《电子科技大学基建档案管理实施办法WORD6页》由会员分享，可在线阅读，更多相关《电子科技大学基建档案管理实施办法WORD6页（6页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、电子科技大学基建档案管理实施办法为了提高学校基建档案的质量和管理水平，充分发挥基建档案在学校基本建设和管理工作中的作用，依据国家档案局、国家计委发布的基本建设项目档案资料管理暂行规定(国档发(1988)4号)、国家教育部高等学校档案管理办法（27号令）和杭州电子科技大学档案管理规定，特制定本办法。第一条 基建档案是指在学校范围内进行勘察、规划、建设(新建、扩建、改建以及大、中型维修)管理和基本建设工程项目活动过程中形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。第二条 基建档案是学校基建工作的真实记录和历史凭证，是扩建、改建、使用、维修、抗震加固的重要依据，是档案的重要组成部分。基建档案必须实行
2、集中统一管理，建立以校档案馆为中心，基建、房产、专项工程等部门为基础的基建档案管理网络，保证学校基建档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。第三条 基建文件材料的形成、积累和归档是基建管理工作的重要环节，必须纳入基建规划、计划、管理制度及管理人员和项目负责人职责范围中，坚持基建工程项目一开始就与建立基建档案的工作同步进行，工程项目建设过程中要与基建文件材料的形成、积累、整理、审定工作同步进行，工程竣工验收要与验收基建档案同步进行，否则基建项目不能进行竣工验收。第四条 基建文件材料的形成、积累、整理、归档是基建、房产、专项工程等部门的重要任务，这些部门应有一名领导分工负责此项工作，并确定一名专职
3、或兼职档案员具体进行本部门基建文件材料的收集、整理和立卷归档工作。基建项目负责人是该项目基建文件材料形成、积累和立卷归档的当然负责人，应列入岗位职责范围，并把是否按质按时归档作为检查和考核本职工作的重要内容之一。第五条 在整个基建工程项目过程中形成的应该归档保存的各种载体的材料都属于国家所有，任何单位和个人不得无故拒绝归档，不得私自将其转借、买卖或销毁。保护基建文件的完整、准确、系统、安全是每个基建管理人员和工程人员的责任。第六条 基建处具体负责本部门职能范围内基建档案的收集、整理、立卷工作，并在项目竣工验收后一年内向校档案馆移交。同时向城建档案馆移交一套基建档案。总图和各工程竣工图等常用图纸
4、，基建部门除归档外，应留存一份备查。第七条 每个基建项目开始，职能部门应提出对该项目基建档案工作的要求，并做到在项目开始时，建立基建档案工作；在项目建设过程中，积累、整理、审定档案材料；在项目竣工验收时，向施工单位收交、审核全部合格的竣工图纸等资料。第八条 基建工程技术人员应及时将职责范围内形成的文件材料按统一要求交给本部门兼职档案员，材料应系统、完整，并有移交目录。第九条 基建文件材料的归档，主要包括综合管理、可行性研究、设计基础、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产、基建预算、概算、决算、器材管理等方面，具体归档范围见附件。第十条 基建文件材料归档要求：一、归档
5、的基建文件材料必须反映其管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体形式的文件材料特别是竣工图在内的全套图纸；二、凡归档的文件材料原则上应是原件，做到审查手续完备、制成材料优良、格式统一、字迹清楚，图画清晰、整洁，不得用易于褪色的书写材料书写；三、具有法律依据和凭证的文件材料、签字和印鉴必须齐全，请示与批复要同时归档，缺一不可。如果报告、请示无批复，经办人应注明办理情况，以备日后查考；四、归档份数：竣工图一般归档不少于一套，文字材料、底图、底片和声像材料各归档一套；五、归档时间：凡具有法律依据和凭证的重要文件材料（审批文件、产权证明、使用证明、处理产
6、权纠纷等）在办理、处理完毕后应及时归档；竣工图、施工文件材料，声像材料在竣工验收后一年内应归档；管理性文件材料在次年六月底前归档。第十一条 基建文件材料的归档程序：有关部门兼职(或专职)档案员和工程技术人员应按照归档范围，分别做好平时基建文件材料的收集、整理工作。综合性管理文件由兼职(或专职)档案员负责立卷归档。工程项目基建文件材料分别由工程技术人员主持立卷归档的制度，即在工程项目竣工时，由工程技术人员按归档范围要求，将该项目文件材料收集齐全完整，并系统组卷，待项目验收后，交兼职档案员和部门负责人检查验收签字后，向档案馆移交，并办理好移交手续。第十二条 基建档案由学校档案馆统一管理，校档案馆应
