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1、档案管理学课程论文浅谈综合档案室的设置法律文秘101x第三组 指导老师：何酉宁【中文摘要】：为了迎接成都近期的档案评估工作，也为更好地做好我公司的档案管理工作，现我公司决定建立一个科学的综合档案室。由第三组专业档案管理专员带队，通过调查以及科学研究，并且严格按照综合档案室的有关设立制度，得出了此方案。该方案主要要点囊括了综合档案室的具体建设方案以及综合档案室的具体管理方案。本公司位于成都金沙区，拥有一幢办公大楼的1-8层，我们考虑各方面因素后决定将综合档案室建在本公司大楼的2楼和3楼建设，其中包括四个部分：档案室、档案阅览室、电子档案室及办公室。综合档案室的总面积达320多平方米。建设此综合档
2、案室需要花费的物力费用，我们初步预算结果是共计人民币79830元。 【关键词】：综合档案室、建设方案、管理方案【英文摘要】：To meet the archival evaluation work, working for better file management of the company, the company decided to establish a scientific comprehensive archives. By the third group of professional archival authority through surveys and resea
3、rch, strictly according to the registry of the system to come up with this scenario, include programmes, Archives, archives reading room, e-archives and offices. The total area of more than 320 square meters.【关键词】：comprehensive、programmes目 录【前言】3【正文】：31综合档案室的选址31.1选址要求：31.2 实际选址41.3选址分区41.3.1立体分区41.
4、3.2平面分区图52公司综合档案室管理制度82.1总则82.2档案管理机构的设置及基本要求92.3档案立档、分类、归档及保存期限92.4档案日常管理112.5附则一三2.6档案员职责一三3.综合档案室的布置一三3.1档案室一三3.2档案阅览室143.3电子档案室一五3.4办公室164档案的装具、保管材料174.1档案装具174.1.1分类174.1.2无酸纸档案盒一八4.1.3档案用品194.1.4电子档案装具194.2档案保管224.2.1保管制度224.2.2归档电子文件保管225.档案管理基础性文件255.1企业事业单位文件材料255.1.1档案管理期限表255.2文件材料归档305.2
5、.1档案归档325.3档案鉴定销毁335.3.1档案鉴定销毁制度335.3.2档案销毁清册345.4档案统计355.4.1档案统计355.4.2档案统计表355.5档案全宗36【参考文献】37【前言】：为迎接档案评估工作，也为更好地做好公司的档案管理工作，我公司决定建立一个科学的综合档案室。由第三组专业档案管理专员通过调查以及科学研究，严格按照档案室有关设立制度，得出了此方案，要点囊括了综合档案室的建设方案以及综合档案室的管理方案。本公司在成都金沙拥有一幢大楼的1-8层办公大楼，计划将综合档案室选在2楼和3楼建设，包括档案室、档案阅览室、电子档案室及办公室。总面积达300多平方米。具体方案本论
6、文将具体阐述。【正文】：1综合档案室的选址1.1选址要求： l 要远离污染源，对于冶炼厂、煤矿等重污染源，应距离5公里；对化工、橡胶、电渡等中等污染源应距离3.7公里；对食品、皮革加工厂等轻污染源应距离2公里。如果无法避开这些污染源，则馆址一定要选在污染源的常年上风向。 l 地下档案库进行空气交换的采风口一定要远离城市污水管的出气口、大型化粪池和污水处理池，并且保持采风口处于正压状态，避免腐蚀性气体进入库内，腐蚀有关重要文件。 l 档案库要避开工业锅炉和采暖锅炉。 l 档案库最好安排在二楼以上的楼层，如果无法满足，则地面高度应选比当地历史记录的最高洪水水位高600mm以上。 l 避免在距离海边
7、或盐湖边3.7 公里之内作为建设馆址，如果无法避免，则应该建设密闭档案库，空调降温，并且不可取盐渍土壤为建筑材料。 l 馆址不宜选在尘土飞扬的路边或沙石场，如无法避免，则门窗一定要背离污染源。1.2 实际选址本公司的地址在成都金沙一幢大楼1-8层，综合档案室就设在本公司大楼的二、三楼。满足选址要求。总面积为320平方米1.3选址分区1.3.1立体分区3.电子档案阅览室3楼2楼1楼电 梯 口楼 梯 口1.档案室4.办公室2.档案阅览室楼梯60平方米20平方米200平方米40平方米 1.3.2平面分区图（1）二楼（阅览室及电子阅览室）（2）三楼（档案室及办公室）（3）说明图标说明文字说明1) 各馆
8、室的最小面积均能容纳目前各资料存放，还考虑一定的发展空间。 2) 地板承重大于5kN/m2，采用密集架不小于12kN/m2。 3) 门高2m，宽1m，门窗加防尘橡胶条密封，窗户装双层玻璃并严格密封。 4) 墙面刷无光漆 5) 给水管、排水管、雨水管不穿越馆室，消防栓设在明显而又易于取用的走廊内或楼梯间附近。 6) 空调安装位置已避免空调出风直接吹向文件资料。 7) 窗帘为双层窗帘，内层为普通窗帘布，外层为防紫外线窗帘布。8) 外墙采光窗与档案装具间的通道相对应9) 主通道净宽为3.00m，两行装具间净宽为1.00m，装具端部与墙的间隔为0.60m。10) 阅览室天然采光的窗地面积比为1:5；避
