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1、公司档案管理办法档案管理办法 第一章 总 则 第一条 目的 为加强公司档案管理有效地保护和利用档案更好地为公司生产经营活动和发展服务根据国家档案局企业档案管理规定、中国电子信息产业集团公司档案管理办法、中国电子系统工程总公司档案工作管理办法等法律法规及上级单位的规章制度规定并结合公司实际情况制定本办法。 第二条 定义解读 档案是指公司在经营管理、生产建设等工作中形成的具有保存、利用价值的各种文字、图表、声像以及其它不同载体、不同形式的历史记录。包括但不限于文书档案、工程档案、合约档案、财务档案、人事档案等。 第三条 适用范围 本办法特指公司文书档案管理。工程档案管理执行技术部工程竣工资料管理办
2、法（附件1）合同档案管理执行合约法务部合同档案管理办法（附件2）财务档案执行财务部财务资料管理制度（附件4）人事档案管理执行人力资源部人事档案管理办法（附件5）。 第四条 职责划分 公司办公室是公司档案的归口管理部门下辖档案室按统一领导、分级分类管理的原则组织管理指导、监督和检查对应部门的档案管理工作。具体职责划分如下： 公司文书档案由公司档案室组织审查、整理、立卷归档。 公司工程档案（竣工资料）由公司技术部组织审查、整理、立卷归档定期移交公司档案室归档。 公司合约档案由公司合约法务部组织审查、整理、立卷归档定期移交公司档案室归档。 公司财务档案由公司财务部立卷归档、自行管理指定存放、专人调档
3、。 公司人事档案由人力资源部立卷归档、专人管理。 第二章 档案室管理及职责 第五条 公司及各部门档案工作具有行政管理和档案保管、提供利用的双重职能。 第六条 公司档案室由公司办公室主管是公司档案、资料的贮存基地和利用中心负责统筹、协调、组织、管理全公司各类档案、资料工作同时指导各部门文书资料的收集、整理、立卷等工作。其主要职责是： （一）贯彻、执行党、国家和上级有关档案工作的方针、政策和法律、法规组织制修订公司档案工作的规章制度并对执行情况实施监督、检查； （二）负责对公司各部门档案工作进行监督、检查和业务指导协调解决档案工作有关问题； （三）负责接收各部门档案的移交工作和组织协调工作； （四
4、）负责组织公司档案信息化建设工作；（五）负责组织公司档案工作宣传、教育和业务培训； （六）负责公司各门类档案的科学管理和安全保密； （七）负责公司档案工作经费预算管理保证档案工作正常开展； （八）承办上级交办的各项工作任务。 第七条 公司档案室配备专职档案工作人员。其主要职责是对各部门档案工作进行监督、检查和业务指导负责现行文书档案管理对公司各类档案实行集中统一管理。 第三章 文件材料的管理与归档 第十条 文件形成部门是预立卷责任部门。课题、项目、业务负责人是文件归档工作的主要责任人对文件完整性、有效性、系统性负责。档案管理部门负责现行技术文件的接收、分发、利用、处置、归档等。 第十一条 产品
5、定型、科研课题鉴定、基本建设、技术改造、技术引进等项目验收前必须由档案管理部门会同有关部门对文件材料的完整、准确、系统、安全和有效情况组织检查检查合格后再进行定型、鉴定、验收。定型、鉴定、验收时以及重要设备仪器开箱时必须有档案管理部门参加负责验收文件材料。 第十二条 在科研、生产、经营、管理等各项工作中形成的具有保存价值的文件材料均应向档案部门移交归档任何人不得据为已有或拒绝归档。 第十三条 工作人员因公出国学习考察和参加重要会议带回的具有归档价值的文件材料应及时向档案部门移交。 第十四条 公司资产和产权变动时要妥善清理各类档案资料按有关规定向接受单位或公司档案部门移交。工作人员变动工作或退休
6、时必须将属于归档范围的文件材料全部归档不得私自处理。 第十五条 公司形成的涉及知识产权的各类文件材料应及时收集、整理和归档。 第十六条 中断、下马项目的文件材料应按时间、质量要求做好整理归档工作。 第十七条 会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据其管理办法见中国航天时代电子公司会计档案管理办法（财字20_51号）。纪检、监察、安全保密、审计等文件材料按有关规定进行立卷和整理并定期向档案部门移交归档。 第十八条 应用各种计算机信息管理系统和CAD/CAM等计算机技术产生的各类电子文件应定期向档案部门移交归档和备份并能实现在线管理。 第十九条 文件材料一般归档一份重要的或经常使用的可归档
