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1、项目管理中的信息系统构建精要1、项目的信息化管理概述项目管理是近年来国际上兴起的一门新兴专业学科和技术。随着项 目，尤其是较大型的建设工程项目的启动、规划、实施等项目生命周 期的展开，与项目有关的合同、图纸、报告、文件、照片、音像、模 型等各种各类纸介质和非纸介质信息会层出不穷地产生，对项目信息 的管理变得越来越重要。项目信息管理的效率和成本将直接影响项目 管理其他环节的工作效率、质量和成本。很显然信息处理始终贯穿着项目管理的全过程。如何高效、有序、规 范地对项目全过程的纸介质信息资源进行管理，是现代项目管理的重 要环节。随着互联网Internet、多媒体数据库MMDB及电子商务EC 等以计算
2、机和通信技术为核心的现代信息管理科技的迅猛发展，又为 项目（特别是大型建设工程项目）信息管理系统的规划、设计和实施 提供了全新的信息管理理念、技术支撑平台和全面解决方案。由此导 入了项目信息化管理的全新观念。2、项目信息化管理的组织规划简介一般来讲，对于周期短的小型项目，不必在项目管理的业务流程中单 独构成一个独立的项目信息管理环节。但对于较大型项目则必须导入 项目管理信息系统，即需对项目实施信息化管理。通常项目信息化管 理组织机构的基本规划原则如下3点：(1) 对于限额以上的大型建设工程项目在项目概念阶段的组织和资源 规划中必须设立专门的信息管理部门，叫做项目信息中心或项目信息 办公室。当人
3、员编制受限时，可将信息管理部门与档案管理部门等合 并设立，但必须保证其中至少有2名专职的信息管理人员。(2) 成立以项目总经理为中心的项目信息管理系统建设规划委员会(或领导小组)，统一规划部署项目信息化工作。设立项目信息总监 或项目总信息师，享受与项目三总师(总工程师、总会计师、总经济 师)同等待遇，项目信息化领导小组办公室设在项目总信息师办公室。 通常由项目总经理亲自兼任项目信息总监，也可以由项目总工程师兼 任，但必须制订与总工办的职能和程序相独立的项目信息管理岗位职 责和信息采集、流转、处理、存储管理程序。(3) 在项目的计划、财务、合同、物资、档案、质量、行政等职能部 门设立部门一级的项
4、目信息员。项目信息员受部门领导和总信息师双 重领导，以便于形成上通下达的项目信息资源管理组织体系。(4) 应将项目信息管理系统的建设经费单独列支、详细预算、专款专 用。项目管理信息系统的基本结构包括系统的范围、外部基本结构与处理 流程及内部基本结构与处理流程3部分。项目管理信息系统的范围与 外部处理流程实质上是项目生命周期在信息管理过程中的逻辑展开， 项目管理信息系统的内部基本结构与处理流程是项目管理职能在信 息处理过程中的客观反映。项目管理信息系统的性能、效率和作用首 先不取决于系统的内部结构与功能，而取决于系统的外部接口结构与 环境，这是项目管理信息系统区别于企业管理信息系统的特点与规 律
5、。（1）项目管理信息系统的范围与外部处理流程规划。正确规划项目管理信息系统的外部结构与功能，首先必须正确建立项 目信息源的总体结构与处理流程。例如，一个较大型建设项目的信息 管理范围涵盖了项目业主、规划设计单位、勘察设计单位、技经设计 单位、主管部门（规划、建设、土地、计划、环保、质监、金融、工 商等）、施工单位、设备制造与供应商、材料供应商、调试单位、监 理单位等众多项目参与方（信息源），每个项目参与方即是项目信息的 供方（源头），也是项目信息的需方（用户），每个项目参与方由于其在 项目生命周期中所处的阶段与工作不同，相应的项目管理信息系统的 结构和功能会有所不同。对于投资业主，必须在项目概
6、念阶段对项目管理信息系统的内部信息 处理流程和外部信息供需关系进行战略规划与设计。对于外部信息需 求，必须在招标文件中向所有供应商明确指明本项目信息系统拟采用 的网络平台、数据库平台、安全控制平台等系统特性；对于项目管理 中常用的工具软件、如项目计划编制软件、财务软件、进度控制软件、 图纸档案管理软件等，必须明确指明业主拟采购的厂商、版本号及数 据接口。必须在全部采购开始之前，按照标准化要求统一和规范项目 管理信息系统外部处理流程，业主项目管理信息系统的范围与外部处 理流程规划设计报告必须作为全部采购招标文件的重要附件和当然 标的。(2)项目管理信息系统的内部基本结构与处理流程规划。 项目管理
7、信息系统的内部结构。大型建设项目管理信息系统从内部功能上一般包括项目进度信息、造 价信息、质量信息、安全信息、合同信息、财务信息、物料信息、图 (纸文)档信息、办公与决策信息等9大管理系统和管理功能；但处于 不同项目生命周期阶段的信息系统，其核心功能和目标会有所侧重和 区别。如对于规划阶段的项目设计管理信息系统，图档处理是系统的 核心功能；对于实施阶段的业主项目管理信息系统，项目进度、质量 和造价三大控制信息的一体化集成处理是系统的主要目标;对于实施 阶段的项目监理信息系统，质量信息的实时采集与监控是系统的核心 目标等等。由于系统的结构与功能目标的差异，不同项目生命周期的项目管理信 息系统的内
8、部处理流程也有所不同。一般来讲，项目业主管理信息系 统内部处理流程的规划设计原则是：i. 进度管理、质量管理、造价管理三大信息控制系统在分部工程的 项目划分与项目编码上必须严格按照标准化规范设计并一一对应。ii. 以施工图设计和概预算数据为基础，以进度计划网络图为工具，自动产生指导性的物料（原材料、设备设施需求、人力资源需求、施 工机具需求计划等项目资源计划，作为项目管理控制的基本预期目 标。以实际进度、实际财务数据为依据，动态产生实际的人力、资金、 物料、机具等资源支出消耗数据，并自动与指导性目标数据相比较， 为后续的合同结算、成本控制提供动态、实时的信息和依据。iii. 物料需求计划的编码
9、与采购合同的编码必须一一对应；项目财 务信息管理系统的科目设置与概预算项目划分编码一一对应;采购合 同编码与概预算编码及财务科目编码在联结点上必须一一对应。从而 合同的财务支付数据可以按时间自动实现月度、季度、年度的资金需 求汇总，也可以按项目进行自动汇总并与指导性的概预算资源计划目 标进行动态对比分析，产生动态的资金需求与费用分析报告。iv. 质量验评项目范围与图纸档案的立卷编码和文件包编码一一对 应；质量管理部门的验评数据自动汇总成分段工程、分部工程、分项工程和单位工程验收文档，并与图纸档案管理系统数据共享，自动立 卷归档，形成数字化项目技术档案。4、项目管理信息系统实施策略从国内外正反两个方面的项目管理经验可知，周全的项目管理信息系 统实施策略是： “一把手带头”是项目管理信息系统成功运用的关键。全员参与是 项目管理信息系统成功运用的保障。 要以项目管理信息门户网站作为项目管理信息系统的战略目标。 建立不同项目生命周期信息系统之间的数据流程和接口是项目信 息系统规划的核心任务和目标。 项目管理信息系统的规划设计必须列入工程项目概念阶段方案拟 定和认证的必备内容。 以造价（概预算）、合同、财务管理为主线和重心构建项目信息管理 系统。 建立进度项目划分、造价项目划分和质量验评项目划分三者之间编 码的统一或对应关系是项目管理信息系统开发的重点和难点。
