工作说明书的编写要求

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1、职务说明书职务说明书(job description),也称岗位说明书或工作说明书 什么是职务说明书职务说明书是工作分析人员根据某项职务工作的物质和环境特点，对工作人员必须具备 的生理和心理需求进行的详细说明。它是职务分析的结果，是经职务分析形成的书面文件。目录1 什么是职务说明书 2 职务说明书的组成 3 职务说明书编制要点 4 职务说明书的 内容 5 职务说明书的主要项目1 6 职务说明书的作用 7 职务说明书的写作 8 职务说明 书的编写要求1 9职务说明书案例分析:o 9.1案例一:理货员的职务说明书2o 9.2案例二：财务经理的职务说明书310 参考文献职务说明书的组成职务说明书由职

2、务描述与职务规范两部分组成，这类似苏联劳动心理学家编制出的职业 图谱和心理图谱，职业图谱是描述职业的社会经济的、制造技术的、卫生保健等特征；心理 图谱分析了职业对于人的心理要求。职务说明书的精确与否将直接影响到职务分析的有效性。1、职务描述 职务描述是经过职务分析收集资料后产生的。职务描述是说明某一职务的职务性质、责任权利关系、主体资格条件等内容的书面文件。2、职务规范 职务规范是任职者任用条件的具体说明，二者结合起来构成了针对某一职务的完整、全面、详细的职务说明。编写职务说明书就是编制职务描述和职务规范两个书面文件。职务规 范集中于对任职人员的分析，职务描述侧重于反映工作定向分析的结果，职务

3、描述可用于设 计业绩评价形式，职务评价和建立报酬系统，能确定需要完成工作的教育和训练，为设计适 当的招聘、选择、训练和开发计划提供依据。职位说明书根据用途不同有各种不同的标准，通常使用的是内部管理用途的职位说明书， 但是烽火猎聘公司根据招聘市场的特点，提出了招聘用职位说明书的提法。内部管理用途的 职位说明书的一般是下面的有机组成部分构成的：一、职位名称。例如，拿人力资源部门的经理来说，以下简称hrm。职位名称应该写为 经理。二、部门名称。hrm的部门名称应该写为人力资源部。三、任职人。要写上任职人的名字。并要有任职人签字的地方，以示有效性。四、直接主管。hrm的直接主管应该写为分管副总经理。要

4、提供直接主管签字的地方， 以示有效性。五、任职时间。任职时间也就是生效时间，一般也就是与劳动合同的时间一致。六、任职条件。包括学历要求，工作经验要求，特殊技能等等。如irm的特殊技能是指 掌握现代人力资源管理运作模式，熟悉国内人力资源管理政策法规及人才市场动态等等。七、下属人数。指的是部门内所管辖的人数。八、沟通关系。一般分为外部与内部两个层面。如hrm的内部沟通有分管副总经理，部 门经理与员工。外部沟通有上级主管部门，所在城市人事劳动部门，各主要媒体或招聘网站， 各主要培训机构，应聘人员或同行，相关行业协会。九、职位设置的目的。如hrm的职位目的为：根据公司战略发展需求，设计运用人力资 源管

5、理模式和相关激励政策，激发员工潜力，开发人才，实现人力资源开发在行业内具有市 场领先者的目标。十、行政权限。指的是在公司所拥有的财务权限和行政审批权限等。 十一、工作内容和职责。这是职位说明书重之又重的地方，所耗费的笔墨也最多。包括 了职责范围与负责程度，衡量标准等。如hrm的职责包括这几方面：组织体系与制度；培训； 人事考核与绩效评估；招聘；薪酬激励政策；职位管理，部门管理与建设等等。十二、能力要求与个性倾向与特征等。属于个性化的东西，应该算是职位的修正要求吧。十三、职业生涯发展规划。包括职位关系与理论支持。职位关系又分为直接晋升的职位， 相关转换的职位，升迁至此的职位。理论支持是指学习和培

