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1、办公室工作流程介绍一、行政类1 .发文审核流程2 .合约审核流程3 .文书档案归档流程4 .档案资料查阅流程5 .用印管理流程6 .文件资料发送流程7 .证件（原件）管理流程8 .资质挂靠管理流程二、人事管理类1 .招聘录用流程2 .离岗办理流程3 .考勤管理流程4 .例会管理流程5 .社保管理流程6 .探亲出差流程7 .请假管理流程三、后勤服务类1 .公务接待流程2 .办公耗材/用具管理流程3 .公务车辆管理流程4 .公司福利管理流程5 .广告活动管理流程行政类1.发文审核流程备注：1 .凡以公司名义、加盖公司印章发出的各类文件资料，均须经过总经办审核，公司领导审核和签发。2 . “重要发文
2、”包括：上报政府的文件、规章性文件、总体决策性文件、涉及财物处置的文件、重要对外合作事项文稿3 .检查方式：文件收发记录表、档案管理目录、已发文件存档2.合约审核流程备注：1 . “合约”是指公司与其他方签订的合同、协议、约定书和意向书以及这些文书的补充文书。2 .可以不经法律顾问审核的合约包括：标准文本已经法律顾问审核的合约、不具有法律约束力的意向书、经董事长同意免除法律顾问 审核程序的合约。3 .合约必须由双方签约代表签名，并标注签约人身份证号码（或签约单位组织机构代码）、第二联系人联系方式。4 .两页以上的合约必须加盖骑缝章。5 .由本公司单方盖章发出、等待对方盖章回传的合约，必须留 1
3、份复印件临时存档，待对方盖章回传后以原件替换复印件。6 .检查方式：文件收发记录表、档案管理目录、已发文件存档。7 .文书档案归档流程备注：1 .总经办以年度为单元进行文件资料的立卷归档。2 .为确保归档资料的完整，归档前要进行文档资料收集，各部门配合3 .档案管路目录、文件收发表4 .档案资料查阅流程备注：1 .公司档案只能查阅，不能借阅。如确有特殊原因需要借阅，须由总经办登记，董事长签字批准，限期交换。收回时须对案卷的完整 性进行逐页检查。2 .如需要复印案卷资料，须在总经办人员监督下进行。3 .检查方式：借阅文件记录5 .用印管理流程备注：1 .须经公司领导批准的“重要用印事项”2 .总
4、经办在用印环节留取原件存档。3 .除证件盖章等一般用印事项外，凡具有事后查考、利用价值的用印资料均须存档4 .检查方式：印章使用登记表。6.文件资料发送流程备注：1 . “发送部门”是指总经办或承办发文事项的其他部门。2 .文件资料发送实行“谁发送、谁登记”。公司其他部门发送表单、资料，参照本流程执行，不得进行信誉交接3 .对外发送的文件资料如无直接签收人，须留有快递回单等依据，并记入文件资料发送记录。4 .对外发送重要电子文档，需进行专项登记。5 .检查方式：文件收发记录表、文件收发记录表、档案管理目录、已发文件存档7 .证件（原件）管理流程备注：1 . “公司证件”包括各种资质类、权属类和
5、荣誉类证书。2 .证书原件不归档，归档采用纸质复印件和电子版。3 .证件借出必须经董事长批准。4 .检查方式：文件收发记录表、档案管理目录、已发文件存档8 .资质挂靠管理流程申请公司登记备案上报董事长 审批A总经办准备相关资料申请公司 签字备案总经办发放相关证件备案备注：1 .所有资质借用必须经董事长同意许可后放可发放。2 .挂靠公司需将签订合同，递交我司存档备案。3 .检查方式：挂靠公司登记表、文件资料出入登记表、相关合同二、人事管理类1.招聘录用流程备注：1 . “采集人才信息”包括：总经办通过人才市场招聘、网络招聘等渠道收集人才信息，以及其他部门、人员推荐人才。2 .员工入职需在上岗前提
6、交身份、学历学位、职称、执业资格等证件复印件、第二和第三联系人及电话，总经办负责有关信息验证3 .检查方式：新员工入职登记表、员工档案表2.离岗办理流程备注：1 .办理离岗交接的内容包括：工作资料交接、业务信息资源交接、办公用品交接、电脑密码等办公信息交接。2 . “关联岗位”包括：物资管理部门、与离岗人员有直接业务往来的部门。3 .驾驶员离岗须由总经办进行违章查询。4 .离岗传批未完，财务部门不予办理离岗结算。5 .检查方式：员工离职统计表3.绩效考核流程备注：1 .检查方式：由各部门负责人提供2 .非营销人员的总体业绩提奖由财务部计算。3 .检查方4.考勤管理流程备注：1 .检查方式：每月
