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1、华仪软件系统工程有限公司 第 27 页目 录一、应收帐款管理规程 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2二、建立应收帐户 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3三、应收帐目处理 1、帐目初始化 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 2、应收清转 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 3、付款登帐 . . . . . . . . . .
2、 . . . . . . . . . . . . . . . . .10 4、对销清帐 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11 5、帐目转户 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14 6、帐目修改 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16 7、注销帐目 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .17 8、查帐 . . .
3、. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18 9、打印帐本 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2110、打印帐单 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2311、分类帐查询 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .26四、应收审计 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4、.27五、报表 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .31第一章 应收帐款管理规程一、综述 应收帐款是用于管理收款日期在一个月以上的、在饭店进行消费的、各种欠款单位的帐目。一般由财务部、前厅部或销售部派专人统一管理、统一结算。二、应收帐户管理 1、应收帐户类型一般包括：旅行代理、协议公司、单位、个人、信用卡、支票汇票六大类型。 2、在计算机系统中，应收帐户的建立必须经过有关主管签字同意。建户时： 1）、户名、编号必须完整输入； 2）、根据饭店规定设置信用限额、结帐周期； 3）、进行明细帐目初始化。三、应收帐目管理 1、
5、外围站点本身的应收款滞留在外围站点的应收帐户中，由外围部门自己管理。 2、转应收帐目必须要有饭店领导或销售部书面通知。帐目转入应收后，客人登记单、传帐单、转帐单等一系列原始单据也应转入应收小组进行管理。 3、应收的借方帐目一般由帐务处转来。对于以下几种类型的借方帐目可以按照饭店规定登记借方帐： 1）、由于汇差引起发生和收回不一致； 2）、由饭店支付信用卡服务费引起收回减少； 3）、前台帐目错误需要冲补。四、应收日常工作重点 1、及时清转应收帐目。如果发现转错帐目的帐目，必须及时进行转户处理。 2、及时登记已收回的贷方帐目，并按收回帐单进行对销帐处理。 3、操作员下班前必须进行审计，并将收回单据
6、、审计平衡表上交夜审或财务部。 4、及时封锁超限额应收帐户，及时删除已取消合同的应收帐户，避免跑帐。 5、每月打印帐龄分析表、发生收回表、帐本等用于存档。第二章 建立应收帐户一、建立应收帐户图2-1-1-1 1、如图2-1-1-1所示。其中：编号、帐户名称、信用限额、结帐周期必须填写。 2、编号： 1）、10位字符。一般设置为5-6位即可； 2）、由用户人为设定并手工输入。最好有一定规律性（第1位表示类别，后几位按顺序编号）； 3）、注意：编号必须输入，否则会引起催帐单、帐目查询及部分报表打印功能无法正常完成。 3、帐户名称：30位字符。最好输入应收帐户全称或常用叫法，避免雷同。 4、冻结标志
7、：该标志有效时，系统限制前台及应收对帐户的任何帐目操作。 5、信用限额： 1）、输入金额。用于控制应收帐户可以欠款的最大金额； 2）、清转帐目时，系统会自动将清转后已超限额帐户设置为冻结状态。二、删除应收帐户 1、余额为0、且已经无效的应收帐户应及时删除。 2、帐户被删除后，系统自动在编号前加“*”以示区别。如图2-2-1-1所示 3、超过夜审设定的保存日期后，在夜审过程中才被真正的删除。图2-2-1-1三、冻结应收帐户 1、冻结：用于系统限制前台及应收对帐户的任何帐目操作。如图2-3-1-1所示 2、清转帐目时，系统会自动将清转后已超限额帐户设置为冻结状态。 3、在应收帐户修改功能中，也可以