6、训所达到的相关要求。职务说明书编制要点1、对职位的描述，不是任职者的现在工作2、不局限于现状，着眼于组织设定岗位需要3、针对对岗位而不是人4、归纳而非罗列职位说明书一般用表单形式编制，通常分七大部分设计表单：1、基本信息：职位名称，部门，直接上级，所属下级，职责分析日期，编写日期等；2、职位目的：对职位概述；3、职责和权限：分主要职责权限、相关职责权限和临时性工作；4、工作关系：分内部关系和外部关系，包括联系部门、人员；5、任职资格：包括教育水平、工作经验、技能和水平、个性和品质等；6、考核指标，权重，薪资等级，职位发展方向；7、工作环境。职务说明书的内容职务说明书不存在标准格式，所以每个组织

7、的职务说明和内容都不相同，但是作为一般 规律都应说明所执行的工作、职务的目的和范围、员工为什么做工作、做什么工作及如何工 作，参见表1：表1 招聘助理的职务说明书表1 招聘助理的职务说明书多数职务描述有三个主要部分：职务头衔、职务确定和职务责任。职务说明书应具备以 下各项内容：1、职务的识别部分这部分位于职务说明书的首部，有识别和确定某项职务的作用。主要内容有职务头衔、 职务所在的部门、职务分析者及其向谁报告、最近修改职务说明书的时间和编号等等。其中 职务名称头衔是其主要内容。职务头衔是指对一组职位的称呼，如软件技术员、助理会计师等等。设定头衔有几个作 用，第一头衔名称归纳职务活动的特点，对职

8、务提示出一个整体概念以及职务的责任，如销 售员名称会暗示该职务有销售特征和责任；第二它对员工有心理上的作用，如将拉圾清扫工 作称为“清洁工程师”能提高这一职务在人们心中的地位；第三头衔也可反映出该职务与其 他职务的关系、处于何种级别水平等，如助理工程师、初级工程师、高级工程师的头衔可说 明职务的不同等级。2、功能部分 功能部分是描述职务应完成的工作、任务和责任，说明工作活动本身的特性和进行工作 的环境特性等等。这部分首先是确定组成职务的责任和任务。任务是指员工要完成的工作， 或是制造产品或提供服务的行为。责任则是一系列主要任务的集合，职务的责任依据完成任 务的花费的时间和重要性依优先次序排列。

9、因此，有关职务责任说明通常按其重要的程度编 写。此外这部分说明劳动手段和工作环境。劳动手段即工人用来执行职务的具体活动的机器、 工具、设备和辅助装置。工作环境是说明工作是处在何种环境状态完成的，如在室内外、温 度、湿度，或是需站立、久坐、受电磁、噪音、有害气体、传染病等不良环境状态。它是提 供员工的工作环境方面的信息。3、职务说明部分 这部分反映为取得成功的职务绩效所需要的工人特性。通常是描述从事该职务的员工应 该具备的经验、教育和培训等条件和特殊的知识、能力和技能等。职务说明书的主要项目1）岗位基本信息。包括：岗位名称；直接上级岗位名称；所属 部门；岗位编码；工资等级；定员人数；岗位性质。同

10、时也可选择性地列出岗位分析人员姓 名、人数和岗位分析结果的批准人等栏目。岗位名称应标准化，以求通过名称就能使人了解岗位的性质和内容，主要是命名准确、 美化，切忌粗俗和冗长。（2）岗位职责概述。即用最简练的语言说明岗位的性质、中心任务和责任。比如： 总裁：受公司董事会委托，执行董事会的决策、决议，对公司的生产经营实施全面的监 控和最高行政管理。经营计划部部长：拟定公司中长期发展战略及年度经营计划，组织考核，对公司经营活 动进行分析；组织部门职责范围内的其他工作。人力资源部部长/经理：组织向各部门提供人力资源管理专业性服务，激发公司员工工作 的积极性，使其工作绩效不断提高。技术装备部部长/经理：负

11、责公司年度生产业务计划的编制、审核、综合、平衡工作。（3）岗位职责详述。这是岗位说明的重点之一，要逐项列出本岗位所应负有的职责。较 为理想的格式是首先把岗位工作内容归为几个大类，然后再分点说明。（4）关键业绩指标。这个内容指明各项工作内容所应产生的结果或所应达到的标准，以 定量化为最好。最常见的关键业绩指标有三种：一是效益类指标，如资产盈利效率、盈利水 平等；二是营运类指标，如部门管理费用控制、市场份额等；三是组织类指标，如满意度水 平、服务效率等。值得注意的有两点：关键业绩指标最好同第三项的岗位职责详述对应起来；各项指标最 好能够量化，从而有利于执行。（5）岗位关系。岗位关系描述包括：此岗位

