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1、公司会议管理办法第一章 总则第一条 为加强会议管理、避免会议冲突、提高会议效率、保证会议质量、规范会议流程，建立标准化的会议管理体系，特制定本办法。第二条 本办法适用于集团及所辖各分公司组织的会议。第二章 分则会议管理第三条 会议分类、分级与组织根据各类会议召开的议题、周期、频率、组织方式、适用范围等因素的不同，将会议分为几类。由集团总部组织的，需所辖各分公司人员参加的会议，称为集团会议；集团总部组织召开的称为总部会议；所辖各分公司组织召开的均称为公司会议。详见附件2鑫业集团会议分类一览表。第四条 会议申请一、集团总部各部门应于每周四前对下周需要组织召开的会议，填写会议登记表（一会一表）报集团
2、人事行政部登记；所属公司各部门应于每周四前对下周需要组织召开的会议，填写会议登记表（一会一表）报所在公司人事行政部登记。二、所辖各分公司应于每周四前对下周需集团总部人员参加的会议（包括拟邀请集团领导参加的会议）进行汇总，并填写会议登记表（一会一表）报集团总部人事行政部登记备案。第五条 会议计划、报批一、集团总部、所辖各分公司人事行政部门对上报登记的各类会议进行汇总和统筹协调，制定出每周会议计划。集团总部会议计划制定原则为各系统（部门）、所辖各分公司同一主要领导每周参会不超过两次。 二、集团会议计划需集团人事行政部统筹协调，各系统会议不得相互冲突，报集团常务副总裁审批，由集团人事行政部于周一前下
3、发。所辖各分公司会议计划需报公司总经理审批，由公司人事行政部门于周一前下发。三、各系统每季度召开的系统沟通协调会，应实行审批制。走网上流程先报经集团人事行政部审核，集团常务副总裁审签后方可执行。每年会议不得超过四次，且到异地举办不得超过两次。第六条 会议计划执行一、会议严格按计划进行，一般不得调整；未列入计划的会议，原则上不得召开。二、因各种原因，会议不能按计划召开的，发起部门必须提前一天通知人事行政部门取消会议。第七条 会议通知一、会议通知责任集团会议由集团人事行政部统一发布会议通知。负责通知到需参加会议的各系统（部门）、所辖各分公司人事行政部（综合部），集团各系统（部门）和所属公司人事行政
4、部（综合部）负责通知到各自参会人员。总部会议由集团人事行政部统一发布会议通知。负责通知到集团各系统（部门），集团各系统（部门）负责通知到参会人员。公司会议由各公司人事行政部（综合部）或会议发起部门直接通知参会人。公司会议由各公司人事行政部（综合部）或会议发起部门负责控制，尽量精简会议，能合并召开的会议尽量合并召开，可开可不开的会议尽量不开，讲究会议效率，缩短会议时间。二、会议通知方式书面通知：以书面形式将会议信息发到集团各系统（部门）和所辖各分公司。网上通知：直接在办公信息平台通知公告栏目中发布的集团正式会议。采用网上通知方式时，应对部分参会人员辅助以电话追踪核查确认。电话通知：以电话形式直接
5、通知。所辖各分公司人事行政部在会议召开的前2天，以工作联系函方式通知到主席台就坐的领导，并电话予以核查确认。会议承办部门应提前到达会议会场（视会议规模等合理安排到场时间），按时清点人数，及时催请未到者，会前半小时加催与会领导。以上几种方式，都具有相同的效力。三、会议通知时间会议通知应至少提前一天进行发布。第八条 重要会议实行标准化管理，详见附件三“重要会议管理标准化一览表”。第九条 会议资料和会务准备一、会议资料准备会议资料由会议发起方提供（明确发放及回收要求），交会议承办方备发和回收。二、会议资源和会议服务协调会议资源指会议所需的场地、设施、设备、文具、茶点、奖品、纪念品等。会议服务指会议所
6、需的茶水供应、设备操控、节目表演等。会议承办部门对会议登记表所需的会议资源和服务进行确认，如需集团内部会议资源和服务，则向集团或各公司人事行政部门申请；如需外部会议资源和服务，则由会议承办部门自行联系解决。第十条 会议进程管理一、会议签到正式会议必须进行会议签到，集团会议签到由各公司人事行政部派专人提前到会场负责本公司签到工作，由会议承办部门收集整理会议签到表。二、会议主持各种会议原则上应按本制度相关规定或会议承办部门预先定好的议程进行，会议主持人应控制好会议主题和议程。三、会议纪律各类大型重要会议、活动，会场秩序及座位安排由各公司董事长、总经理及人事行政负责人牵头安排。参会人员不得无故缺席、
