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1、跟单员对出口货物的跟单工作主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。一接单：接单也即合同的签定，订单的取得。合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量， 价格， 交货和支付等交易条件的书面文件， 包括买卖双方为达成交易而交换的信件， 电报或电传，都足以构成书面合同。1下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax, Email 或书面合同等方式。2接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。3接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是：（1 ） 合同：（ CONTRACT）合同有销货合同（ SALES C
2、ONTRACT ）和购货合同（ PURCHASE CONTRACT ）。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。（2 ）确认书；（ CONFIRMATION ）它比合同要简化些。 对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。 它也有销货确认书 （ SALES CONFIRMATION ）和购货确认书（ PURCHASE CONFIRMATION ）。这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。而合同用的比较正规。机器设备，大棕贸易的进出口。还有协议书，意向书，订单和委托订单等。要提的是，客户从国外直接发来的订单或委托订单，我们收到后要回复，不能置之不理，否则算默认。4接单的程
3、序：接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。（ 1 ） 询盘：（ INQUIRY ）又叫询价。（ 2）发盘：（ OFFER）又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。（ 3 ） 还盘：（ COUNTER-OFFER）又叫还价。（ 4 ）接受（ ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。二审单：即审核合同1审单内容：确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货
4、方式。2审单方法：（ 1）产品名称，规格： 审查时产品代码是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对上号？有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。（ 2 ）质量：也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。（3 ） 数量：应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位， 重量以及约数有何规定。约数：如合同数量前加“约 ”，可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2。 5% ，有的认为是5% 。按跟单信用证统一惯例，信用证上如规定约字，应允许有不超过10% 的增减幅度。（4 ）单价，总额
5、的审查：1、客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对？总额有没有加错？新客户下单，要查看我们给他的报价。2、通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币。（英镑，港币，欧元）1（5 ）价格条款的审查：出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有：FOB 船上交货价（指装运港的价格条件）， C&F （ Freight or Carriage Paid to）运费付至.指定目地的交货，CIF 成本+ 保险费 + 运费（指目的港）价格。常用的 FOB CFR CIF 几种价格的换算及公式介绍如下：（1 ） FOB 价格换算为其它价：CFR价 =FO
6、B 价 +运费FOB价 +运费CIF 价 = -1 -保险费率X 投保加成（2 ） CFR 价格换算为其它价：FOB 价 =CFR 价 运费CFR 价CIF 价 = -1 保险费率X 投保加成（3 ） CIF 价格换算为其它价：FOB 价 = CIF 价 X （1 投保加成X 保险费率）- 运费CFR 价 = CIF 价 X （1 投保加成X 保险费率）（6 ）付款方式审查：1. 付款方式是否能接受？ LC ，付定金，等等。2. 支付的货币能否接受？（7 ）包装要求的审查：1 工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受？2 客户提供的包装（彩印，尺寸）我们能否做？3 客户提供的包装资料是否
7、齐全？（内包装，外包装，标签，说明书）内包装：普合，白合，彩合，吸塑外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。最主要是唛头印刷。（8 ）交货期的审查：跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并装船送达。交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。期限有长有短。可以是2 周， 3 周，或一个月，二个月，一个季度或更长。（ 9 ）交货方式的审查：运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。注：如运费由客户支付，客户决定交货方式。如我们付费，尽量用海运。如报的价是连同海运价，而客户要求空运（赶销售），我们可要求客户承担多出部分的费用。关于样品：要获取订单，备好样品是很重要的一步。1 寄目录，样本：
