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1、有关干部人事档案规范管理模式的思索:干部人事档案 一、人事档案管理中存在的问题1.对档案主要性的认识和宣传不到位大多数单位的领导缺乏对干部人事档案主要性的基础认识，对干部人事档案工作的主要意义和作用不够重视，部分单位的领导甚至认为无足轻重，没有多大利用价值，干部人事档案管理和利用的责任意识相对落后，和新形势下选人用人的要求不相适应，有些单位提拔干部时也不会依据干部人事档案的主要内容。因为对干部人事档案的利用宣传不到位，加之中国公民在干部人事档案领域里，对本人档案的知情权还没有成为法定权利和现实权利，使得本人对归档范围和要求不甚了解，不知道干部人事档案是组织了解和选拔任用干部的主要，不清楚自己的
2、档案要存哪些材料，不会立即把自己进修、培训、攻读学位、出国留学经历中形成的各类表格等材料交到主管部门存档，久而久之，造成材料遗失或破损，影响了档案的正确性和完整性。2.档案管理机制运转不流畅伴随近几年干部人事制度的改革和社会的快速发展，人才流动速度日益加紧。日常管理中会发觉，引进的人才中大部分档案存在缺漏现象，不是缺入党材料，就是差年度考评表、学历学位材料、专业职务申报表、工资变动表等。究其原因，一是因为兼职管档人员变动频繁，交接工作不立即，新手业务不熟，影响了材料的立即搜集和报送；二是有的材料形成单位诸如职称审批机关、奖励审批机关，不知道应将材料移交管档部门，造成材料缺失；三是档案管理人员坐
3、等相关职能部门将材料送到档案馆，缺乏主动服务的意识，对搜集的材料也不立即整理，多年未归档，致使档案材料内容空泛。整个管理机制处于运转不流畅的状态。3.档案管理人员素质参差不齐因为负责干部人事档案管理工作的人员往往是“半路出家”兼职的，她同时还兼任了其它工作，档案管理未必是她工作的重心，因为平时工作任务繁杂，少有时间参与专业知识的培训，更没有时间学习、补充和更新干部人事档案专业知识和其它相关知识，造成业务不熟，对档案的主要性、归档要求、档案材料的搜集、整理、归档、装订等业务缺乏了解，使得材料填写不规范，不该进档的进了、该进档的却没进，包含用纸规格和书写工具也不规范，装订次序比较混乱等，显得不够专
4、业。4.管理法规滞后，制度不够健全现今的干部人事档案管理，仍是以1991年中共中央组织部颁发的干部档案工作条例、1996年干部人事档案材料搜集归档要求为标准指导实施的，缺乏愈加完善的法规体系和业务规范指导体系。条例的管理权限不能完全涵盖现阶段中国各阶层各领域的人员情况，依条例归档的干部人事档案材料也无法满足当今工作的需要。各单位在建立干部人事档案管理制度时因为缺乏可依据的法规和业务指导规范，所形成的制度远远没有文书档案齐全。5.硬件设施投入不够相对于干部人事档案的主要性而言，各单位对其资金、设备等硬件设施的投入也很有限，情况不够乐观，这也是阻碍干部人事档案资源开发、利用的原因之一。硬件上没有达
5、成“三室”分开的要求，基础上是管理人员的办公室和阅档室合二为一，既不符合档案保密的标准，也不符合中国档案法的精神和中组部、国家档案局干部档案工作条例相关条文的要求。二、干部人事档案规范管理模式思索干部人事档案因其主要性，笔者认为除应具有文书档案“八防”和相关管理要求外，还应加强以下几方面工作，形成一个比较规范的管理模式：1.健全法律法规和规章制度依法治档是确保档案工作健康发展的主要手段，国家应加紧干部人事制度改革的步伐，修订完善和出台符合当今社会干部人事档案管理的法律法规，比如：明确要求公民对自己的人事档案享受知情权，能够正当查阅自己的人事档案，同时保护好个人隐私等，为档案的搜集、保管和利用营
