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1、A公司2012年度行政物资采购管理专项审计报告A公司2012年度行政物资采购管理专项审计报告 根据公司年度审计计划安排，监察审计部于2012年6月11日至6月21日对公司2012年度上半年行政物资采购管理实施了内部专项审计。本次审计的主要目的是加强公司行政物资采购管理，规范行政物资采购行为，最大限度地降低行政物资采购成本，保证供货质量和时效，提高公司经济效益，现将本次审计情况报告如下： 第一部分：审计依据、范围及程序方法 一、审计依据：1、A公司审计工作规定；2、A公司2012年度审计工作计划；3、A公司行政物资采购管理办法；4、A公司办公设备及办公用品管理办法；5、A公司固定资产管理制度(修
2、订）。 二、审计范围：2012年度发生的公司各部门所需办公设备及办公用品、劳保用品、生活后勤服务消耗性材料的物资采购管理，属以前年度签署的合同在本年度执行的，一并追溯查阅到以前年度。三、审查程序和方法：主要采用审阅法、现场查看法，并辅以询问，审核相关会计档案、月度资金计划、采购计划、合同招投标等资料：（1）查阅、熟悉公司行政物资采购管理方面的相关制度文档。（2）查阅行政物资采购事项相关的计划审批单据、付款凭证、验收记录、采购合同等资料。（3）查阅行政物资采购事项的出入库管理台帐。（4）查阅采购部门货比三家记录、招投标资料、出库领用单据。（5）现场查看库存办公用品、办公设备及后勤物资等，查对相关
3、台帐。（6）实地访谈相关采购仓管人员，了解行政物资采购申领及采购保管方面遇到的实际问题和诉求。 第二部分 审计了解到的情况与发现的问题 经过本次行政物资采购管理内审，我们了解到公司行政物资的采购主要分成4块，一块为办公用品（日用文具类）及后勤消耗性物资，此类物资由综合管理部总务人员负责采购；一块为办公设备及电脑耗材类，此类物资由信息中心负责采购；一块为办公设备（会议设备类）及办公家具，此类物资由综合管理部后勤管理人员负责采购；另一块为劳保物资，由物资供应部采购员负责采购。经查，公司各部门办公用品（日用文具类）、劳保物资采购的管理执行情况较好，月度计划申报审批执行方面较为规范，但在申请的表单格式
4、上与制度规定有所出入。在办公用品的申购领用上，各部门均能够本着按需申请、适用节约的原则进行申请，综合管理部总务人员能够认真填制日常文具类办公用品出库单并要求相关领用人签字；在办公设备的申购审批与采购控制方面，信息中心能做到在年度预算总额内进行采购并合理进行配置；在劳保物资的采购上，物资供应部能做到按计划货比三家询价采购，在办公设备（会议设备类）的申购审批与预算采购控制方面，公司2012年度基建投资计划及零星固定资产购置均无预算，属预算外采购事项，缺乏相关审批手续。公司行政物资采购管理在运行上总体是健康的，但在采购计划、货比三家、出入库、验收管理、资金计划方面还存在这样那样的缺漏弊端，尚待完善和
5、修正，现将本次行政物资采购管理各环节现状及存在的具体问题汇报如下：一、公司现有行政物资采购管理的制度目前公司在行政物资采购管理方面涉及到的制度有： 1）A公司行政物资采购管理办法综合管理部颁发； 2）A公司办公设备及办公用品管理办法综合管理部颁发；3）A公司固定资产管理制度（修订）财务资产部颁发；4）A公司物资采购管理制度物资供应部颁发。本次行政物资采购管理专项检查，我们发现公司各部门包括制度制定部门成员对行政物资采购管理办法、办公设备及办公用品管理办法条款规定了解甚少，公司制度普遍存在制定后宣贯执行不到位的现象。经查阅以上行政物资采购方面的制度及条款，我们发现这些制度存在明显缺陷需要进行修订