8、2 准备样品。2（ 1 ） 工厂现有的款式（ 2） 新款（ 3 ） 客户来样。要领：无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次。跟单员一定要保存好最终的确认样品，以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中，凭样品成交的比重很大。作为跟单员，我们要做到：A： 有完整的产品资料，主动进行宣传。B：新品的成本，价格要进行核算。C： 新品的制作要留有实样。D： 客户的来样要保存好原样。三形式发票：PROFORMA INVOICE买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇，在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称，规格，价格等条件开立的一份参考性发票。这种发
9、票在成交后不能代替正式发票使用，对双方都无最终约束力。为了区别于正式发票，它必须明显表明 “形式发票 ”字样。形式发票上一般要显示订单的相关信息。 （收货人，合同号，形式发票号，开出日期） 。产品信息 （品名，数量，价格，交货期） 。合同条款（价格条款，付款方法） 。此外，提供我们的银行资料以便客户开证或汇款。注意几点：1. 单价条款要明确（ FOB, CFR, CIF ）2. 交期要明确3. 付款条件要明确（LC, TT ）四出口货物跟单的基本程序：出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。它以货，证，船，款为中心，包括备货，催证，改证，租船订仓， ( 报关，报验，装船 ) ，制单，结汇等环节。
10、我们将这些程序概括为：(1). 筹备货物：按订单及信用证的要求，按时，按质，按量地备好货物。(2). 催审单证：大多数的支付方式是L/C 。对安全收汇有保障，因它是银行信用。只要所装运货物与信用证条款一致，银行保证付款。跟单员应对以L/C 为支付方式的合同进行催证，审核和修改的跟踪工作。催证：货物快完成时，要催证。审证：审证是银行和公司的共同职责，但在范围和内容上有所不同。银行从政策面上审，如开证的国家有无贸易往来，开证行的资信等等。公司则审开证人和受益人是否正确，L/C 的货物和金额与合同是否相同，装期，特别条款等。改证：审证后发现问题是常事。包装上，总金额，效期，包括拼写错误。要求对方修改
11、，一份L/C ，可能有几处问题，我们要一一指出，一次性修改。(3). 订仓装船：货物备妥，L/C 没问题后，我们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船的阶段。按CFR 和 CIF 成交的，我们负责租船订仓和装船的手续。首先： 出货装柜：（ P。 28 ）跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。这当中要做的工作有货柜选择，制作装箱单，跟踪装柜等。A 货柜选择：（ P。29 ）根据货物的不同而选择不同的货柜。常用的有： 20 29 30 立方 /17.5 吨 40 58 61 立方 /22.5 吨 40H 68 71 立方 /27.5 吨3B制作装箱单： （ P。 30 ）装箱单着重表现货物的包装情况
12、。应包括出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头等。C跟踪装柜：（ P。31 ）出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后，跟单员要监装，指导货物的摆放。如一个柜内有几种货，每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。(4). 制单结汇：是出口货物跟单的最后一个环节。A.制单：货物装船后， 跟单员要及时按L/C ，合同或其它单据的内容制作各种单据。要在 L/C 的有效期内将单据送交银行。出口单据主要有：汇票，发票，海关发票，提单，装箱单，产地证，商检证，保险单等。B.结汇 :如按 L/C 的规定制作了单据，并及时送交了银
13、行，我们就可及时收到货款了。单据要求：正确，完整，及时，简明，整洁。五进口货物跟单的基本程序：（1 ） 就是跟进进口合同的履行。其程序为：租船订仓，申请开证，催交装运，办理保险，商检报关及接货验收等。一采购跟单的基本要求： 适当的交货时间， 适当的交货质量， 适当的交货地点， 适当的交货数量及适当的交货价格。 （适时，适质，适地，适量，适价）二物料采购跟单的原因：以下原因造成我们要对物料进行跟催：1、供应商方面的原因：由于供应商方面的原因造成交货不及时，而使我们必须跟单的原因有：超过产能的接单和超过技术水准的接单。制程管理不良，质量管理不充分而造成不良品的增多。来自低工资的员工工作效率低，完不
14、成等原因。2、企业方面的原因：供应商的选定有误，对他的产能和技术调查不足。所要求的品质没说清楚。价格的决定很勉强。进度的掌握和督促不力。下订单到过远的地方。3、 沟通方面的原因：信息交换不及时。三. 物料采购跟单流程：1、 制作订购单: 跟单员接到所需部门的请购单，要制成订购单传给供应商。制订购单时注意：审查请购单。熟悉订购的物料，价格确认，确认质量标准。确认物料需求量，制定订单说明书，发出订购单。 （制作采购单 P。26 ），将要采购的物料名称，规格型号，数量，价格。交期等要求表达清楚。采购单经审核无误后发给供应商，并要求供应商签字回传。2、订单跟踪：对长期合作的，信誉好的供应商可以不进行跟踪。跟踪加工
