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1、文件档案管理制度四篇第 1 条文件档案管理体系文件档案管理体系1 旨在规范安全管理体系中的文件管理， 有效控制管理体系运行中使用的各种文件，包括职业健康安全，以确保每个过程中使用的文件、链接/现场具有统一性、完整性、正确性和有效性。与系统操作相关的部门都使用有效的当前版本的文档，以防止误用过时的文档。有效控制安全记录文件， 确认符合规定要求， 为安全管理体系的有效运行提供客观证据，必要时实现可追溯性。2 范围本程序包括文件编制、批准、发布、使用、变更和取消等子过程。规定了每个过程负责人的职责， 适用于每个过程管理系统的文件控制。该程序包括子流程，如记录填写、收集、保管、处置。适用于公司各部门综
2、合管理体系运行中形成的所有记录的控制。责任 3.1 每个过程管理部门的责任 3 .1 负责确定被管理过程的文件要求。负责计划所需的文件，并安排专门人员编写这些文件。负责组织编制过程管理文件(程序、规定、体系、形式 )。负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的形式做好相应的记录。负责文件更改等。3.2 生产部的职责负责管理手册的编写。负责系统认证和日常维护管理。3.3 每个部门负责编制本部门的每个工艺文件、审核和批准。3.4 每个部门负责建立和管理自己的记录。4 程序内容 4.1 确定文件类型为了便于文件管理， 集成管理系统文件按照不同的管理方式分为外部文件、集成管理系统文件。外来文件外来文件
3、指国家颁布的法律、地方政府部门、法规、法规和标准 (见法律法规的认定和评价程序)；上级部门下发的通知、要求、规定和方法；相关方的期望和要求。综合管理体系文件a.政策、目标和指标；B.实施政策、目标和指标规划；C.控制每个业务流程的程序、规则、指令、表单。数据和记录相关数据包括但不限于a.各种类型的分析/评估 /统计数据(如OSHA统计分析数据)；B.特种设备 (如压力容器等 )的安全技术监督 (检测 )数据。 )及其附件；C.建设 (工程 )项目可行性研究报告、健康安全环保预评价报告、设计方案和图纸、健康安全环保专用条款、竣工验收报告及相关审查结论和批准意见；D.各种检查、教育和培训、演习和其
4、他活动记录；E.专项风险评估、环境因素识别和环境影响评价报告；F.化学危险品安全标签、安全技术规范、储存、使用保护指南；G.危险化学品应配备一栏三卡 (职业危害公告栏、毒物周报知识卡、安全操作卡、异常工况处置卡 )h.设施设计、操作技术数据；I.供应商和承包商文件；J.工作许可证等。K. 其他信息。4.2 文件编制和修改要求公司所有人员均有权编制和修改文件，但必须向过程负责人申请。流程负责人确定受控流程的文档要求。4.3 指定编写人如果需要编译或修改， 请计划所需的文档，并指定专人进行编译。管理手册由生产部编写；过程负责人负责组织编制本部门所有过程管理文件 (过程管理程序、规定、表格 )。根据
5、编写系统文档的格式要求，编写文档时，4 .4 .4 .1。文件格式的基本内容a.目的明确定义准备本文件时要达到的目的 b.本文件的使用范围，包括活动范围、功能范围和管理范围c.向用户解释的术语定义或词汇 d.本文件中的主要职责划分。包括责任部门 e.本文件规定的每项活动的程序 /具体要求、职责、时限 f. 本文件编制或引用的文件 g.与本文件相关的文件、表格和记录 h.记录 i. 本文件每次修改的主要摘要的文件摘要工艺规范文件大纲和工艺文件流程图编号符合以下要求的文件文件类别(AQ) 公司代码，其中序列号为阿拉伯数字，如01、02、03 等。；文件类别为管理手册01，程序文件 02，公司级管理
6、体系03，部门自身的安全管理体系标有部门拼音首字母组合，如生产部门标有QG。示例文件编号日本 -AQ-0XXXX年龄、索引、媒体、处置、类别等。安全记录的使用应按规定项目完成。所有记录应及时、真实，字迹工整、清晰，不得随意涂改或用铅笔填写。收集安全记录应定期收集整理，并放入指定地点保存或提交档案室存档。存储、保护记录可以是纸张或电子媒体。对于电子媒体形式的记录， 必须确保保存的记录不受非记录人员或计算机病毒的干扰，并应保留备份。记录应防潮、防火、防蛀防鼠、防丢失、防磁等。同时，应做好标记。保留期根据 “安全记录账户 ”中的保留期指定。处置记录的保管人应在贮存期结束后，按照“安全记录台帐 ”中规