6、整合：1、制度发放范围明显有误：公司制度汇编上册第135页内容显示，A公司行政物资采购管理办法发放范围仅限于：董事长、总经理、副总经理、综合管理部，根据该制度条款第二条“本办法适用于本公司公司各部（室）所需办公设备及办公用品、公司所需一切劳保用品、生活后勤服务消耗性材料的物资采购管理”，而该制度第五条、第七条、第八条、第十五条内容均需各部门配合填报行政物资采购计划单或是行政物资追加计划单或是配合办理固定资产相关手续，所以本制度的适用范围应是全公司各个部门。2、制度内容明显有缺失：A公司行政物资采购管理办法第三章第8条规定了成立行政物资采购工作小组，但该小组的工作职责、工作内容在通篇制度内找不到
7、其他任何有关该小组的相关内容。形成对比的是A公司办公设备及办公用品管理办法规定了办公设备、办公用品采购评审小组及其成员，并在该制度第七条第三小点第二、第三款规定了该小组的工作职责内容，规定由评审小组对包含产品信息、供应商信息的市场调研报告进行评审，确定供应商并进行谈判，建议综合管理部对A公司行政物资采购管理办法相关条款进行完善，加强行政物资采购工作小组的监督领导职责条款，使该机构的存在及作用真正落到实处。3、行政物资采购执行的相关制度内容有重叠、条款有冲突：A公司行政物资采购管理办法综合管理部颁发和A公司办公设备及办公用品管理办法综合管理部颁发，都对办公设备及办公用品的计划、采购、领用方面进行
8、了规定，但在一些条款方面有冲突，如：关于计划采购方面，后者第8条规定“各部门次年要采购的行政物资须在当年10月15日前填写行政物资采购计划单上报综合管理部”，后者第7条第3款规定“每年12月20日前，综合管理部根据本年度办公需要发放、使用及库存情况，提出次年的年度计划采购申请报分管领导审批”，两条规定相矛盾；再如前者第5条规定“各部门将需采购的单件2000元以上.（2000元以下直接报综合管理部）于每月25日前填报行政物资采购采购计划单”，后者第7条第四款第三小点规定“每月25日前将下月所需的零星易耗办公用品单价在1000元（含）以下的填写采购申请表”两个条款限额及填写表单规定有矛盾，亟待修订
9、。4、A公司固定资产管理制度（修订）个别内容因实际情况发生变化等原因需要进行修订，如：1）该制度制定时制度内涉及的企划公关部、总务人资部、技术设备部名称都已变更，应适时进行修订制度；2）制度内提到的“购置零星固定资产新增报告单”，实际表单格式上的名称为“购置零星固定资产购置新增报告单”，两者不一致也应进行调整修订。二、行政物资采购的计划申报审批方面1、办公用品（日用文具类）的采购计划审批除电脑耗材外的日常办公消耗用品采购计划，各部门均能按制度规定进行计划申报审批手续，但计划申报单格式五花八门，综合管理部未对此进行统一明确，一些部门个别月份计划申报不及时，个别部门因理解有误甚至错填计划申报单据。
10、公司日常消耗的办公用品（日用文具类）单价通常较低，都在2000元以下，大多数部门都能按制度规定，在每月25日前及时填报办公用品计划需求表，直接报综合管理部总务人员进行采购，但各部门计划申报表单格式五花八门；个别部门、个别月份计划申报审批送达不够及时，如：2012年4月办公用品计划采购申报，人力资源部报送的为2012年2月的办公用品计划需求；个别部门因理解错误，导致计划单所属时间填写错误，如：2012年2月办公用品计划采购申报，生产操作部填报成2012年1月办公用品计划需求表，填报时间为2012年1月30日（填报不及时）；调度室填报成1月办公用品计划需求表，填报时间为2012年1月25日，以上明
11、显存在理解错误，2012年1月底填报的应是2月份所需办公用品的采购需求计划，不可能是1月的需求计划申请，每月办公需求计划都是必须提前在上月进行计划申报的。2、办公设备及办公用品（电脑耗材类）的采购计划审批办公设备：固定资产购置范畴的办公设备采购，购置零星固定资产新增报告单填制日期滞后，个别预算外采购无申请报告，缺少董事长审批手续，财务部门把关不严，无预算、预算外审批手续不全的都不应予以支付款项应退回补办后予以办理；非固定资产购置范畴的办公设备采购，此类物资的采购计划申报，信息中心均未能要求需求部门填制采购计划申请审批单后进行采购，属无计划采购行为，财务部门不应当给予报支相关费用。电脑耗材：主要