7、数份。 第二十条 文件材料的归档时间分为不定期和定期两种。 第二十一条 归档要求： （一）归档的文件材料应完整、准确、系统、有效签署齐全确定密级、保密期限、保管期限填写移交清单认真履行交接手续； （二）归档的文件材料必须做到制成材料优良用笔用纸符合规定字迹线条和图像清晰粘贴、装订符合档案保护的要求； （三）各类电子文件的收集与归档应按有关规定执行； （四）归档的文件材料应是原件。 第四章 档案的管理 第二十二条 公司档案管理部门集中统一保管各类档案保持文件材料之间的联系完整、准确、系统地反映公司主要工作活动面貌符合统一规范。 第二十三条 档案管理部门应对归档文件材料进行系统整理、登记、统计和安
8、全保管。 第二十四条 档案管理部门必须严格按照档案保管和档案保护的要求建立科学的管理制度配置必要的设施确保档案的安全和有效提供利用档案库房的建设与改造必须符合国家有关规定。档案库房要与办公室、阅览室分开档案库房内应配备相应的档案保管保护条件、消防、安防等设施设备和其它安全措施。 存放涉密档案材料的库房为保密要害部位人防、物防、技防条件应符合有关保密要求。 第二十五条 档案管理部门定期进行档案价值鉴定等工作。由主管档案工作的领导组织档案部门和有关业务部门组成鉴定小组提出鉴定方案经主管档案工作的领导批准后实施。 第二十六条 保密档案密级的变更和解密按照上级单位以及公司有关保密工作的规定进行。 第二
9、十七条 公司认真做好档案统计工作按有关规定向上级档案部门报送统计材料和统计工作情况报告。 第二十八条 公司档案管理部门应做好电子档案的管理和定期备份保证电子档案的完整安全和真实有效。 第二十九条 公司应结合信息化建设积极推广应用档案信息管理系统推进档案管理信息化建设严格按照国家和集团公司制定的技术标准采取有效防护措施确保档案信息秘密安全逐步使档案成为单位信息流的重要组成部分实现档案信息共享交换为公司中心工作提供优质高效的服务。 第五章 档案的利用 第三十条 公司档案管理部门要建立必要的检索工具充分运用计算机以及网络环境建立多种形式检索渠道为利用者提供咨询检索服务。 第三十一条 对涉及专利、成果
10、或有技术保护要求等涉及知识产权保护的档案要按照国家法律法规以及公司相关规章制度办理。 第三十二条 公司档案管理部门应当制定并执行档案借阅、复制和销毁的审批制度并严格按照有关保密规定执行。 第三十三条 公司档案管理部门应当制定年度档案编研计划组织开展编研工作不断提高编研质量为经营管理和科研生产提供信息支持。 第三十四条 人员在调动、退休前必须清退所借阅档案；由档案管理部门认定后方可办理有关手续。 第三十五条 进馆的型号产品档案仅作为战备等特殊情况下使用任何单位和个人无权私自借阅或使用。 第六章 人员管理 第三十六条 公司应当配备符合档案工作需要的专（兼）职档案员专职档案员应当具备良好的政治素质、
11、保密意识、法律意识具备大专以上学历。档案工作人员应保持相对稳定。 第三十七条 档案员属行政管理或者档案专业技术人员。专业技术职务按有关规定执行。 第三十八条 公司档案管理部门主要负责人应具备中级以上专业技术职务或者大学本科以上学历。 第三十九条 档案员（包括兼职档案员）必须认真学习国家档案管理的有关法律法规以及相关规章制度；熟悉所管档案门类涉及的专业知识努力提高业务能力。 第四十条 公司应积极组织档案员参加相关业务知识培训鼓励档案工作人才创新。 第七章 经 费 第四十一条 公司应当把档案工作列入发展规划和年度计划把档案工作经费列入经费预算并予以保障。 第四十二条 档案库房建设、档案现代化管理、
12、各类档案的保管、档案信息资源开发、档案人员培训、档案编研等费用从各部门相关业务和管理经费中支出。 第四十三条 型号、基本建设、技术改造等各类文件的归档等费用从相应项目经费中支出。 第八章 奖 惩 第四十四条 公司应当对在档案收集、编研、信息化建设以及管理创新等方面做出显著成绩的集体和个人给予奖励。 第四十五条 公司每位员工都有依法保护档案的义务。对有下列行为之一者由档案管理部门责令限期改正并视情节轻重对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员给予行政处分；构成行政处罚的移送国家档案局处置；构成犯罪的移送司法机关追究刑事责任。 （一）损毁、丢失档案的； （二）将职务活动中形成的应当归档的文件、资料占为已有拒不归档或者不按规定期限移交档案室的； （三）擅自提供、抄录、公布、销毁档案的； （四）涂改、伪造档案的； （五）擅自出卖或者转让档案的； （六）明知所保存的档案面临危机而不采取措施造成档案损失的；（七）档案工作人员玩忽职守造成档案损失的； （八）其他造成档案损失应当追究责任的行为。 第九章 附 则 第四十六条 本办法由公司档案管理部门负责解释。 第四十七条 本办法自公布之日起施行。 第 页 共 页
