2023年外勤工作指导书

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1、2023年外勤工作指导书 广州元亨国际船务代理有限公司东莞分公司船务部岗位工作指导书 外勤工作指导书 1.0 船抵港前 1.1 接委派船舶，确定单船操作外勤，外勤主管根据外勤的具体情况确定操作外勤，在公司的黑板上著名外勤名字，外勤根据所指定的船舶了解船舶动态和制作相关联检单证； 1.2. 了解单船信息：根据调度的船舶预抵计划了解工作任务后，仔细阅读有关往来的函电，详细查看船舶档案，了解船舶和货物资料及船方的委办事项（例如加油/水、备件、修理、船员更换、船长借支等），详细了解舱图（船舶装卸货物的分舱情况），并掌握船舶靠泊作业计划安排； 1.3 准备办理联检的相关单证、交接事项（与调度/单证的交接

2、）、联检单位的预约准备。 1.3.1 备妥船舶办理进口手续所需单证（锚地油船需准备进、出口单证），输入联检部门所需（卫检/边防/海事）的电子口岸数据内容并及时申报；收齐需转交船长的各类文件（提单正本）、船员信件、备件（若有，如海图、船用机舱备件等）、快件等以备登轮时及时转交船方； 1.3.2 从单证科取得进、出口货物单证，如进、出口舱单、提单、电子舱单输单日期（同时了解单证是以什么号码输电子舱单，如IMO号码还是船舶呼号）、正本提单以及进口岸申请书、危险品申报单（油轮/化工品）等； 1.3.3 如为进口卸货船舶，需向调度人员或单证询问本航次的卸货条件，如是凭正本提单卸货的，向单证人员索要正确背

3、书的正本提单，并复印三份，一份由外勤人员签收给单证人员；一份在外勤登轮后，将正本提单出示给船长，若船长需收回正本，应让船长在复印件上签收；随后在当天将船长签收的提单复印件交进口单证业务员留存，并要求其退回先前外勤签收的复印件并让进口单证业务人员在该复印件上确认已收到船长正本提单收据，由外勤人员留底归档。当收货人在船到之前提供正本提单有困难时，需从调度处得到允许卸货指示（船东或者租家的卸货指令）； 1.3.4 如为出口装货船舶，需向单证询问使用何种格式提单，是否需要向船长索取船方空白提单；船长宣载；向大副要装货预配舱图；是否需要安排检验检疫局装货前验舱（油轮或化工品船要求签发干舱报告方可装货）；

4、以及其他装货注意事项； 1.3.5 与调度、单证、财务交接清楚，并做详细记录，以备检查； 1.3.6 根据港口计划和公司调度人员提供的船舶实时动态信息，随时主动跟踪船舶进港动态，如引水上船时间、抵达码头时间，合理安排时间接联检单位准时登轮查验；并预约好货主和其他相关方的登轮人员。 1.3.7 *船到之前需要外勤准备的单证如下：总申(进出口一起、进口4份/出口4份)、货申（进出口一起，进口3份/出口3份）、NOR（3份）、航海健康申报书（2份）、出入境检疫申报单（2份）、登陆证申请表（2份）、公司舱单、无货舱单、吨税申请表（没有有效中国吨税的用）、入境健康申明卡、进口岸申请书、危险品申报单（液体

5、货物用）。 *需要跟船方取的资料：船员名单（7份）、船员物品（4份）、船用物品（4份）、靠港记录、上港出口纸（正本，如果上港是国内，复印一份留底，一份给结算）、吨税执照（如果有，取正本）、船舶证书复印件（包括REGISTRY/TONNAGE/ LOADLINE/IOPP/CONSTRUCION/RADIO/ EQUIPMENT/MINIMUM SAFE MANNING/CLC/DOC/SMC/ISSC/SANITATION CONTROL EXEMPTION CERT ）、安检报告，船员适任证书复印件 2.0 船在港 文件编号： 版本号： 修订号： 发布日期： 页码： 1 广州元亨国际船务代理

6、有限公司东莞分公司船务部岗位工作指导书 2.1 首次登轮 2.1.1 外勤业务员首次登轮时，与船长核实和查询以下有关信息，并在外勤单船工作记录单上作记录。 1） 船舶规范：当发现主要数据与单船作业卡记载不符时，应及时通知调度，并作记录。如涉及净吨数的更改，必须以书面形式通知财务结算员和调度。 2） 引水登轮和N.O.R递交时间。 3） 船舶抵港时间及检疫通过时间。（ALONGSIDE TIME/INSPECTION TIME） 4） 靠泊时间。（BERTHING TIME） 5） 装卸作业开始时间。（TIME OF LOADING/DISCHARGING COMMENCED） 6） 船舶抵港存

7、油、水量。（FO/DO/FW） 7） 船舶抵港前后吃水。（FORE DRAFT/AFTER DRAFT） 8） 船舶吊具安全符合等。 9) 知会船长本港的保安等级级别以及其保安专员的姓名和联系电话、传真，靠港期间需严格核查上船人员身份，并交船长本港港口设施保安符合证书复印件。 10）其它需要了解的情况。 11）是否有中国的有效吨税执照。 2.1.2 协助船长填报/签字盖章及索取如下文件： 1） 总申报单（一般是进出各4份） 2） 货物申报单（进出各3份） 3） 船员名单（一般是7份，如有变动则在出口前拿新名单） 4） 船员物品申报单（4份） 5） 船用物品申报单（4份） 6) 旅客名单（如有）