12、受谁监督；此岗位监督谁；此岗位可晋升的 岗位；可转换的岗位；可升迁至此的岗位；与哪些岗位发生联系及联系的密切程度；有时还 应包括与企业外部的联系。6）岗位环境。主要包括五个方面：工作场所，在室内、室外，还是其他的特殊场所； 工作环境的危险性，说明危险性 存在的可能性，对人员伤害的具体部位、发生的频率，及危险性原因等； 工作时间特征， 如正常工作时间、加班时间等； 工作的均衡性，即工作是否存在忙闲不均的现象及经常性 程度； 工作环境中的不良因素，即是否在高温、高湿、寒冷、粉尘、有异味、 噪声等工作环境中工作，工作环境使人是否愉快。（7）任职资格条件。常见的任职资格条件有：学历及专业要求； 所需资

13、格证书； 经验：一般经验、专业经验、管理经验； 知 识：基础知识、业务知识、政策知识、相关知识； 技能要求：即完成本岗位工作所需要的 专业技术水平； 一般能力要求，如计划、协调、实施、组织、控制、领导、冲突管理、 公共关系、信息管理等能力及需求强度；篇二：如何编写工作说明书-工作说明书主要 内容如何编写工作说明书-工作说明书主要内容工作说明书作为组织重要的文件之一，是对某类职位的工作性质、任务、责任、权限、 工作内容和方法、工作环境和条件，以及本职务任职人资格条件所作的书面记录。通过工作 分析程序获得的资料，经过归纳与整理，可撰写成工作说明书。工作说明书主要内容工作说明书的编写无固定的模式，需

14、要根据该企业职务分析的特点、目的与要求具体确 定编写的条目。工作说明书一般包括以下内容：1、工作标识包括工作的名称、编号、工作所属部门或班组、工作地位、工作说明书的编写日期、编 写人与审核人，以及文件确认时间等项目。2、工作综述描述工作的总体性质，即列出主要工作的特征以及主要工作范围。应尽量避免在工作综述中出现笼统的描述，比如“执行需要完成的其他任务”。虽然这样 的描述可以对主管人员分派工作提供更大的灵活度，但实际上，一项经常可以看到的工作内 容而不被明确而清晰写进工作说明书，只是用“所分配的其他任务”一类的文字，就很容易 为回避责任找到一种托辞，这使得对工作的性质以及员工需要完成的工作的叙述

15、出现有意统 的描述，比如“执行需要完成的其他任务”。虽然这样的描述可以对主管人员分派工作提供更 大的灵活度，但实际上，一项经常可以看到的工作内容而不被明确而清晰写进工作说明书， 只是用“所分配的其他任务”一类的文字，就很容易为回避责任找到一种托辞，这使得对工 作的性质以及无意的漏洞。3工作活动和程序 包括所要完成的工作任务、职位责任、所使用的工具以及机器设备、工作流程、与其他 人联系、所接受的监督以及所实施的监督等。4工作条件与物理环境简要地列出有关的工作条件，包括工作地点的温度、湿度、光线、噪声程度、安全条件、 地理位置等。5内外软性环境包括工作团队中的人数、完成工作所要求的人际交往的数量和程度、各部门之间的关系、 工作现场内外的文化设施、社会习俗等。6工作权限包括工作人员决策的权限和行政人事权限、对其他人员实施临督权以及审批财务经费和 预算的权限等。7工作的绩效标准工作说明书巾还需包括有关绩效标准的内容，即完成某些任务或工作量所要达到的标准。 这部分内容说明企业期望员工在执行工作说明书中的每一项任务时所达到的标准或要求。 比如，要确定绩效标准，只要把下面的话补充完整就可以了：“如果你做到这样，我会对你的工作很满意。”对于工作说明书中的每一职责和任务都能按照这句话指引叙述完整， 自然就会形成一套较完整的绩效标准。8聘用条件包括工作时数、工资结构、支付工资的方法、福利