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1、 市场经济条件下，高效率的行政管理可以发明有序的内部环境，为公司的发展提供强有力的支持。因此掌握一定的行政管理知识，也是经理人必备的技能之一。本书旨在协助经理人全面掌握现阶段公司进行行政管理的有关内容，具体简介了会议管理、文书管理、印章与档案管理、出差与礼仪管理、办公与环境管理，设备与物料管理、车辆.第一章 会议管理技能点1 如何理解会议的类型主 题 词 行政管理会议管理会议类型合用情景 当需要理解会议的类型及有关内容时，查看此技能。7 技能描述会议的类型多种多样。不同的会议其内容与功能也大相径庭。选择不同的会议方式应根据会议的目的或目的而定。同步，不同的会议类型对会议召开的时间、地点的需要也
2、有所不同。因此，在我们考虑采用何种会议程序时，应当一方面明白所筹划的是什么样的会议。1会议的类型下面是某些重要的会议类型：（1）董事会会议。由公司董事会成员出席，定期召开。一般在董事会专用的会议室由董事长召集或由董事长授权委托的人召集，讨论波及公司发展的重大事项和战略、政策等。（2）公司股东年会。每年召开一次，由公司的股东就重大问题进行讨论，表决通过董事会提交的事项，形成股东大会决策。（3）管理人员会议。由公司经营决策层人员参与，讨论解决公司经营管理的具体问题。（4）研讨会议。这一类型的会议目的是收集信息并进行务虚，在进行过程中应特别注重开放式、民主式的意见交流与意见反馈。（5）专业会议。在一
3、定范畴内就某一具体领域的具体问题进行专项讨论，一般规模较大。（6）员工大会。全体员工参与，一般由主发言人做主题报告。（7）销售会议。安排销售工作、布置销售任务、总结销售工作的专门会议。（8）产品、成果发布会。向消费者简介及推广某种新产品，或对某项成果予以宣传、发布。（9）奖励、表扬会议。表扬、奖励工作杰出的员工为重要内容的会议，是公司的一种重要的鼓励手段。（10）培训会议。培养提高员工素质的专门会议，这一类会议的时间往往不止一天，需要时间、地点、人员集中。有时在培训结束后还要进行一定的考核。（11）其她某些特殊会议。为了与公司员工建立良好的沟通方式，常常有某些茶话会、晚餐会及某些娱乐活动。这样
4、的会议应注意选择合适的环境和场合。2常用例会类型一般来说，在公司的各个部门中，例会是最为常用的，如下是15种最常用的例会类型：（1）公司规划会议；（2）资金会议；（3）行政技术会议；（4）减少成本会议；（5）经营分析会议；（6）质量分析会议；（7）生产调度会议；（8）产品对策会议；（9）索赔会议；（10）IMC会议（经理人恳谈会）；（11）安全卫生管理睬议；（12）科（部）长会议；（13）部门事务会议；（14）班组会议；（15）行政事务会议。总之，职业经理人针对不同的状况，可以采用不同的会议类型。但会议的大体程序和需要注意的问题是基本相似的和可以互相借鉴的，这就规定经理人充足把握会议的共性和个
5、性，使两者有机地结合起来。9 牢记要点会议的重要类型涉及：_ 公司常用会议的类型_ 公司常用例会的类型. 实践练习请您做下面的实践练习题：试列举出您身边几种不同类型的会议，指出每个会议的特点所在，并找出合适的会议筹划管理措施。技能点2 如何做好会前准备 主 题 词 行政管理会议管理会前准备合用情景 当需要着手进行会议准备时，查看此技能。7 技能描述会议管理作为一种过程管理，会前准备是其第一种环节。一般，大型会议的准备往往需要按照严格的程序进行。一般来说，公司的会前准备有如下工作：1拟定与会者作为会议的主体，与会者的拟定无疑是十分重要的。出于对会议成本的控制，应当控制与会者数量。但这种控制不以减
6、少会议的目的和效果为代价。因此，拟定与会者应当考虑如下因素：（1）与会者是不是必要成员；（2）与会者与否直接参与会后执行；（3）与会者与否有助于会议目的的实现；（4）与会者与否具有达到某项决策的能力；（5）与会者与否能全身心地投入；（6）与会者与否会对她人导致阻碍，从而影响会议的整体成效。2选择开会的时间选择合适的开会时间，保证与会者可以准时出席，积极参与，从而获得好的效果。因此，选择开会时间应当考虑如下因素：（1）调查理解与会者以便的时间段，尽量不打乱与会者本来的时间筹划安排；（2）注意选准会议中心人物的最佳开会时间段，保证其可以集中精力，安心开会；（3）开会时间尽量不要与公司重要的经营活动
7、发生冲突，避免打乱公司正常的运营秩序，影响效益；（4）尽量开短会，可以保证参会者精力旺盛，达到最佳的开会效果。3选择开会的地点会场的选择与否合适，会议地点的物质条件、环境氛围等都会对与会者的情绪产生影响。并且，选择会议地点还要考虑到硬件设施的条件。因此，应考虑：（1）会址与参会人员距离不适宜太远；（2）会场的环境是安静的场合；（3）会场有足够的照明设施，并保持良好的通风及合适的温度；（4）通讯联系以便，保证信息流通顺畅；（5）会场的空间必须合适，过于空旷和过于狭窄都会影响会议效果。4会场布置作为会前准备的重要内容之一，会场布置应着重注意做好如下几方面的工作：（1）合理安排会场空间，既要便于与会
