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1、关于加强实物档案管理工作的思考一、实物档案的含义（一）关于实物档案说的争论顾名思义，实物档案是具有档案属性的实物经过收集整理转化而成的档案。自上世纪末实物档案概念被提出就在档案界引起诸多争论。各家观点可概括为三类：第一类持否定态度，认为实物档案一说在思维上违背了对物质世界的认识规律，在思维上逻辑关系混乱；在档案学理论上也违背了档案的分类原则和方法、混淆了种、属概念；在工作实践中容易引起“泛档案化”，混淆档案与模型、档案与文物等的界限。第二类持肯定态度，认为实物是否是档案要从现实的档案工作实践中考虑。第三类观点是折中的，认为实物档案的称谓有欠妥当，但工作实践中确实还是要适当收集相关实物。（二）实
2、物档案的含义虽然实物档案的称谓或概念之争尚无定论，但各级各类档案部门对有保存价值的各类实物的收集工作一直在进行，比如中国档案报就曾经报道过2006年青岛国际啤酒节历届实物档案存入崂山档案馆、广州市档案馆2010年接收了2件亚运玉制实物档案等。从中华人民共和国档案法中对档案的规定看：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。落脚点是历史记录性。南京市档案局2006年印发的南京市实物档案管理办法中对实物档案的概念有所明确是指法人、其他组织以及个人在其工作活动中形成的对国家和
3、社会有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。从以上两个概念看笔者认为不论从原始记录性还是备以考查性看实物档案无疑是具备了档案的特质的。实物档案就是各类组织在业务工作中形成的以及个人在其工作、生活中形成的对国家和社会有保存价值的以物质实体为记录载体的物品档案。（三）常见实物档案的主要内容实物档案的内容多样、分类方式多样。不同性质的单位，可能有不同的分类方式。比如“文化艺术单位和艺术工作者在艺术创作、艺术演出、艺术教育、艺术研究、文化交流、社会文化等工作和活动中”形成的“对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录”是艺术档案。民族民间美术作为艺术档案的一个分支“包括绘画
4、、雕塑、戏剧、剪纸、工艺（民居、家具、印染、刺绣、织锦、服饰、陶器、瓷器、漆器、金属器皿、玩具、风筝、编制、工具等）”。一件雕塑，在文化艺术团体中可能被分入专门的艺术档案类进行管理，但在其他类型的机构中可能就是一件由来访单位所赠送的纪念品或产品样本。总结多年实践工作的体会，笔者认为实物档案的主要内容在一般单位可分为五大类：第一类是荣誉、纪念品类，一般为各类上级组织或行业内进行评优评先所产生的奖杯、奖状、锦旗、奖牌等，以及各种交流活动中获赠的、大型活动中产生的纪念品和字画等；第二类是印信类，包含各类公私印章；第三类是单位变革、发展中产生的牌匾、旗帜、徽章、证照类；第四类是业务工作中产生的模型、样
5、品类，如普洱市档案局就曾征采多个重要普洱茶样品入馆；第五类是其他有保存价值的实物。二、加强实物档案管理的意义（一）实物档案视觉感强，便于直观的反映所记录的内容实物档案直观、鲜活的反映组织或部门以及个人在特定阶段的工作过程以及成果，实物档案与其他类型档案共同记录了单位和个人的发展轨迹。比如学生代表学校参加各类比赛所获奖杯、奖状等直接反应了学校的教学水平、学生的综合素质。 做好实物档案的管理工作才能使档案资源齐全、完整，更好地记录历史，充分发挥直观、容易理解、有较强说服力的宣传作用，使之成为思想教育的生动素材，对教育人、鼓舞人起到积极的激励作用；在文化交流中起到展示特色、弘扬文化的作用。（二）实物
6、档案管理的规范性不强、执行力度有待提升虽然实物档案的作用显而易见，很多单位还是由于各种原因对实物档案管理的规范性不强或执行力度不够，直接导致实物档案的收集、保管、利用工作落后于其他类型的档案。在实物档案的保管实践中往往面临种类和形式多样不易统一管理、收集困难以及资金、管理设备不到位等情况。因此，要做好实物档案管理工作不仅需要得到领导重视、支持更要求档案人员能够对实物档案进行科学管理、提高管理水平。三、实物档案的管理方法实物档案管理工作的主要环节有收集、分类、整理、入库管理、利用等。（一）强化收集工作实物档案的收集相比传统的纸质档案有一些特殊困难。一些部门和个人不愿上交能直观反映荣誉、体现工作业
7、绩的奖杯、奖牌，希望自己保管以免上交后利用起来不方便、不自由；另外实物档案的产生有一定的不可预见性，档案部门预测不到、原持有人不主动上交时，容易发生漏归现象。针对这些问题，开展收集工作时需要注意以下两点：1.建立健全本单位的实物档案收集制度，把实物档案明确纳入收集范围，把实物档案收集工作纳入考核范围。制度上的规范是落实实物档案上交责任的关键。要在制度上写明实物档案的利用方法，最大限度的为原持有人提供利用方便、解除其后顾之忧。2.收集时采取年度收集与随时收集相结合、被动收集与主动收集相结合的方式。除了每年定期随其他档案一道开展的收集外，结合单位的中心工作和重点工作，随时关注可能产生重要实物档案的
