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1、公文处理之公文种类（一）国务院颁布的国家行政机关公文处理办法（以下简称公文处理办法）第二章种类 ”共确定了 “命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要”共 13 个文种，原 “指示 ”文种取消，增加了“意见 ”文种。“公文从省政府办公厅公文处理工作中，我们发现使用文种不准确的问题比较突出，最主要的表现就是 “报告 ”和 “请示 ”混用。 本来应当使用 “请示 ”的文件， 用了 “请示 ”，或 “报告 ”与 “请示 ”合而为一，成了 “请示报告 ”。公文处理办法规定 “报告不得夹带请示事项 ”，在办理这些公文时就遇到不便。 如果退回原行文单位重报影响公
2、文时效， 直接将报告进行批复又不符合公文处理的规则。 因此， 各级行政机关负责公文处理的同志应该注意这一点。 为了贯彻执行好公文处理办法，更加准确地使用文种，下面就各个文种作个简要介绍，供参考。一、命令命令（令）是法定的领导机关或领导人发布法律、法令、行政法规和规章，采取重大强制性行政措施，嘉奖有关单位及人员的公文。令是命令的简用。命令有三个特点，即：具有强制性、有限定的发令机关、发布命令必须以法律和法令为依据。 命令可以分为公布令、行政令、任免令和嘉奖令等。1、公布令。这是颁布法律、法令和法规时使用的令文。公布令的正文比较简短，一般由颁布对象、颁布根据、颁布决定、执行要求四部分组成。颁布对象
3、指所公布的法律、法规文件的名称； 颁布根据说明是经过什么会议或由什么领导机关批准的；颁布决定， 就是公布或批准的决定，一般由“现予颁布（公布、发布）”、“现予公布施行”等；执行要求一般指颁布的法规文件开始生效的时间要求。公布令的后面要附上所公布的法规文件。2、行政令。这是采取重大强制性行政措施时使用的令文。行政令的正文一般分为三个部分，即命令缘由（引言）、命令事项（主文）和执行要求（结语）。命令缘由部分着重阐述明发令原因，扼要写明发令的背景、形势和缘由揭示发令的目的和意义，使受令方面了解执行此令的重要性，增强执行命令的自觉性。命令事项是命令的主体部分，也就是命令所要采取的重大的强制性措施。要分
4、条款或分层次地写明规定事项、工作要求、方法步骤。文字要写得具体、肯定、简明、庄重，少作议论。使受令方面一目了然，易于执行。执行要求是命令事项的补充，对受令方面提出要求和嘱咐。有的令文执行要求已在前面两部分讲明， 就不必再单独写这部分了。也有的命令的正文没有明显地分为三个部分，而是篇段合一的。3、嘉奖令。这是上级对下级授予荣誉称号，表彰、奖励时使用的令文。嘉奖令的正文一般分为四个部分：优秀事迹、性质和意义、嘉奖项目、号召和期望。优秀事迹部分是构成嘉奖令的依据和基础，主要写被嘉奖对象的英雄模范事迹。嘉奖项目是嘉奖令的主要成份。要交代是什么机构或什么会议决定给予嘉奖，嘉奖项目是哪些。然后， 要根据嘉
5、奖对象的事迹，扼要地写出对受奖者的勉励和对大家的希望。撰写嘉奖令还应注意： 第一，嘉奖令并不常用， 凡发嘉奖令的， 必须是相当突出的英雄模范人物，其功绩显赫，影响甚大，足以效法、学习。第二，嘉奖令既要叙述事迹，又要议论意义，还要有号召力，这就要求注意语言的运用，要实事求是地概括，而不要夸张渲染。二、决定决定是领导机关发出的，带有制约、 规范、指导作用的下行文。 是对某些重要事项或者重大行动做出决策、 安排， 嘉奖有关单位及人员， 变更或者撤销下级机关不适当的决定事项时所采用的文种。各类决定的写法：1、表彰决定。这类知照性的决定，就是把决定的事项简要地传达给有关单位，极少要求执行的具体意见， 它
6、的内容比较单纯， 主要是决定依据和决定事项， 即使有号召或者鼓动性的结尾，也很简短。在写法上往往开门见山，直接陈述，篇段合一，语句简练、明快。2、处分决定的写法有所不同。应写受处分人的身份、错误事实、错误性质、根源、本人对错误的态度、处分内容等。3、关于重大行动或重要事项的决定。这类决定用于安排较大范围的重大行动或重要事项，一经发出，震动较大。如国务院关于全面推进依法行政的决定等。这类决定大都经过一定的会议讨论通过。它的写法更强调把道理说清楚、讲透彻，以便尽可能地统一认识，增强执行决定的自觉性。三、公告公告是用来向国内外宣布重要事项或者向一定范围宣布法定事项的公文。 可以分为三种类型：第一类是
7、向国内外宣布重大事项的公告。 它通常以国家机关名义或者授权新华社向国内外庄重宣布某一重大事项，如宣布国家领导人的选举结果、出访，颁布法律、重要法令，公布重大科技成果等等。第二类是宣布影响面很大的专门事项的公告。这类公告是由有关部门按法定程序发布的，有的也因涉外工作需要而发布。如按商标法规定发布的注册商标公告，以及公布企业破产的公告，企业换证公告，质量监督公告等等。第三类是向特定对象发布公告。 这类公告内容单一， 篇幅简短， 标题可以写成三种形式：由发文机关、 事由、文体组成； 有发文机关、 文体组成； 只有文体这一要素组成， 如公告 。标题下面可依公告单独编号。在公告的正文中，要简明扼要地写出