8、者进出畅通，又要保持会场紧凑的格局；（2）认真细致地做好会议用品发放及设备的调试工作，登记清晰，管理统一。（3）按照会议的性质和领导的规定对的安排会议座次，做到以便沟通和讨论。其重要方式有如下三种： 单向传递信息会议的座位排列方式； 双向沟通交流会议的座位排列方式； 多向沟通交流会议的座位排列方式。5拟订会议日程拟订会议日程，即拟订会议的程序表，是为了让与会者事先对会议有所理解，以便提前做好准备。一般来说，会议日程由会议筹办部门提出草案，经会议主席审定后拟定，涉及：会议内容、讨论事项、与会者姓名、会议的时间地点、会议事宜的时间分派等。会议的日程安排必须考虑如下因素：（1）优先安排重要或紧急的事
9、项；（2）合理分派各项议案及事项的会议时间，为重要事项留出充足的时间；（3）会议议程不适宜过于复杂，内容不适宜过多；（4）提前把会议日程告知与会者，并发送有关的资料，以缩短会议做出决策的时间，提高会议效率。6会议告知在拟定了会议的议题、召开的时间、地点和场合等事宜后，应当及早印发会议告知。其内容应涉及会议的时间、地点、出席人员、会议内容以及日程等，并且应提示与会者尽早予以明确答复，或返还出席会议的回执，以便于记录与会者名单。以上有关会议的有关简介是职业经理人需要格外注意的，虽非常琐碎，却能保证会议的成功与有效。9 牢记要点会前准备的工作事项有：_ 拟定与会者_ 选择开会时间_ 选择开会地点_
10、进行会场布置_ 拟订会议日程_ 发布会议告知. 实践练习请您做下面的实践练习题：1请您认真分析一下目前贵公司有哪些会议是必需的，哪些是可有可无的，哪些是对照上文可以取消的。2请您总结一下自己身边的会议准备现状，看看其中尚有哪些方面应当改善？技能点3 如何做好会前检查 主 题 词 行政管理会议管理会前检查合用情景 当需要对会议准备工作进行最后检查时，查看此技能。7 技能描述在会议的筹办阶段及准备工作结束后，必须做出全面的检查，以免浮现疏漏，从而保证会议的质量和效果。因此，全面的会前检查是会议管理必不可少的一部分。它重要涉及如下两个方面的检查：1会议筹办期检查（1）会议目的： 本次会议与否的确需要
11、召开？ 开会的议题与否明确？（2）会议事项： 开会的时机、时间与否恰当？ 开会的地点、环境与否合适？ 会议邀请的对象与否合适？（3）会议告知： 与会者与否已经得到告知？ 与否已经将会议的宗旨、议题告知与会者？ 与否规定与会者事先准备有关资料？ 与会者与否已经就议题做好准备？（4）会议准备： 与否已经拟订好会议议题的进行顺序及会议时间的分派？ 准备工作与否已经完全就绪？ 所准备的文献资料与否真实、精确？ 与否已经安排好了会议记录？ 与否需要使用有关设备？2会议活动细节检查（1）活动的宗旨；（2）活动的范畴；（3）预算；（4）招待对象的层次；（5）总人数（查会议告知的回执）；（6）活动的日期及时间
12、（注意避免与其她同业的活动冲突）；（7）活动天数；（8）筹办单位；（9）活动负责人；（10）各项活动的明细分工表；（11）会场的预定；（12）制作来宾名册（姓名、地址、公司名称、电话、职衔等）；（13）会议活动邀请函（应在活动日期的23个星期前寄达给对方）；（14）纪念品；（15）交通工具；（16）酬谢费；（17）会场布置；（18）宴会的形式；（19）饮料供应；（20）烟酒；（21）菜单的印刷；（22）花饰布置；（23）园景制作；（24）看板及标示板；（25）拍照及摄像；（26）会议桌的选择；（27）座位顺序（与否突出主宾、与否便于会议交流）；（28）胸章及名牌；（29）服务员的着装；（30）
13、新闻报道（文字及照相）；（31）资料的收发；（32）住宿安排；（33）特设专用柜台；（34）费用支付（住宿、餐饮、电话费等）；（35）用餐安排；（36）服务柜台的工作；（37）节目表演的总预算；（38）新的工厂、公司落成的庆祝喜宴；（39）展览展示；（40）所有活动费用。总之，会前检查作为行政管理的重要一环，是职业经理人义不容辞的工作内容，对其应予以充足地关注，并在有关工作中切实予以贯彻贯彻。9 牢记要点会前检查涉及：_ 会议筹办期检查_ 会议活动细节检查. 实践练习请检查您的会前检查状况如何：1您与否结识到会前检查的重要性？请结合您目前的工作，思考和分析一下它的重要性是如何在平常工作中体现出来的？2您在进行会前检查时与否一方面考虑到会议的必要性和目的性？如果您还没有养成这样的思考习惯，请您予以改善。最佳能结合某次具体会议，看看会前检核对您开好会议与否有极大的协助。3您所做的会前检查与否全面、实际？请您就已做的检查内容再次予以反思，看看有无更好的检查方式？技能点4 如何解决好会中事务 主 题 词 行政管理会议管理会中事务解决合用情景 当需要理解会议中的有关事务及解决措施时，查看此技能。7 技能描述在会议进行的过程中，往往有许多会务工作需要解决。而这些会务工作的质量高下，会直接影响到会议的进程和效率。可以说，解决好会中事务是会议管理的最重要环节，它为