12、是一些打印机消耗的墨盒、碳粉，鼠标，键盘，内存条，显示器等；此类物资的采购计划申报，信息中心均未能按制度要求需求部门填报行政物资采购计划单，只要有库存，需求部门未进行计划申报就可随时领用到，若没库存，信息中心现场核实后未参与下月行政物资采购汇总，一般在当月就直接购买入库，此类物资在采购管理方面缺乏计划性。根据制度规定，属固定资产购置范畴内的“单位价值2000元以上，使用年限超过2年的”办公设备，公司日常采购的一般为电脑、打印机，通常达到固定资产标准，现行做法是每年下半年编制下年度预算时，由需求部门先报给综合管理部，再由综合管理部按类别进行汇总至财务部门进行综合平衡后列入年度财务预算。在年度内各
13、部门通过申请报告或内部公文形式向公司领导申请进行采购，获批后提交综合管理部进行采购。根据A公司固定资产管理制度(修订）第七条第二款规定“各部门购置固定资产时应填写“购置零星固定资产新增报告单”（见附表一），并按审批程序逐级批准（经办人 -部门主管-企划公关部-财务资产部-总经理或授权副总经理），经批准后办公生活设备交总务人资部统一购买、生产经营用设备交技术设备部统一购买”，目前各部门都是在固定资产办公设备采购结算付款时才填制的，时间明显滞后于制度要求，零星固定资产购置新增报告单应在购前进行申报审批。个别预算外办公设备（固定资产）采购，无申请报告，缺少董事长审批手续，购建日期明显早于零星固定资产
14、购置新增报告单，如：2012年5月24日银付141#记载购买福州台江区鑫鸿升电子公司HP打印机，使用存放地综合楼检疫室，购置日期“自2012年5月8日至2012年5月5日”， 零星固定资产购置新增报告单日期为2012年5月8日。非固定资产购置范畴的办公设备采购，需求部门未按制度规定填制行政物资采购计划单，如：2012年2月16日银付80#记载购买福州台江区鑫鸿升电子公司中控及信息中心机房用2台显示器。3、劳保用品的采购计划审批公司劳保用品的计划申报由劳保归口管理部门人力资源部根据年度预算通过设备管理系统进行计划申报，经相关领导审核批准后由物资供应部进行采购，未按A公司行政物资采购管理办法规定，
15、另行填报行政物资采购计划单进行采购计划申报。4、后勤消耗性物资的采购计划审批经查，公司后勤消耗性物资的采购未按A公司行政物资采购管理办法规定，提前填制行政物资采购计划单进行计划采购审批，后勤消耗性物资都是由总务人员会同办公用品一同进行采购，属无计划审批采购，与制度相违背。三、行政物资采购的管理程序方面1、公开招投标、邀请招议标方面：经查，截止2012年6月30日，公司行政物资采购单笔采购金额均未超过10万元，不需通过华电招标网进行公开招标邀请招议标采购。2、货比三家询价议价采购方面： 2012年上半年，公司不需招投标的单笔采购金额在2-10万元的物资采购共计8笔，其中仅有物质供应部负责的劳保用品采购事项5笔，经办人员按制度规定做到货比三家进行询价采购，其余3笔行政物资采购均未按制度要求进行货比三家（详细情况见本报告附件一）。3、收集供应商资料进行市场及产品调研、比质比价择优采购管理方面：经查，公司综合管理部负责的单批次2万元以下的行政物资零星采购事项，均未进行货比三家调研择优采购，物质供应部负责的行政物资采购（劳保采购）较为正规，多数比质比价签订合同进行商谈后进行采购。4、对已确定的供货商资质审查、价格质量变化的掌控方面：除大额的签订合同的行政物资采购遵循合同招投标议价商谈程序外，其余未签订合同的零星行政物资采购事项，均
