外贸跟单员考试冲刺讲义

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1、2011年外贸跟单员考试冲刺讲义第1讲 外贸跟单与外贸跟单员第一节 外贸跟单概述一、 外贸跟单与外贸跟单员的定义（一） 外贸跟单的概念：是外贸行业一个细分的从业岗位，也是外贸公司内部各部门之间、外贸公司与生产企业，外贸公司与客户、生产企业与客户之间联系与沟通的桥梁。（二） 外贸跟单员的概念（Quality Controller,QC）1、 定义：外贸跟单员是指在进出口业务中，在贸易合同签订后，依据相关合同或单证对货物生产加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行跟踪或操作，协助履行贸易合同的外贸从业人员。而外贸跟单中的“单”，则是指企业涉外合同或信用证项下的订单。与单证员的单不同。

2、2、 定位：外贸跟单员是协助外贸业务员开拓国际市场、推销产品、协调生产和完成交货的业务助理。二、外贸跟单的分类1、 按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类。（重点） 前程跟单是指跟到出口货物交到指定出口仓库为止； 中程跟单是指跟到装船清关为止； 全程跟单是指跟到货款到账，合同履行完毕为止；2、 按商品类别分可分为纺织品跟单、服装跟单、鞋类跟单、玩具跟单、家具跟单等。3、 按企业性质可分为生产型企业的跟单和贸易型企业的跟单4、 按具体业务环节分，可以分为运输跟单、原材料跟单、包装跟单、外包跟单、生产跟单、样品跟单5、 根据货物的流向，可以分为出口跟单和进口跟单。不管如何分类，外贸跟单

3、的目标都是相同的：按质、按量、按时将订单项下的商品交到采购商手中。例：中程跟单是指“跟”到指定出口仓库为止。（否）（2006年试题）全程单是指“跟”到货款到账，合同履行完毕为止。（是 ）（2007年试题） 外贸出口跟单按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类。前程跟单是指“跟”到以下哪个环节为止？（ B ）A、装船清关B、货物入出口仓库C、货款到账D、贸易合同履行完毕三、外贸跟单的工作范围和特点（一）外贸跟单的工作范围1、 企业生产过程和产品质量控制2、 与其他外贸业务相关部门的业务处理3、 协助外贸业务员进行磋商谈判、确认样的制作、理赔索赔、争端解决、仲裁诉讼等业务的处理等。例：磋

4、商谈判是外销员的工作，与外贸跟单员无关。（否）（二）外贸跟单员的工作特点1、 较高的责任心订单是企业的生命。订单项下的产品质量，是决定能否安全收回货款、保持订单连续性的关键。执行好订单、把握产品质量需要跟单员的敬业精神和认真负责的态度。2、 协调与沟通跟单员工作过程中，对内需要与多个部门（如生产、计划、检验等部门）打交道，对外要与商检、海关、银行、物流等单位打交道，协调处理在跟单工作过程中遇到的问题，因而跟单员的协调与沟通的能力直接影响工作效率。3、 节奏快、变化多来自世界各地的不同客户有不同的生活方式和工作习惯，跟单员的工作节奏和工作方式必须与客户保持一致。针对不同的需求，也要求跟单员有快速

5、应变能力。4、 工作的综合复杂性跟单员工作涉及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性、复杂性。既要懂得贸易实务知识，又要知晓产品知识与生产流程。5、 涉外性和保密性在跟单员的跟单过程中，涉及客户、商品、工艺、技术、价格、厂家等信息资料，对企业来说，这是企业商业机密，对外必须绝对保密。三、外贸跟单员与其他外贸岗位的关系1、 外销员主要负责业务操作全过程；2、 跟单员主要负责外销员交办的涉及业务操作全过程的相关事务，侧重于订单获取后对订单的执行跟踪和操作。3、 单证员主要负责商检、运输、保险、报关、结汇等环节的单证事务；4、 报关员主要是负责货物、运输工具、物品进出境时向海关办理进出口报关纳税等海