9、免阳光直射和眩光，窗设遮阳设施；11) 阅览室每座4.0m2，单间房间面积12.0m2；12) 阅览室内设置有自动防盗监控系统13) 空调设施和电热装置单独设置配电线路，并穿金属管保护。14) 照明设计防止显示屏出现灯具影像和反射眩光，档案库和查阅一五、档案等用房采用荧光灯，有过滤紫外线和安全防火措施。15) 电源开关设于库房外，并设有防止漏电的安全保护装置。16) 档案室、阅览室等房间设置有火灾自动报警设施。17) 全部采用水喷雾灭火系统或非卤代烷气体灭火系统。2公司综合档案室管理制度2.1总则1、为了规范公司档案管理，特制定本制度。2、本制度适用于公司及所属各单位档案管理。3、本制度最终解
10、释权归公司办公室，办公室负责本制度的修订完善。2.2档案管理机构的设置及基本要求（一）档案划分及管理部门1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。2、公司设立档案室，隶属于办公室，并设置档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。（二） 各部门资料管理1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料管
11、理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。3、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。2.3档案立档、分类、归档及保存期限（一）档案质量1) 档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。2) 档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。3) 档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。4) 档案盒表面为档案目录，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟
12、定标题。5) 档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。（二）立档1) 档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。2) 跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷； 3) 档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。（三）分类档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证
13、照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。（四）档案编号1) 档案分类各级名称经确定后，应编制档案登记目录表，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。2) 档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。3) 公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照档案登记目录表条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。（五）归档、归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写卷内目录。、归档的同类文件
14、资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。1、永久保存：（1）公司章程、合同（2）股东名册（3）组织规程及办事细则（4）董事会及股东会记录（5）财务报表（6）政府机关核准文件（7）不动产所有权及其他债权凭证（8）工程设计图（9）公司规章制度（10）其他经核定须永久保存的文书2、10年保存：（1）预算、决算书类（2）会计凭证（3）事业计划资料（4）其他经核定须保存10年的文书3、1年至5年保存：（1）期满或解除之合约（2）其他经核定保存5年的文书4、1年以下暂时保存：（1）结案后无长期保存必要者。（三）公司可根据实际情况拟订文件资料保
15、存期限的补充规定。（四）归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。 （五）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。2.4档案日常管理（一）借阅1、借阅手续：（1）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。（2）档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。（3）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档