8、 7） 航海健康申报书（进出各一份） 8） 国际航行船舶船舶概况A表和A表证书复印件一套（register cert/tonnage cert/loadline cert/iopp cert/construction cert/equipment cert/radio cert/safe manning cert/doc cert/smc cert/ic cert/clc cert(油轮)，所有船员适任证书复印件。 09）上一港出口岸许可证等。 10）如上一港来自国内港口，外籍船需向船长索取关封、边封、入境检疫证的复印件；如果船舶为中国籍，需索取港监签证本，海关监管簿，若中国籍船舶空载来港，需

9、办理港监签证手续及海关手续(外贸船). 11）其它口岸单位需查验的证书、文件，如涉及正本证书、文件，需出具相应书面收据与船长进行交接，一般需要索取的正本证书是国籍证书和吨位证书（用做购买吨税执照）。 12）外籍船舶须向船长索取有效的吨税证书（包括台湾吨税），如无效，则要求船长填写吨税申请书，并向调度确认购买30天还是90天的吨税，同时确认证书原件交给哪一方;对于非营运船舶（如船舶来港修理等），则不需吨税执照，但外勤在进口时必须自己制作一份航修证明，出口时去港务集团总调签一份航修证明。 13）外籍船员，除波兰、乌克兰、罗马利亚等前东欧国家外，要求登陆的，必须写登陆申请表（2份），办理登陆证。台湾

10、籍船员需登陆时，向其索要证件照一张，并需要出示海员证或台胞证。美国籍船员除非事先申请有效签证，否则不予签发登陆证。具体情况需按最新颁布的出入境管理条例和边防有关规定执行。 2.1.3 递交装/卸货准备就绪通知书（N.O.R）。船长通过电传/传真/电报或书面形式向我方递 文件编号： 版本号： 修订号： 发布日期： 页码： 2 广州元亨国际船务代理有限公司东莞分公司船务部岗位工作指导书 交或发出装/卸准备就绪通知书，一般根据船舶是否已具备装/卸准备就绪条件，如船舶是否已抵达港口，船舶本身是否已就绪或根据租约规定的条件等确认收到通知.2.1.4 如船长要求加油、加水、物料、伙食供应、修理、船员看病、

11、申请岸吊等额外委办事项，需经计划调度向委托方书面确认费用后方可安排。此类事项皆需船方提出书面申请，并在单船工作记录表上作好记录。 2.1.5 将应递交船方的备件、文件、信件、电函、或物品转交船长签收，并在单船作业卡内作好记录。 2.1.6 如船方需申请办理货物、船舶设备等如救生艇、C02系统检验或办理装运港加封边的货舱启封等业务，需及时经调度给委托方书面确认后方可安排，并在单船记录本上做好记录。 2.1.7 以上所有资料必须第一时间内递交/通报有关部门。所有重要文件或资料的交接必须做好登记。 2.2 船舶动态 2.2.1 抵港动态。船舶靠港后，在30分钟内将船舶抵港动态电话报调度拟电发出。抵港

12、应至少包括下列内容，但不限于此： 1） 抵桂时间 PILOT STATION 2） N.O.R 递交时间 3） 引水上船时间 PILOT ON BOARD 4） 存油水 ROB 5） 前后吃水 FORE DRAFT/AFTER DRAFT 6） 联检通过时间 JOINT INSPECITON 7） 如船未靠泊，应报告上引水时间、预靠时间及预开工时间 8） 如船舶已靠泊并开始作业，则加上下列内容： （a）靠泊好码头时间 （b）商检水尺公估时间（对散货船而言），商检测量（SOUNDING/ULLAGE/CALCULATION）时间（对液体船而言） （c）开工时间 OPERATION COMMENC

13、EDLOADING/DISCHARGING COMMENCED （d）预完工时间 ETCD/ETCL 2.2.2 在港动态 FRESH MOVEMENT 1）对在港作业船舶，油轮派人驻船；靠泊码头船每天至少登轮二次，每天向公司调度报告两次动态。 2） 对于每天报动态的作业船舶，上午登轮时间不晚于0945时，下午不晚于1645时，如果由于理货不能及时提供理货段结表，则应询问船方大概卸货数量然后报给调度，待段结表出来后再次报调度具体数据。对于突发情况，如可能影响船舶安全和装卸货作业的情况或意外事故发生，应即刻登船处理，并通知计划调度。如船长要求外勤上船，外勤应在尽可能最短时间内登轮。 3） 业务员

14、每天上船前，应先与港口调度、理货联系核对作业时间、作业工班、作业停顿时间（了解停工原因），掌握生产作业进度及有关委托业务的进展情况，上船与船长、大副核对相关内容，并记录在单船记录本上。 4） 及时向调度汇报船舶每日动态（上午0945前，下午1645前），以便调度及时拟电向委托方报动态。遇有特殊情况，随时向调度汇报，以便视情处理或请示委托方后处理。 5） 掌握船舶每天装卸进度，做好事实记录，记录事项必须有始有终。 文件编号： 版本号： 修订号： 发布日期： 页码： 3 广州元亨国际船务代理有限公司东莞分公司船务部岗位工作指导书 6) 代表有关方正确缮制装卸时间事实记录。 2.2.3 外勤每次登轮必须戴好安全帽，注意个人安全。在登轮前留意船舶四周情况，确定安全后再登轮，尤其是在锚地用软梯登轮要更加注意。 3.0 进口联检、送单。（见附“各港区联检单证”、“各港口部门联检手续”） 4.0 在港作业 4.1 在码头装/卸货的船舶，办完联检后及时通知码头调度开工，并掌握开多少工班，用港机还是船机作业（如是件杂货，在船到港之前了解清楚货物的件重），在装卸/货前必须在船，直到正常装/卸货时方可离开，并把开装/卸时间报调度，随时跟踪船上装卸货动态，出现特殊情况时，及时现场协调，并将具体情况汇报给调度。 4.3 在作业过程中有发生特殊事件的