8、业务部门，及时收集。现在许多单位都在使用内部OA等网络化办公方式，档案部门应有专人对办公网络上公布的内容进行监督，了解本单位及各部门近期的中心工作、重点工作等，掌握信息、主动开展收集。（二）做好分类整理工作分类方式的选择必须从各单位的实际情况出发。通常按实物档案的主要内容分类既简单又方便，这之下还可结合单位特点按实物档案产生的部门与区域、产生的业务性质、物品的形态等进行再分类。按产生的部门与区域分就是按国别、地区、级别进行分类，比如奖状是省部级还是国家级；馈赠品是来自哪个国家、地区、单位等。按实物档案产生的业务性质分就是按照党群、行政、后勤、科研、教学、生产、经营等业务分类。按物品形态进行分类
9、，如玻璃、金属、陶瓷、卷轴、簿册等。分类后要做好编号、著录工作。首先是设计能反映实物档案各项情况且符合本单位利用习惯的标签表(如表1）。标签表不仅附着于实物档案本身用以标明档案来源、名称等具体情况，也要录入数据库系统进行信息化管理，既方便管理又方便检索。标签表上除了归档号等内容，还应设立图示项，进行直观说明。第二是要编制分类说明，规定好分类原则、标准，标清分类代码以及归档号的编制原则，为入库管理打好基础。归档号可采用年度+分类号+件号的简单标示，如表1中的归档号即表示2000年荣誉、纪念品类地市级第5件。表1实物档案标签表归档号材质来源图示2000-R-3-5木、金属北京市人民政府发生时间接收
10、时间名称2000.122001.6.30北京市科学技术进步三等奖保管地点移交人备注四库3-1-4教务处功能食品评价原理及方法（科技专著）（三）入库管理实物档案由于种类不同，体积、形态各异，需要进行有针对性的保管，并要考虑安全性、经济性、方便性等综合因素，管理难度较大。1.按材质控制必要的保管条件所有实物档案除了库房常规的防高温、防潮湿、防盗、防火、防强光、防虫、防霉变、防尘之外，不同材质的实物档案首先要按材质的要求确定保管环境和装具。如植物类实物档案（标本类）等要严格控制温度、光照、含氧量、含水量等因素，陶、瓷、玻璃等易碎材质的实物档案要放置在稳妥、易于设置固定装置的空间里，金属材质的实物档案
11、要注意防锈、防氧化等。2.综合实物档案材质、体积、利用频率等因素，设计库房存放方式根据库房的实际空间情况，不常取用原件的实物档案可以采取放入密集架或装箱等相对密集的保管方式，对于经常需要展示原件的就需放在容易存取的空间中。体积较大或是由于材质特殊性等因素无法在普通库房柜、架中保存的实物档案尽量采取定制等方式配备特殊装具。在定制库房柜、架时就要考虑到实物档案的特点，对可能产生的档案种类进行预估并采取设置可调式隔板等方式设计存放柜、架的尺寸和结构。3.重视实物档案标签的制作与管理实物档案收集进入档案部门时要同步完成标签制作工序，录入相关信息，有条件的应及时为实物档案拍摄数字影像。拍摄的好处很多，不
12、仅可以附在标签上，预防因保存年久后标签脱落产生的辨识障碍，更是为数字化管理以及开发利用打下坚实的基础。（四）实物档案的开发利用工作做好实物档案的开发利用不仅发挥档案原始记录性的作用展示它所记录的那段历史，通过实物档案的公布、展示发挥档案的宣传作用；还可以促进实物档案和其他档案的收集原持有人只有看到在档案部门的科学管理下，档案比在他自己手里管的还好、用着也方便才能愿意归档，起到争取理解和支持的作用。1. 通过建立实物档案照片管理系统，做好开发利用的基础工作如前所述，接收实物档案时拍摄数字影像可以为建立实物档案照片管理系统打下坚实基础。有条件的单位可以自主研发或外购易度、汉龙思琪等诸多成品照片管理
13、系统，对实物档案的照片进行系统管理，实现按时间、类别、主题等多项检索，实行实物档案数字化管理。如果条件有限也可在Windows操作系统中利用Office组件中access或excel将目录与照片做好链接来实现基本的查找和简单统计功能。这些都可以起到便于检索和统计、提高管理效率、减轻档案人员工作强度的作用，这对于开展实物档案利用工作至关重要。2.馆藏资源的展示对于馆藏实物档案不能重藏轻用，要争取进行最广泛的展示。随着科技与时代的发展，展示的方式也越来越多。(1)做好编研打牢基础在实物档案系统管理的情况下，档案编研是档案展示工作的基础，为馆藏实物档案制作名录或是汇编成资料图册、光盘等，可以作为交流
14、活动中的宣传品或礼品，对于提高单位知名度、美誉度、增强影响力有良好作用。(2)举办展览在满足实物档案常规性的利用需求外，可以结合本单位中心工作、社会的重大活动适时举办专题展览，以反映本单位、本地区的成就和辉煌历史，增强本单位、本地区参观者的荣誉感、自豪感，吸引外来者，创造浓厚的文化氛围。如果馆藏实物档案的数量较多，要力争做到展示常换常新。(3)展示形式多样化展示的工作既可在实际展室中进行，也可采用虚拟展示。2010年上海世博会的网上展馆就是非常好的范本。档案部门可以充分利用信息技术和多媒体技术，制作虚拟展示进行专题展览，如本单位的荣誉展、成就展或是发展历程回顾等。虚拟展示不受时间、空间、场地、人员等因素的制约，传播成本低廉、便于更新，明显的优势必将使虚拟展示成为档案宣传、展览不可或缺的必要手段。这就要求档案工作人员要不断提高自己的工作水平，掌握开发虚拟展示的相关技术、技能。参考文献：1.南献德.反“实物档案”论J.中国档案，1997,9.2.中华人民共和国文化部办公厅.艺术档案管理读本M.北京：文化艺术出版社，2008,11.