7、按照杭州电子科技大学实体分类和档号编制方案进行分类编号、编目、排架，妥善保管。第十三条 属于学校基建项目的基建档案一般都属于永久保存。基建处和档案馆应定期对基建档案进行检查、鉴定、以重新确定档案的保管期限，调整密级以及销毁等事项。第十四条 为保证竣工图与工程现状相符，凡在改建、扩建、使用、维修、抗震加固和管理过程中，工程发生变更时，必须填写更改通知单，经主管部门批准后方可变动。在改建、维修中所产生的基建文件材料，有关部门应随时整理，向档案部门补充归档。第十五条 基建档案主要供本校利用。基建档案原件只有一套者，一般不借出，如确需借出，必须按规定时间归还。造成基建档案丢失者，除通报全校外，将由当事
8、人负担该卷档案材料重新制作的全部费用。具体按杭州电子科技大学档案借阅利用制度办理。附：基建档案归档范围和保管期限表 基建档案归档范围和保管期限表JJll 综合序号类 目 名 称保管期限1上级有关基建工作的文件长期2基建工作规章制度长期3基建工作计划，总结、简报长期4基建工作总体规划永久 5基建工作年度(季度)总结、统计报表永久 6全校性总体规划、设计总平面图永久 7水、电、气管道分布图永久 8地质勘探、地形测量材料永久 JJl2 项目材料序号类 目 名 称保管期限1项目建议书及上级批复永久2可行性研究报告永久3项目评估永久4环境预测、调查报告永久5设计任务书及计划任务书永久6工程地质、水文地质
9、、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明永久7地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录永久8水文、气象、地震等其它设计基础材料永久9初步设计永久10技术设计永久11施工图设计短期12技术秘密材料、专利文件永久13设计计算书长期14关键技术实验永久15总体规划设计永久16设计评价、鉴定及审批永久17征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书永久18 承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件永久19施工执照永久20环保三同时、消防、卫生等条件，水、电、气、暖供应协议书永久21产权证书永久 22土地施工文件(1)开工报告、工程技术要求；技术交流、
10、图纸会审纪要短期(2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺长期(3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定长期(4)建筑材料实验报告长期(5)设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批永久 (6)土建施工定位测量地质勘察永久(7)土、岩试验报告，基础处理，基础工程施工图永久(8)隐蔽工程验收记录永久(9)工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告永久(10)分项、分单位工程检查、评定长期(11)交工验收记录证明长期(12)竣工报告、竣工验收报告永久23设备及管线安装施工文件(1)开工报告，工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要短期(2)设计变更、工程更改洽商单
11、、材料、零部件、设备代用审批长期(3)焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录长期(4)隐蔽工程检查验收记录长期(5)强度、密闭性试验报告长期(6)设备调试记录短期(7)施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告长期(8)系统调试、实验记录长期(9)管线清洗、通水、清毒记录短期(10)管线标高位置，坡度测量记录长期 (11)中间交工验收记录证明，工程质量评定长期(12)竣工报告、竣工验收报告长期24电气、仪表安装施工文件(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审 短期(2)设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批长期(3)调试、整定记录长期(4)性能测试和校核长期(5)施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告长期(6)操作、联动试验短期(7)电气装置交接记录短期(8)中间交工验收记录、工程质量评定长期(9)竣工报告、唆工验收报告长期25竣工验收报告永久26全部竣工图纸永久27质量评审材料永久28工程现场声像材料永久 29竣工验收会议决议文件永久 30基建工程财务预、决算永久 31工程监理文件长期