6、关事务；5、 报检员主要是负责办理货物、运输工具、物品进出境时商检事务；6、 货运代理员主要是负责办理货物进出境运输事务。四、生产企业跟单与外贸公司跟单的异同点（一）“生产企业跟单”和“外贸公司跟单”和相同之处主要表现在：1、 从跟单目标而言，都是为了保证订单项下的货物能够按时、按质、按量抵达合同或信用证要求的地方。2、 从跟单人员的知识构成而言，都需要具备外贸基础知识与商品知识，还要有计算机与外语能力。3、 从跟单业务进程而言，都涉及前程跟单、中程跟单和全程跟单。4、 从跟单的能力而言，要求具备某项商品的专业知识，精通生产操作，能分析和解决问题。（二）不同之处主要是：1、 所处企业不同。外贸

7、公司跟单员所涉及的产品品种、结算方式等比生产企业跟单员要相对多些，接触企业面要相对较大。2、 跟单工作侧重不同。生产企业跟单员素质要求侧重于产品知识、工艺质量等。而外贸公司的跟单员要求广泛。第二节 外贸跟单员的基本素质一、职业素质1、 热爱祖国，勤奋工作、2、 遵纪守法、廉洁自律。3、 严守国家机密和维护商业机密4、 对工作负责，不断进取。二、能力素质1、 综合业务能力2、 市场调研和预测能力3、 推销能力4、 语言文字能力和口头表达能力5、 社交协调能力三、知识素质基础知识：1、 了解我国及有关国家的对外贸易的方针、政策、法律和法规。2、 了解目标国家的政治、经济文化、地理及风俗3、 具备一

8、定的文化基础知识。4、 具有一定的法律知识。专业知识：1、 商品学的基本理论。2、 了解国际市场行情。3、 熟练掌握国际贸易理论、实务、金融、营销及有关惯例等专业知识。例：我国目前的汇率制度是盯住美元的固定汇率制度。（否）分析：自2005年7月21日起，中国开始实行以市场供求为基础、参考一篮子货币进行调节、有管理的浮动汇率制度。像这样的金融知识也是跟单员应该掌握的。四、管理素质良好的管理水平在很大程度上是衡量外贸跟单员是否称职的重要内容。外贸跟单员应具备一定的管理素质和能力，即具备良好的合作精神，一定的组织、协调、决策能力。第三节 外贸跟单员的知识构成一、 外贸跟单员的外贸基础知识1、 国际商

9、务基础理论。2、 运输与保险3、 商检与报关例：对于需要法定商检的商品，必须在报关前要完成商检手续。（是）4、 国际贸易和规则、政策5、 金融外汇与银行结算二、外贸跟单员的工厂生产与管理知识为了能很好地完成订单项下的生产任务，保质、保量地把货物送交客户，顺利安全收回货款，外贸跟单员应该了解和熟悉有关工厂管理方面的知识，主要包括制订生产计划、原材料采购管理、仓库管理、生产管理、品质管理、客户管理。三、外贸跟单员的商品知识外贸跟单员在跟单过程中，应根据合同或信用证中的相关条款，仔细研究商品的特性与品质要求、商品包装及包装标志、商品计量单位、商品的检验标准和客户的特殊要求、进口国的民俗等，圆满完成外

10、贸跟单任务。第2讲 出口贸易跟单工作流程概述第一节 跟单员跟单工作重点一、 外贸公司跟单员跟单工作重点：1) 选择生产工厂2) 签订收购合同3) 筹备货物4) 查货5) 商检客检6) 订舱装船7) 货物进仓8) 报关出口9) 货款到账二、 生产企业跟单员跟单工作重点：1） 推销公司产品2） 签订外销合同3） 生产大货4） 查货（自查）5） 商检（客检）6） 订舱装船7） 货物进仓8） 报关出口9） 货款到账第二节 出口贸易一般流程一、选择供应商或生产企业在选择供应商或生产企业时，需要注重考察生产企业的资信，是否具有生产能力，能否保证质量、保证按期交货，产品是否有对外贸易的竞争力等。二、生产企业