7、定的处置要求进行处置，包括销毁或归档。为保证工厂文件的完整性，便于查找和使用，做好收集、归档、保管工作，维护文件的完整性和安全性，特制定本制度。一、成立档案管理专员，切实做好档案收集、分类、整理、归档、归档工作，确保档案资料的完整性和完整性，提高档案质量，使档案管理工作达到标准化、制度化、标准化的要求。2 、工作中形成的所有文件和各种数据参考值、原始记录、出版物、各种图册、与工厂生产经营活动有关的照片和上级文件应全部收集、整理、归档、保管。3 、档案管理员应做好员工人事档案的收集、整理、归档、管理，确保数据的完整性。4 、档案员应对与工厂安全生产有关的文件和资料建立专门的档案。管理。五个、归档
8、应按照它们的相互联系、 保存价值进行分类和排序，以保证文件的完整性、完整性，从而能够反映工厂的主要情况，便于储存和利用。六、文件和数据文件的保管、存取。1、所有文件必须放入框架并放在架子上，科学排列，易于查找，避免暴露或捆绑和堆叠。2、文件柜、档案应保持整洁，认真做好档案的“八防 ”工作，特别是档案的防火工作、防鼠、防潮、防盗工作应不断进行，定期检查、定期检查文件和档案， 发现问题及时处理、 报告并做好相关记录，确保文件和档案的完整和安全。七、工厂内部人员因工作需要查阅文件和资料，必须报主管领导批准。外来单位人员查阅、复印件文件，必须持有单位介绍信，并经工厂主管领导批准后方可查阅。所有文件都不
9、允许借阅。无论谁引用、复制文件，文件管理员必须如实登记。 请注意，推荐时间、推荐内容、推荐人姓名、批准领导、是否复制。八、对于我厂的保密文件和档案的管理，应设立专门的专柜并单独保管。无关人员不得接触，工作人员应严格保密。九、该系统将于2010 年 3 月 1 日起实施。为规范企业内部文件管理、标准化、科学化，同时促进企业内部各环节的沟通与合作，特制定本制度。2 适用范围适用于企业各部门、工段、办公室的所有文件和资料的管理。3 文件版本的变更表明该系统是 XXXX 文件的第一个版本。4 标准参考文件 GB/T1.1-XXXX 由年号和版本号组成。文档的版本号不需要反映在装配文档封面的编号中， 装
10、配文档中的所有子文件必须设置为编号，子文件编号内容由装配文档的编号和装配文档中子文件的序号和版本号组成。作废文件编号不能重复使用。代码解释单位名称代码单位名称代码唐山冯润XX 塑料制品有限公司，Q 有限公司/YJ物流WL总经理办公室(行政中心)JB生产服务中心设备服务中心仓库成本中心表3 代码解释文件类别代码文件和数据类别代码文件和数据类别代码企业管理服务中心程序文件基本指南 CX 行政文件总账流程液相色谱技术文件 JS 记录表 JL 表 4 文件类别代码文件框架代码 1 企业基本标准 2企业管理基本原则3 企业项目推广4 企业管理 4.1 企业公寓管理4.2企业餐饮管理 4.3 企业车辆管理
11、 4.4 企业物业管理5 工作标准 5.1 决策层工作标准 5.2 管理层工作标准5.3 运营层工作标准6 企业其他管理 7 人力资源管理 7.1 招聘管理 7.2 人事管理 7.3 薪酬和福利管理李7.4 培训管理 8.基础设施管理 8.1 生产设备管理 8.2 能源设备管理 8.3 测量、检验设备管理 9 信息管理 10 自然资源和环境管理 10 管理 11财务管理 11.1 资本管理11.2 财务系统管理11.3 财务会计运营管理11 .4 .1+项目目标投资预算管理 12 营销管理 12.1 产品管理 12.2 销售计划和订单管理 12.3 客户服务和客户管理 13 产品标准 13.1 原材料质量标准 13.2 产品内部控制标准 13.3 产品交付标准 14 仓库管理 14.1 采购 图 4 文档框架代码 11.2 文档编号基本格式单个文档编号组件公司代码 -部门或办公室代码 -文档类别代码 -模块代码 -文档序号 -发布年份编号 -版本编号代码。汇编本文档编号组件公司代码-部门或办公室代码-文件类别代码 -模块代码 -文件序列号 -发布年份编号子文件编号组件公司代码-单元代码 -文本
