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1、学校办公管理系统项目建议书（软件部分）报告单位： 报告日期： 目 录1.引言32.系统需求32.1.办公自动化应用系统功能需求：32.2.技术需求43.系统建设规划74.总体构架和平台选择84.1.系统构架84.2.应用系统功能94.3.平台选择104.3.1.Lotus Domino/Notes104.3.2.Microsoft Exchange144.3.3.平台选择155.办公系统软件功能设计165.1.个人事务165.1.1.教师备课165.1.2.个人文档175.1.3.日程安排175.1.4.通讯录175.1.5.任务指派175.1.6.外出设置185.1.7.常用工具195.2.
2、公文管理195.2.1.发文管理215.2.2.收文管理225.2.3.请示报告225.2.4.档案管理235.3.校务管理245.3.1.车辆管理245.3.2.物品管理245.3.3.会议管理245.3.4.报表传递255.3.5.人员动态255.3.6.公告通知255.4.校园文化255.4.1.校园形象265.4.2.规章制度265.4.3.行业动态265.4.4.技术交流275.4.5.电子论坛275.4.6.电子阅览室275.4.7.常用信息275.4.8.学习园地285.5.其他功能设计285.5.1.电子邮件285.5.2.手机短信提示285.5.3.移动办公285.5.4.安
3、全性设计305.5.5.传真服务系统325.5.6.WAP应用35 2学校办公管理系统建议书1. 引言在当今社会里，也许没有哪一种技术能象INTERNET这样对我们的工作方式、生活方式和学习方式带来如此迅猛而强烈的影响。作为生产知识和人才产品的“工厂”，学校更加直接地受到了INTERNET的冲击。知识和人才是教育的最终产品，其原材料则是信息。我们不难理解，“信息原材料”的获取将直接影响“最终产品”的质量。在INTERNET时代，学校的教学将发生根本性的变革。2. 系统需求为满足广大教职教教职员工工办公、教学、科研及其他事务需求，建立一套校园办公管理系统，目的在于为校园搭建高效灵活的网络应用平台
4、，加强协作，提高学校整体工作效率，保证信息资源高效地收集、传输、存储和共享，提供强有利的信息服务和决策支持。使学校成为一个高管理水平、高产出、高效率的现代化大学。2.1. 办公自动化应用系统功能需求：一期办公应用主要实现通用公文管理系统、教师备课、学生在线考试系统、多媒体电子教室系统，电子阅览室系统和校务管理系统等方面的功能。 通用公文管理系统采用工作流的方式处理公文数据的流转，在处理结束之后即可送归档数据库存档，经过一段时间累积的归档数据库采用光盘存储和备份，可以保证办公系统的正常工作和日后的查询检索。具体需求如下：a) 可以实现电子签名，也可以与计算机笔输入设备相连，实现手写体签名，同时可
5、以加盖电子图章，并且签名和图章均不可拷贝、假冒，保证安全性。b) 用OLE技术，在OA系统内无须切换，直接使用WORD编辑软件进行字处理工作，符合通常的办公习惯。c) 支持广播式的公文流转处理，即同一公文可同时送交多人处理，并自动将多人的处理结果合并，及时显示。d) 可委托他人代为处理公文，在办理个人外出时，有外出提示，并将公文自动送交被委托人或暂缓办理。e) 实现办文过程全程监控，具有自动催办、统计功能。f) 有完善的权限控制，提供高效的安全机制，只有具有相应权限的人员才能对文档进行相应的操作。g) 对领导的批示可以跟踪查办，反映批示处理情况。h) 内嵌图像系统，可将各种纸质文件，包括文字、
6、图像，经过影像系统的处理后，加入公文文档。i) 维护方便，公文的关键字的改变、公文流程的改变通过调整配置参数完成，不用修改程序、编程。j) 查阅公文时，除了可以看到公文的内容外，还应可看到公文的报批时间、分类、来源单位、批复意见（已批复公文）等。k) 文档存储冲突控制l) 基于打印模板的公文打印 个人事务管理建立文件起草统一平台，能够自动搜索个人应及时办理的各项事务，以醒目方式、告警、短信等方式提醒个人事务，建立个人日程安排，提供常用工具（如时钟、日历、计算器等）等功能。2.2. 技术需求 前瞻性：系统不仅要满足目前的需求，也要满足将来发展的需要； 技术先进、成熟可靠 可变的流程化设计：简单易
7、学、快速灵活的开发手段才能开发出符合事务需要的而且是需求多变的应用。而且这样的应用适应办公事务应用的流程化处理特点。 应用界面友好 高效性：应用程序要有较高的执行效率，要结合硬件平台及功能需求，在硬件配置层及应用软件层进行优化。 可移植性： 应用软件应具有很强的可移植性，可在多种硬件平台、网络和操作系统环境下工作。 应用软件支持在线帮助功能，而且系统管理员能够修改帮助文本。 系统结构要符合层次性及模块化的设计思想，系统结构清晰合理，软件灵活，可根据今后的需求进行扩充。 系统设计符合INTRANET设计思想，采用先进的WWW浏览技术。随着INTERNET的普及、WWW服务势必成为技术的发展趋势，
