第5章：行政、办公管理制度(选用版)知识交流

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1、第5章：行政、办公管理制度一、行政部组织架构图适用150人左右中小企业、行政经理职责职位基本信息单位名称行政部职位名称行政经理职位级别中层主管直接上级总经理晋升职位行政总监职位概述主持公司行政、人事、后勤、安全等各项行政管理工作职责职责表述：全面负责办公室曰常工作工作任务：组织制定办公室年度、月度工作目标及工作计划，并组织实施；负责参加总经理办公会、重大业务会议，并负责记录；负责督办、检查总经理办公会及部门经理例会决议的执行情况 ；组织起草公司重要文件，定期提交公司工作简报；组织 起草公司各项管理规章制度并监督实施；负责组织外事接待活动，妥善处理各种对外 事务；审核、控制公司办公费。职责二职责

2、表述：组织公司安全工作危机管理工作及外部投诉处理。工作任务：主抓公司安全和组织公司危机管理工作，包括危机预防、危机发生时 的及时处理及；组织公司外部投诉处理工作，并协调相关部门解决职责三职责表述：协调公司各部门之间的关系。工作任务：负责组织各部门的信息传递工作，保证各部门信息沟通顺畅；协调各 部门的工作行为，使工作流程顺畅，实现共同的战略目标；负责公司的年终总结工作， 包括会议安排及跟催各部门编写总结报告职责四职责表述：负责公司公共关系建设工作任务：代表公司与相关部门、上下级单位往来，保持与政府部门及相关企业 的良好合作关系；协调公司与政府部门及企业的关系；负责组织公司企业文化建设， 提炼和宣

3、传企业理念，举办各种活动，促进员工凝聚力。职责五职责表述：内部组织管理。工作任务：负责将部门工作计划分解到个人，并监督计划完成情况；评价考核下 属员工工作完成状况；控制部门预算使用情况。职责八职责表述：接待工作工作任务：负责接待一切来访人员，并与工作需要要求相关部门工作接洽；做到事事 不耽误，无事不打扰。职责七职责表述：代理人事专员全部工作，包括人事招聘、管理、考勤审核、培训、考核等 工作。三、办公及办公环境管理文件名称办公及办公环境管理目的 为营造良好的工作环境，树立工作室的形象，特制定工作室卫生管理条例如下:职责行政部负责监督检查。范围各办公室通用1. 为了搞好办公室卫生，确保提供一个良好

4、的办公环境各办公室卫生由本办公室工作人员自 觉打扫。2. 总经理办公室卫生工作由行政部安排文员轮流打扫。办公环境管理3. 每周六或重大节日、重要客访时，在行政部门领导下对公共办公环境进行清洁大扫除。4. 行政部有权对各部门办公环境进行检查，发现办公环境不清洁，有权开列员工奖惩单 对该部门员工进行处罚。5. 办公室内严禁吸烟、酗酒，违者严惩不怠。6. 走廊地面无纸屑、痰迹、烟蒂等污物；打扫完毕后，工具要物归原处，存放整齐。每日垃 圾及时清理，纸屑桶内一定要放垃圾袋后方可投入污物。7. 定期对办公区、走廊、卫生间进行消毒，保证员工工作环境健康。1. 因正常办公需要请购小金额办公用品时，各单位、各办

5、公室填事请购单经部门主管审 批后，交采购部统一采购和入库，请购部门凭请购单到仓储部领用。2. 因正常办公需要请购大金额办公用品时，各单位、各办公室填事请购单经部门主管审 核总经理批准后，交采购部统一采购和入库，请购部门凭请购单到仓储部领用。3. 各部门之间因工作需要，需请其它部门配合、协作完成任务时，填制联系单，经协作单位主管签字同意后，交安排协作单位下属执行。办公管理4. 协作单位下属评估协作完成时间，将联系单签回申请单位。5. 协作单位不同意协作给申请单位工作造成影响时，申请单位可找行政部申诉，行政部申诉 无效可找总经理申诉。6. 请求单位不能直接到协作单位指挥协作单位下属配合办事，由此引

6、发扰乱生产秩序之事谊， 由请求支援单位主管负责。7. 请求单位主管申请支援单位主管支援工作人员到本单位工作，零时配合完成生产或相关任 务时，填写员工借调单，经协作单位主管同意，借调员工支援本单位工作，支援人员到 本单位借调期间纳入本单位正常管理。8. 申请单位无权直接命令其它单位正常工作人员为本单位服务。四、工作例会制度文件 名称工作例会制度目的为总结公司阶段性工作情况，调整和部署公司下一阶段工作，及时解决发生的问题，实现 员工的有效沟通，公司和各部门实行工作例会制度。范围全公司职责行政部负责主持行政例会生产部负责主持生产例会、品管例会总经理主持公司例会周 会1. 出席单位：各部门主管，生产主

7、任、班组长等。2. 各部门主管每周五主持本部门例会，总结上周工作和规划下周工作计划。3. 每周六下午二点，由总经理在公司办公室主持招开公司管理会义。4. 各主管参加月会时填好【月会计划总结报告表】；向会议主持人报告上月工作要点，下月工作计划，及要求相关部门配合要点，由主持人统一调度下月重点工作。5. 总经理布置各部门下阶段工作任务，会后，行政部整理【周会记录】，呈总经理签字后发给各参会部门签收、执行。6. 散会时，参会主管将【月会计划总结报告表】交行政部存档。7. 每周一，各部门招开早会，传达公司理理会议精神，调整本周工作计划，布置并严格执行周会记录中对本部门的要求。月会1. 每月五号上午八点

