障的可能性。如果扫描仪的指示灯不停地闪烁，表明扫描仪状态不正常。 先检查扫描仪与电脑的接口电缆是否有问题，以及是否安装了扫描仪驱动程序。此外，还应 检查“设备管理器”中扫描仪是否与其他设备冲突（IRQ或I/O地址），若有冲突可以更改SCSI 卡上的跳线。3、扫描仪 Ready 灯不亮打开扫描仪电源后，若发现 Ready 灯不亮，先检查扫描仪内部灯管。若发现内部灯管 是亮的，可能与室温有关。

12、解决的办法是让扫描仪通电半小时后，关闭扫描仪。一分钟后再 打开它，问题即可迎刃而解。若此时扫描仪仍然不能工作，则先关闭扫描仪，断开扫描仪与 电脑之间的连线，将SCSI ID的值设置成7,大约一分钟后再把扫描仪打开。在冬季气温 较低时，最好在使用前先预热几分钟，这样就可避免开机后Ready灯不亮的现象。4、输出图像色彩不够艳丽如果扫描的图像色彩不够艳丽，可以先调节显示器的亮度、对比度和Gamma值。Gamma 值是人眼从暗色调到亮色调的一种感觉曲线。Gamma 值越高感觉色彩的层次就更丰富。在扫描仪自带的扫描应用软件里，我们可以 对 Gamma 值进行调整。当然，为了求得较好的效果，你也可以在

13、Photoshop 等软件中对 Gamma值进行调整,但这属于“事后调整。在扫描仪自带的软件中，如果是普通用途,Gamma 值通常设为 1.4；若用于印刷，则设为1.8；网页上的照片则设为2.2。还有就是扫描仪在使 用前应该进行色彩校正，否则就极可能使扫描的图像失真；此外还可以对扫描仪驱动程序对 话框中的亮度/对比度选项进行具体调节。三、刻录机的保养在所有电脑配件产品中，光盘驱动器属于比较容易损耗的配件，一般的使用期限在23 年之间，如果使用频繁或运用不当，估计使用寿命还会更短。要使光驱保持良好的运行状 态，减少故障并延长使用寿命，日常的保养和维护是非常重要的。防尘散热 减少震动由于刻录机具有

14、将数据写入光盘的功能，因而其本身的清洁程度显得尤为重要。在进行 刻录时，灰尘很容易被吸附到高速旋转的盘片上，很有可能在光盘上留下或长或短的划痕， 从而影响到光盘的刻录质量，甚至使盘片报废。在刻录机工作过程中，会产生相当多的热量， 这些热量一定要及时从刻录机内部散发出来，才能保证它的工作稳定性。此外刻录机在工作 时会产生震动现象，如果操作不当就容易导致震动现象更严重，这不但不利于刻录机稳定地 刻录数据，而且还特别容易损伤激光头。谨防激光头老化无论是什么品牌、什么型号的刻录机，在长时间地工作后，都必须要让它得到足够多的 “休息”时间，这样可以确保刻录机的激光头工作性能始终处于最理想状态，从而保证刻

15、录机 能够常用常新。反之，刻录机如果不停的工作在高温环境下，激光头就特别容易发生老化现 象，从而影响它的正常工作性能，最终影响刻录机的使用寿命。读取、刻录各司其职对于刻录机来说，盘片的质量对其使用寿命的长短起着很关键的作用，如播放的光盘有划 痕，在读取过程中突然失去信号，激光头会频繁启动纠错功能，反复读取，直到找到那部分 信号为止。因此在拥有了刻录机以后，建议还是购买一些质量较好的盘片，如果非要进行大 量的读盘操作的话，最好能再配一款普通的CD-ROM或DVD-ROM光驱，专门用作读盘使 用来延长刻录机的寿命。注意正确基本操作由于在光盘入仓后激光头和主轴电机的功率都是最大的，这样如果频繁进出仓自然就会 加速这些部件的老化，因此要尽量避免频繁换盘。另外，也不要用手将光盘托盘推进仓门， 因为这样做对光驱的进/出仓机械部分危害很大，会加速机械部件的磨损和老化。除此之外 光盘不用时不要留在驱动器内、在刻录机的使用中也要尽量保持稳定，不能随意移动刻录机 或机箱，以免影响刻录品质。除了上面提到，还有很多的保护和使用方法，要延长刻录机的使用寿命，主要还是从日 常的使用当中多加注意和防护。四、投影机使用须知多媒体投影机是一种贵重的教学设备，使用和保养中必须养成良好习惯，严格按操作要求去 做，以下是投影机使用维护十大注意事项。1、投影机所使用的电源必须是带有可靠接地的三相电源；在插拔