7、考勤记录资料、请假、出差单据5.会议管理流程备注：1.检查方式：会议记录档案表5.社保流程备注：1.检查方式：相关资料档案、财务部交房名单6.探亲出差流程备注：1.检查方式：相关票据、领导签字单据6.请假管理流程备注：1 .请假人必须提前交接好，手头相关工作。2 .检查方式：领导签字的假条、病例单等三、后勤服务类1.公务接待流程备注：1 .检查方式：相关票据2 .办公耗材和办公用具管理流程总经办已购物品登记存放使用人（部门）申请领用需求部门填写物资申购单总经办汇总需求，集中采购备注：1 .检查方式：物资中购单、入口台账、出库台账、物资领取表3.公务车辆管理流程总经办按期提醒或安排 年审/投保/
8、缴费总经办协调落实费用事宜总经办建立公务车辆信息登记簿注明证件存放地、年审/投保/缴费时间备注：1 .检查方式：用车申请单、保险单据、交通处理单4.公司福利管理流程节假福利备注：1 .检查方式：物资中购单、物品发放名单5.广告活动管理流程各部门广告或活动要求总经办（或承办人）制定相关方案申请部门讨论总经办（或承办人）广告活动的整理备注：1 .检查方式：物资申购单、相关合同办公室文员工作流程及考核标准一、印章管理（一）申请刻制印章办公室文员在印章保管过程中发现印章因自然磨损不能继续使用，需填写印章刻制申请表但不需副总经理、总经理审批（公章及财务章除外）。如其他部门需要刻制印章，办公室文员需要接到
9、填写完整并经总经理审批的印章刻制申请表后到指定刻章单位进行刻章，并向刻章单位详细说明印章的刻制要求。（二）启用印章办公室文员需持加盖单位公章的介绍信、营业执照副本复印件、身份证原件及复印件到印章刻制单位取章。印章取回后办公室文员在印章卡及印章使用说明预留印鉴，将两表交给申请刻制部门申请人，要求其填写各项并在印章使用说明中详细标明印章使用范围，并经部门经理、总经理审批后交回办公室。办公室文员收到审批后的印章卡及印章使用说明，将印章交与使用部门管理员正式启用印章，文员将印章卡及印章使用说明存档备查。如果印章因自然磨损而重新刻制，申请部门填写印章卡并经审批后交回办公室，办公室将印章交与申请部门，申请
10、部门按原审批的印章使用说明中的权限使用印章。 与上述红色字体内容表达有冲突。（三）印章的保管印章放置在安全地方并加锁妥善保管，办公室文员要时刻检查放置印章的锁是否牢固，节假日粘贴封条，如有疑点及时向公司保卫部门报告。（四）印章的使用1 、严格按照印章使用说明中审批的使用权限范围内予以盖章。2、办公室文员需见到经办人填写的并经其部门经理签字、副总经理、总经理审批后的盖章审批表，方可予以盖章，如经办人在特殊情况下已经请示总经理同意盖章时，办公室文员予以盖章并及时催促经办人补办盖章审批表手续。3、办公室设立盖章登记表用以登记已审批后的各种盖章文件。4、各种统计表、上报材料、收入证明、介绍信等需经办公
11、室主任审批同意，办公室文员予以盖章。5、对于经审批加盖印章的空白介绍信、纸张、单据等，办公室文员需督促经办人三日内及时交存空白介绍信、纸张、单据的使用后的复印件。6.盖章后办公室文员需将盖章的文件复印进行存档。（五）印章的借用印章经办公室主任审批借出时，办公室文员在印章借用登记表上登记并要求借用人借出及归还时签字，并在当日下班前督促借用人归还印章。（六）印章交接各部门印章管理员岗位发生变动向办公室递交员工离职审批表时，办公室文员将空白的印章交接卡交由印章管理员，印章管理员交接双方填写印章交接卡并经其主管经理签字确认后将此印章交接卡交回办公室，文员对其进行存档。（七）印章的废止、销毁工作印章因破
12、损不能继续使用或因工作需要不再使用，由原使用部门印章管理员填写印章废止卡并按表格所列各项审批后，将废止的印章一同交办公室，由办公室文员统一存放保管。废止的印章保管五年，由办公室文员统计并经办公室主任、总经理审批后统一进行销毁。考核标准：1 、办公室文员需对印章的安全性负责。如因保管不慎造成印章丢失，能够及时上报未造成后果的，除承担挂失费及重新刻制印章费用外，当月工资下浮 50 元；造成后果的除承担上述费用后当月工资下浮100 元，如后果严重予以辞退。2、印章借出后借用人未及时归还，办公室文员未催要，当月工资下浮20 元。3、办公室文员违反印章使用规定给公司造成经济损失，赔偿全部损失并承担相应责
13、任，如造成严重后果当月工资下浮100 元并予以辞退。4 、 办公室文员私刻印章， 当月工资下浮500 元， 负责承担由此给公司造成的全部损失及后果责任，并予以辞退。5、办公室文员未履行催告义务而导致用印文件逾期存档，当月工资下浮 20 元。6、办公室文员须将总经理审批后的印章废止卡及作废的印章同时保管。如缺其中一项，当月工资下浮10 元 ，如因废止印章未收回造成严重后果的予以辞退并且当月工资下浮50 元。二、档案管理及电子文档管理（一）档案类别及存档情况1 、文件类：文件类别：公司各类合同、协议；内部、外部会议记录；印章档案、 公司发文、车辆档案、工会档案；政府文件、主管机关批文；涉及工程开办手续、竣工手续；预算、决算、报告等资料；公司上报政府各职能部门材料等。档案编
