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1、大学电子公文归档管理暂行办法第一条为大学档案信息化建设的需要，规范我校在党政综合信息网与办公自动化系统处理公务过程中所产生的电子公文的归档管理，保障归档电子公文的安全和开发利用，根据国家标准GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范和国家档案局第 6 号令电子公文归档管理暂行办法，制定本办法。第二条本办法适用于全校各党、政部门、院、系（所）直属单位。第三条本办法所称的电子公文，是指各单位在党政综合信息网、办公自动化系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。第四条校档案馆负责对全校电子公文的归档管理工作进行监督和指导。第五条电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文
2、归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。第六条各单位从电子公文产生时就要有严格的信息管理制度和严密的技术措施，对其实施超前管理。电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由校档案馆负责。第七条归档电子公文应与其他载体和门类的档案实行集中统一管理第八条电子公文参照我校有关纸质文件的归档范围进行归档，与之相应的软件、背景信息和元数据一同归档，以保证归档电子公文的完整性。电子公文的保管期限，应按照纸质档案保管期限划分，电子公文的背景信息和元数据的保管期限应当与内容信息的保管期限一致。电子公文密级划分按纸质文件密级划分的
3、有关规定执行，并在电子公文的机读目录上逐件标注涉密文件的标识。第九条电子公文应在办理完毕后即时向档案部门进行逻辑归档，基本要求是：（一）电子公文的归档应在“吉林大学档案管理系统”上进行；（二）电子公文归档操作由形成部门完成；（三）归档完毕的电子公文要注明归档标识；（四）档案人员应会同计算机系统管理人员设定查询归档电子公文的权限；（五）归档电子公文的物理地址应指定在网络服务器上，服务器必须采取双机备份等可靠的备份措施。第十条已进行逻辑归档的电子公文，形成部门应协助档案部门完成物理归档，物理归档可按照纸质文件的规定定期完成。基本要求是：（一）把带有归档标识的电子公文集中拷贝至一次性写光盘的载体上，
4、禁用软磁盘作为归档电子公文保存的载体。永久和长期保存的归档电子公文，拷贝一式3 套（一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用）；（二）存储归档电子公文的每一个载体中应同时存有相应的符合规范要求的机读目录；（三）归档电子公文一般不加密，必须加密归档的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档；（四）存储归档电子公文的载体和装具应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、归档电子公文年度、存储件数、密级、保管期限、存入日期等。第十一条归档电子公文的整理（一）归档电子公文的整理按吉林大学档案管理工作规范的要求进行；（二）归档电子公文的著录应按吉林大学网上归档工作规范进行著录。第十二条归档完毕后，电子公文
5、形成部门还应将电子公文保存至少3 年。第十三条电子公文形成单位必须将电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。第十四条档案馆应配置足够容量和处理能力及相对安全的计算机软、硬件系统，保证归档电子公文的有效保管和利用。第十五条电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性。第十六条电子公文形成单位应在电子公文归档时对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质公文核对内容、签章，审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且
6、未被非正常改动，电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致，处理过程无差错。第十七条归档电子公文应按规定及时向校档案馆移交。第十八条归档电子公文的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或从网上交接，但要履行相应的交接手续。第十九条通过存储载体进行交接的归档电子公文，移交与接收部门均应对每套载体和技术环境进行检验，合格率达到100% 方可进行交接。检验项目：（一）载体有无划痕，是否清洁；（二）有无病毒；（三）核实归档电子公文的真实性、完整性、安全性；（四）核实技术方法与相关软件说明、登记表、软件、说明资料等是否齐全。凡检验不合格的，应及时退回形成单位重新制作，并再次对其检验，直至合格。第二
7、十条归档电子公文的保管应按照国家档案局DA/T 15-1995 磁性载体档案管理与保护规范的要求，采用专门的保护设备和保护技术措施，其载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在17 20；相对湿度控制在 35%45%。第二十一条归档电子公文的形成部门及其档案部门每年均应对归档电子公文的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。如网络系统扩充或系统设备更新，应确认库存载体与新系统、新设备的兼容性，如不兼容，应及时对归档电子公文进行迁移。第二十二条对保管的归档电子公文进行迁移操作前，应制定严密的迁移工作计划，保证归档电子公文必须在完整、准确和有保障的前提下进行迁移，档案人员应
8、填写归档电子公文迁移登记表。迁移后，原旧版的载体仍需保存3 年。第二十三条校档案馆应定期对保存的归档电子公文进行抽样机读检验，光盘每满 4 年进行一次抽检，抽检率不低于 40 ，并将检验结果填入归档电子公文管理登记表。如发现问题应及时采取补救措施。第二十四条校档案馆应加强对归档电子公文的管理，提供利用有密级要求的归档电子公文，应严格遵守国家有关保密的规定，采用联网的方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子公文的设备上加装防火墙等安全保密措施。第二十五条超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的归档电子公文进行逻辑和物理删除，并由校档案
9、馆列出销毁归档电子公文目录存档备查。第二十六条校档案馆应当按年度对归档电子公文的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。2004 年 10 月注：附表1-4表 1归档电子公文登记表（首页）形成部门完成日期载体类型公文载体编号特征设备通讯地址电话硬件环境（主机、网络服务器型号、制造厂商等）联 系 人环境操作系统特征数据库系统软件环境相关软件 （文字处（型号、版本理工具、 文字浏览等）器、压缩或解密软件等）公文记录特征记录结构（物理、逻辑）记录类型定长可变长其他记录总数总字节数型号：公文载体数量：一件一盘一件多盘多件一盘多件多盘备份数：送交部门通讯地址档电话联系人案送交人（签名）年月日交接收部门接通讯地址电话联系人接收人（签名）年月日表 1归档电子公文登记表（续页）文 件载形成文件版编题名体编保管期限备 注时 间本代码号号表 2归档电子公文管理登记表归档电子文件设备情况登记新设备兼容性检验存储载体转存登记填表人（签名）年月日审核人（签名）年月日单位（盖章）年月日表 3归档电子公文迁移登记表硬件系统：源系统设备系统软件：情况应用软件：存储载体：硬件系统：目标系统设备系统软件：情况应用软件：存储载体：记录数：字节数：被迁移电子迁移时间：档案情况操作者：填表人（签名）年月日