7、迟到、早退，违者按照本会议管理办法进行处罚。会议请假，由会议发起单位负责人或指定专人负责受理和审批，并在会议通知中明确。会议进行中，参会人员不得在会场内使用通讯工具，其通讯工具必须保持静音、震动或关闭状态。会议进行中，参会人员不得进行任何与会议无关的活动。第十一条 会议纪要一、工作计划协调会、总裁（总经理）办公会议须形成会议纪要；其他会议若需形成会议纪要，应由会议发起部门拟稿，按权责体系及公文管理制度进行审批。应发布的会议纪要，须在会后36小时内予以整理和发布。二、会议纪要发布：人事行政部门对审批后的会议纪要按公文格式进行修订、排版、网上发布，或打印、盖章后手工发布。第十二条 会议决议、决定的
8、督办会议所形成的各项决议、决定等，由该次会议发起方负责督办落实；必要情况下由专门督察督办的部门协同督办。第十三条 会议资源管理一、管理：各公司的会议资源由所在公司的人事行政部门统一保管和维护管理，负责保证其可用性和完好性。二、申请：任何会议需要占用会议资源的，需要向人事行政部门申请。三、分配：会议资源由人事行政部门根据会议情况进行分配，尽量满足会议需求。资源需求发生冲突应优先考虑有重要客人参加的会议或有集团领导参加的会议。第十四条 会议服务一、公司内部会议服务包括会场布置、茶水服务、多媒体调试等服务。二、人事行政部门对在公司会议室举行的、有集团、公司主要领导或重要客人参加的会议提供会议服务，其
9、他会议原则上实行自助服务（即由参会人员自理，人事行政部提供支持和配合）或由会议承办方安排解决。第三章 罚则第十五条 对确因特殊情况未参会者，会议发起部门必须利用下班时间组织未参会人员学习会议精神；对违反会议制度人员予以通报；并针对不同情况予以一定数额的经济处罚。第十六条 任何人员违反本管理办法，按以下条款进行处罚；除此之外，对未报会议计划或未通过人事行政部而违规发布集团、集团总部、所辖各分公司会议通知的，按绩效考核规定扣责任人当月绩效考评分，其所发通知无效，参会人员可以不参会。第十七条 会议迟到、早退、未签到、代签到、未填写签到时间者，每人每次扣罚200元。第十八条 未参会者未按制度、规定、通
10、知要求请假，每人每次扣罚500元。第十九条 未按会议要求着装者，每人每次扣罚200元。第二十条 参会人员到达会场，有座位牌的或已指定座位的人员，应按指定座位入座；其他人员应自觉就座于前排空余座位 (有座位牌除外),若会场前排未坐满，则给予会议最后排入座员工每人每次200元处罚。第二十一条 会议中未按要求调整手机状态或随意接打电话者，每人每次扣罚50元；违规进行与会议内容无关的活动，每人每次扣罚50元。第二十二条 会议发起（承办）部门应严格按照本会议管理办法执行，否则，对违规项，按每项扣罚100元处理。第四章 附则第二十三条 本管理办法解释权归集团人事行政部。第二十四条 本办法从2010年7月1
11、日起执行，原2005年8月30日签发执行的会议管理办法及2010年4月23日印发的鑫业集团会议管理办法（试行）同时废止。附件：1、会议执行工具2、会议分类一览表3、重要会议管理标准化一览表4、行政会议管理细化量化表5、会议管理控制程序指导6、会议座次安排指导附件1：会议执行工具会议登记表登记日期： 编号申请单位会议主题会议需解决的问题会议时间及地点开始时间：预计结束时间：会议地点：会议分级( )集团级 ( )公司级拟邀领导参会人员会务协助人员会议议程所需的会议资源和服务( )号会议室 ( )笔记本电脑 ( )投影仪 ( )音响话筒 ( )高清视频( )会场布置（要求：_ _ _）( )茶水服务
12、 ( )多媒体调试服务( )其他：_ _ _ （需其他部门协助事项）费用总预算会议签到表模板鑫业集团 公司 会议签到表时间： 地点： 主持人：会议议题：参会人员： 序号部 门职务应到人员姓名签到 （实到人员）签到时间备注迟到：早退缺席：应到人数： 人 实到人数： 人 到会率： % 统计人：会议费用预算表模板鑫业集团 公司 会议费用预算表项目数量费用小计备注酒店费用房费餐费会议室租赁费用会务费用背景或横幅鲜花笔记本签字笔矿泉水资料复印费考察费用门票饮料其他费用市内交通费市外交通费通讯费用总费用经办人：所属部门：部门负责人：分管领导：总经理：董事长：会议记录模板鑫业集团 公司会议记录会议名称会议时间会议地点出席人员缺席人员会议主持人记录人主要议题发言记录会议主持稿模板鑫业集团 年度 会议主持稿