8、公告依据、公告事项。结尾一般以 “现予公告 ”、“特此公告 ”作结束语。四、通告通告是向社会各有关方面公布应当遵守或者周知事项的公文。 通告文种各行政主管部门使用的比较多， 时常风诸报端。 如公安部门发布的车辆年检、 交通管制的通告，工商部门发布的企业许可证年审的通告等等。通告的标题大体有三种： 一是由发文机关、 事由和文种三部分组成； 二是办有发文机关和文种组成；三是只写文种通告。通告的正文主要是针对某些事项做出规定或限制，成为告知对象行动的规范， 要求遵循。 因此，正文一般由目的根据、 规定事项和要求三部分内容构成。正文之后，习惯以 “特此通告 ”、 “此告 ”等词语结尾。拟制通告要注意三
9、点：1、要突出中心。通告常常带有法规的性质，要明确“允许做什么和不允许做什么”。力求简明易懂、有章可循、有规可依。2、体现方针政策。必须正确地把握方针政策，熟悉有关事项的具体情况。3、要通俗易懂，切忌语言含糊，公众难以理解。五、通知通知是使用的比较多的一种公文。转发上级机关、 不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或者共同执行的事项、任免人员等， 都可以使用通知。通知大多是下行文，因而有一定的指导和指挥性。和其它下行文种相比，通知应用范围更宽， 具有广泛性。 大多数类型的通知对受文对象总是有所要求，提出需要办理和执行的事项，它虽然不同于命令，但也有一定的权威性。通知
10、还有明显的时间性，有些通知，如会议通知，只是在指定的一段时间里有效。按公文处理办法，通知可以分为批转和转发性通知，传达、要求执行、周知性通知及人事任免通知三种。 我们在办理公文中发现一些地区和单位在使用通知时存在这样几个问题：一是标题繁琐。比如出现几个“关于 ”或 “通知的通知 ”情况；二是转发和批转性通知的按语部分文字过多或态度不明确； 三是要求执行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依据的事由。因此，我们在拟制通知时应注意以下几点：1、标题。一般由发文机关、事由和文种三部分组成，只使用一个介词“关于 ”，再加事由和通知即可。如： 甘肃省人民政府关于进一步加强安全生产工作的通知。另
11、外，还要注意在标题中除引用法律法规和行政规章时可加书名号外，一般不加标点符号。 在起草层层转发的通知时， 要尽量把标题写得简明些。如： 市交通局关于转发省交通厅关于转发交通部关于批转交通安全工作实施意见的通知的通知的通知，如果改写为 市交通局转发交通部关于批转交通安全工作实施意见的通知，就简明多了。2、批转和转发性通知。这类通知是针对被批转或转发的公文而发的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、 附件一起组成了批转性或转发性通知。正文包括两个部分：转发对象和批注意见。 转发对象要写明被批转、 转发的公文名称及原发文单位。批注意见要写明对所转发公文的态度、意见和执行要求。批转性通知的批语和转发性
12、通知的按语，可长可短，应看具体情况而定。 有的照批照转， 只简明扼要地表明态度、做出评价、 提出要求。 如：“省财政厅关于加强预算管理的意见已经省政府同意，现批转给你们，请认真贯彻执行。”有的强调重点， 在写明态度、评价和要求之后，再结合实际情况，对所转发公文的重要意义或者某一方面的精神突出加以强调，以引起重视。 有的补充完善， 对所转发的公文除做出基本肯定外， 还就其本身不够完善的地方作些补充和说明。但一般情况下， 批语和按语不易过多，以免与转发、批转的文件内容重复。3、要求执行和周知性通知。引言部分一定要写清楚行文的缘由、意义、目的和所依据的法律、法规、政策。4、要根据转发公文的不同情况，
13、恰当使用习惯用语。如表态的“同意 ”、“原则同意 ”等；提出要求希望的“请认真贯彻执行”、“请遵照办理 ”、“请参照执行 ”、“供参考 ”、“请认真组织实施 ”等词语。5、任免通知。除法定机关的主要领导人外，其他任免一般采用“通知 ”。任免通知的正文只写明经某级组织决定，任命或免去某人担任的某项职务即可。有的还写明任期和待遇。六、通报通报是在一定的范围内表扬先进、批语错误、 传达重要情况的一种公文。通报和通知都具有知晓性和指导性，但通知大都要求贯彻执行，具有一定的约束力，而通报只起引导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。通报主要分为表扬性通报、批语性通报、情况通报等。1、表扬性通报。正文一般包
14、括先进事迹及其意义、先进经验、表彰决定、希望和要求四部分。先进事迹是这类通报的主要内容。在直述式通报中，这部分内容直接在通报中叙述，写得就详细些。 在转述式通报中，这部分内容已经出现在通报的附件中，就不必再重复叙述先进事迹了，只需概括地强调或突出要点。直述式通报在介绍先进事迹时应做到：第一、要把时间、地点、人物、事件、结果简明地交代清楚。第二、要实事求是，不能任意夸大渲染。第三、要重点突出， 涉及能体现先进的精神境界和突出通报中心的，就把事实写得详细些，无关紧要的可一笔带过或略而不记。先进事迹的意义和先进经验，是通报的主旨。 着重表彰先进事迹的通报，应在介绍事迹的基础上，说明其意义。表彰决定是写明领导机关对先进表彰奖励的决定，它通常写在通报的末尾部分。希望和要求， 既包括对被表彰者的勉励和希望，包括对广大群众的号召和希望。这一部分要发掘先进的典型意义