6、造对应的法律环境；重新制订搜集范围、保密期限、秘密等级等方面的规范体系；建立违法责任追究制，对应该公开而不予公开、应该保密却公开的相关责任人，追究对应的法律责任等，确保干部人事档案管理工作走上法制化、制度化健康发展的道路。2.营造良好浓厚工作气氛加大档案宣传力度，增强全民档案意识，是做好档案工作的前提和保障。管理部门应深入加大宣传工作力度，能够精心编印部分通俗易懂的知识手册，进行分发，使每个人全部能了解干部人事档案的主要性，提升做好干部人事档案工作的自觉性；也能够经过对兼职档案员定时进行相关业务培训的方法，责成她们负责宣传，使各级领导、干部群众正确定识干部人事档案管理的特点、地位和作用，关心并
7、主动参加其中，自觉搜集材料，适时归档；还能够经过建设档案网站、开发管理软件开放部分可公开档案信息等方法进行宣传，确保干部人事档案管理工作稳定发展有良好的气氛。3.理顺关系完善管理机制理顺干部人事档案的管理机构，有条件成立档案馆的单位应把干部人事档案移交档案馆，使组织人事部门得以“解放”出来。建立健全材料归档工作的协调机制，在归档范围、材料判别、移交转递、登记借阅等步骤中全部建立起相关的规章制度，严格按程序办理。明确档案材料形成单位，立即将材料移交管档部门，避免材料缺失。明确材料归档时间，采取定时搜集材料和平时搜集材料相结合、必须时上门搜集的措施，努力争取使档案资料能够反应出最新、最全的个人信息
8、。关心稳定管理人员队伍，确保材料的立即搜集和报送，在接收材料时严格把好审核判定关，从纸张规格到字体全部严格要求，拒收不规范的材料和缺公章、少签字的材料，真正做到在各个步骤落实干部人事档案的相关管理制度、要求，形成健全的管理机制。4.打造高素质管理队伍一是不停加强政治思想和职业道德教育，使她们含有较高的政治思想觉悟和坚定的政治责任感、政治敏锐性和政治判别力；二是加强专业知识学习，不停拓宽自己的知识面，提升文字处理能力、综合分析能力，而且还要加强计算机知识及干部人事档案管理软件知识的学习，掌握当代化信息管理技术，努力使自己成为既熟悉档案管理业务知识，又知道计算机管理技术的含有双重知识结构的复合型人
9、才。这是实现社会化、信息化的必须条件，也是推进档案事业发展的关键。5.建立科学手工检索查阅方法对于干部人事档案的查阅和检索，现在采取较多的是姓氏笔画和拼音检索的方法，这两种方法都有一定的科学性，但记起来费时，用起来繁琐，影响工作效率。为提升效率，可考虑采取按26个英文字母的次序排列结合汉语拼音的方法进行排序，即姓氏的声母首字母按英文字母次序，英文字母第一个是A，在中国百家姓里有“艾”、“昂”、“敖”等，能够先把这些姓放在一个档案柜里，然后，看第二个字母，“艾”的第二个字母亦即韵母的第一个字母是“i”，“昂”的第二个字母亦即韵母的第一个字母是“n”，“敖”的第二个字母亦即韵母的第一个字母是“o”
10、，这三个姓氏的排序就是艾-昂-敖，以这类推，有翘舌音的“ZH、CH、SH”分别放在无翘舌音的“Z、C、S”后面，这么便于记忆，利于查找，能提升手工检索速度，保管人数不多的单位，可配置档案组柜，保管人数较多的单位，则能够购置密集架存放。6.加紧档案信息化进程现在，干部人事档案开发了部分管理软件，但仅限于基础信息、材料目录的录入和打印等最基础的计算机操作，严重制约了管理工作的高效和质量，在实际利用过程中也感到不能很好地满足工作需要。为提升干部人事档案的管理水平，应加紧信息化管理进程，研究建立三个系统：一是数据库系统，将个人全部档案信息输入计算机；二是电子档案检索系统，把能公开的信息制作成电子档案，由档案管理部门负责制作和维护，其它单位和个人只能查阅无法更改；三是网络利用系统，干部人事档案牵涉多个管理部门，其网络利用系统应和其它管理系统联网，经过界定密级，设定密码和身份认证，限定使用权限的措施，进行系统分类加密，实施信息共享的同时能确保档案的安全，处理好保密和利用的关系，提升信息利用的效率，真正实现干部人事档案信息化管理的目标。
