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1、 一、接待时间:2015年12月X日X月X日 二、接待地点: 接送机地点:机场 下榻酒店:XX大酒店(海湖新区索菲特大酒店,胜利宾馆,青海宾馆等) 会议地点:XX大酒店会议厅(索菲特酒店会议厅,胜利宾馆会议厅,青海宾馆会议厅等) 三、接待对象:嘉宾等一行人及其陪同人员 四、接待负责人员: 总负责:接待办: 跨部门接待小组:相关领导,行政组,宣传组,保卫组 五、接待前期准备工作: 1制发邀请函,邀请嘉宾,协调时间 2食宿安排,提前预定 3迎接车辆安排 4迎宾(嘉宾到达前20分钟,相关人员需做好迎宾工作) 5. 相关接待人员,负责相关接待工作 六、机场接待 机场一层到达厅内设接待处人员,根据来客乘
2、坐的航班到达情况持“热烈欢迎XX贵宾”牌,(80180cm以下易拉宝)在机场口等候,接到嘉宾后负责引导至接待处。接待组由此将客人集中带出乘车。 七、酒店入住 1.确定嘉宾入住时间,通知酒店接待人员提前做好相关准备,确定房间住宿安排。2.嘉宾到达酒店,大厅接待组全员在酒店大厅恭候,摄像记录组安排摄像拍照。 3.进入酒店后,由接待人员的引领下入住提前安排好的房间。 4.如饭后休息需要安排人员将嘉宾带领回房间。餐后安排客房服务人员带入房间休息,并问询是否需要叫醒服务。 八、用餐(早餐、中餐、晚餐) 1.由接待人员引领嘉宾在入住酒店进行用餐。由客房服务人员进行相关服务。 2餐后安排客房服务人员带入房间
3、休息,并问询是否需要叫醒服务。 九、会议前的筹备工作 1选择会议厅。根据会议参加人员的人数确定会议厅规模。 2会场布置。根据会议内容,在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上需摆放纸笔、水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一 .3.会议前的接待礼仪。提前准备礼仪人员做好相关接待工作。 4.会前检查。提前检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。 十、会议接待 1欢迎词(电子屏幕)提前15分钟播放“热烈欢迎各位XX贵宾莅临我公司进行技术交流” 2.会场整理及布置 1)提前30分钟清洁并布置会场,保持会场
4、整齐有序,空气清新 2)摆放会场物品,桌面上如需摆放水果、饮料,擦洗干净,摆放美观、统一 ,香烟可交于陪同人员级别最高者代为分发,调试投影仪,音响等设备,放映相关资料。 3领导嘉宾到达会议厅,由礼仪引入会场就座(可根据到场嘉宾提前设置姓名指示座位牌)。 十一、技术交流座谈 1企业宣讲(集团,产业宣传片,企业介绍PPT) 2技术交流(技术人员PPT讲解,互动) 3. 会场服务(每20-30分钟添加茶水或视情况而定,并设定休息品尝甜点区) 4. 拍照、摄像(依重要程度,进行拍照留档) 十二、会后服务准备 做好会后服务的准备。提前将场地、椅子等布置好,摄影师做好摄影准备。会后用车在会议结束前妥善安排
5、。 十三、会后服务 会议结束,摄影师做完摄影工作后,由接待人员负责将领导嘉宾送回入住酒店。报价方案一:(索菲特大酒店) 人数50人1、 场地费用:16000元(包含:全天场地费、会议用品等)2、 会议前一天晚餐:一桌2000元(包含烟酒)3、 第一天中午自助餐:198/每人 50人198=9900元4、 第一天晚上聚餐:4000元/每桌(含烟酒可根据客户要求而定) 10人/每桌 共五桌 40005=20000元5、 民族歌舞表演:10000元(共10个节目时间为:2小时)6、 休闲娱乐:百爱量贩KTV(共三个中包) 15003=4500 元(包含烟酒茶水小吃等)7、 第一天晚上住宿:每间500
6、元 共10人入住10间 50010=5000元8、 第二天上午: 高尔夫球场娱乐活动9、 人数20人 150元/每人 15020=3000元 10、 车辆使用费用:1)7座豪华商务车使用3天每天1000元 2)豪华大巴车使用一天3000元 1)+2)=31000+3000=6000元 11、 商务礼品 1、高档 礼品1) 1800元20人=36000元 礼品 2) 700元20人=14000元 礼品3)1000元10人=10000元 2、中低档 礼品1) 1200元20人=24000元 礼品 2) 300元20人= 6000元 礼品3) 500元10人=5000元12、 其他费用:5000元(
7、会场横幅、易拉宝、会场LED屏、会场茶、甜点、 水果等等)13、 会展服务费用:30000元(包含人工成本、税金等) 总费用:1、 费用合计171400元(商务礼品使用高端档次)。 2、 费用合计146400元(商务礼品使用中低档)。 报价方案二:(青海宾馆) 人数50人10、 场地费用:12000元(包含:全天场地费、会议用品等)11、 会议前一天晚餐:一桌2000元(包含烟酒)12、 第一天中午自助餐:120/每人 50120=6000元13、 第一天晚上聚餐:4000元/每桌(含烟酒可根据客户要求而定) 10人/每桌 共五桌 40005=20000元14、 民族歌舞表演:10000元(共
8、10个节目时间为:2小时)15、 休闲娱乐:百爱量贩KTV(共三个中包) 15003=4500元 (包含烟酒茶水小吃等)16、 第一天晚上住宿:每间520元 共10人入住10间 52010=5200元17、 第二天上午: 高尔夫球场娱乐活动18、 人数20人 150元/每人 15020=3000元 10、 车辆使用费用:1)7座豪华商务车使用3天每天1000元 2)豪华大巴车使用一天3000元 1)+2)=31000+3000=6000元 11、 商务礼品 1、高档 礼品1) 1800元20人=36000元 礼品 2) 700元20人=14000元 礼品3)1000元10人=10000元 2、
9、中低档 礼品1) 1200元20人=24000元 礼品 2) 300元20人= 6000元 礼品3) 500元10人=5000元12、 其他费用:5000元(会场横幅、易拉宝、会场LED屏、会场茶、甜点、 水果等等)13、 会展服务费用:30000元(包含人工成本、税金等) 总费用:1、 费用合计163500元(商务礼品使用高端档次)。 2、 费用合计138500元(商务礼品使用中低档)。商务礼品分类1、高档 礼品1:手表、工艺摆件) 1800元20人=36000元 礼品 2:、床上用品) 700元20人=14000元 礼品3:床上用品、工艺摆件、家用电器) 1000元10人=10000元 2、 中低档 礼品1:黑枸杞、红枸杞、人生果、藏红花、牛肉干等可搭配) 1200元20人=24000元 礼品 2:杯子) 300元20人= 6000元 礼品3:杯子、床上四件套等) 500元10人=5000元