8、是应用的发展方向，应能够实现与WWW系统之间的结合。 开放性：具备开放性的特点，能够支持多种开发语言 (VB, PB, C+, Java, Ada, SmallTalk,等)，支持与各种关系数据库包括Oracle, Sybase, SQL Server, Watcom SQL和 ANSI SQL等的互连；支持现有主流的网络协议标准、邮件与报文传送标准、安全性标准、编程开发标准。 安全性：应具备强大完善的多级别安全控制；采用验证、数字签名、存取控制、加密等多种技术手段，以及通过角色来定义安全级别，并且这种安全控制贯穿于系统的各个层次。办公自动化系统所处理的信息一般涉及机关的机密，而且不同的办公人
9、员在不同的时刻对办公信息的处理权限也是不同的，因此安全性控制功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。机关办公自动化的安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密以及电子签名。这些手段必须足够强大，难以被攻破，而且也必须足够灵活，方便使用者掌握和利用。 可管理性：系统的的可配置管理，提供完备的管理手段。如果管理人员希望借助其他软硬件系统如网管系统，实现统一的管理，系统能够提供这样的手段和接口，如基于SNMP网管协议的软件；或者使用Windows NT的用户管理手段。 提供电子邮件功能：电子邮件系统作为信息传递与共享的工具和手段，提供人与人之间通信的手段，保证每位教教职员
10、工工有个人邮箱，实现教教职员工工内部之间，教教职员工工与外部INTERNET邮件的发送和接收。查看自己的电子邮件信箱，阅读处理有关信件；电子邮件系统具备新邮件到达提示功能。可以及时打开自己的电子邮件信箱，阅读有关邮件，并通过该邮件的指示（链接指针、URL等）自动打开相关的办公自动化应用系统，进行下一步的工作。 系统能够自持各种复合文档型的数据：复合文档型数据不同于传统数据类型。办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函、传真等形式出现，以各种格式化数据（如经过排版的文字）混合存在的形式出现的，如在行文中包含文字、图形、表格，分成各种段落等等，多媒体信息（对象）也逐渐成为越来越重要的办公
11、数据信息；也就是说办公自动化系统所处理的信息还包含了各种各样的数据对象（如Word文件、1-2-3工作表等等）。 支持全文搜索功能：需要数据库系统提供对所有存储信息的全文检索引擎。此外，这些不同的信息处理方式应支持信息录入、输出的方式等等，如电子邮件、扫描仪、传真等均是系统输入输出的重要方式。 能支持协同工作和移动办公：日常办公中，办公人员需要花费大量的时间进行讨论和交流意见，才能作出某种决策。互相沟通、合作的工作方式，使人们可以随时随地参加到协同工作中去，提高工作效率；支持外出人员在办公室以外的办公手段，在外地，办公人员可以远程拨号或登录到出差地的网络，通过电话线或广域网络，随时可以访问到办
12、公自动化系统；此外，随着Internet技术的普及和应用，办公自动化系统作为Intranet的重要应用必须能够与Internet相连接，包括电子邮件、Web发布等等，这不仅沟通了机关内外的信息、对外宣传了，而且还可以进一步提供网络服务，实现电子商务与参与电子社区。从OA系统里，使用相同的界面风格就可以访问和处理所有他所需要的信息，包括办公信息、教务信息、Internet信息等等，这将大大提高信息的利用效率和信息系统的易用性，减少培训的代价。3. 系统建设规划建设一套全面的、先进的办公自动化系统，解决日常办公的需要，并且能够实现教师备课、学生在线考试系统、电子阅览室、多媒体教室的功能，与实现真正
13、意义上的无纸化办公，提高办公效率，为学校领导和广大教教职员工工及时提供量化的决策依据。4. 总体构架和平台选择4.1. 系统构架应用系统采用集中式。应用程序和文档统一存储于计算机中心的服务器中，各处室用户通过校园网访问办公管理系统，处理个人事务，浏览相关信息。此种应用大集中方式，不仅减少硬件网络投资，更重要的是减少应用的维护和支持工作。当系统升级和修改时，直接修改应用程序，无须影响各处室的使用情况。Domino 服务器分区允许在一台计算机上运行多个 Domino 服务器。使用分区服务器将减少硬件费用并将所需管理的计算机数量减至最少。每个分区服务器有自己的 Domino 数据目录和 NOTES.
14、INI 文件，但所有的分区服务器共享同一个 Domino 程序目录。分区服务器使您能够更有效地利用硬件。在 Domino 系统或网络服务中，分区服务器在提供安全性的同时也会提供伸缩性。如果一台分区服务器停止运行，那么其他分区服务器仍可以继续运行。因此，运行于其他分区服务器上的应用程序由于其服务器继续运行，所以更可靠。分区服务器遇到致命错误时，则可以在不重启计算机的情况下重新启动此分区服务器。 404.2. 应用系统功能事务管理个人事务个人事务务服真传件邮子电划规统务服真传件邮子电公文管理态动员人递传表报知通与告公理管案档理管文收理管文发告报示请理管议会态动员人递传表报知通与告公理管案档理管文收理管文发告报示请理管议会教师备课设人个档文人个通排安程日派指务任置设人个作工日今档文人个录讯通排安程日派指务任