8、手工设置“冻结”标志。图2-3-1-1第三章 应收帐目处理一、帐目初始化 1、帐目初始化功能包括：初始借方、初始贷方。 2、“初始借方、初始贷方”功能的操作方法与“登借方帐、登贷方帐”功能的操作方法及使用效果完全相同。 3、唯一区别在于：已有借方帐目后。系统不允许操作员再进行初始借方的操作。 4、下面，本节只详细介绍登借方帐的操作方法，登贷方帐的操作方法请参看本章第3小节。 5、登借方帐： 1）、由于每条借方帐目是由若干明细消费组成的，因此要先输入帐目信息，再输入帐目明细。 2）、帐目信息：如图3-1-1-1所示 、发生日期：、输入帐户实际消费日期，便于与客户核对帐目； 、系统默认为当前的系统
9、日期； 、可以输入本日以前的任意日期。 、单据号：输入客户消费时的帐单号，便于与客户核对帐目。 、摘要：输入具体的消费客户名称，便于与客户核对帐目。 3）、按【增加】按钮，输入帐目明细：如图3-1-1-2所示 、帐项：消费项目代码。由系统设置模块中的帐项设置统一设定。 、金额：消费金额。图3-1-1-1图3-1-1-2二、应收清转 1、由前台收银或外围计费站点转入应收的帐目需要通过清转才能真正进入相应的应收帐户中。 2、加入清转步骤的主要目的在于： 1）、避免转应收帐目直接进入应收数据中造成应收余额不断变化； 2）、避免前台转应收时出现错误直接引起应收帐目出现问题； 3）、提醒应收操作员进行核
10、对。 3、每条应收帐目（包括借贷方）都有两个日期：登帐日期和发生日期。 1）、登帐日期：帐目记入系统的日期。用于财务统计数据。 2）、发生日期：表示帐目发生的真实日期。便于与客户核对帐目。 3）、登帐日期：在清转、登帐过程中，由系统自动设置为当前的系统日期。 4）、发生日期：清转时，系统设置自动为前台或外围转应收日期； 登帐时，发生日期由操作员人为输入。 4、清转工作包括：普通帐户清转、信用卡/支票清转。 1）、普通帐户清转：清转结帐转应收（选择某个应收帐户）时产生的帐目。 2）、信用卡/支票清转： 、用途：清转信用卡或支票现付结帐时产生的帐目； 、原因：有些饭店认为使用信用卡或支票结算时，还
11、需要财务人员到银行去划帐，没有立即算入营业收入中。因此，应归入应收帐目管辖范围。 、设置：系统按帐项设置中（类型为信用卡或支票）帐项所对应的应收帐户帐号进行清转。 5、进入清转功能： 1）、如果系统首先出现如图3-2-1-1所示的提示信息，表示系统中还有未清转的帐目。 2）、进入清转界面后，选择清转截止日期，等待系统列出现有未清转帐目。如图2-3-1-2所示 3）、系统按应收编号进行排列所有帐目，便于操作员进行分类核对。 4）、帐户编号、帐户名称：指接收帐目的应收帐户的编号和名称。 5）、日期、时间、帐单号、金额：指前台转应收时的日期、时间、帐单号和金额。 6）、清转标志：用鼠标选中（打勾）部
12、分帐目后，选择“带标志项清转”功能或“未带标志项清转”功能清转部分应收帐目。 7）、全部清转：一般使用此将所有帐目全部确认清转。 8）、前台帐户：用于查看某条帐目是由前台哪个客人或团队转入应收的。图2-3-1-1图2-3-1-2三、付款登帐图3-3-1-1 1、发生日期： 1）、输入帐户实际的付款日期，便于与客户核对帐目； 2）、系统默认为当前的系统日期； 3）、可以输入本日以前的任意日期。 2、单据号：输入支票汇票号码或手工凭证号码，便于与客户核对帐目。 3、帐项： 1）、指客户付款方式。内容由系统设置模块中的帐项设置统一设定； 2）、只能使用现金、信用卡、支票等现付贷方帐项； 3）、如果帐
13、项设置中设置了的话，还能出现“转总帐”帐项。转总帐的含义类似于财务中的“坏帐准备”。 4、原币金额：输入客户付款金额。 5、摘要：输入简要的付款备注，便于清楚明了地对销借方帐目。 6、长押金： 1）、贷方帐目的一种特殊形式； 2）、该帐目在查帐中可以看到，同时参与余额计算，但不参与对销帐工作。 7、兑换率、贴现率：用外币付款方式时使用。不输入的话，系统默认为1和0。 8、实兑金额：使用外币付款方式时，系统自动进行汇率计算出实际付款金额。四、对销清帐 1、应收登记贷方帐目后，必须及时或定期进行对销帐工作，将借贷方帐目彻底结帐核销掉。 2、分类： 1）、对销帐功能分为：普通对销、借贷负负对销。 2
14、）、普通对销中，对销方式分为：自动对销、对销带标志项、按金额对销。 3、普通对销： 1）、自动对销： 、系统按帐目发生日期顺序对销所有帐目，直至借方帐目为0或贷方帐目为0； 、一般在取消帐户之前、清除所有帐目时使用。 2）、对销带标志项：如图5-4-3-1所示 、用鼠标在需要进行对销的帐目上打上对销标志。打标记时请注意与界面中部显示的“已选借方”和“已选贷方”数据进行核对； 、按【对销带标志项】按钮，系统按帐目发生日期顺序对销所选中的借贷方帐目； 、是常用的对销方法。 3）、按金额对销：如图5-4-3-2所示 、按操作员要求金额对销一条借方帐目和一条贷方帐目； 、客户要求支付某条帐目中的房费或餐费等部分费用时使用。 4）、注意：