8、三十分由总经理亲自主持招开动员月会。2. 当月会与周会时间接近时，行政部请示总经理做合并召开处理，两会合并召开时，行政部 提前公告通知各部主管。会议 制度1. 会议通知：周会、月会召开时间如无另行通知准时召开不变，当总经理行程有变造成会议 时间有变时，以临时通知为准。2. 行政部准备【会议签到表】，开会时参会人员在【月会签到表】上签字，违反会议纪律者由 行政部公布【员工奖罚通知单】予以处罚编制一审核核准五、文件档案管理文件档案管理职责归档范围档案管理档案管理权限部门行政部外来档案与财务有关的法律、法规文件保存在财务部。其它各类重要外来文件，如国标、行标等外来文件由企划部统一管理人事档案:人事部

9、总经办经营合同按本章经营合冋管理制度执行财务部财务档案财务档案保存在财务部与人事有关的法律、法规文件保存在行政部。技术部技术档案技术部，雕花设计等备份总经理室文件 名称范围公司及各部门、员工均有保护档案的义务1. 档案工作总经理办公室统一领导，各部门分级保管、分级查阅的原则2. 公司各部门指定专人负责档案管理工作1. 本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事开发、经营、管理、公关宣传等 活动中所直接形成的对企业有留存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电 脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。2. 具体包括：公司的战略规划、年度计划、统计资料、网络

10、技术、财务审计、劳动工资、经营情 况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等文件 材料。1耳对所有公司档案系统排列，确定保管期限，编制档案目录（卡片）序排列归档、和存放。立卷 2.每年对档案进行一次清理：清除不必要保存的材料、对破损和褪色的材料进行修补和复制。1. 对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，该清册永久保存；2. 办理销毁手续，经总经理批准，方能销毁；3. 销毁时要有二人以上监销，并在清册上签字。4. 公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。1. 借阅档案应履行借阅手续：只限在办公室借阅，如需带出，需经部门负责人及档案 保管部门负责人批准。2

11、. 参加各种会议带回的文件、材料，在传达、汇报结束后应交办公室保管，个人不得 存放。3. 员工离职时，必须把自己经管的文件全部移交清楚，移交时要清点、核对，并办理 签字手续。公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。 备份盘与源盘分开存放，公司的备份盘总经理另外保存。各部门工作档案各部门工作档案保存在本部门 有下列行为之一，据情节轻重，给予警告、记过处份，若构成犯罪依法追究刑事责任:1. 毁损、丢失或擅自销毁企业档案处理 2.擅自向外界提供、抄摘企业档案 条例 3.涂改、伪造档案4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者5.

12、 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚） 核准六、人事档案管理文件名称人事档案的管理范围公司全体员工纳入员工档案统一管理职责 行政部人力资员口。员工档案编号1. 人事档案由行政部建档保管。2. 新员工进入试用期后，行政部按员工编号填写【员工档案登记表】 对员工档案进行分类、有序管理；3. 新人员使用新编号，员工编号不允许重码；4. 员工离职后在【员工档案登记表】离职栏盖印，录入离职交接手续后转入离职档案圭寸存。行管/后勤类销管类一线生产类yftOONayftOONbyftOONc工龄重新开始的，使用新号码。A类包括除销售以外的所有二线员工。B类是一切与销售有直接关系的管理或其它人

13、员。C生产类是公司最主要的人员队伍。N代表号码。收录员工自带资料包括收录员工在职资料包括收录辞职、解聘资料包括人事档案录入管理身份证学历证员工一寸照片各种资格证书 其它相关证件复印件;【员工招聘审批表】【员工转正考核表】【员工转正晋级考核表】【员工奖罚通知单】【人事任命书】【员工迁调申请单】培训记录劳动合同【员工离职申请书】 【员工解聘通知书】 【员工离职交接表】 【电子档案交接表】5. 离职后重新入职的员工， 办理了停薪留职手续接续工龄的使用原号码，未办理停薪留职不接续合同管理其它管理同档案管理制度员工合同原件另案管理于总经理室，副本编入员工档案中。七、经营合同管理文件 名称合同管理制度目的

14、为了规范合同的签订、保管工作，特制订本制度。范围适合本公司对外签订的各类合同、协议。职责1. 业务部负责签订专卖店经营合冋2. 人事部负责签字员工劳动合冋3. 采购部负责签订采购合同4. 总经理授权签订的其它一些相关合同或协议。合同的签订1. 专卖店合冋的签订：业务部制订统一的玉福堂专卖店招商合冋书，业务代表与客户进行沟通、商谈，确认相关数据报业务部经理审核。2. 玉福堂专卖店招商合冋书每年12月续签一次，业务部提前一个月通知各专卖店。3. 由对方提供合冋文本的其它合冋，签订单位应将合冋文本移交行政部进行文本审阅。审核 合冋条款是否存在潜在漏洞或是否符合法规要求。并指导签订单位与对方进行协商，直到 取得一致意见为止。4. 合冋在签章前都必须由行政部进行重新审核，如果对合冋中的条款有异议，应立即告知代 理人和总经理，代理人根据建议与对方重新协商直致协商一致为止。5. 合冋签字：合冋在签字、签章前必须呈总经理审阅，由总经理委托代理人或直接与对方签 订。6. 员工劳动合冋由行政部编写统一文本，每个员工岗前培训结束后，与行政部签订员 工劳动合同。合同 管理1. 专卖店经营合冋由业务部建档统一管理。2. 原材料采购合同、设备采购合同由总经办建档管理。3. 员工劳动合同由行政部建档保管编 制审核核准八、印章管理文件 名称印章管理制度目的保证公章使用的合法性、严肃性和可