11、推销本企业产品出口这一过程中，跟单员的主要工作内容有：1、 了解目标市场的需求特点和客户采购偏好；2、 了解并掌握公司产品的主要性能、工艺、质量标准、原材料构成、生产周期等；3、 了解并掌握公司产品的包装材料和包装方法；4、 了解并掌握公司产品的装箱率、集装箱可装数量；5、 掌握公司产品的价格和相关原材料价格；6、 了解近期本身本币对外币的兑换价格及变化趋势，即汇率和变化趋势。三、 建立对外业务关系，确定出口贸易对象建立业务关系可能通过信函、电子商务、电子邮件、传真、参加国内外各种交易会和展览会、我驻外的使领馆、商会、企业名录、报纸杂志上的广告等途径搜寻或结识国外客户。四、 洽谈业务洽谈业务是

12、指买卖双方就某一种商品进行洽谈，内容包括价格及价格条件、货物的技术规格、包装、货款的支付方式和时间、运输方式、争议的解决方式和地点、货物数量、交货时间、保险、货物的检验标准和地点等。洽谈业务可以通过信件、传真、电子邮件等不见面的洽谈方式，也可以采用和客户见面洽谈的方式。在洽谈业务前必须事前作好充分准备。五、 签订对外合同跟单员在这个阶段，通常是辅助外贸业务员做好以下主要工作：1、 整理双方达成的事项内容；2、 将客户的工艺单和要求转换为本公司的制造工艺单；3、 落实生产企业（车间），并完成确认样；4、 检查确认样，将符合客户或工艺单要求的样品寄送客户，等待确认消息；5、 根据客户的确认意见，改

13、进确认样，直至客户确认样品；6、 做好合同项下订单生产彰的一切准备工作等。六、 买方开立信用证外贸合同中若确定是以信用证方式结算货款，卖方（出口方）在签订外贸合同后，应及时将开证资料（内容包括出口方的开户银行名称、地址、SWIFT号码等资料）通知买方，买方应严格按照合同的各项约定按时开立信用证，这也是买方履约的前提。卖方在收到买方开立的信用证后，首先要根据合同审核信用证。信用证是依据合同开立的，信用证内容应该是与合同条款一致的。我们应该在国家对外政策的指导下，对不同国家、不同地区以及不同银行的来证，依据合同进行认真的核对与审查。在实际业务中，银行和进出口公司共同承担审证任务。其中，银行着重审核

14、开证行的政治背景、资信能力、付款责任和索汇路线等方面的内容，进出口公司则着重审核的内容一般应包括以下几个方面：a. 政治性的审查：来证国家必须是与我国有经济往来的国家和地区，应拒绝接受与我国无往来关系的国家和地区的来证。来证各项内容应符合我国方针政策，不得有歧视性内容，否则应根据不同情况向开证行交涉。b. 开证银行资信的审查：为了保证安全收汇，对开证行所在国家的政经济状况、开证行的资信、经营作风等必须进行审查，对于资信不佳的银行，应酌情采取适当措施。c. 对信用证的性质与开证行付款责任的审查：来证应标明“不可撤销”的字样。同时要证内载有开证保证付款的文句。上述3点，也是银行审证的重点，进出口公

15、司只作复核性审查。d. 对信用证金额与货币的审查：信用证金额应以合同金额相一致。如合同订有溢短装条款，信用证金额应包括溢短部分的金额。信用证金额中单价与总值要填写正确，大、小写并用。来证所采用的货币应与合同规定相一致。e. 对商品的品质、规格、数量、包装等条款的审查：证中有关商品货名、规格、数量包装、单价等项内容必须和合同规定相符，特别是要注意有无另外的特殊条款，应结合合同内容认真研究，做出能否接受、或是否修改的决策。f. 对信用证规定的装运期、有效期和到期地点的审查：装运期必须与合同规定一致，如国外来证晚，无法按期装动，应及时电请国外买方延展装期限。信用证有效期一般应与装动期有一定的合理间隔，以便在装动货物后有足够时间办理制单结汇工作。关于信用证的到期地点，通常要求在中国境内到期，如信用证将到期地点规定在国外，或国外银行的柜台等，我们不易掌握国外银行收到单据的确切日期，这不仅影响收汇时间，而且容易引纠纷，故一般不宜接受。g. 对单据的