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1、浙 江 创 佳 汽 车 部 件 有 限 公 司文件控制程序 文件编号：CJQM-423-2006 版本号：A/01 目的1.1为使文件管理规范化、制度化和统一化，确保公司所有文件能够安全有效地管理和使用，同时符合质量管理体系对文件的要求。2 范围2.1本程序适用于公司的所有文件和外来文件资料。3 流程4 文件分类4.1质量手册；4. 2 程序文件；4. 3管理制度或细则4. 4 表单/表格、记录；4. 5技术文件：指本公司设计、编制的产品图纸、工程规范、工程标准及作业指导书（包括：操作说明书、检验标准/检验规程、操作标准/操作规程、在生产或设计过程中所需使用的工艺文件、工序卡片）等； 4. 6
2、外来文件：顾客或公司外所输入的图样与资料或书籍文件（例如：政府、安全与环保法规及国际/国家标准或顾客提供的图样、工程规范、工程标准/技术标准、技术条件/协议、质量规范、检验规范、检验标准）等；4. 7质量管理体系文件在控制上分“受控”文件和“非受控”文件二种。4.7.1“受控”文件是指涉及公司重大经济活动、营销策略、财务状况、生产技术等方面应该也可以受到控制的文件；4.7.2“非受控” 是指该文件用于与其它单位（如顾客、供方、同行业单位等）交流或内部临时参考使用。此类文件因不在本公司，无法予以控制。5 职责5.1综合部负责组织相关职能部门编写质量管理体系文件，并控制其修订、评审、发放、和归档等
3、管理； 5.2 技术部负责技术文件图纸和标准、规范、规程及相关技术资料的归口管理。6 程序6.1文件编制 6.1.1质量管理体系文件a) 质量手册由综合部负责组织编写；b) 程序文件和有关质量管理规定制度由综合部负责组织相关部门编写；c) 作业指导书由各业务部门结合作业活动的特点和程序文件的控制要求，负责组织人员编制；d) 技术图纸文件由相应的技术人员编制。6.2文件识别6.2.1公司自己编制的文件和表单/表格、记录如无其他规定一律加编文号/记录号，和版本号/修订号。文号/记录号和版本号/修订号的编制按文件记录标识管理细则执行；6.2.2技术部负责各类技术规范等生产、技术中适用外来文件的识别、
4、确认。6.2.3综合部负责有关国家及地方法律性文件和行政性文件的识别和确认。6.2.4所有外来文件有编号的保持原编号；填写外来文件清单予以识别，按照需要使用的部门分发；6.2.5对标准、规范、规程等外来文件应实施动态管理。每年元月中下旬，综合部和技术部负责根据外来文件的来源查询是否有更新，当有新更新时应及时清理，更新，撤出作废版本，以保证其有效性；6.2.6综合部汇总公司所有质量管理体系文件，并填写质量体系文件资料总目录；6.2.7当同样的文件分发到不同部门，为便于识别，在文件上加分发号。分发号的编制按照文件记录标识管理细则的规定确认；6.2.8“受控”文件发放时应按照文件记录标识管理细则的规
5、定予以标识；6.2.9文件修改、更新或换版，按照文件记录标识管理细则的规定予以标识；6.2.10作废的文件需要留用的，按照文件记录标识管理细则的规定予以标识。6.3文件审核6.3.1质量手册和程序文件由管理者代表审核；6.3.2作业指导书由管理者代表审核或分管副总经理审核；6.3.3技术图纸的审核由技术部部长负责。6.4文件批准颁布6.4.1质量手册和程序文件由总经理批准；6.4.2作业指导书由分管副总经理批准；6.4.3技术图纸由分管副总经理或总经理批准；6.4.4行政管理文件和质量体系管理文件在批准后予以颁布；6.4.5表单/表格、记录随相应的程序文件一起批准颁布。6.5文件发放6.5.1
6、 质量管理体系文件中的图纸技术资料的发放由技术部发放，其余由综合部统一发放，“受控”文件的发放范围：总经理、副总经理与质量有关的各部门主管及工作必需的人员及相关供应商和第三方认证机构，具体由综合部和技术部根据“确保在使用处可获得适用文件的有关版本”的原则编制文件资料发放范围表，根据此表确定发放范围。文件发放时填写文件资料收发登记表，由接收人签收。 “非受控”文件的发放范围：需要方,对于“非受控”文件，本公司不负责其修改和换版，发放时填写文件资料收发登记表。6.5.2标准、规范、规程、图集等技术文件，如需借阅，借阅人应在图纸/技术资料借阅登记表中登记。6.6文件的评审6.6.1综合部负责每年底组
7、织相关部门对现有文件进行一次评审，根据实际情况对需要修订的文件进行修订更新。6.6.2 如有文件需要修改更新，按6.7条款实施。6.7文件更改6.7.1质量手册和程序文件的更改由综合部组织相关部门实施；6.7.2作业指导书的更改由编写部门负责实施；6.7.3技术文件的修订和更改由技术部负责；6.7.4文件修订更新后应重新按6.3和6.4条款的要求进行审核和批准，同时填写文件更改记录表；6.7.5技术文件具体修订和更改办法按照设计开发控制程序执行。6.8文件的保管/归档6.8.1各部门根据所使用文件编制部门文件资料目录以便于查阅；6.8.1对所使用的文件各部门应妥加保管，文件上不得有乱涂乱画和损
8、毁缺页现象，以确保文件的清晰，易于识别；6.8.2文件的归档保管由公司综合部和技术部按照档案管理制度规定执行。6.9文件的作废回收6.9.1失效作废的文件，由编制发放的部门及时收回，确保所有场合使用的文件均为有效版本；6.9.2质量管理体系的“非受控”文件一般不予回收；6.9.3作废的文件如因各种原因需要留用的，按照文件记录标识管理细则的规定，盖“作废留用”章归档保存（归档作废文件应标识是何时作废）；6.9.4不需保留的作废文件一律由编制部门填写文件资料/记录销毁登记表，经总经理或其授权批准后销毁。7 引用文件7.1 文件记录标识管理细则 M-01-20067.2 设计开发控制程序 CJQM-760-20067.3 电子文档管理制度 M-21-20067.4 档案资料管理制度 M-10-20068 相关表单8.1 质量体系文件资料总目录 QR-423.1-20068.2 部门文件资料目录 QR-423.2-20068.3 文件资料/记录销登记表 QR-423.3-20068.4 图纸/技术资料借阅登记表 QR-423.4-20068.5 外来文件清单 QR-423.5-20068.6 文件资料发放范围表 QR-423.6-20068.7 文件更改记录表 QR-423.7-20068.8 文件资料收发登记表 QR-423.8-2006第 5 页 共 6 页
